Учебное пособие Санкт-Петербург 2004 удк рецензент: доцент кафедры экономики и управления предприятий сервиса Санкт-Петербургского института сервиса, к э. н. М. К. Авьерино

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Директор АО «Нота» Личная подпись И.Л. Сидоров

Или на бланке:

Директор Личная подпись И..Л. Сидоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под, другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись А. А. Котов

Главный бухгалтер Личная подпись К. И. Королева

При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор Генеральный директор

АО“Нота” АОЗТ“Видеосервис”

Личная подпись Г.В. Сидоров Личная подпись К.В.Кох

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии Личная подпись А.А.Григорьев

Члены комиссии Личная подпись И. В. Голубев Личная подпись А. С. Петров Личная подпись С. 0. Серов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования Документа (23)

Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, внутреннее - визой.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи ( инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Зам. Председателя Госстандарта

Личная подпись В.В.Котов

05.10.2003

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

от 21.02.2004 №6

Визы согласования документа (24)

Внутреннее согласование оформляют “Визой”, которая содержит подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается должность визирующего, например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись Н.В. Горохов

21.02.2003

При наличии замечаний они могут быть оформлены на отдельном листе с указанием при визировании “Замечания прилагаются”.

Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра распорядительного документа, в исходящих документах - на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в организации.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати (25)

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаем.

Документы заверяют печатью организации. В государственных организациях для этой цели служит гербовая печать, в негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнивается к гербовой.

Примерный перечень документов, заверяемых гербовой печатью (или печатью организации) /12/:

АКТЫ (приёма законченных объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);
ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел и т.д.);
ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, аренде, производстве работ и т.д.);
ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное сьроительство, технические и т.д.);
ЗАЯВКИ (на оборудование, изобретения и т.д.);
ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);
ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ организаций на диссертации и авторефераты;
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ;
КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ;
ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право на ведение финансово-хозяйственной деятельности;
ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями РФ);
ПИСЬМА гарантийные о выполнении работ, услуг и т.д.;
ПОРУЧЕНИЯ (банковские, бюджетные, платежные и т.д.);
ПОЛОЖЕНИЯ (о министерствах, ведомствах);
ПРОТОКОЛЫ (согласования, планов поставок и т.д.);
РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений);
СМЕТА (расходов на содержание аппарата управления, на калькуляцию по договору, на капитальное строительство)4
СПРАВКИ (о начисленной зарплате, выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований и т.д.);
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ и изменения к нему.

Отметка о заверении копии (26)

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись “Верно”, должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы), дату заверения, например:

Верно

Секретарь-референт Личная подпись А.С. Сергеева

13.08.2004

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе (27)

Фамилию и инициалы исполнителя документа и его служебный телефон располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

С.И.Королев

245 25 36

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28)

Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка включает: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), при наличии документа - ссылку на номер и дату, слова “В дело”, номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

В дело 4/51

Вопрос решен но телефону

с гл. бухгалтером АО « Нота»

15.03.2004 IIодпись

Отметка о поступлении документа в организацию (29)

Отметка о поступлении содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты) и проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа. Регистрационный штамп включает наименование организации, место для даты поступления документа и место для его входящего номера, например:

АО «Нота»

Дата_______________

Вх. Номер__________

Идентификатор электронной копии документа (30)

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

4.1. С и с т е м а у ч р е д и т е л ь н о й

д о к у м е н т а ц и и

Предприятие начинает свое существование с момента его государственной регистрации в качестве юридического лица. В ст.51 ГК РФ сказано, что «несоответствие учредительных документов закону влечет отказ от государственной регистрации юридического лица» /4/.

Как трактует понятие учредительные документы закон? В п.1 ст.52 ГК названы документы, на основании которых действуют юридические лица. Эти документы определяют правовой статус юридического лица и именуются учредительными, ибо они являются необходимой предпосылкой для возникновения юридических лиц /4/.

Большинство юридических лиц действуют на основании индивидуального устава, например, акционерные общества, общественные организации и др. Уставы многих юридических лиц должны разрабатываться на основе подзаконных нормативных актов - типовых (примерных) уставов, утвержденных государственными органами. Так например, существует типовое положение об общеобразовательном учреждении, которое является основой для разработки уставов таких учреждений.

Для других групп юридических лиц закон предусматривает одновременно наличие учредительного договора и устава, например, для общества с ограниченной ответственностью (000), ассоциации, союза и др. Некоторые юридические лица действуют только на основании учредительного договора. Это - хозяйственные товарищества (полные и на вере) (ст.70 и 83 ГК). «Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками)» - гласит ст.52 ГК РФ. Различный порядок принятия учредительного договора и устава свидетельствует о различной правовой природе этих документов. Учредительный договор о создании юридического лица является гражданско-правовым договором многостороннего характера, который заключается путем составления одного документа, подписанного всеми его участниками. По общему правилу он обязателен для учредителей, а также для созданного на его основе юридического лица.

Устав по своей правовой природе является особым локальным нормативным актом, который утверждается учредителями. При этом для каждого вида организаций установлена определенная процедура утверждения: например, устав потребительского кооператива должен быть утвержден общим собранием его членов, устав акционерного общества - учредительным собранием тремя четвертями голосов.

Устав обязателен не только для самого юридического лица и его учредителей, но и для всех третьих лиц, вступающих с ним в гражданско-правовые и иные отношения. Арбитражные суды в своих решениях исходят из того, что положения устава, при их расхождении с условиями учредительного договора, обладают большей юридической силой.

Законодатели прямо предусматривают случаи, когда юридическое лицо создается одним учредителем и в качестве учредительного документа имеет только утвержденный им устав.

В ст.52 ГК РФ указано, что в учредительных документах определяется “наименование юридического лица, место его нахождения (юридический адрес), порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержатся другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Таким образом, содержание учредительных документов определяется статьей 52 “Учредительные документы юридических лиц”, а также специальными статьями о юридических лицах (ст.70 для полного товарищества, ст.83 для товарищества на вере, ст.89 для общества с ограниченной ответственностью, ст.98 для акционерного общества, ст. 116 для потребительского кооператива) и соответствующими законами (Закон о банках, Закон о биржах, Закон об общественных организациях и т.д.).

Устав юридического лица состоит из нескольких разделов:

1) Общие положения (указывается полное название, учредители и адрес юридического лица).

2) Имущество юридического лица.

3) Виды деятельности.

4) Структура юридического лица.

.5) Права и обязанности юридического лица.

6) Управление и контроль за финансово-хозяйственной деятельностью.

7) Реорганизация и ликвидация юридического лица.

Содержание этих разделов зависит от вида деятельности и правового статуса юридического лица.

Титульный лист устава кроме, полного названия документа, имеет гриф утверждения (в правом верхнем углу), место и год составления документа в центре нижнего поля). Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением учредителя

№ от 03.08.2004

Устав

общества с ограниченной ответственностью “Кино”

Санкт-Петербург

2004

С и с т е м а о р г а н и з а ц и о н н о й

д о к у м е н т а ц и и

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами /14/. Это структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка.

В соответствии с Уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе.

000 “Кино” УТВЕРЖДАЮ

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ Директор

ЧИСЛЕННОСТЬ _________О.В.Попов

09.06.2004. №1 Печать

Санкт-Петербург

Наименование структурных подразделений	Штатная численность

Заместитель директора А.А.Петров

Blog