Учебное пособие Санкт-Петербург 2004 удк рецензент: доцент кафедры экономики и управления предприятий сервиса Санкт-Петербургского института сервиса, к э. н. М. К. Авьерино

Вид материала

Учебное пособие

Содержание Ао «кино» утверждаю Место командировки Заведующий отделом 8) заключение Личная доверенность 5. Организация работы с документами Номенклатура дел Ао « кинотекс» утверждаю Индекс дела

Подобный материал:

• Новая международная программа Санкт-Петербургского государственного университета сервиса, 18.24kb.
• Учебное пособие Санкт-Петербург 2011 удк 621. 38. 049. 77(075) Поляков, 643.33kb.
• Новые поступления в библиотеку балтийского русского института, 158.89kb.
• Учебное пособие санкт-петербург 2006 ббк 88. 4 Г67 Рецензент: докт психол наук проф, 962.3kb.
• «Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики», 319.38kb.
• Учебное пособие санкт Петербург 2010 удк 001. 8 Ббк, 1217.72kb.
• Учебное пособие Санкт-Петербург 2007 удк алексеева С. Ф., Большаков В. И. Информационные, 1372.56kb.
• Отчет о самообследовании Новгородского филиала, 1068.92kb.
• Учебное пособие Санкт-Петербург 2009 удк 802., 485.15kb.
• В. Н. Вениаминова на лучшую студенческую научную работу по экономике, управлению, 445.04kb.

АО «КИНО» УТВЕРЖДАЮ

ПЛАН Генеральный директор

20.01.2004 №1 _____________А.С.Громов

Санкт-Петербург

+Заграничных командировок+

сотрудников на 2004г

Место командировки	Срок пребывания	Наименование подразделения и фамилия сотрудника	Примечания

Заведующий отделом

кадров В.В.Миронов

4.7.С и с т е м а о т ч е т н о й д о к у м е н т а ц и и


Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности организации, предприятия за определенный период времени - год, полугодие, квартал, месяц и т.д. Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

Анализ отчетной документации позволяет руководству предприятия совершенствовать организационную структуру, характер выполняемых работ, кадровый состав, обеспечение финансовыми, материальными и другими ресурсами.

Отчетная документация состоит из нескольких комплексов документов /14/:

- государственная статистическая отчетность;

- ведомственная отчетность;

- внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и обязательны для всех предприятий, независимо от формы собственности.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются соответствующими ведомствами. Например, Государственная налоговая служба и Министерство финансов Российской Федерации разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций и предприятий.

Внутриучрежденческие отчетные документы (отчет или справка отчетного характера) могут составляться по различным направлениям деятельности организации: о результатах деятельности подразделения или организации в целом, о результатах научно-исследовательской деятельности, о командировках, о рекламной деятельности и т.д.

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме, порядок ее составления и оформления аналогичен другим управленческим документам.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательные реквизиты отчета: наименование организации (или подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера). Датой отчета является дата его утверждения или вынесения резолюции.

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором излагаются выводы и предложения. Если работа ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе.

Нормативным документом, содержащим правила оформления отчетов по научно-исследовательским работам, является ГОСТ 7.32-91 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно исследовательской работе. Структура и правила оформления”. Этот стандарт разработан методом прямого применения международного стандарта ИСО 5966- 82 “Документация. Оформление научных и технических отчетов” /9/.

ГОСТ 7.32-91 введен в действие 01.01.92г и переиздан в 2000 году. ГОСТ 7.32 – 91 регламентирует структуру отчета, требования к его структурным элементам и общие требования к оформлению. Хотя на другие виды отчетной документации этот ГОСТ не распространяется, логично было бы придерживаться тех же норм и правил при составлении других отчетов, поскольку это общепринятые международные нормы издательского и библиотечного дела.

Структура отчета согласно /9/ содержит 10 элементов:

1) титульный лист;

2) список исполнителей;

3) реферат;

4) содержание;

5) перечень сокращений, условных обозначений, единиц и терминов;

6) введение:

7) основная часть;

8) заключение;

9) список использованных источников;

10) приложения.

Полужирным шрифтом выделены обязательные элементы отчета. Остальные элементы включаются в отчет по усмотрению исполнителя.

Титульный лист является первой страницей отчета и содержит: наименование организации-исполнителя, грифы согласования и утверждения, наименование работы, должности, ученые степени, ученые звания, фамилии и инициалы руководителей организации-исполнителя и руководителей работы, место и дату составления отчета и другие реквизиты.

Список исполнителей содержит сведения обо всех исполнителях и соисполнителях работы. Если отчет выполнен одним исполнителем, его данные указывают на титульном листе отчета.

Реферат должен содержать:

1) сведения об объеме отчета, количестве иллюстраций, таблиц, приложений, количестве использованных источников;

2) перечень ключевых слов (5-15 слов из текста отчета, которые наиболее полно характеризуют его содержание и пишутся в именительном падеже прописными буквами в строку через запятые);

3) текст реферата.

Текст реферата должен содержать: объект исследования, цель работы, метод исследования, полученные результаты и их новизну, основные характеристики объекта исследования, степень внедрения, область применения, экономическую эффективность или значимость работы, прогноз о развитии объекта исследования. Если отчет не содержит сведений по какой-либо из частей структуры реферата, то в тексте она опускается, при этом последовательность изложения сохраняется.

Содержание включает введение, наименование всех разделов, подразделов, пунктов (если таковые имеются) и заключение с указанием номеров страниц, с которых они начинаются. В отчете объемом не более 10 страниц допускается не составлять содержание /9/.

Перечень сокращений и символов составляют в том случае, когда используемые малораспространенные сокращения, символы, условные обозначения и т.д. повторяются в тексте более трех раз. В противном случае их расшифровку дают в тексте при первом упоминании.

Введение должно содержать оценку современного состояния решаемой проблемы, обоснование необходимости проведения работы, ее актуальности и новизны.

Основная часть должна содержать:

1) выбор направления исследования, методы решения задач и их сравнительную оценку, разработку общей методики проведения работы;

2) теоретические и (или) экспериментальные исследования, методы исследования и расчета;

3) обобщение и оценку результатов работы, их сравнение с аналогичными результатами отечественных и зарубежных исследований, обоснование необходимости продолжения работ или их прекращения.

Заключение должно содержать краткие выводы, оценку полноты решений поставленных задач, оценку технико-экономической эффективности внедрения результатов работы. Если определение технико-экономической эффективности невозможно, необходимо указать научную, социальную или другую значимость работы.

В список использованных источников включаются сведения обо всех источниках, использованных при составлении отчета. Сведения располагают в порядке появления ссылок на источники в тексте и нумеруют арабскими цифрами с точкой. Ссылки в тексте указываются порядковым номером по списку источников, выделенным двумя косыми чертами. Наряду с общим списком допускается приводить ссылки на источники в подстрочном примечании.

В приложение следует включать дополнительные материалы, связанные с выполнением работы, но не включенные в основную часть. Это могут быть таблицы вспомогательных данных, промежуточные математические доказательства, иллюстрации вспомогательного характера, протоколы испытаний, акты внедрения и другие документы.

По правилам оформления отчет выполняется на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием для таблиц и иллюстраций формата АЗ.

Текст отчета следует печатать, соблюдая размеры полей: левое - не менее ЗО мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 20 мм / 9/.

Нумерация страниц ведется арабскими цифрами в правом верхнем углу без точки в конце. Титульный лист включают в общую нумерацию страниц, но номер страницы не проставляют. Иллюстрации, рисунки на листе формата АЗ считают как одну страницу.

Заголовки структурных элементов отчета и разделов основной части следует располагать в середине строки без точки в конце и печатать прописными буквами, не подчеркивая.

Заголовки подразделов и пунктов следует начинать с абзацного отступа и печатать с прописной буквы вразрядку, не подчеркивая, без точки в конце.

Иллюстрации следует располагать непосредственно после текста, в котором они упоминались впервые. На все иллюстрации должны быть даны ссылки в тексте. Иллюстрации должны иметь название, расположенное над иллюстрацией. При необходимости под иллюстрацией располагают поясняющие данные. Иллюстрация обозначается словом “Рис.”, которое помещают после поясняющих данных. Нумерация иллюстраций ведется арабскими цифрами порядковой нумерацией в пределах всего отчета. Если в отчете только одна иллюстрация, ее нумеровать не следует.

Цифровой материал следует представлять в виде таблиц, располагаемых непосредственно после текста, в котором они упомянуты впервые. На все таблицы должны быть ссылки в тексте. Нумерация таблиц осуществляется арабскими цифрами порядковой нумерацией в пределах всего отчета. Номер следует помещать в правом верхнем углу над заголовком таблицы после слова “Таблица”, Если таблица только одна, ее не нумеруют и слово “Таблица” не пишут.

Внутри пунктов могут быть приведены перечисления, которые следует нумеровать арабскими цифрами со скобкой, например 1), 2), 3) и т.д., и печатать строчными буквами с абзацного отступа. В пределах одного пункта (подпункта) не следует использовать более одной группы перечислений.

Приложения следует оформлять как продолжение отчета на последующих страницах или в виде отдельной книги. Каждое приложение должно начинаться с новой страницы и иметь заголовок, напечатанный прописными буквами. В правом верхнем углу над заголовком прописными буквами должно быть напечатано слово “ПРИЛОЖЕНИЕ”. Если приложений более одного, их следует нумеровать арабскими цифрами порядковой нумерацией. Если в качестве приложения используется документ, имеющий самостоятельное значение и оформляемый согласно требованиям к документу данного вида, его вкладывают в отчет без изменений. На титульном листе документа в правом верхнем углу печатают слово “ПРИЛОЖЕНИЕ” и проставляют его номер, а страницы включают в общую нумерацию страниц отчета.


4.8.С и с т е м а о ф и ц и а л ь н о - л и ч н ы х

д о к у м е н т о в


В случае необходимости обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству предприятия или в государственные учреждения составляются официально-личные документы, автором которых является составитель. К таким документам относятся заявления, расписки, личные доверенности, автобиографии, резюме и т.д.

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение и адресованный должностному лицу или организации. Обязательные реквизиты заявления: адресат, наименование вида документа, дата, текст, подпись.

Некоторые формы заявлений могут быть унифицированными и представленными в виде бланков, например, заявление об увольнении, о приёме на работу.

Расписка - документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей. Обязательные реквизиты расписки: наименование вида документа, дата, текст, подпись лица, давшего расписку. Текст расписки должен содержать перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и прописью в скобках с большой буквы), должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо.

Личная доверенность - документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя (гражданина). Обязательные реквизиты личной доверенности: наименование вида документа; дата; фамилия, имя, отчество лица, которому выдана доверенность; текст; подпись доверителя; подпись должностного лица, заверившего доверенность; печать.

Автобиография - документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправлений и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности. Обязательные реквизиты автобиографии: наименование вида документа, текст (краткие сведения о себе в хронологическом порядке), подпись, дата.

Резюме - документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый гражданином при трудоустройстве. Отличительной особенностью резюме является обратная хронологическая последовательность расположения сведений. Резюме содержит наименование вида документа, дату, фамилию, имя, отчество, должность, почтовый адрес и телефон претендента, текст и подпись. В тексте резюме указывается цель трудоустройства (предполагаемая работа и должность), образование, опыт работы, рекомендации, дополнительная информация. Следует отметить, что в отличие от автобиографии, в резюме указываются только сведения, имеющие отношение к предполагаемой работе, а не все биографические данные.


5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ


5.1.О р г а н и з а ц и я д о к у м е н т о о б о р о т а


Документооборот - это движение документов с момента их получения (или создания) до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело /13/.

Документооборот осуществляется в виде потоков документов. Различают три основных потока документов:

1) входящий - документы, поступающие из других организаций (предприятий);

2) исходящий - документы, отправляемые из организаций (предприятий;

3) внутренний - документы, создаваемые в организации (предприятии) и не выходящие за его пределы.

Документы, поступающие на предприятие, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение. Первичную обработку документов проводит канцелярия, общий отдел, секретариат (если они есть на предприятии) или секретарь-референт. К обработке принимаются только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). Цель первичной обработки - разделение документов на направляемые руководителю предприятия или непосредственно исполнителям.

При предварительном рассмотрении выясняется необходимость подбора дополнительных материалов (предыдущей переписки, договоров, нормативных документов и т.д.). После подборки материалы вместе с входящими документами передаются руководителю.

Регистрацию проводит секретарь-референт, передающий затем документ руководителю для принятия управленческого решения.

Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки его исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции (реквизит 17). Руководителю предприятия должны передаваться наиболее важные и срочные из поступивших документов. В современных предприятиях руководителю направляется 85-90% поступивших документов /5/.

По мере роста квалификации работников и увеличения эффективности организации документооборота количество документов, поступающих непосредственно исполнителям, должно увеличиваться. Например, в /15/ приведены сведения о том, что в одной из преуспевающих английских компаний доля документов, поступающих непосредственно руководителю, составляет всего 30%. С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации. Перемещение документа между исполнителями возможно без расписок.

Основные операции делопроизводства приведены в таблице.

Д Е Л О П Р О И З В О Д С Т В О	Составные части делопроизводства	Операции делопроизводства
	Документирование	Составление проекта документа
		Согласование проекта документа со специалистами
		Проверка правильности оформления документа
		Подписание (утверждение) документа руководителем
		Регистрация документа
	Организация работы с документами
		Рассмотрение документа руководителем
		Исполнение документа
		Контроль исполнения документа
		Формирование дел
		Текущее хранение и использование
		Передача на хранение в архив
		Уничтожение документов

5.2. О б р а б о т к а в х о д я щ и х д о к у м е н т о в

На рис.7 приведена схема работы с входящими документами.

Рис.7. Схема обработки входящих документов


Прием конвертов, проверка правильности адресования

Передача писем с пометкой «лично»





Вскрытие конвертов и проверка вложений





Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка)





Постановка отметки о поступлении (входящего штампа), регистрация





Передача (доклад) документов руководителю


Рассмотрение документов руководителем (резолюция)

Передача документов исполнителям




Внесение сведений из резолюции в журнал или карточку регистрации




Передача документов исполнителю





Контроль исполнения документов



Исполнение документов





Подшивка документов в дела


Первая операция - проверка правильности доставки писем. Конверты с пометкой “лично” не вскрываются и сразу передаются адресату. Остальные конверты вскрываются, после чего проверяется правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов и наличие приложений.

При нехватке листов документа или приложений ставится в известность отправитель письма и делается пометка в журнале регистрации в графе “Примечание”. Конверты обычно уничтожают, за исключением тех случаев, когда на конверте есть сведения или пометки, отсутствующие в документе (адрес, пометки “срочно” или “конфиденциально”).

При предварительном рассмотрении секретарь-референт сортирует документы на регистрируемые и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации следующие документы:

1) письма, присланные для сведения (копии);

2) телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок;

3) технические задания и сметы по командированию специалистов за рубеж;

4) сообщения о заседаниях, совещаниях;

5 ) учебные планы, программы;

6) рекламная продукция;

7) технические условия;

8) претензии;

9) нормы расхода материалов;

10) поздравительные письма, пригласительные билеты;

11) бухгалтерские документы;

12) планово-финансовые документы;

13) печатные издания;

14) формы статистической отчетности;

15) корреспонденция с пометкой “лично”;

16) объяснительные записки.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит 29 “Отметка о поступлении документа в организацию”, содержащая название предприятия, дату поступления, входящий номер документа.

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера), проставление его на документе и запись кратких данных о нем в журнале, на карточке или в памяти ПЭВМ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Указания руководителя оформляются в виде резолюции (реквизит 17). Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция является основанием взятия документа на контроль (реквизит 19).

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям.

Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное задание), на документе проставляется отметка об исполнении и направлении в дело (реквизит 28).


5.3.О б р а б о т к а и с х о д я щ и х

д о к у м е н т о в


Отправляемые документы называют исходящими. Схема работы с исходящими документами приведена на рис.8. Рассмотрим эти операции подробнее.

Проект исходящего документа составляется исполнителем. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телеграмм, составляемых в одном экземпляре.

Согласование проекта документа оформляется визой (реквизит 24). Проверку правильности оформления документа проводит секретарь референт.

На подпись руководителю вместе с проектом документа могут быть представлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, акты, договоры, рекламации и т.д.). Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть на доработку исполнителю.

Отправляемые документы регистрируются в “журнале регистрации исходящих документов”. После регистрации и присвоения исходящему документу номера (реквизит 12) необходимо зафиксировать его и дату подписания (реквизит 11) рукописным или машинным способом на обоих экземплярах.


Рис.8. Схема обработки исходящих документов


Составление проекта исходящего документа





Согласование проекта документа


Проверка правильности оформления документа





Подписание документа руководителем




Регистрация документа





Проверка правильности адресования документа





Отправка документа адресату





Подшивка второго экземпляра (копии) в дело

Затем исходящие документы в тот же день конвертируются и отправляются. При помещении документа в конверт сверяется адрес получателя на письме и на конверте.

Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.


5.4. Х р а н е н и е д о к у м е н т о в


Все документы предприятия по определенным признакам делятся на дела.

Дело - совокупность документов, сгруппированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам /14/. Практика делопроизводства выработала следующие признаки группировки документов в дела:

1) по названию видов документов (акты, приказы, протоколы);

2) по содержанию (например, документы по приобретению и прокату кинофильмов);

З) по объектам, предприятиям-контрагентам (документы по совместной деятельности с АО “Нота”);

4) по грифу ограничения доступа к документам (“КТ”, “Конфиденциально”).

Руководство предприятия самостоятельно решает в каждом конкретном случае, по какому признаку классифицировать документы предприятия и группировать их в дела. Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке /12/. Номенклатура дел разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, регистрационный номер (индекс), место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Пример составления номенклатуры дел:

АО « КИНОТЕКС» УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Генеральный директор

12.12.2003 №2 ___________С.С.Шольц

Санкт-Петербург

+ на 2004 год +

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел (томов)	Срок хранения дел	Примечания

Зав. общим отделом И.И. Обломов