Учебное пособие Санкт-Петербург 2004 удк рецензент: доцент кафедры экономики и управления предприятий сервиса Санкт-Петербургского института сервиса, к э. н. М. К. Авьерино
| Вид материала | Учебное пособие |
- Новая международная программа Санкт-Петербургского государственного университета сервиса, 18.24kb.
- Учебное пособие Санкт-Петербург 2011 удк 621. 38. 049. 77(075) Поляков, 643.33kb.
- Новые поступления в библиотеку балтийского русского института, 158.89kb.
- Учебное пособие санкт-петербург 2006 ббк 88. 4 Г67 Рецензент: докт психол наук проф, 962.3kb.
- «Санкт-Петербургский государственный университет сервиса и экономики», 319.38kb.
- Учебное пособие санкт Петербург 2010 удк 001. 8 Ббк, 1217.72kb.
- Учебное пособие Санкт-Петербург 2007 удк алексеева С. Ф., Большаков В. И. Информационные, 1372.56kb.
- Отчет о самообследовании Новгородского филиала, 1068.92kb.
- Учебное пособие Санкт-Петербург 2009 удк 802., 485.15kb.
- В. Н. Вениаминова на лучшую студенческую научную работу по экономике, управлению, 445.04kb.
ПРИКАЗ
о реорганизации предприятия
или
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-референта
На документах формата А5 допускается не указывать заголовок к тексту.
Отметка о контроле (19)
Этот реквизит проставляется только на документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву “К” или слово “КОНТРОЛЬ”, проставленные цветным фломастером (карандашом) или специальным штампом. Отметка проставляется в правом верхнем углу документа.
Текст документа (20)
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.
Содержательная часть документа чаще все го бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты.
Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым словосочетаниям и синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом документа. Однако в практике делопроизводства сложились общие требования, которые применимы к текстам большинства документов управления:
- краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
- объективность о достоверность информации;
- составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
- структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
- широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.
Краткость достигается применением простых предложений, исключением повторений н излишних подробностей. Тексты писем и факсов не должны быть больше одной страницы. Если документ содержит более одной страницы текста, страницы нумеруются, начиная со второй. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля без черточек и точек.
Точность изложения сути документа зависит от правильности употребления слов и словосочетаний. При составлении документов следует чаще обращаться к словарям (толковым, орфографическим, иностранных слов).
Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрам с точками после них:
1.
1.1.
1.1.1.
В кадровых службах широко используют документы анкетной формы, содержащие постоянную информацию в виде вопросов и место для переменной ответной информации, где могут помещаться варианты ответов для выбора. Анкетные формы часто используют в документах по маркетингу.
Тексты в виде таблиц применяют в плановых, финансовых, отчетных и других документах. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц несколько, то над таблицей справа пишут слово “Таблица” и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.
Отметка о наличии приложения (21)
Если документ имеет приложение, указанное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:
Приложение: на 4л. в 2 экз.
Слово Приложение независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе и располагается после текста от границы левого поля.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:
Приложение: 1. Акт сдачи-приемки работ по договору №1 от 08.01.2001 на 4 л. в 2 экз.
2. Акт сдачи-приемки работ по договору № 124 от 05.03.2003 на 3 л.
Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров не указывается. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2 к приказу директора АО “Нота” от 12.03.2004 №11
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Министерства культуры РФ от 12.01.2004 №02-6/172 и приложение к нему, всего на 20 л.
Если приложение отправляют не во все адреса, указанные в документе, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в З экз. в первый адрес.
Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки
Подпись (22)
В состав реквизита “Подпись” входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: