Національний університет водного господарства та природокористування В. П. Окорський Основи менеджменту Навчальний посібник Рівне 2009
| Вид материала | Документы |
- Затверджую міністерство освіти І науки україни ректор національний університет водного, 1187.18kb.
- Методика обліку амортизації І зносу матеріальних необоротних активів підприємств будівельного, 119.18kb.
- The particular qualities of organization of accounting on public enterprises on their, 222.02kb.
- Ліхо О. А., к с-г н., доцент, Веремійчик І. А., аспірант, Волощук В. П., студент, 76.4kb.
- Удк 631. 468: 631. 81 Гаврилюк В. А., к с. г н.,, 157.57kb.
- Міністерство освіти І науки України Національний університет водного господарства, 418.14kb.
- Міністерство освіти І науки України Національний університет водного господарства, 250.93kb.
- Удк 658. 589 Сіпайло Л. Г., асистент, 133.64kb.
- Удк 631. 164. 23 Немкович О. Б., здобувач, 124.73kb.
- Сівак В. М., к т. н., доцент, 133.26kb.
Таблиця 15.2
Вимоги раціонального управління в залежності від функцій менеджменту
| Дії керівника без відповідної структури управління | Вимоги раціонального управління |
| ПЛАНУВАННЯ | |
| 1. Оперує з невизначеними і навіть протилежними цілями. Рідко керує згідно з накресленими цілями, концентруючи увагу лише на наявних результатах | 1. Розробляти чітко визначені, зрозумілі цілі, застосувати „управління згідно з виробленими цілями” |
| 2. Рідко використовує кількісні методи | 2. Використовувати кількісні методи для поліпшення якості рішень |
| 3. Здійснює лише короткотермінове планування | 3. Здійснювати довготермінове планування |
| ОРГАНІЗАЦІЙНА ДІЯЛЬНІСТЬ | |
| Підганяє людину під певну роботу | Змінювати роботу відповідно до конкретної людини |
| МОТИВУВАННЯ | |
| 1. Покладається лише на грошове стимулювання | 1. Використовувати лише внутрішні характеристики роботи для стимулювання працівників |
| 2. Обирає стиль управління, який імпонує його безпосередньому начальникові | 2. Змінювати стиль управління відповідно до ситуації |
| КОНТРОЛЮВАННЯ | |
| 1. Оцінює такі види діяльності, які щонайлегше оцінити і виміряти | 1. Оцінювати виконання роботи у стратегічно важливих підрозділах організації |
| 2. Коригує лише ті відхилення, коригування яких відповідає його інтересам | 2. Постійно вміло коригувати усі суттєві відхилення справді виконуваного від бажаного |
- Вимоги до особистості сучасного менеджера
Ідеальний менеджер – це компетентність, гідність і висока відповідальність, висока працездатність, уважне відношення до людей та подій, мобільність при прийнятті рішень, відчуття нового, наявність гумору та здатність до поміркованого ризику.
Менеджер (керівник) – людина, що здійснює управління організацією, її підрозділами, окремими напрямками і проектами, який є професійним управляючим – представником професії, яка вимагає спеціальної підготовки та суми знань в галузі управління системами, в яких головним елементом є людина.
Діяльність сучасного менеджера залежить від впливу ряду політичних, соціальних, економічних та психологічних факторів, які формують комплекс факторів дестимулюючого і стимулюючого напрямків.
До дестимулюючих факторів відносять: стрес, тиск і невизначеність як у суспільстві, так і в межах окремих організацій; ерозію традиційних цінностей; кількісне збільшення і якісне ускладнення проблем, які потрібно вирішувати поряд з обмеженістю засобів для їх вирішення; неефективність шкіл і методів управління, створених тоталітарною системою.
Стимулюючими творчу діяльність керівника факторами є: широке поле вибору і прояву ініціативи, зростання конкуренції, можливість оволодіння методами сучасного менеджменту.
Отже, для ефективного управління менеджер повинен володіти знаннями сучасного менеджменту і мати здібності до керівництва людьми.
В книзі ”Ефективний керівник” П. Друкер стверджує, що ефективність базується на таких основних принципах:
- ефективні керівники знають, на що вони витрачають свій робочий час;
- вони орієнтовані не на процес роботи, а на її результати;
- вони планують свою роботу орієнтуючись на сильні, а не на слабкі сторони;
- вони спрямовують свої зусилля на ті питання де гарна робота забезпечить найкращі результати;
- вони приймають рішучі дії дотримуючись суворої послідовності.
Головні якості менеджера:
- Лідерство – це здатність управляти і вести за собою колектив або групу людей для досягнення спільних цілей.
- Ініціатива – це внутрішній стимул людини до нових форм діяльності. Як правило, ініціатива зразу виокремлює людину з
поміж інших людей. Ініціативна людина завжди охоче бере на себе пропозиції очолити нову справу.
- Контактність – це здатність встановлювати ділові та соціальні контакти. В основі цього фактора лежать соціально-психологічні риси особистості: темперамент, стремління до спілкування, здатність завойовувати увагу оточуючих, вміння слухати співбесідника і розуміти його точку зору.
- Комунікабельність – це здатність людини до спілкування, товариськість.
- Уміння планувати роботу визначає систему взаємопов’язаних завдань направлених на досягнення поставлених цілей. Планування передбачає порядок, строки та послідовність виконання комплексу управлінських функцій.
- Уміння приймати управлінські рішення.
- Вміння організувати контролювання, налагодити відносини з підлеглими.
- Розумна поведінка в конфліктних ситуаціях.
У книзі "Наука управления" український економіст В. Терещенко виділив 10 якостей успішного керівника:
1. Здатність бути управлінцем, а не погоничем. На думку В. Терещенка, справжньому управлінцеві властиві такі риси як здатність до лідерства, високий професіоналізм, вміння спілкуватися з підлеглими, переконувати їх, працювати в команді, забезпечити прозорість інформації про діяльність організації. На відміну від справжнього управлінця "погонич" намагається наголосити на обсягах своєї законної влади, вважаючи найвдалішим лише своє власне рішення, прагне завжди знайти винних, створює штучні інформаційні обмеження в організації, застосовує авторитарний стиль керівництва. Для менеджерів, які ще не мають достатнього управлінського досвіду існує певна небезпека стати "погоничем", що призводить до руйнування психологічного бар’єру між керівником та підлеглими, знижує рівень ефективності діяльності організації.
2. Упевненість у собі. Ця риса пов’язана з вірою у свої сили, у здатності виконати покладені на нього обов’язки, із рівнем його інтернальності (усвідомленням, що від цього залежить успіх справи). Практика свідчить, що лише впевнені у собі,
цілеспрямовані та рішучі менеджери здатні викликати щиру повагу, відданість і захоплення підлеглих.
3. Вимогливість і суворість. Ці дві риси надзвичайно необхідні сучасному менеджеру для підтримки у колективі належної робочої обстановки, забезпечення високого рівня трудової дисципліни. При цьому менеджерам не слід покладатись на почуття самодисципліни у працівників, оскільки його формування вимагає високого рівня особистої культури, значних затрат часу і зусиль.
4. Конструктивність критики. Ця якість передбачає володіння менеджером правил позитивної критики:
- критикувати наодинці, а хвалити привселюдно;
- критикуючи не переходити на особисті образи;
- наголошувати на помилках у роботі та спільно шукати шляхи їх вирішення;
- критикуючи, доцільно наголосити на позитивних якостях і заслугах підлеглих;
- робити критичні зауваження слід персонально, не залучаючи у цей процес інших працівників.
5. Вміння заохочувати. Ця риса вимагає від менеджера керуватись основним положеннями змістових і професійних теорій мотивування, комбінування різних стилів керівництва залежно від ситуації, вивчення психологічних і фізіологічних особливостей підлеглих, ієрархії їх потреб.
6. Уміння цінувати свій час та час підлеглих. Воно тісно пов’язане із забезпеченням ритмічності та безперервності діяльності працівників, мінімізацією втрати часу через організаційно-технічні причини та порушення трудової діяльності.
7. Ввічливе та доброзичливе ставлення до підлеглих. Здатність менеджера ввічливо, переконливо та спокійно висловлювати власні думки, консультувати та підтримувати підлеглих сприяє формуванню в колективі атмосфери високої культури, взаємодовіри, доброзичливості, здорового морально-психологічного клімату.
8. Вміння переконливо висловлюватись і вислуховувати підлеглих. Діяльність організації базується на взаємодії працівників керуючої та керованої систем. При цьому важливе значення має вміння управлінців розкрити сутність проблеми, важливість і шляхи її розв’язання, переконати підлеглих у взаємовигідності співпраці та
усунути можливі комунікаційні бар’єри. Важливу роль відіграє і якісний зворотній зв'язок, через який підлеглі отримують можливість висловити свої пропозиції, незадоволення, повідомити керівників про проблеми. З метою заохочення контактів між управлінцями та підлеглими доцільно систематично проводити відкриті наради, збори, консультування, різноманітні неформальні заходи.
9. Наявність почуття гумору. Ця риса сприяє хорошим стосункам між менеджером та підлеглими, поліпшує психологічний клімат у колективі, знімає напругу та знижує ймовірність виникнення конфліктів і стресів.
10. Щире зацікавлення особистими справами підлеглих. Практики свідчать, що успішні менеджери знаходять час для вивчення особистих проблем своїх працівників, їх потреб, професійних навичок, здібностей. Адже менеджер – це людина, яка управляє людьми і зобов’язана уважно до них ставитись, в індивідуальному порядку працювати з ними незалежно від посади та місця в організації.
Перелічені вище якості, на думку В. Терещенка, забезпечують високий рівень культури й ефективності управління, очікувану віддачу затрачених зусиль.
На основі анкетування менеджерів у Німеччині за діловими якостями визначено основні складові успішної роботи керівників (табл. 15.3).
Таблиця 15.3
Складові успішної роботи менеджера
| № п/п | Ділові якості керівника | Результати анкетування менеджерів, % |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. | Особиста переконаність | 82 |
| 2. | Готовність делегувати повноваження | 78 |
| 3. | Гідна оцінка (оплата) зробленого | 73 |
| 4. | Почуття відповідальності | 70 |
| 5. | Справедливе визначення потенціалу працівника | 68 |
| 6. | Сприяння злагодженій співпраці між відділами | 68 |
| продовження табл. 15.3 | ||
| 1 | 2 | 3 |
| 7. | Сприяння співпраці між колегами | 67 |
| 8. | Фахова кваліфікація | 50 |
| 9. | Уміння добирати кадри | 47 |
| 10. | Чуйне ставлення до співробітників | 31 |
Таблиця 15.4
Порівняльна характеристика особистих якостей менеджера в Англії та США
| № п/п | Англія | № п/п | США |
| 1. | Здатність делегувати повноваження | 1. | Розум |
| 2. | Комунікабельність | 2. | Чесність |
| 3. | Доступність | 3. | Логічність |
| 4. | Вміння слухати | 4. | Технікоозброєність |
| 5. | Авторитетність | 5. | Кругозір |
| 6. | Компетентність | 6. | Перспективність |
| 7. | Технікоозброєність | 7. | Комунікабельність |
| 8. | Чесність | 8. | Цілісність характеру |
| 9. | Твердість | 9. | Лідерство |
| 10. | Зацікавленість людьми | 10. | Здатність делегувати повноваження |
| 11. | Позитивність | 11. | Ораторські здібності |
| 12. | Рішучість | 12. | Вміння приймати рішення |
| 13. | Почуття гумору | 13. | Твердість |
| 14. | Здібності | 14. | Вміння зосереджуватись |
| 15. | Продуктивність (працездатність) | 15. | Вміння виховувати |
| 16. | Дружелюбність | 16. | Почуття гумору |
| 17. | Старанність | 17. | Вміння слухати |
| 18. | Товариськість | 18. | Бажання слухати |
| 19. | Знання галузі | 19. | Об’єктивність |
| 20. | Мовчазність | 20. | Організаторські здібності |
- Робочий час керівника та основні принципи його раціонального використання
При директивній економіці роль керівника зводилась до розподілення роботи, встановлення та підтримання стандартів, слідкування за дисципліною.
Робочий тиждень менеджера має протяжність 60 – 80 годин в залежності від займаної посади. Слід також відмітити, що звичайна протяжність трудового тижня дорівнює 40 годин. Обсяг роботи менеджера, яку він виконує на протязі дня з високим темпом величезна. Після довгих годин роботи на підприємстві менеджер продовжує роздумувати над пошуком нових, оригінальних рішень, нової інформації.
Затрати робочого часу на виконання різних видів управлінської праці менеджерами різних рівнів управління наведено в таблиці 15.5.
Таблиця 15.5
Витрати праці управлінцями різного рівня
| № п\п | Види операцій | Затрати робочого часу, % | ||
| Вищий рівень (керівники) | Середній рівень (спеціалісти) | Низовий рівень (виконавці) | ||
| 1. | Збір, систематизація та обробка інформації | 30 | 60 | 80 |
| 2. | Підготовка та прийняття управлінських рішень | 30 | 25 | 20 |
| 3. | Організаторська робота | 40 | 15 | |
Зовнішнє і внутрішнє середовище системи, якою управляє менеджер, завжди знаходяться в динаміці і якщо він не буде вчасно приймати відповідні рішення, то завжди існує ризик невдачі.
На планову та організаційну роботу керівники організацій витрачають 12-15% робочого часу, головні інженери – 17-20%, заступники директорів – 15-18%. Дослідження показують, що із 90% інформації, яка надходить керівнику організації, близько половини призначена іншим керівникам. Приблизно 30% відвідувань керівника організації припадає на долю працівників, питання яких мають вирішуватись на нижчих щаблях управління. Близько 40% свого часу керівник працює за підлеглих. Одночасно кожен п’ятий керівник проводить на нарадах близько 60-70% робочого часу. Робочий час керівників підрозділів розподіляється таким чином: виконання непостійних робіт – 40-45% робочого часу, виконання поточних регулярних робіт – 30-35%, виконання робіт, направлених на перспективу – 25-30%.
Результати дослідження структури робочого часу менеджерів різних рівнів управління свідчать про малу ефективність його використання – з коефіцієнтом корисної дії – 0,6-0,7.
До основних причин втрат робочого часу менеджерами слід віднести: відсутність чіткості, плановості та організованості в їх діях; виконання невластивих їм функцій або функцій підлеглих; необґрунтовано велика кількість нарад, консультацій, бесід, телефонних переговорів; незадовільний рівень контролю; недоліки у забезпеченні та обслуговуванні робочих місць.
Управлінців кожні 10-12 хв. відривають від роботи телефонні дзвінки, відвідувачі, звернення колег, виклики до керівництва тощо.
15.4. Загальна характеристика моделі сучасного менеджера
Більшість дослідників вважають, що для ефективного управління людьми сучасний керівник повинен мати такі особисті якості, які б давали йому моральне право очолювати колектив. Необхідно звернути особливу увагу на найважливіші якості, якими повинен володіти менеджер сучасного типу.
Фахові якості: знання особливостей і перспектив науково-технічного розвитку галузі, економічна підготовленість.
Знання теорії менеджменту: потрібні керівники для розуміння суті і змісту управлінської діяльності в умовах ринку та здатності виробити власні управлінські підходи до підлеглих.
Здібності до керівної роботи. Вони можуть розвиватися і вдосконалюватися при цілеспрямованій роботі над собою. В практичній діяльності ці здібності проявляються в здатності керівника управляти людьми і самим собою (здатності до самоменеджменту), в умінні навчати і розвивати підлеглих, здатності розбиратись в людях і формувати малі групи та спрямовувати їх діяльність.
Мистецтво сучасного менеджменту полягає у використанні “м’яких” способів організації спільної роботи людей, коли особа керівника органічно вписується у склад робочої групи, виконуючи специфічну роль, але не виступаючи зовнішнім цілеспрямовуючим фактором, надбудовою над організмом колективу. Для цього керівник повинен володіти комплексом особистих соціально-психологічних якостей: мати позицію соціальної активності, бути товариським, бути здатним до саморефлексії тощо.
Службовий етикет, приємні манери, доброзичливий тон – якості, що виробляються і якими повинен володіти менеджер сучасного типу.
Комплекс усіх названих якостей керівника виражається у стилі керівництва.
Характеристику моделі сучасного менеджера наведено
Г. В. Осовською [26, с. 35-36], яка також акцентує увагу головним чином на особистих якостях людини.
Сучасний менеджер повинен мати широку гаму ділових якостей: високу ерудицію і професійну компетентність, схильність до лідерства в колективі, підприємництво і здатність ефективно діяти в умовах економічного ризику, практичний розум і здоровий глузд, комунікабельність, заповзятливість, ініціативність і енергійність, вимогливість і дисциплінованість, високу працездатність і волю, цілеспрямованість. Діловитість, насамперед, проявляється у здатності знаходити (в рамках компетентності наданих повноважень і наявних засобів) оптимальний підхід до ситуацій, що виникають і самим коротким шляхом досягати мети.
У керівника мусять бути розвинуті організаційні здібності, вміння згуртувати колектив, мобілізувавши його на виконання прийнятих рішень, досягнення поставлених цілей.
Керівник повинен демонструвати самостійність підлеглим, створювати їм умови для успішного виконання службових обов’язків без втручання зверху.
Із самостійністю тісно пов’язана ініціативність у роботі. Дійсно, самостійність тільки тоді правомірна, якщо керівник розв’язує назрілі питання без вказівок і порад зверху, не чекає покращення загальної економічної ситуації в країні, а завзято шукає нетрадиційні засоби вирішення проблем, що постійно виникають.
Сучасний менеджер повинен мати фундаментальні знання з макро- і мікроекономіки, наукового менеджменту, теорії розпорядництва і лідерства, соціології, психології та права, інформаційної технології і комп’ютерної техніки.
Добра теоретична підготовка і досвід практичної роботи є передумовою того, щоб менеджер володів:
- мистецтвом керівництва, навиками роботи з людьми;
- політичною культурою;
- комплексним системним підходом до роботи;
- здібністю генерувати ідеї, трансформувати їх у практичні дії;
- творчою уявою, сучасним економічним мисленням;
- комп’ютерною грамотністю;
- правильним стилем життя і роботи, культурою спілкування;
- іноземними мовами, насамперед, англійською.
У процесі професійної діяльності і постійного самовдосконалення менеджер розвиває управлінські уміння. Ефективний менеджер повинен вміти:
- мислити масштабно, вирішувати стратегічні проблеми;
- діагнозувати організаційну систему, інтерпретувати ситуацію і робити правильні висновки;
- оперативно приймати і реалізувати нестандартні рішення;
- спрацьовуватися з людьми і мотивувати їх до високопродуктивної праці, вести за собою очолюваний колектив;
- раціонально організовувати свою працю і працю підлеглих, забезпечувати високу трудову дисципліну;
- об’єктивно підбирати, оцінювати і розставляти кадри;
- забезпечувати самоорганізацію трудового колективу, створювати сприятливий психологічний мікроклімат;
- орієнтуватися в людях, розуміти їх характери, здібності і психологічний стан;
- встановлювати ділові відносини з іншими керівниками;
- володіти собою в будь-якій ситуації;
- вміти вести розмову, бути красномовним, виразно, переконливо, аргументовано проводити переговори, мати почуття гумору.
Перераховані основні умови до умінь менеджера є трансформованими знаннями, які втілюються у здійсненні конкретних управлінських операцій: правильно планувати роботу, аналізувати ситуацію, проводити нараду, видавати розпорядження та ін.
У свою чергу уміння, доведені до рівня автоматизму (частково існують на півсвідомому рівні), називаються навичками. Навички забезпечують ефективність типових, часто повторюваних дій і знаходять свій вираз у веденні ділових переговорів з контрагентами, спілкуванні з підлеглими, користуванні комп'ютерною технікою та ін. Досвідчений керівник відрізняється від початківця саме наявністю та ступенем розвитку навичок.
На практиці ефективність діяльності залежить, з одного боку, від досвіду та якостей менеджера, а з іншого – від його здібностей. Розвинуті здібності є обов’язковою рисою сучасного менеджера. Здібності – це індивідуально-психологічні особливості індивіда, його потенціал, що є умовою успішного виконання завдань.
15.5. Нова парадигма менеджменту в XXI столітті
Даний матеріал взято із однойменної книги Пітера Друкера, який близько 50-років займався проблемами менеджменту. Будемо говорити про проблеми, які стануть актуальними завтра і тому нам необхідно готувати себе до виконання нових завдань в найближчому майбутньому.
За прогнозами спеціалістів у XXI ст. секторами росту в розвинутих країнах буде не „бізнес”, тобто не організована економічна діяльність, а некомерційний громадський сектор. Саме там менеджмент сьогодні найбільш потрібний; саме там практичне застосування менеджменту побудованого на теоретичних засадах може у найкоротший термін дати самі високі результати.
Головне питання менеджменту: чи існує єдино-правильний тип організаційної структури?
На сьогоднішній день зрозуміло, що такого явища, як єдино правильна організаційна структура (оптимальна) не існує в природі.
Тейлор взагалі не визнавав необхідності оргструктури на початку 20-го століття. Анрі Файоль першим вивчав організаційні структури в канун Першої світової війни. На початку XX ст. в США питаннями організації займались практики: Джон-Рокфелер старший (1839-1937), Дж. Морган (1838-1913) і Ендрю Карнегі (1835-1919). Генрі Форд (1863-1947) до самої смерті керував своєю компанією „Форд Мотор” на основі концепції відсутності структури. Він являв архетип авторитарного керівника минулого. Спочатку П’єр Дюпон (1870-1934), а потім Альфред Слоун відродили фірму „Дженерал Моторс” в 20-х роках минулого століття шляхом створення децентралізованої системи управління.
Зараз говорять про кінець ієрархії, однак це не так, тому що в кожній організації має бути безперечний авторитет „бос” – той, що приймає самі важливі рішення, якому підкоряються усі співробітники організації, або лідер.
Основними принципами організації слід визнати:
Перший принцип: організація повинна бути прозорою. Співробітники мають розуміти структуру підприємства (фірми), де вони працюють.
Другий принцип: в організаціях обов’язково має бути особа, яка приймає важливі рішення в межах своєї компетенції, а також бере на себе управління у кризових ситуаціях. Об’єм влади має бути відповідним об’єму відповідальності.
Третій принцип: кожен працюючий повинен мати тільки одного “господаря”. З часів римського права дійшла приказка про те, що раб, у якого три господарі, - вже не раб, а вільна людина.
Важливий структурний принцип: кількість рівнів має бути мінімальною тому, що згідно теорії інфляції “кожна додаткова ланка подвоює перешкоди та удвічі знижує цінність повідомлення”.
Чи існує єдино правильний спосіб управління персоналом? На сьогоднішній час менеджер не зобов’язаний володіти усіма знаннями та навиками, якими володіють його підлеглі, хоча не так давно це було головною вимогою часу.
Різними групами працівників (колективами) слід управляти по-різному; однією й тією ж групою працівників необхідно управляти по-різному у різних ситуаціях. Часто службовцями слід управляти як партнерами, а партнерство, за своїм змістом, виключає “управління”, оскільки передбачає рівність учасників.
Людьми не потрібно “управляти”.
Задача – направляти людей.
Мета – створити умови
для максимального і продуктивного
використання знань і навиків
кожного працівника.
Менеджмент, як в теорії, так і на практиці, має справу з організацією, тобто юридичною особою, тому рамки менеджменту визначаються юридично. Майже 100 років назад стало зрозуміло, що юридичні рамки заважають ефективному управлінню корпораціями.
Японцям приписують винахід, кейрецу – системи, яка передбачає об'єднання в одну систему менеджменту підприємств, що пов’язані економічно, але не юридично. Таке об'єднання забезпечує організації домінуюче становище в галузі та на ринку. Кейрецу будується не на партнерстві рівних, а на залежності постачальників від центру.
Насправді, принцип кейрецу було вперше застосовано у 1910 році американською компанією “Дженерал Моторс”, коли Вільям Дюран скуповував мілкі, але перспективні підприємства, які відносяться до автомобільної промисловості. Пізніше Дюран став включати до своєї компанії ключових постачальників, у результаті чого “Дженерал Моторс” стала самостійно випускати біля 70% всіх комплектуючих, перетворившись у найкрупніше виробниче об'єднання. Завдяки цьому, компанія за декілька років перетворилася у найбільш прибуткове автомобільне виробництво, беззаперечного лідера на американському автомобільному ринку. Створена Дюраном система на тридцять з лишнім років забезпечила “Дженерал Моторс” 30% цінову перевагу перед конкурентами, включаючи Ford. За планом Дюрана його дочірні підприємства зобов’язані були продавати 50% продукції своїм конкурентам, підтримуючи таким чином, конкурентноздатні ціни за конкурентноздатної якісті. Однак після Другої світової війни конкуруючі компанії перестали існувати, через що “Дженерал Моторс” втратила можливих споживачів та цінову перевагу на ринку, а упадок компанії продовжується і по цей день.
Помилки цієї компанії було враховано при створенні компанії Sears, яка стала найпотужнішою в США мережею роздрібної торгівлі побутовою технікою. Компанія Sears замість того, щоб купувати підприємства – конкуренти скуповувала невеликі пакети їх акцій, всі стосунки будувались із компаніями – постачальниками на конкурентній основі.
Інший приклад, компанія Марк енд Спенсер в Англії на початку 30 – их років ввела майже всіх своїх постачальників до власної системи менеджменту виключно на контрактній основі а не шляхом продажу акцій компанії. У 60 – их роках японці скопіювали (Тойота) саме цю модель кейрецу.
Нові уявлення про сучасний менеджмент повинні будуватись на тому, що сфера діяльності менеджменту не повинна обмежуватись юридичними рамками.
Менеджмент має бути оперативним і охоплювати увесь процес повністю. Він має орієнтуватись на результат та ефективність на всіх етапах економічного ланцюга.
Менеджмент сучасних компаній обмежується політичними границями. Приклад з автомобільною компанією Fiat, яка випускала автомобілі на території Італії, маючи дочірне підприємство у Відні (Австро - Угорщина), яке за обсягами виробництва перевищувало свою материнську компанію. Висока ступінь господарської та економічної незалежності привела до того, що під час Першої світової війни, коли Австрія з Італією стали ворогами, австрійці відкрили власні банківські рахунки для своєї Fiat, і компанія продовжувала працювати.
Значення національних границь визначається їх функцією обмеження. Практика менеджменту повинна у більшій мірі визначатись інтересами компанії, а не політичними інтересами держав.
Поле діяльності менеджменту – внутрішнє середовище організації. Необхідно визначити, що менеджмент і підприємство – це два різних аспекти одного й того ж процесу. Підприємець, який не вміє управляти не зможе розгорнути власну справу. Менеджмент, який не прагне до постійного оновлення (розвитку), - теж не має перспективи.
Менеджмент існує заради результатів, яких організація досягає у зовнішньому середовищі.
Менеджмент повинен визначати, яких результатів необхідно досягти; менеджмент повинен мобілізувати ресурси організації для досягнення цих результатів.
Менеджмент призначений для того, щоб люба організація мала можливість досягнути запланованого результату в зовнішньому середовищі за межами організації.
Демографічна катастрофа. В країнах Західної та центральної Європи, США та Японії коефіцієнт народжуваності давно же впав нижче границі простої відновлюваності населення, нижче 2.1 дитини на сім’ю В деяких районах Італії коефіцієнт народжуваності в 1991 році понизився до 0,8; в Японії він складає 1,3.
За прогнозами соціологів до кінця XXI ст. населення Італії може скоротитися на 20 – 22 млн. чол., при сьогоднішній чисельності 60 млн. чол., складатиме 40 – 45 млн. чол. У Західній Європі коефіцієнт народжуваності складає сьогодні 1,5, наближається до цих показників також і Україна.
У США коефіцієнт народжуваності також не перевищує 2,0, крім цього, він стабільно знижується.
В Японії, Південній Кореї та Германії чисельність населення сягла свого максимума.
В історії людства не було випадків, коли кількість людей пенсійного віку перевищувала б чисельність молодих людей, саме таку ситуацію ми можемо спостерігати сьогодні у деяких країнах Європи та в Україні. До цього прийдуть всі розвинені країни світу ще до середини XXI ст.
У старінні населення – демографічному феномені, якому багато уваги приділяють сьогодні економісти, політики, соціологи та громадськість багатьох держав – немає нічого нового. Це пов’язано з тим, що починаючи з XXI ст. спостерігається стійке збільшення протяжності життя. З тим, щоб вирішити цю проблему, у найближчі 20 – 30 років необхідно збільшити пенсійний вік за станом здоров'я, що відповідає сьогоднішнім 65-ти рокам, який у 1936 році було визнано пенсійним.
Основні наслідки цього процесу будуть наступні:
1) в ближчі 20 – 30 років демографічна ситуація у розвинених країнах буде визначати політичну, як дуже нестабільну. Це буде викликано значним рівнем міграції з країн третього світу;
2) у цей же період жодна з розвинених держав не буде мати міцного уряду і стабільної політичної ситуації. Швидше за все нормою стане політична нестабільність;
3) досягнення “організаційного” пенсійного віку повинно означати, що пенсіонер більш не повинен працювати повний день або цілий робочий рік, як звичайний службовець, він одержить право працювати декілька місяців у році. Заробітки пенсіонерів мають бути повністю звільнені від усіляких податків.
Організації, які будуть кращими у залученні та утриманні спеціалістів пенсійного віку і які зможуть від них добиватись максимальної продуктивності, одержать суттєві конкурентні переваги;
4) розвиненим державам необхідно чим швидше підвищити продуктивність праці, як основних працівників, так і пенсіонерів, особливо розумової праці. Якщо цього не трапиться, то держава та усі її організації втратять свій потенціал, а держава буде бідніти.
Зменшення кількості дітей у сім’ях: добре чи погано для вищої школи?
Розподіл доходів у 1890 році в розвинених державах працювали по 60 годин у тиждень, 54 тижні на рік з однією восьмиденною відпусткою на рік при 6-ти денному робочому тижневі. Під кінець XX ст. люди стали працювати менше 40 год./тиж. (у Германії 34 – 35 год.), не більше 47 тижнів на рік при 5-ти денному робочому тижневі з мінімальною відпусткою у 12 днів. Протяжність робочого часу скоротилась з 3000 год. на рік до 1500 год. Не виключено, що кількість робочого часу за тиждень скоро знову почне зростати.
Запитання для повторення і обговорення
- Навести перелік функцій менеджера в структурі управлінського процесу в організації.
- Виділити три основні управлінські ролі менеджера.
- Визначити місце та роль менеджера в організації.
- Як розподілено витрати робочого часу управлінцями різного рівня?
- Навести порівняльну характеристику основних світових систем управління.
- Дати характеристику 10-ом якостям успішного керівника за класифікацією українського вченого В. Терещенка.
- Розкрити суть дестимулюючих факторів, що впливають на діяльність менеджера
- Які фактори відносяться до стимулюючих творчу діяльність керівника?
- Вкажіть основні принципи ефективних керівників за визначенням П. Друкера.
- Дати характеристику головним якостям менеджера.
- Навести складові успішної роботи менеджерів.
- Зробити порівняльний аналіз особистих якостей менеджера в Англії і США.
- Проаналізувати структуру і динаміку використання робочого часу менеджера.
- Розкрити сутність фахових якостей менеджера сучасного типу.
- Якими здібностями до керівної роботи повинен володіти сучасний менеджер?
- Якими соціально-психологічними якостями повинен володіти менеджер сучасного типу?
- Яким, за визначенням П. Друкера, основним принципам має відповідати організація у XXI ст.
Тема 16. Організація та інформаційне забезпечення управлінської праці
Основні питання: 16.1. Сутність організації управлінської праці. 16.2. Організація робочого місця менеджера. 16.3. Механізація та автоматизація управлінської праці. 16.4. Культура та мистецтво менеджменту.
16.1. Сутність організації управлінської праці
Під організацією управлінської праці розуміють порядок, правила службової поведінки в апараті управління , спрямовані на виконання поточних та перспективних завдань керівниками, фахівцями та іншими працівниками управління відповідно до діючих посадових інструкцій та положень про структурні підрозділи.
Організація праці в апараті управління ґрунтується на розробці комплексу регламентів, які визначають місце і роль кожного структурного підрозділу апарату управління, порядок взаємозв’язків між ними, норми взаємовідносин всередині апарату управління, форми впливу на діяльність об’єкта управління, способи контактів з навколишнім середовищем.
При організації управлінської праці застосовуються три напрямки її поділу: функціональний, технологічний та кваліфікаційний.
Функціональний поділ праці полягає у закріпленні конкретних функцій управління за підрозділами чи окремими працівниками.
Технологічний поділ праці передбачає спеціалізацію працівників відповідно до трьох великих груп робіт: 1) керівництво структурним підрозділом, прийняття рішень на основі інформації про здійснення робіт відповідно до певної функції; 2) обробка інформації, яка надходить як від об’єкта управління, так і інших джерел, та створення комплекту документації, необхідної для здійснення функцій; 3) оформлення документації, її пересилання, зберігання, облік, сортування та ін.
Кваліфікаційний поділ праці – це ознака поділу праці, за якою співробітники виконують різну роботу, що відповідає їх кваліфікації та досвіду.
З розвитком ринкових відносин ефективність діяльності організації великою мірою залежить від кадрів управління. До кадрів управління належать працівники, які виконують функції управління або беруть участь в їх виконанні, інакше кажучи, працівники, що професійно здійснюють процеси управління і входять до апарату управління – менеджери.
Основні елементи системи роботи з кадрами управління: 1) добір і розстановка кадрів; 2) організація планомірної виховної роботи з кадрами; 3) підготовка і підвищення кваліфікації кадрів управління.
Управлінська праця є специфічним видом діяльності, який виділився в результаті поділу, спеціалізації та кооперації виробничої праці. Предметом управлінської праці є людина та її діяльність.
Наукова організація управлінської праці (НОП) – це комплекс заходів, які включають: 1) організаційне закріплення процесів поділу і кооперації управлінської праці, забезпечення необхідної кваліфікації працівників; 2) розподіл і розстановку кадрів по ланках системи управління; 3) регламентування діяльності та стосунків; 4) вибір систем і методів роботи; 5) раціональну організацію робочих місць і створення оптимальних умов праці та відпочинку; 6) нормування управлінської праці; 7) матеріальне і моральне стимулювання управлінської праці.
Наукова організація управлінської праці здійснюється з урахуванням принципів спеціалізації, пропорційності, безперервності, ритмічності, паралельності, прямоточності.
Одним з найважливіших важелів поліпшення організації праці є впровадження організаційного нормування управлінської праці, зокрема застосування нормативів структуризації апарату управління, його чисельності та управлінських процесів.
16.2. Організація робочого місця менеджера
З кожним роком збільшується обсяг оброблюваної в процесі управління інформації, тому виникають нові професії, поглиблюється поділ, кооперація та спеціалізація праці. Все це потребує певної організації робочих місць, їх планування, оснащення, створення оптимальних умов праці.
Вимоги до організації робочих місць можна згрупувати слідуючим чином: інформаційні, економічні, ергономічні, гігієнічні, естетичні, технічні, організаційні.
Інформаційні вимоги охоплюють комплекс заходів з інформаційного забезпечення робочого місця. До них відносяться: визначення обсягів і структури інформації, яка надходить на робоче місце, обробляється на ньому, створюється і передається на інші робочі місця; проектування інформаційних потоків, у систему яких включене робоче місце та ін.
Економічні вимоги передбачають таку організацію робочого місця в апараті управління, при якій витрати на утримання робочого місця мінімальні, проте достатні для його функціонування.
Ергономічні вимоги. Ергономіка – галузь науки, яка вивчає функціональні можливості людини в трудових процесах з метою створення для неї оптимальних умов праці, які роблячи її високопродуктивною та надійною, разом з тим забезпечують людині необхідні зручності та зберігають її сили, здоров’я і працездатність.
Гігієнічні вимоги – це вимоги до освітлення робочих місць, повітрообміну, температурного режиму, вологості, шуму та ін. факторів середовища, які впливають на здоров’я і працездатність людини.
Естетичні вимоги. Продуктивність праці людини значною мірою залежить від елементів зовнішнього оформлення середовища, в якому вона працює.
Технічні вимоги. Для будь-якої праці, насамперед, необхідний простір – це площа, на якій встановлено необхідні меблі та устаткування, яку займає сам працівник, а також площа проходів до столу, іншого робочого місця.
Діючі санітарні норми встановлюють розміри робочих площ для різних категорій службовців (табл. 16.1).
Таблиця 16.1
Розміри робочих площ для різних категорій працівників апарату управління
| № з\п | Назви управлінських посад | Площа робочого місця, м2 |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. | Інституційний рівень: | |
| 1.1 | Керівник підприємства, президент фірми, ректор | 45-55 |
| 1.2 | Віце-президенти, заступники керівника, проректори | 35-50 |
| 1.3 | Головний бухгалтер, головні спеціалісти | 25-40 |
| 2. | Управлінський рівень: | |
| 2.1 | Завідувач відділом, декан, завідувач магазином | 20-35 |
| 2.2 | Начальник цеху | 15-25 |
| 2.3 | Начальник відділу кадрів | 15-20 |
| 2.4 | Начальник виробничої дільниці | 12-20 |
| 3 | Технічний рівень: | |
| 3.1 | Завідувач кафедри, виконроб, завідувач відділом | 10-20 |
| 3.2 | Завідувач сектором, зав. лабораторією, завідувач бюро | 8-15 |
| 3.3 | Майстер | 8-10 |
| 3.4 | Старший продавець, службовці | 5-10 |
| 3.5 | Старший діловод, диспетчер | 6-8 |
| 3.6 | Завідувач машбюро, спеціаліст комп’ютерного набору, методист, старший диспетчер, диспетчер | 3-5 |
Людина, сидячи за робочим столом, може охопити тільки певний робочий простір, який обмежується відстанню її витягнутих рук і він становить 65-70 см завдовжки і 150-160 см завширшки. Тому стандартні письмові столи для більшості службовців мають розмір 75,0 х 150,0 см.
Відстань від письмового столу чи іншого устаткування до стіни або сусіднього робочого місця має становити 85 см.
Організаційні вимоги – це вимога до розміщення кабінету або робочого місця в адміністративно-управлінському апараті. Наприклад, кабінет керівника має бути поруч із кабінетом його першого заступника та головного бухгалтера, які в свою чергу повинні мати поруч кабінети, де розташовані місця своїх заступників, начальника планово-фінансового відділу, бухгалтерів, плановиків тощо. Необхідно також, щоб кабінет декана, заступників, методистів та диспетчерів були розташовані, як найближче. Бажано, щоб профільні кафедри знаходились в одному навчальному корпусі з адміністрацією факультету, оскільки між ними здійснюється значний потік документації.
З організаційної точки зору, дуже важливе значення мають комунікації як лінійні так і функціональні між підрозділами та службами у вигляді телефонного та факсимільного зв’язку. Сьогодні існує можливість здійснювати обмін інформацією через електронну пошту без зайвого множення паперів різної форми і вигляду та ін.
16.3. Механізація та автоматизація управлінської праці
Постійне зростання обсягу необхідної управлінської інформації потребує збільшення чисельності адміністративно-управлінського персоналу та відповідно витрат на управління. То природно шукати шляхи підвищення продуктивності управлінської праці. Для цього, більш оперативна обробка інформації можлива завдяки механізації та автоматизації управлінської праці.
Одним з найважливіших напрямків підвищення продуктивності праці службовців є посилення її технічної озброєнності на базі сучасних технічних засобів організаційної та обчислювальної техніки. Серед технічних засобів, які використовуються для механізації та автоматизації праці управлінських працівників виділяються:
1. Засоби складання документів, за допомогою яких здійснюється виготовлення документації, її копіювання і розмноження, обробка.
Для виготовлення текстових документів можуть використовуватися механічні та електричні друкарські машини, персональні комп’ютери.
Для економії часу при підготовці різних документів керівник може використовувати диктофон.
Копіювання і розмноження документів здійснюється за допомогою засобів світлокопіювання, фотокопіювання, електрографічного копіювання.
Засоби обробки документації – це в основному засоби оформлення кореспонденції, листопідбірні, ріжучі, окантовуючі і склеюючі засоби, паперознищуючі машини тощо.
2. Засоби передачі інформації – це засоби передачі усної інформації (телефонний та радіозв’язок, комутатори, які дають змогу вести розмову одночасно з кількома абонентами), передачі зображення (промислове телебачення), передачі письмової інформації (телеграф, телетайп, телефакси).
3. Засоби зберігання, пошуку і транспортування інформації. Для зберігання інформації використовують різноманітні засоби групування документів, місткості для зберігання дискет, дисків, магнітних стрічок.
4. Засоби для креслярських робіт і лічильних операцій. Універсальним засобом механізації та автоматизації праці службовців є ПЕОМ, забезпечений пакетом прикладних програм, базами даних, набір яких визначається тими функціональними завданнями, які вирішує користувач. На основі персональних комп’ютерів розроблені різні автоматизовані місця: економіста, бухгалтера, менеджера та ін. Персональний комп’ютер служить і засобом передачі інформації – через локальні мережі і спеціальні пристрої – модеми.
16.4. Культура та мистецтво менеджменту
Культура управління являє собою сукупність досягнень в організації при здійсненні процесу управління, організації управлінської праці, використанні техніки управління, а також вимоги, які висуваються до систем управління і працівників, обумовлених нормами і принципами суспільної моралі, етики, естетики, права.
У сучасній уяві управлінське мистецтво – це систематизовані й теоретичні узагальнення про кращі зразки (еталони), прийоми, методи та засоби успішної керівної діяльності, розвинуте вміння, з одного боку, ефективно використовувати теоретичні знання, а з другого – діяти в тих ситуаціях, для яких наука управління ще не виробила необхідних рекомендацій.
За такої трактовки мистецтво управління включає досить широке коло питань: мистецтво оперативної роботи; розвиток службових зв’язків та ділових контактів; мотивацію підлеглих до високопродуктивної праці; мистецтво переконання та підтримання високої дисципліни праці; мистецтво розв’язання конфліктних ситуацій та інших складних проблем (завдань); основи логіки доказу та елементи ораторського мистецтва; ефективний стиль управління на різних ієрархічних рівнях.
Мистецтво управління комплексно характеризує управлінську діяльність, яка відображає роль індивідуальних якостей менеджера і стиль його роботи в досягненні поставлених цілей. Тут найбільшого значення набувають особлива інтуїція, досвід роботи, характер освіти, професіоналізм, комунікабельність, тип мислення, переконаність, рішучість, ініціативність. Ці характеристики повинні бути притаманні кожному менеджеру, який займається управлінською діяльністю професійно. Але висока майстерність мистецтва управлінської діяльності не є загальною мірою наявності цих якостей, проявляється за певного поєднання цих ознак і їх відповідності конкретним обставинам діяльності і можливостям реалізації мети.
Мистецтво управління проявляється у стилі роботи менеджера, спілкуванні його з людьми, у здібностях неформального впливу на підлеглих, націлення їх на ефективну роботу. Саме мистецтво управління визначає співвідношення формального і неформального управління, формування авторитету менеджера і прояв його лідерства. Мистецтво управління проявляється також в методах і прийомах розробки управлінських рішень, підходах до оцінки, аналізу проблем вибору і обґрунтування кращого варіанту рішення серед можливих альтернатив.
Помилково вважають, що мистецтво управління – це тільки те, що дається людині природою. Діяльністні характеристики мистецтва управління можуть проявлятися, формуватися, відточуватися поступово, упродовж років життя. Не випадково Ф.Тейлор розглядав мистецтво управління як еволюцію, а не винахід.
Мистецтво управління – це поєднання освіти, досвіду й індивідуальності. Тому хоча управлінська діяльність – це мистецтво, але особи, які ним займаються, досягнуть кращих результатів, якщо будуть розуміти і використовувати науку, що лежить в основі цього мистецтва, що є найважливішим з усіх мистецтв.
Раціональна організація управлінської праці передбачає обґрунтований поділ, кооперацію і регламентацію праці в апараті управління, нормування складу, чисельності працівників, правильну розстановку і використання кадрів, застосування прогресивних методів і засобів праці. Відправним пунктом для раціональної організації управлінської праці повинно бути чітке визначення обсягу і складу робіт з управління.
Суттєвим елементом культури процесу управління на підприємстві є культура приймання відвідувачів, розмов по телефону, проведення нарад, засідань, зборів та ін. На підприємстві повинні бути розроблені і застосовуватись певні правила проведення і оформлення масових заходів, приймання відвідувачів. Особливістю цих заходів є те, що вони забезпечують найбільш повний і різноманітний обмін інформацією за незначний період часу і є дуже ефективною формою участі трудящих в управлінні.
Важливим елементом культури управління є культура умов праці. Від того, наскільки зручне приміщення і робоче місце працівника, наскільки вони відповідають санітарно-гігієнічним вимогам, значною мірою залежить продуктивність праці працівників апарату управління. У відповідному устаткуванні, оформленні приміщення і робочих місць працівників, у забезпеченні найбільш комфортабельних умов праці виявляється культура управління підприємством чи організацією.
Невід’ємним елементом культури управління є культура документації. Роль і значення документації в процесі управління величезні, оскільки жодна з функцій управління не може здійснюватись без інформації, основним носієм якої є документ. З документації починаються і завершуються практично всі сторони внутрішньої і зовнішньої діяльності організацій та підприємств, всі операції і процедури процесу управління. Отже, ефективність управлінської праці значною мірою залежить від оформлення документів, організації їх руху і зберігання, зручності користування, надійності та довговічності. Забезпечення високого рівня культури документації сприяє значній економії засобів, оскільки використання інформації, яка міститься в документах, супроводиться виконанням значного обсягу робіт і операцій, кількість яких зростає, якщо немає належної культури роботи з документами.
Значення культури управління в різноманітній управлінській діяльності величезне. Врахування елементів культури управління в управлінській діяльності дає змогу поліпшити організацію менеджменту, спростити і здешевити процес управління, забезпечити злагодженість і чіткість роботи апарату управління, підвищити трудову дисципліну на підприємстві.
Рівень культури управління можна оцінити показниками, які характеризують додержання системою і її складовими частинами моральних, юридичних, економічних, організаційних, технічних та естетичних норм.
Моральні норми регулюють поведінку людини в сфері моралі, усі відносини в суспільстві, в тому числі відносини управління. Додержання моральних норм керівником у процесі управління є важливим показником рівня його культури.