Учебное пособие Санкт-Петербург 2004 удк рецензент: доцент кафедры экономики и управления предприятий сервиса Санкт-Петербургского института сервиса, к э. н. М. К. Авьерино
| Вид материала | Учебное пособие |
- Новая международная программа Санкт-Петербургского государственного университета сервиса, 18.24kb.
- Учебное пособие Санкт-Петербург 2011 удк 621. 38. 049. 77(075) Поляков, 643.33kb.
- Новые поступления в библиотеку балтийского русского института, 158.89kb.
- Учебное пособие санкт-петербург 2006 ббк 88. 4 Г67 Рецензент: докт психол наук проф, 962.3kb.
- «Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики», 319.38kb.
- Учебное пособие санкт Петербург 2010 удк 001. 8 Ббк, 1217.72kb.
- Учебное пособие Санкт-Петербург 2007 удк алексеева С. Ф., Большаков В. И. Информационные, 1372.56kb.
- Отчет о самообследовании Новгородского филиала, 1068.92kb.
- Учебное пособие Санкт-Петербург 2009 удк 802., 485.15kb.
- В. Н. Вениаминова на лучшую студенческую научную работу по экономике, управлению, 445.04kb.
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ КИНО И ТЕЛЕВИДЕНИЯ»
Кафедра производственного менеджмента
С.Ф.Алексеева
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Учебное пособие
Санкт-Петербург
2004
УДК
Рецензент: доцент кафедры экономики и управления предприятий сервиса Санкт-Петербургского института сервиса, к.э.н. М.К.Авьерино
В учебном пособии рассматриваются современные требования к оформлению документов и организации документооборота, классификация систем документации, нормативно-методическая база делопроизводства, даётся обзор истории развития государственного делопроизводства. Учебное пособие основано на требованиях ГОСТ Р 6.30-2003, а также изучении практики делопроизводства государственных и коммерческих предприятий и фундаментальных работ в данной области.
Пособие предназначено для студентов экономического факультета, обучающихся по специальностям 060500 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит», 060800 «Экономика и управление на предприятии (социально-культурной сферы)», 061100 «Менеджмент организации», а также студентов факультета массовых коммуникаций, обучающихся по специальности 061000 «Государственное и муниципальное управление». Кроме того, оно может быть полезно для студентов других факультетов при изучении дисциплин «Делопроизводство и корреспонденция», «Информационные технологии управления», «Культура бизнеса» и др.
ВВЕДЕНИЕ
Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Статья 5 Федерального закона от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» устанавливает, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы и осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации» / 2 /.
Древнейшим способом фиксации информации является рукописное письмо. В конце Х1Х в. с изобретением пишущей машинки возник и широко распространился машинописный способ создания документов. С изобретением телефона и телеграфа возникла возможность передачи информации по каналам связи, что привело к появлению новых видов документов – телеграммы, телефонограммы. В конце ХХ в. с появлением факсимильных аппаратов к этим документам прибавилась факсограмма (факс). Примерно в это же время началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, оформления, хранения, изготовления и пересылки документов.
Таким образом, современное документирование включает использование всех перечисленных способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является их принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные и докладные записки создаются и рукописным способом.
В любом случае итогом документирования является документ. Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщения и анализа, материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами /12/. Современное делопроизводство представляет собой не набор технических операций, производимых с документами, а систему информационного обеспечения управленческой деятельности.
В последнее время синонимом термина «делопроизводство» стало «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Появление этого термина связано с осознанием происходящих в делопроизводстве изменений и прежде всего в связи с использованием в управленческих системах автоматизированных информационных технологий.
1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в Х в, в Древнерусском государстве была культура написания документов /14/. Примером могут служить договоры с Византией 911 и 945 гг., в которых, кроме того упоминается о практике составления других документов - письменных завещаний и подорожных грамот для купеческих кораблей.
Первоначально круг профессиональных специалистов в области создания и обработки документов пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Уже в период правления Владимира Святославовича в Киеве - столице Древнерусского государства (978 - 1015 гг.) - существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы отбирались претенденты на должности “печатников” - хранителей княжеской печати, а также судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и других крупных феодалах. С XIV в. термин “дьяк” закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство.
Параллельно накоплению традиций в сфере документирования и формированию круга профессиональных специалистов в этой области стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. устойчивые типовые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - “формулярники”.
Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах “хартией” или просто “телятиной”. Самой древней формой документа была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 15 см. Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогой материал использовали снова.
С увеличением количества документов потребовались места для наиболее безопасного их хранения. Это были, как правило, центральные городские храмы, посвященные святым, выбранным в покровители данного города. В таких патрональных храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций. Часто само хранение в храме придавало документу юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией. Сам монастырь - достаточно крупное экономическое предприятие документировал свою судебную и хозяйственную деятельность, иногда используя для этого свободное место в духовных книгах.
В те времена существовало большое количество документов - уставные, вкладные, купчие грамоты: заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег житийные записи - при срочном найме работников; полные грамоты - при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д. Однако система делопроизводства еще не сложилась.
Система государственного делопроизводства начинает складываться с середины XV в. в период формирования русского централизованного государства. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы (места с постоянным штатом людей, занимающихся делопроизводством). Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период с XV по XVII вв. принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов.
В этот период часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Во главе приказа стоял приказной судья, назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки - от одного до десяти. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на (старших), “средних” и ‘молодых” (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в “столы” - структурные подразделения по территориальному признаку. Распорядительная деятельность принадлежала приказным судьям, дьяки с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Для приведения в исполнение решений существовали особые должности - толмачи, трубник и др. Они доставляли переписку приказов по принадлежности, вызывали тяжущихся в суд и т.д.
На местах в ведении приказов состояли воеводы. управлявшие территорией и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою канцелярию - приказную избу и помощников - “меньших” воевод и дьяков Приказная изба делилась на столы.
В ХУ в. дорогой пергамент сменила бумага, первоначально привозимая из западноевропейских стран, а со второй половины XV в. - отечественная. В те времена бумага делалась из тряпья, а чернила - из солей железа и дубильных веществ. добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Такой текст почти не выцветал, поэтому и сейчас архивные документы того времени достаточно хорошо читаются.
В делопроизводстве приказов продолжала использоваться специфическая форма документа - столбец, т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Столбец по существу являлся “делом”, последовательно отражавшим все “производство” по данному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной, памяти), включая все промежуточные документы (справки, выписки из других дел) и заканчивая документом, содержавшим решение
Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, п канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах. на скамьях, особо ценные - в специальных футлярах или просто в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.
Видовой состав документов приказного делопроизводства был невелик: грамоты - царские указы, посылаемые из приказов на места, наказы царя воеводам и другим местным начальникам, отписки и доклады, поступавшие в приказы от воевод, памяти - письма между приказами, челобитные - обращения граждан к центральной власти.
В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата, обозначение автора и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты и обозначения автора и адресата, а затем излагалось существо вопроса. В заключительной части обозначалась дата и место написания документа.
При поступлении документа в приказ на нем проставлялась дата и дьяк делал помету “Выписать”, что означало “Навести справки”. Этот момент можно считать началом рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению занимались столы, где дьяк или старший подьячий собирали нужный материал, готовили проект ответного документа (решения по делу). Решение по делу принималось коллегиально думными дьяками по представлению дьяка. После вынесения решения дьяк “чернил” (исправлял) документ, младший подьячий переписывал набело. подьячий сверял документ с черновиком и удостоверял («справлял») его своей подписью (“справой”). Подпись подьячего не придавала документу юридической силы, а только выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику. За ошибки в документах подьячих строго наказывали - били батогами или лишали жалования. Юридическую силу документу придавала “припись” дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа.
В 1720 г. Петр 1 утвердил Генеральный регламент, который стал законодательной основой реформы делопроизводства. Этот документ ввел “коллежскую” систему делопроизводства. берущую свое название от учреждений нового типа - коллегий. В состав коллегий входили: президент. вице-президент, советники и асессоры. Решения в этих учреждениях принимались преимущественно коллегиально, чему Петр 1 придавал особое значение, отмечая, что ‘все лучшее устроение через советы бывает”.
Этим законодательным актом отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая сосредоточивается в канцелярии во главе с секретарем. Под руководством секретаря работали: нотариус, актуариус, регистратор канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода). и вахмистр (сторож для охраны). Нотариус вел протоколы заседаний и реестр нерешенных дел, актуариус отвечал за сохранность документов и заготовлял канцелярские принадлежности, регистратор выполнял новую для делопроизводства функцию - регистрировал в специальных книгах все входящие и исходящие документы.
При каждой коллегии состоял прокурор, который наблюдал за законностью и порядком решения дел. Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места в членов коллегии на документе. который они обсуждали. Решенные дела сдавались в архив, возглавляемый архивариусом.
В коллежской системе делопроизводства возникло большое число новых документов, должностей и терминов, их определяющих. Оттуда к нам пришли понятия указ, регламент, резолюция, инструкция и т. д.
В начале ХIХ в. произошла новая реформа в системе государственного управления п делопроизводства. Вместо коллегий появились новые учреждения - министерства, руководимые министрами на принципах единоначалия, Министерства делились на департаменты, а те, в свою очередь, - на столы. Законодательным актом, определяющим всю систему министерского устройства. и делопроизводства, явилось «Общее учреждение министерств». Само понятие делопроизводства в то время обозначало не только деятельность канцелярии. но и всего учреждения, а под “делом” понималась не папка с документами, как в современном делопроизводстве, а решаемый вопрос. для обозначения понятия, аналогичного современному делопроизводству, существовал термин «письмоводство»
Авторы «Общего учреждения министерств» четко разделили два аспекта делопроизводства: формы документов и порядок их движения, основой которого является принятый в учреждении порядок рассмотрения вопросов или по современной терминологии - процесс приятия управленческих решений.
В период министерского делопроизводства изменилась и форма документов - появились бланки с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. Набор и расположение реквизитов практически мало отличается от современного бланка. Появляется большое количество специальной литературы, в том числе и теоретической, в которой впервые формулируется классификация документов. Регулярно издаются специальные письмовники - сборники образцов документов, предназначенные как для чиновников, так и для частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения.
В конце ХIХ в. сначала в военном ведомстве, а затем и в гражданских министерствах стали использоваться пишущие машинки, что привело к ускорению работы канцелярии и позволило изготавливать сразу несколько копий документа. Кроме того, машинописный текст приобрел более компактную форму, что привело к сокращению объема документов. Появление пишущих машинок явилось поистине технической революцией в делопроизводстве и сравнимо только, пожалуй, с появлением компьютера.
Октябрьская революция 1917 г., нацеленная на коренной слом старого государственного аппарата, на приобщение к его деятельности широких трудящихся масс, по форме кардинально изменила государственный аппарат. Для непосредственного управления страной было создано первое советское правительство - Совет Народных Комиссаров (Совнарком), а для управления отдельными отраслями - 13 народных комиссариатов (наркоматов).
Для законодательного оформления деятельности властных структур и упорядочения процессов документирования 30 октября 1917 г. Совнарком издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов», а 2 марта 1918г. - постановление «О форме бланков государственных учреждений». При разработке новой технологии управления использовался опыт работы предшественников, например, за основу «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» был взят аналогичный документ военного ведомства 1911 г. Много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.
В 20-е годы были организованы исследования в области управления, научной организации труда и делопроизводства, вышли наиболее важные нормативные документы в сфере документационного обеспечения управления. Организационно-научная деятельность по оптимизации в сфере управления была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами научной организации труда и делопроизводства. Для координации работ в масштабах всей страны в 1923 г. был образован Совет научной организации труда, производства и управления, а в 1926 г.- Государственный институт техники управления (ИТУ). ИТУ подготовил проект «Общих правил документации и документооборота», в котором использованы результаты новейших зарубежных и отечественных разработок в этой области.
В 30-е годы формируется и укрепляется жесткая централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность альтернативных подходов к системе делопроизводства. В результате ликвидируются практически все крупные научно-исследовательские центры, занимавшиеся вопросами научной организации труда и делопроизводства. При этом максимум усилий направляется па закрепощение правовыми методами населения страны, для чего совершенствуется система учета советских граждан. В отдельных крупных ведомствах проводились работы по совершенствованию системы бухгалтерской и кадровой документации, и удалось достичь определенных успехов. Однако в государственном масштабе наблюдался разнобой в области управления и делопроизводства.
Для преодоления этого недостатка необходимы были радикальные меры, которые предполагалось принять по результатам проведенного в 1941 г. межотраслевого совещания по оргтехнике. Программа, принятая на этом совещании, содержала вопросы создания организационно-методического центра, разработки нормативной базы, механизации труда в делопроизводстве и т.д. Практической реализации этой программы помешала Великая Отечественная Война, а затем годы восстановления разрушенного народного хозяйства.
Вновь повышение интереса к вопросам документационного обеспечения управления наблюдается в 60-е годы. С 1958 г. Главное архивное управление при Совете Министров СССР (ГАУ) стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства предприятий и организаций, а в 1966 г. в рамках Архивной службы был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Этой организацией совместно с другими ведомственными институтами была разработана Единая государственная система документации (ЕГСД), в которой ее авторы обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования.
Новая редакция этого документа носит название Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ) и восполняет пробелы в ЕГСД в части новых информационных технологий. Этот документ утвержден начальником Главного архивного управления в 1988 г. В 70-80-е годы появились ГОСТы на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и др.), общесоюзные классификаторы (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.), унифицированные системы документации (УСД) и серия государственных стандартов на эти унифицированные системы.
В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в 1997 - новый ГОСТ Р 6..30-97 (Требования к оформлению документов). а в 1998 - ГОСТ Р 51141-98 (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В последних нормативных документах отражены изменения в документации и документообороте, которые явились результатом изменения общественных отношений и появления новых форм собственности. В 2000г. были внесены изменения в ГОСТ Р 6.30-97, а в 2003 г. он заменен новым – ГОСТ Р 6.30-2003.
.Получившие широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные па русский язык. К сожалению, эти шаблоны полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.
2. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты /13/.
Общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц регламентируются законодательством Российской Федерации.
Гражданский кодекс РФ устанавливает виды документов, применяемых при создании, регистрации и ликвидации юридического лица, определяет виды и форму договоров и т.д.
Трудовой Кодекс Российской Федерации, регулирующий трудовые отношения, устанавливает виды и содержание трудовых договоров, номенклатуру и порядок оформления документов по приёму, увольнению, переводу, повышению квалификации сотрудников организации.
Закон Российской Федерации “О стандартизации” от 10 июня 1993 г. 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской федерации, обязательные для всех органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля за соблюдением государственных стандартов и ответственность за нарушение положений закона. Закон возложил на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации.
Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” от 20 февраля 1995 г. 24-ФЗ устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Законом устанавливается порядок документирования информации, право собственности па отдельные документы и массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации /2/.
Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 4 июля 1996 г. №85-ФЗ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства. Закон устанавливает право собственности на информационные продукты, ограничения при международном информационном обмене (ограничения на вывоз), использование средств международного информационного обмена (защита конфиденциальной информации) и другие вопросы международного информационного обмена.
Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г №5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. Положения этого закона нашли развитие в Указе Президента Российской Федерации “Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне” от 30 ноября 1995 г, постановлении правительства Российской Федерации “О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну” от 5 декабря 1991 г, постановлении Пенсионного фонда России “Об утверждении перечня сведений, составляющих конфиденциальную информацию” от 30 августа 1996 г.
Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, принятые Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г., регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов, определяют ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде /1/. В развитие Основ законодательства об архивах приняты: Указ президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. “Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации”, Постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации от З марта 1993 г. “О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве” и др.
Закон Российской Федерации «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 №1-ФЗ определяет основные понятия в области электронного документооборота и требования к юридически значимому электронному документу.
Основные понятия, принципы и базовые правила ведения делопроизводства изложены в