Учебное пособие Санкт-Петербург 2004 удк рецензент: доцент кафедры экономики и управления предприятий сервиса Санкт-Петербургского института сервиса, к э. н. М. К. Авьерино
| Вид материала | Учебное пособие |
- Новая международная программа Санкт-Петербургского государственного университета сервиса, 18.24kb.
- Учебное пособие Санкт-Петербург 2011 удк 621. 38. 049. 77(075) Поляков, 643.33kb.
- Новые поступления в библиотеку балтийского русского института, 158.89kb.
- Учебное пособие санкт-петербург 2006 ббк 88. 4 Г67 Рецензент: докт психол наук проф, 962.3kb.
- «Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики», 319.38kb.
- Учебное пособие санкт Петербург 2010 удк 001. 8 Ббк, 1217.72kb.
- Учебное пособие Санкт-Петербург 2007 удк алексеева С. Ф., Большаков В. И. Информационные, 1372.56kb.
- Отчет о самообследовании Новгородского филиала, 1068.92kb.
- Учебное пособие Санкт-Петербург 2009 удк 802., 485.15kb.
- В. Н. Вениаминова на лучшую студенческую научную работу по экономике, управлению, 445.04kb.
Визы
Здесь указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия.
Документ составляется на бланке предприятия,
подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия.
Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатный единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия, при этом в грифе утверждения указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.
Пример формы штатного расписания / 9/:
АО “Рассвет” УТВЕРЖДАЮ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ штат в количестве
09.06.2004№1 ___________единиц
С-Петербург месячным фондом
заработной платы
___________рублей Директор А.Н. Грин Печать
+аппарата организации+
на 2004 год
| Наименование структурного подразделения | Наменование должности | Кол-во штатных единиц | Должностные оклады | Надбавки | Месячный фонд зарплаты | Примечание |
| | | | | | | |
Заместитель директора В. В. Котов
(или руководитель подразделения,
например, отдела кадров)
Визы согласования
К функциям этого документа, определяющим его значение, относятся: фиксирование структуры управления предприятием, нормирование численности работников, регулирование соотношения ведущих и рядовых специалистов, контроль за соблюдением уровня административно-управленческих расходов, выполнение профсоюзом предприятия защитной функции.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или положении о персонале. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается руководителем предприятия. Правила внутреннего распорядка (трудового) содержат следующие разделы:
1) Общие положения.
2) Порядок приема, перевода и увольнения сотрудников.
З) Основные обязанности администрации.
4) Основные обязанности сотрудников
5) Рабочее время и его использование.
6) Поощрения за успехи в работе.
7) Взыскания за нарушение трудовой дисциплины.
8) Организация работы.
Если в структуру предприятия входят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделений.
Текст положения должен содержать следующие основные разделы:
1. Общие положения
В разделе определяется правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться структуное подразделение в своей деятельности.
2. Основные задачи (излагаются направления деятельности данного структурного подразделения).
3. Функции (конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности).
4. Права и обязанности.
Указываются права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые структурные подразделения выполняют по отношению к другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям.
5. Ответственность.
Устанавливается в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение структурным подразделением возложенных на него функций, неиспользование предоставленных прав.
6. Взаимоотношения. Связи.
Определяются служебные взаимоотношения и связи структурного подразделения с другими подразделениями и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.д.
7. Организация работы.
Определяется порядок деятельности структурного подразделения, организация контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации.
Положение о структурном подразделении предприятия разрабатывается руководителем подразделения и им подписывается, согласовывается с заместителем директора предприятия, юристом и утверждается директором. Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ директора предприятия.
Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1. Основные положения.
Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.
2. Функции (направления деятельности специалиста).
3. Должностные обязанности.
Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста. Указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.
4. Права.
Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.
5. Ответственность.
Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.
6. Взаимоотношения. Связи по должности.
Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.
Должностная инструкция разрабатывается руководителем подразделения или специалистом по работе с персоналом, подписывается руководителем подразделения или специалистом-разработчиком, согласовывается с юристом, утверждается директором предприятия и доводится до работника под расписку.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.
Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия.
Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д. Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:
- при изменении названия предприятия или структурного подразделения;
- при изменении названия должности.
Хранятся должностные инструкции 3 года после замены их новыми. Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками предприятия устанавливается распорядительным документом - приказом руководителя
.
4.3. С и с т е м а р а с п о р я д и т е л ь н о й
д о к у м е н т а ц и и
Распорядительная деятельность предприятия документируется, в основном. посредством издания приказов руководителем предприятия. Приказы являются одними из наиболее важных документов предприятия.
Приказ - это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия) /7/. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.
Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчётности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.
Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений, подготовка проекта приказа, согласование проекта, подписание приказа руководителем.
Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия по поручению руководителя, согласовываются с главными, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются руководителем предприятия. Подписанный руководителем приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.
Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа, идентификатор электронной копии документа. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года. Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.
Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?», например: “О реорганизации предприятия” и т.д.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Основанием для издания приказа являются:
- нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции и т.д.);
- решения Совета директоров, общих собраний акционеров;
- производственная необходимость.
Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.
Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом “ПРИКАЗЫВАЮ”, которое печатается прописными буквами на отдельной строке от левого края документа. После слова “ПРИКАЗЫВАЮ” ставится двоеточие.
Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо или структурное подразделение) и срок исполнения. Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать. В последнем пункте указывается должностное лицо, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые данным приказом отменяются.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ.
В правом верхнем углу таких документов ставится, например:
Приложение к приказу директора АО «Алмаз» от 01.01.2004 №1
Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на доске объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет “Ознакомлен”, ставит подпись, дату ознакомления.
В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности.
Выписка из приказа - это копия определенной части этого документа. В выписке содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.
По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряжения и указания.
Распоряжение-документ, издаваемый директором преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия. Распоряжения оформляются на бланке предприятия для внутренних документов и подписываются директором или его заместителем.
Текст распоряжения должен содержать:
- конкретное задание (работу);
- ответственного исполнителя;
- срок исполнения.
Указание - распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п. Указание подписывает руководитель предприятия или его заместители в пределах компетенции.
Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: “ПРЕДЛАГАЮ”, “ОБЯЗЫВАЮ’, “РЕКОМЕНДУЮ”, “СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ”.
Решение представляет собой распорядительный документ коллегиального органа (Совета директоров, общего собрания акционеров, Совета общественной организации, правления кооператива и т.п.), составляемый по производственным вопросам. Оформляется решение аналогично другим распорядительным документам с использованием слов “РЕШИЛ” или ‘РЕШИЛИ”. Подписываются решения председателем и всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем.
4.4.С и с т е м а д о к у м е н т о в п о л и ч н о м у
с о с т а в у п р е д п р и я т и я
Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Трудовым Кодексом Российской Федерации (ТК). На основании статей ТК на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников /10/.
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу) /11/. К таким документам относятся:
- трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
- трудовые книжки;
- личные карточки формы Т-2;
- личные дела;
- личные листки по учету кадров (анкеты);
- графики отпусков;
- табели учета рабочего времени;
- характеристики, рекомендации;
- представления о поощрении;
- справки.
Документы по личному составу являются наиболее важными и тре6уют особой тщательности и аккуратности при оформлении. При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон РФ “Об информации, информатизации и защите информации” относит к категории конфиденциальной информации /2/.
Упомянутые выше документы являются первичными при учете труда и заработной платы. Учет возникновения, наличия и погашения задолженности по оплате труда требует обязательного присутствия блока юридических документов, подтверждающих производительный характер этих трат и дающий основание для списания их на затраты (себестоимость). Слабо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается как на работе финансовой службы, так и всего предприятия. Следствием этого является несвоевременность или неправильность оплаты труда сотрудников, оплаты больничных листов и т.д. В результате происходит снижение финансовых результатов работы предприятия в целом.
Прием на работу сопровождается обычно составлением документов по схеме, показанной на рис.4.
Трудовой договор - один из основных документов, регулирующих правовые отношения предприятия с работником. После подписания контракта издается приказ о приеме на работу. На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.
Копия приказа поступает в бухгалтерию, где работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.
Рис.4. Схема составления документов при приеме на работу
Заявление работника о приеме
на работу
Трудовой договор
Приказ о приеме на работу
Запись в трудовой книжке
Личная карточка ф.Т-2
и/или личное дело
Увольнение работника производится по схеме, показанной на рис.5.
Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения и представляет его на согласование руководителю (статья 80 /5/). На основании приказа делается запись в трудовой книжке и личной карточке ф.Т-2. Копия приказа поступает в бухгалтерию, где производится окончательный расчет с работником.
Рис. 5.Схема составления документов при увольнении
Заявление об увольнении
Приказ об увольнении
Запись в трудовой книжке
Запись в личной карточке и/или личном деле
При переводе работника на другую должность оформление документов осуществляется по схеме, показанной на рис.6.
Рис.6. Схема составления документов при переводе на другую должность
Представление о переводе
(личное заявление о переводе)
Приказ о переводе на другую должность
Запись в трудовой книжке
Запись в личной карточке ф.Т-2 и/или личном деле
Основанием для перевода на другую должность может быть представление, составленное руководителем подразделения, в котором работает сотрудник, или решение аттестационной комиссии. Перевод оформляется приказом по личному составу, на основании которого делаются записи в трудовой книжке и личной карточке ф.Т-2. Копия приказа направляется в бухгалтерию, где производится соответствующее изменение в лицевом счете по зарплате.
Предоставление отпусков сотрудникам осуществляется в соответствии с графиком отпусков и оформляется приказом по личному составу. При необходимости переноса отпуска работником должно быть составлено личное заявление с указанием причин переноса.
Командирование сотрудников, как правило, обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу.
Трудовой договор - документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их /9/. Сторонами трудового договора являются предприятие (работодатель) и работник.
Согласно ст.58 /5/ трудовой договор может заключаться на неопределенный срок и на определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен ТК или иными федеральными законами.
При заключении трудового договора рекомендуется указывать следующее (ст.57 ТК):
- место работы (наименование предприятия, его адрес);
- конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности;
- дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный договор;
- условия труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых условиях;
- условия оплаты труда (размер тарифной ставки, должностной оклад, доплаты, надбавки);
- права и обязанности работника;
- права и обязанности работодателя;
- виды и условия социального страхования и обеспечения;
Кроме того, могут быть указаны дополнительные условия (испытательный срок, повышение квалификации, дополнительный отпуск, условие о неразглашении коммерческой тайны и др.). Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме. В случае заключения срочного договора в нем указываются обстоятельства, послужившие основанием для заключения срочного договора в соответствии с ТК или другими федеральными законами.
Договор составляется в двух экземплярах, подписывается работником и руководителем предприятия, заверяется печатью. Один экземпляр хранится на предприятии, второй - у работника.
Трудовые договоры хранятся 75 лет, если нет приказов по личному составу, и 5 лет после увольнения работника при наличии приказов /10/.
Приказы по личному составу оформляются строго отдельно от приказов по основной деятельности. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола “ПРИКАЗЫВАЮ” и начинаются сразу со слов: “ПРИНЯТЬ”, “УВОЛИТЬ”, “ПЕРЕВЕСТИ”, “КОМАНДИРОВАТЬ”, “ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК”, “ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ” и т.д.
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы. В индивидуальных содержатся сведения только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках, независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, изменение фамилии и т.д.). Следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения, например, предоставление отпусков и командирование (срок хранения 3 года) и увольнение, прием, перевод на другую должность (75 лет). Приказы о поощрении и взыскании оформляют обычно индивидуально, учитывая их специфическую воспитательную роль.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями ТК. Постоянной информацией для приказа по личному составу является указание распорядительного действия (уволить, перевести и т.д.), фамилии и инициалов работника (имени в отчества полностью - при приеме на работу), должности и даты вступления в силу (если она не совпадает с датой регистрации приказа).
При приеме на работу обязательно указывается установленный размер заработной платы (оклад, надбавка, индексация и т.д.) и при необходимости. условия приема: временно (с.. – по….), с испытательным сроком и т.п.
При переводе на другую работу - новая должность, подразделение, вид и причина перевода в полном соответствии с требованиями ТК.
При увольнении указывается причина увольнения согласно статьям ТК.
При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала в окончания.
При командировании - дата и продолжительность командирования, место направления, наименование предприятия.
Приказы по личному составу доводят до работников под расписку (в том числе, приказ о приеме на работу – не позднее 3 дней со времени подписания трудового договора). Проект приказа по личному составу обычно согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы или работником, ответственным за ведение кадровой документации.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в случае, если эта работа является для работника основной (ст.66 /5/).
Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить трудовую книжку. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносят в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
В трудовую книжку вносятся:
- сведения о работнике ( фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование,
профессия, специальность);
- сведения о работе (прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение);
- сведения о награждениях и поощрении (награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, поощрения за успехи в работе),
Взыскания в трудовую книжку не записываются.
Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу.
Основным документом по учету персонала является личная карточка формы Т-2, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу. Форма карточки утверждена органами статистики.
Все записи в карточке делаются полностью, без сокращений. Основанием для записи являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании).
На лицевой стороне карточки указываются полное наименование предприятия, начальная буква фамилии работника (в строке “Алфавит), номер личной карточки и заполняются два раздела - “Общие сведения” и “Сведения о воинском учете”. В раздел “Общие сведения” заносятся сведения об образовании, биографические сведения, сведения о трудовом стаже.
На обратной стороне помещены разделы “Назначения и перемещения”, Отпуска” и “Дополнительные сведения”. Личные карточки не допускается присоединять к личному делу. Они хранятся раздельно.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Чаще всего личные дела заводят на руководителей и ведущих специалистов, а на остальных сотрудников - личные карточки. Предприятие само решает вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
1) Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
2) Анкета или личный листок по учету кадров.
З) Автобиография (резюме).
4) Копии документов об образовании.
5) Копии документов об утверждении в должности.
б) Характеристики и рекомендательные письма.
7) Трудовой договор.
8) Копии приказов о назначении, перемещении, увольнении.
9) Дополнение к личному листку по учету кадров.
10) Справки и другие документы.
Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Все записи в нем делаются на основании документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, аттестата, диплома об образовании, документов Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присвоении ученой степени и ученого звания).
Анкета аналогичный по содержанию документ. Однако она подписывается не только работником, но и сотрудником, ответственным за персонал.
Дополнение к личному листку - документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения личного листка.
Личные дела заводят после издания приказа о приеме на работу. Все документы в деле подшиваются в хронологическом порядке. Личные дела выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам.
Труд работников предприятия характеризуется и оценивается администрацией при проведении аттестации, решении вопросов о поощрении и вынесении взысканий, при выдаче по просьбе работника характеристики или рекомендательного письма.
При подготовке к аттестации составляется отзыв о работе аттестуемого, который содержит развернутую оценку производственной деятельности работника и перспективы его работы на предприятии (возможный профессиональный рост, выдвижение в резерв, повышение квалификации и т.д.). Отзыв подписывается руководителем структурного подразделения, а при отсутствии подразделений - заместителем руководителя предприятия или ведущим специалистом. Результаты аттестации отражаются в аттестационном листке работника, представляющем собой документ, содержащий оценку деятельности работника и рекомендации аттестационной комиссии. Оценка деятельности работника предприятия также может быть отражена в таких документах, как характеристика, рекомендация, рекомендательное письмо.
Характеристика составляется администрацией и общественными организациями предприятия (при наличии) и отражает их мнение о работнике. Характеристика составляется и произвольной форме и содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, текст, подписи, дату, печать. В текст характеристики, как правило, включаются следующие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, занимаемая должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии, деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие правительственных наград и поощрений, целевое назначение характеристики (для предоставления в какое учреждение она выдана). Если характеристика утверждалась на заседании общественной организации, в тексте дается ссылка на номер и дату протокола заседания этой организации.
Характеристика подписывается руководителем предприятия, руководителем структурного подразделения (ведущим специалистом), председателем профсоюзной организации. Ниже подписей проставляется дата составления характеристики. Подписи заверяются круглой печатью предприятия.
В предусмотренных законодательством случаях характеристика может выдаваться по запросу другой организации (военкомата, милиции, прокуратуры, суда и т.д.). Отношение администрации к работнику находит свое отражение и в приказах но личному составу. Основанием для издания таких приказов обычно являются докладные записки, объяснительные записки, представления о поощрении.
Представление о поощрении включает реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, резолюцию, заголовок к тексту, текст, подписи, визы. В тексте представления о поощрении должна быть охарактеризована производственная деятельность работника, указаны мотивы поощрения и предполагаемый вид поощрения. Представление подписывается руководителем, которому непосредственно подчинен работник. В визировании представления о поощрении участвуют заинтересованные лица.
Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы. Такие справки составляются на бланке предприятия формата А5.
Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. В правом верхнем углу указывается место представления справки в именительном падеже, например, “35 отдел милиции”, “школа № 239”. На справке обязательно должна стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, рядом с датой ставят ее порядковый номер. Справки с места работы подписываются руководителем предприятия и при необходимости главным бухгалтером (если справка содержит сведения о заработной плате). Справки с места работы заверяются печатью.
Не следует забывать, существуют органы, призванные контролировать соблюдение законодательства РФ о труде. При каждом региональном департаменте по труду действуют органы Федеральной инспекции труда при Минтруде России (Рострудинспекция). Они созданы для контроля за соблюдением законодательства о труде и охране труда на предприятиях всех форм собственности.
Государственным трудовым инспекторам предоставлено право беспрепятственно посещать в любое время суток предприятия для надзора. Помимо наложения штрафных санкций (в размере до 100 МРОТ) руководители государственных инспекций труда имеют право направлять в соответствующие правоохранительные и судебные органы информацию, исковые требования и иные материалы по фактам нарушения законодательства о труде и охране труда, принимать обязательные для исполнения решения о приостановке работы предприятий, на которых выявлены нарушения.
При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которое всегда сопровождается предоставлением в суд документов, подготовленных кадровой службой, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре даже при хорошем знании статей ТК РФ и правильном их применении.
4.5. С и с т е м а и н ф о р м а ц и о н н о-с п р а в о ч н ы х
д о к у м е н т о в.
К информационно-справочным документам предприятия относятся протоколы совещаний, письма, факсы, телефонограммы, акты, докладные записки, объяснительные записки и т.д. /13/.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.
Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата заседания, регистрационный номер документа, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола содержит постоянную информацию (слова: ПРЕДСЕДАТЕЛЬ”, “СЕКРЕТАРЬ”, ПРИСУТСТВОВАЛИ”) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания (более 15 человек) составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу /13/. Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы повестки дня располагают по степени их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика - в родительном.
Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса осуществляется по схеме “СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)”.
В практике часто применяется краткая и сокращенная формы когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов.
В протоколе краткой формы указывают только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
В сокращенных протоколах после списка присутствующих и приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка доклада подчеркивается и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления.
Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст (ПОВЕСТКА ДНЯ, СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ), подписи (без личных подписей, только слова “Председатель”, “Секретарь” и расшифровку фамилий с инициалами), отметку о заверении копии. Из содержательной части берутся те элементы, которые имеют отношение к вопросу, о рассмотрении которого сообщает выписка.
Акт - документ, составляемый для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами. Акты составляются по результатам ревизий, при приеме - передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов.
Акт содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывается наименование документа, в соответствии с которым была создана комиссия, его номер и дата или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее перечисляется состав комиссии: председатель, члены комиссии (в алфавитном порядке). В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность проведенной комиссией работы, фиксируются установленные факты.
Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.
Рассмотрим виды деловых писем.
Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в её исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа, от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.
Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.
Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения от стороны, которой высылается данное письмо.
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Кроме того, можно подтверждать факт либо действие.
Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.
Письмо-приглашение пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.
Письмо-благодарность выражает благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.
Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обязательств.
Для коммерческой корреспонденции характерны следующие типы писем.
Письмо-запрос (и ответ на него).
Данный вид коммерческой корреспонденции является реализацией двусторонней связи между организациями. Запрос представляет собой обращение организации, желающей заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуги), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.
В письме такого рода необходимо делать ссылку на первичное письмо и его тему, соблюдать одинаковые языковые средства.
Оферта (и ответ на нее). В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.
Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования по возмещению убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товара, сроков поставки и т.п.
Рекламация содержит:
- основания для предъявления претензии;
- доказательства понесенного ущерба;
- конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.
Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то переносится в арбитражный суд. В ответе на рекламацию сообщается, что информация принята к сведению; что она рассматривается полностью, частично или отклоняется; что денежная оплата произведена (с указанием номеров счетов и даты)
Следует отметить, что в письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:
- повторение просьбы;
- причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
- констатация отказа или отклонения предложения.
В зависимости от типа письма используются те или иные фразеологизмы (стандартные синтаксические конструкции), облегчающие и ускоряющие восприятие информации адресатом. Ниже приводятся примеры фразеологизмов, чаще всего используемых в деловой переписке.
Письмо-запрос: «Мы будем признательны, если Вы направите в наш адрес…»
Ответ на запрос: «Благодарим Вас за запрос от …»
Письмо-просьба: «Обращаемся к Вам с просьбой…», «Просим Вас…..»
Письмо-напоминание: «Сообщаем Вам, что…»
Письмо-рекламация: «Мы официально заявляем Вам рекламацию…»
Ответ на рекламацию: «Подтверждаем получение Вашего от… .. сообщаем, что»
Сопроводительное письмо: «Согласно Вашей просьбе высылаем Вам….»
Письмо-извещение: «В ответ на Ваше письмо от ….сообщаем Вам…»
Письмо-приглашение: «Разрешите пригласить Вас……»
Письмо-благодарность: «Мы получили Ваше приглашение на …, за которое Вам признательны»
Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей - вводной, содержащей основание или мотивы составления документа, и основной, в которой излагаются предложения, просьбы, решения, выводы.
Исходящие письма визируются заинтересованными должностными лицами и подписываются руководителем.
Факс- получаемая на бумажном носителе копия документа, полученная с помощью специального факсимильного аппарата по телефонным каналам связи. Оформление факса аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются код отправителя, дата и время передачи телефакса, с которого передана информация, количество страниц.
Телефонограмма - обобщенное название различных документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем. Телефонограмма оформляется на бланке формата АЗ и содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий лиц, принявших и передавших телефонограмму.
Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.
Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).
Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей), заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.
Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.
Справка по вопросам производственной деятельности предприятия оформляется на бланке, подписывается исполнителем и содержит факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка может оформляться на стандартном листе бумаги рукописным способом. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность предприятия. Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию.
Объяснительная записка - это документ, в котором работник предприятия объясняет вышестоящему должностному лицу причины невыполнения какого- либо поручения. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
Основным правовым документом во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).
Контракт (договор) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, цена, упаковка, маркировка, транспортировка, качество, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в контракте.
Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить - направления оферты, которая содержит основные условия контракта (ст.43 ГК РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, от кого исходит документ.
Кроме того, одна из сторон может представить проект договора для рассмотрения. Другая сторона, если нет возражений, подписывает договор и возвращает один экземпляр разработчику проекта.
При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных формулировок, детально освещать условия договорных отношений, а также тщательно проверять правильность написания юридических адресов предприятий контрагентов.
Обязательными реквизитами договора являются:
- название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, договор поставки, договор займа и т.д.);
- дата, место составления, номер;
- наименование сторон (полное и сокращенное название фирм);
- текст договора;
- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских
реквизитов, номеров телефонов, факсов);
подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);
- печати фирм-контрагентов.
В тексте обычно указываются:
- предмет контракта;
- условия и сроки поставок, перевозки, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;
- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;
- порядок сдачи-приема работ;
- ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);
- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
- переход права собственности и риски;
- порядок разрешения споров.
4.6.С и с т е м а п л а н о в о й д о к у м е н т а ц и и
Планирование деятельности предприятия - важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу максимально эффективной. Планируя деятельность, предприятие достигает поставленной цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным образом.
Планирование деятельности отдельного предприятия, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.
Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов. Планы работы подразделений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом - ее руководителем. Планы работы коллегиальных органов утверждаются председателем коллегиального органа.
Программа - плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности
Текст программы, как правило /14/, излагается в виде разделов, соответствующих направлениям деятельности или этапам работы. Состав разделов программы определяется ее содержанием. Разделы и подразделы нумеруются арабскими цифрами. Приложения к программе оформляются в виде таблиц, графиков, схем.
Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования, гриф утверждения. Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы.
План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей / 14/.
Форма планов, как правило, табличная. В графах таблицы содержатся сведения о содержании работы, исполнителях, сроке исполнения, а также примечания или отметка об исполнении.
Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, название документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с использованием всех необходимых реквизитов.
Образец оформления плана: