Учебное пособие Санкт-Петербург 2004 удк рецензент: доцент кафедры экономики и управления предприятий сервиса Санкт-Петербургского института сервиса, к э. н. М. К. Авьерино
| Вид материала | Учебное пособие |
- Новая международная программа Санкт-Петербургского государственного университета сервиса, 18.24kb.
- Учебное пособие Санкт-Петербург 2011 удк 621. 38. 049. 77(075) Поляков, 643.33kb.
- Новые поступления в библиотеку балтийского русского института, 158.89kb.
- Учебное пособие санкт-петербург 2006 ббк 88. 4 Г67 Рецензент: докт психол наук проф, 962.3kb.
- «Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики», 319.38kb.
- Учебное пособие санкт Петербург 2010 удк 001. 8 Ббк, 1217.72kb.
- Учебное пособие Санкт-Петербург 2007 удк алексеева С. Ф., Большаков В. И. Информационные, 1372.56kb.
- Отчет о самообследовании Новгородского филиала, 1068.92kb.
- Учебное пособие Санкт-Петербург 2009 удк 802., 485.15kb.
- В. Н. Вениаминова на лучшую студенческую научную работу по экономике, управлению, 445.04kb.
Существует самостоятельный комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации
ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации.
ГОСТ 6.10..3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате.
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр- образец.
ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет.
ГОСТ 7.32-91 (2000). Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
С целью сокращения количества документов, снижения трудовых и временных затрат на их подготовку в обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных создаются унифицированные системы документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности,
средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению / 14/.
В настоящее время действует восемь УСД:
унифицированная система организационно-распорядительной документации;
унифицированная система банковской документации:
унифицированная система финансовой учетной н отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система учетной н отчетной бухгалтерской документации предприятий;
унифицированная система документации по труду;
унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
унифицированная система внешнеторговой документации.
Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы. содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды /14/.
В настоящее время действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
С точки зрения содержания классификаторы подразделяются на три группы:
1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях - общероссийский классификатор стандартов (ОКС), Общероссийский классификатор валют (ОКВ), Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и др.
2. Классификатор информации об организационных структурах - Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ), и др.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах - Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и т.д.
Например, ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению. Код состоит из семи цифр и проставляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” в унифицированных формах документов.
Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990г. Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ. ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки отраслевых стандартов, инструкций министерств и ведомств по делопроизводству, различных инструкций. Примером таких документов могут служить «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации», введенная в действие Приказом Федеральной архивной службы от 27.11.2000 №68 /6/, различные инструкции министерства по налогам и сборам и т.д.
Конкретные операции технологии делопроизводства и методы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) регламентируются рабочими документами организации – приказом об организации делопроизводства, приказом об отнесении информации к конфиденциальной, инструкцией по делопроизводству, должностными инструкциями и т.п.
3. ДОКУМЕНТ
3.1. Т р е б о в а н и я к д о к у м е н т у
Документы являются источниками и носителями информации. Они служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, имея юридическую силу, являются доказательством. Историей документ рассматривается как исторический источник. В управленческой деятельности документ является предметом труда и результатом труда.
Слово «документ» произошло от латинского «documentum» - доказательство. В начале ХХ века документ рассматривался как “деловая бумага, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-нибудь” /16/. В настоящее время документ рассматривается в первую очередь как носитель информации. В соответствии с Оксфордским словарем “документ - это текст или изображение, имеющие информационное значение”, а по ГОСТ Р 51141-98 «документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» /7/.
Документ может быть получен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, фотографии, звуко- или видеозаписи. Зафиксировав (отобразив) информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи ее другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Для правильного принятия решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Это общие требования к документу как источнику информации.
Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения.
Информация должна быть оперативной, т.е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.
Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.
Кроме того, на рабочее место руководителя или исполнителя информация
должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. В крупных фирмах информация, поступающая руководителю, представляется в сжатом виде, как правило, наиболее важная и срочная.
Каждый документ должен оцениваться прежде всего по информации, которую он содержит. Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” определяет, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов…»
Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.
Для того, чтобы документ имел юридическую силу, он должен удовлетворять следующим требованиям:
- не противоречить законам государства;
- быть в пределах полномочий органа, выпустившего его;
- форма документа должна соответствовать государственным стандартам.
Сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.
Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату и трудовой стаж, являются нарушением требований Трудового Кодекса Российской Федерации и могут являться причиной материальных потерь для работников (например, при неправильном начислении пенсии) или самого предприятия при решении суда компенсировать работнику ущерб от несправедливого по его мнению увольнения.
Таким образом, знание современных правил оформления документов и организации делопроизводства поможет работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности.
3.2. К л а с с и ф и к а ц и я д о к у м е н т о в
Согласно ГСДОУ документы классифицируются по целому ряду признаков.
1) По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото-, кино-, видеодокументы, акустические
Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на компьютере, множительных аппаратах и типографским способом
К графическим документам относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.
Фото-, кино- и видеодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Они позволяют запечатлетъ объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.
Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко используются в работе секретаря при протоколировании собраний, совещаний, заседаний и т. д.
2) По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу в т.д.
З) По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, письма, заявления и т.д.
4) По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.
Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.
Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер.
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
Трафаретные документы изготавливаются типографским способом, при чем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставлены свободные места. Такие документы экономят время на их составление и повышают общую культуру и грамотность документов.
5) По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их легче обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.
6) По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние - документы, составленные для решения своих внутренних задач и не выходящие за пределы организации. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция предприятия.
7) По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометкой «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.
8) По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую - касающиеся конкретных лиц, т.е. именные (заявления, письма, жалобы и т.д.)
9) По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования (ДСП). На секретных документах и документах ДСП проставляется гриф ограничения доступа к документу. Гриф означает, что с данным документом может быть ознакомлен строго определенный круг лиц. За разглашение информации документов, имеющих гриф секретности, а также за их утрату виновные привлекаются к ответственности.
10) По юридической силе различают документы подлинные и подложные. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил, подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.
Подлинные документы подразделяются в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по какой-либо причине (например, истечение срока действия доверенности).
11) По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии.
Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика - документа в предварительной редакции.
Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия». Копия юридической силы не имеет. Для придания копии юридической силы она заверяется соответствующим образом. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготовлена одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверена. Выписка из документа - копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.
12) По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.
На различных предприятиях и в учреждениях состав и количество создаваемых документов неодинаково и определяются:
- кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности;
- объемом и характером компетенции;
- порядком разрешения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности);
- объемом и характером взаимосвязей с другими субъектами.
Взаимоотношения между подразделениями предприятия и отдельными предприятиями и организациями устойчивы и регламентируются различными правовыми нормами, вследствие чего все информационные потоки имеют устойчивый «запрограммированный» характер.
Следствием стабильности функций организации является тематическая ограниченность решаемых ею задач. Эти функции поддаются описанию, классификации, регламентации. Таким образом, круг вопросов, по которым создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер, отражающий функциональную деятельность организации.
Существенным фактором делового общения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость управленческих действий и ситуаций. Управленческая деятельность — это всегда “игра по правилам”. Следствием этого является повторяемость управленческой информации.
Рассмотрим влияние информационных связей предприятия на объем и номенклатуру его документации. На рис.1 представлена упрощенная структура коммерческого предприятия и его внутренние и внешние информационные связи .
Р
Предприятия-поставщики
ис. 1. Упрощенная структура предприятия и его информационные связи Совет учредителей
Совет учредителей
Предприятия-покупатели
Генеральный директор
Предприятия-соисполнители
Генеральный директор
Секретарь
Налоговая инспекция
Производственный отдел
Бухгалтерия
Производственный отдел
Бухгалтерия
Отдел кадров
Банк
Государственные учреждения
Коллегиальная деятельность совета директоров (учредителей) фиксируется в протоколах, распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и личному составу. Кроме того, руководство предприятия планирует финансово-хозяйственную деятельность, что находит свое отражение в плановой документации. После выполнения определенных этапов работы или после наступления календарного срока составляется отчетная документация.
Отдел кадров (или менеджер по персоналу) занимается подбором кадров, повышением квалификации сотрудников, поощрениями, аттестацией и переподготовкой персонала. В соответствии с этой деятельностью служба готовит положения, инструкции, представления, проекты приказов и занимается оформлением других документов по личному составу. Иногда эти функции выполняет секретарь.
Производственно-хозяйственная деятельность, которой занимается производственный отдел, находит свое отражение в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.
Бухгалтерия составляет финансово-бухгалтерские документы (бухгалтерские балансы, годовые отчеты, акты ревизий и инвентаризаций, планы, сметы, счета, кассовые книги и др.).
От государственных н муниципальных организаций на предприятие могут поступать документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.
Кроме того, сотрудники предприятия пишут при необходимости заявления, автобиографии, выдают расписки и личные доверенности, т.е. составляют официально-личные документы.
Все перечисленные документы относятся к управленческим и организационно-распорядительным документам (ОРД) Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.
В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия и деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.
Таким образом, все документы, создающиеся на предприятии или в организации, условно можно разделить на следующие группы /14/:
1) система учредительных документов;
2) система организационных документов:
З) система распорядительных документов;
4) система документов по личному составу:
5) система финансово-бухгалтерских документов:
6) система справочно-информационных документов;
7) система плановых документов;
8)система отчетных документов;
9) система официально-личных документов.
Ниже мы рассмотрим правила оформления документов, используемых практически на каждом предприятии вне зависимости от его специфики.
3.3. О б щ и е п р а в и л а о ф о р м л е н и я
д о к у м е н т о в
Документы являются составной частью имиджа предприятия, его визитной карточкой. Документ, выполненный на неприглядном, «бедно» оформленном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом производит нежелательное впечатление о предприятии. По той же причине все меньше применяется резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги. Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименование предприятия и мало для текста, неудобен в работе.
Современный дизайн оформления бланка, свой фирменный стиль, качественная бумага, полный набор сведений о предприятии, правильное их расположение на листе бумаги особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера. Бланки изготавливают типографским способом или при помощи персонального компьютера. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, которые являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
1) юридическую силу документов;
2) оперативное и качественное составление и исполнение документов;
3) организацию быстрого поиска документов.
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов, которые установлены ГОСТ Р 6.30 – 2003.
Стандартом устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 (210*297 мм ) и А5 (148*21() мм ). Большая часть документов предприятия составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются бланки формата А5. Гораздо реже используются бланки формата АЗ (297*420 мм), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков, и А6 - для справок /8/.
Все документы должны иметь поля. Стандартом задан минимальный размер полей в мм:
левое - 20
правое - 10
верхнее - 20
нижнее - 20
Для удобства подшивки документов рекомендуемый размер левого поля - 30 мм.
В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания. которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию. Специфика делового стиля выражается в определенных стилевых чертах, отличающих его от других функциональных стилей языка (литературного, научного, разговорного) и делающих его наиболее удобным инструментом делового общения.
Основные черты делового стиля:
- нейтральный топ изложения;
- точность и ясность изложения;
- лаконичность текста.
Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения. Управленческая информация является официальной по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними. Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, т.е. от имени юридических лиц.
В силу этого личный, субъективный момент в текстах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключают слова, имеющие эмоциональную окраску (слова, имеющие уменьшительные и ласкательные суффиксы, междометия и т.д.).
Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания документа, исключающую двусмысленности и обеспечивающую адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом.
Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов и др. Ясность текста определяется правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, четкостью формулировок.
Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности /13/.
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст и т.д.). Первоначально слово «реквизит», происходящее от латинского «requisitum» (потребность), означало совокупность формальных элементов документа, отсутствие которых лишает его юридической силы, а затем стало обозначать все элементы документа.
Совокупность реквизитов, расположенных в документе в определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного типа документов, называется типовым формуляром.
Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение реквизитов.
ГОСТ Р 6 30-2003 устанавливает максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их расположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 30 реквизитов. Так как некоторые их них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, на конкретном документе их будет гораздо меньше.
Установлен следующий состав реквизитов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 - наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка па регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Расположение реквизитов на стандартном листе бумаги и размеры отведенных для них полей показаны на рис.2 и рис.3.
Рнс.2.Расположение реквизитов на формате А4 углового бланка
17
20 73 88 10 01 02 03 16 19
- 09 10 15
04 05 06 07
- 12 17
13
14
18
20
21 22 25
- 24 26
27
28 30 29
3 
51
18297
20 40 16
20
210 Рис. 3. Расположение реквизитов на формате А4
продольного бланка
20 10 17 01 02
20
10
16
3 01 02 03 16 19
08 09 10
04 05 06 07
11 12 15
- 14
18 17
20
- 22 25
- 24 26
27
28 30 29
11717 
73
18297
20 40
20
210Государственный герб Российской Федерации (01)
Государственньй герб помещают на бланках только в случаях, предусмотренных Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть 1,ст.5021), на документах министерств, ведомств, а также органов власти: суда, прокуратуры, высших органов управления и т.д.
Герб субъекта Российской Федерации (02)
Герб субъекта Российской Федерации помешают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства - «Российская Федерация».
На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий и населенных пунктов
Эмблема организации или товарный знак (03)
Эмблема предприятия - это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают в соответствии с уставом (положением об организации) на уровне названия организации или на верхнем ноле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение. Эмблема не воспроизводится также при помещении гербов на бланках организации.
Код организации (04)
Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа.
Основной государственный регистрационный номер юридического лица (05)
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (06)
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа (07)
Для целей унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации существует Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который устанавливает классификацию конкретных форм документов. Код по ОКУД проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в классификатор управленческой документации. Например, 0222152 - штатное расписание, 0276030 - график отпусков и т.д.
Наименование организации (08)
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при её наличии). Все эти наименования даются в именительном падеже. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним, например:
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
КИНО И ТЕЛЕВИДЕНИЯ»
(СПбГУКиТ)
Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа наименования на русском языке.
Наименование филиала, представительства, территориального отделения, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
Справочные данные об организации (09)
Этот реквизит указывается только в письмах. Обязательными справочными данными являются почтовый адрес и номера телефонов (юридический адрес). По усмотрению организации могут быть указаны дополнительные справочные данные - номера факсов, телексов, счетов в банках, адрес электронной почты и др. Банковские реквизиты необходимы только на бланках писем по вопросам расчетно-денежных операций, например, на гарантийных письмах.
Почтовый адрес выполняется в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи, т.е. указывается улица, номер дома, город, почтовый индекс. Далее дается номер телефона секретаря, коммутатора или справочной службы.
Наименование вида документа (10)
Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документа, кроме писем и факсов. Исключение составляет гарантийное письмо, в котором указывается наименование документа. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Наименование вида документа печатают прописными буквами, например:
АКТ, ПРИКАЗ.
Дата документа (11)
Дата является одним из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 апреля 2004 года следует оформлять: 15.04.2004. Допускается оформлять дату в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Это соответствует международным стандартам и обычно используется в международной переписке. Кроме того, допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 15 апреля 2004г.
Регистрационный номер документа (12)
Регистрационный номер это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Обозначение может быть цифровым, буквенным или комбинированным.
Для внутренних документов (приказов, протоколов, распоряжений и т.д.) это обычно порядковый номер с начала года. В учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам, т.е. с сентября.
Номер письма состоит обычно из порядкового номера самого письма по регистрационному журналу, индекса структурного подразделения (или должностного лица), подготовившего документ, и номера дела, куда подшита копия отправленного документа.
Например: №150/22-01, где 150 - порядковый номер по журналу регистрации, 22 - индекс подразделения, 01 - номер дела. Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.
Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13)
Место для этого реквизита определяется только на бланке для писем и факсов. Заполняется ОН при оформлении письма-ответа на инициативное письмо. Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма, например: