Учебно-методический комплекс по дисциплине «Документоведение»

Вид материала

Содержание

Методические рекомендации по подготовке к занятиям
7.1 Формализованные критерии оценки работы студентов
7.2 Тематика курсовых работ для студентов
7.3 Темы, выносимые для самостоятельного изучения
7.4 Контрольные вопросы
7.5 Тематика докладов

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Тема: Простые и сложные комплексы документов

Вопросы для обсуждения:

Определение, признаки заведения простых комплексов документов в текущем делопроизводстве.
Виды сложных комплексов документов.
Научно-историческая и практическая ценность документов.
Экспертиза ценности документов в текущем делопроизводстве.
Документные ресурсы общества.

Задания для самостоятельной работы студентов:

Дать понятия «комплекс документов», «дело».
Определить комплексы документов, содержащие оперативную информацию, порядок образования документального фонда юридического или физического лица.
Выявить порядок формирования архивного фонда организации.
Назвать основные принципы образования архивного фонда Российской Федерации.
Сделать выписки из Федерального закона Российской Федерации «Об архивном деле»; ГОСТа на терминологию.
Дать понятия «архивная коллекция», назвать порядок ее образования.
Рассмотреть критерии ценности документов, отбора на хранение.
Используя толковые словари и государственные стандарты, дать понятие «документационный ресурс» и его общую характеристику.

Методические рекомендации по подготовке к занятиям

Рассмотрение темы следует начать с изучения понятийного аппарата. Дать определения понятий по ГОСТ Р 51141–98: «дело», «архивный фонд», «документальный фонд», «архивная коллекция», «архивный фонд личного происхождения», «архив».

Обосновать причины формулирования документов в комплексы. Выяснить классификацию комплексов: первичные, ретроспективные и вторичные. Рассмотреть порядок формирования комплексов в текущем делопроизводстве и в архивах.

Тематика докладов:

Порядок формирования дел в текущем делопроизводстве.
Научная и историческая ценность документа.
Документальный фонд организации.
Коллекция документов.

Список источников и литературы

Источники

1. Основные источники

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2006. – №25. – Ст. 1569.
Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета. – 2004. – 27 октября. №237.
Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.

2. Дополнительные источники

ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.
ГОСТ 7.0–99. Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения.

Литература

1. Основная литература

Афанасьева, Л. П. Ресурсы Интернета как объект архивного хранения: проблемы экспертизы ценности / Л. П. Афанасьева // Секретарское дело. – 2004. – №8–9. – С. 86–93.
Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004.
Жукова, М. П. Экспертиза ценности документов и комплектование архивов (вчера, сегодня, завтра) / М. П. Жукова // Отечественные архивы. – 2004. – №4. – С. 37–44.
Рысков, О. И. Базы данных как особая группа экспертных документов организаций и важнейший информационный ресурс страны / О. И. Рысков // Делопроизводство. – 2004. – №2. – С. 40–43.

2. Дополнительная литература

2.1 Прохоров, А. Поисковые системы / А. Прохоров // Компьютер-пресс. – 2004. – №2. – С. 66–72.

Контрольное мероприятие по темам модуля 2:

Сдача зачета по терминологии.

Модуль 3

Практическое занятие №11 (2 часа)

Тема: Совершенствование документационных процессов

Вопросы для обсуждения:

Основные направления совершенствования документационных процессов.
Государственная политика в области управления документацией.
ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования: основа разработки, содержание, практика внедрения.
Современные проблемы автоматизации делопроизводственных процессов.

Задания для самостоятельной работы:

Составить конспекты, в которых отразить основные направления совершенствования документационных процессов.
Рассмотреть регламентацию документационных процессов в современных законодательных и нормативных актах.
Выписать основные понятия из ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007.
Определить этапы развития управления документацией.
Рассмотреть существующие автоматизированные системы управления документацией (АСУД).
Дать понятие «метаданные документа».
Подготовить реферат по одной из предложенных тем.

Тематика докладов:

Правовой режим электронного документа.
Технология применения электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
Проблема подлинности электронного документа.
Электронный документ в законодательстве зарубежных стран.

Список источников и литературы

Источники

1. Основные источники

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2006. – №25. – Ст. 1569.
ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования. – М.: Стандартинформ, 2007.

2. Дополнительные источники

Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета. – 2004. – 27 октября. – №237.

Литература

1. Основная литература

Варламова, Л. Н. Новый стандарт в области делопроизводства / Л. Н. Варламова // Секретарь-референт. – 2007. – №6. – С. 21–24.
Кузнецов, С. Л. Новый стандарт в области ДОУ // С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2007. – №3. – С. 35–39.
Митченко, О. Ю. Распределение ответственности по управлению документацией внутри организации (требования международного стандарта ИСО 15489–2001) / О. Ю. Митченко // Делопроизводство. – 2005. – №1. – С. 50–53.
Лазмин, М. В. ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» / М. В. Лазмин, Л. Н. Варламова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. – №7. – С. 8–9.

2. Дополнительная литература

Митченко, О. Ю. Международный стандарт по управлению документацией ISO 15489–2001 / О. Ю. Митченко, О. И. Рысков // Делопроизводство. – 2003. – №3. – С. 62–64.

Контрольные мероприятия по темам модуля 3:

Защита курсовой работы.
Сдача зачета по терминологии.
Подготовка и защита реферата по одной из тем, посвященных электронному документу.

7. Организация самостоятельной работы студентов

Ознакомившись с программой курса, студенты обязаны приступить к подбору источников и литературы. Рекомендуется сначала изучить общие работы и учебные пособия по делопроизводству, а затем различные статьи по отдельным аспектам темы. Приветствуется поиск студентом дополнительной справочной и специальной литературы.

Задания для самостоятельной работы даны в разделе, посвященном тематике практических занятий. Преподаватель на занятии осуществляет проверку документов, проводит устный опрос.

Студенты выбирают одну из предложенных тем докладов, но могут использовать свою тематику на основании материала практических занятий.

По итогам изучения дисциплины необходимо оформить реферат, структура которого включает элементы: титульный лист, содержание, введение, основная часть, заключение, список источников и литературы. Ссылки в реферате не обязательны, но все остальные структурные части должны соответствовать предъявляемым к письменным работам требованиям. Объем реферата от 10 до 15 страниц.

В конце изучения дисциплины студент разрабатывает должностную инструкцию для организации или конкретного органа государственной власти, положение о структурном подразделении, руководствуясь полученными на занятиях знаниями. Эти проекты оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30–2003 и других нормативных актов. Также студентам предлагается составить и напечатать распорядительные и информационно-справочные документы.

Пакет подготовленных студентом документов (по индивидуальным и коллективным заданиям) сдается преподавателю на проверку. Качество проектов учитывается при итоговой оценке знаний.

7.1 Формализованные критерии оценки работы студентов

Общая оценка знаний студента по дисциплине включает: сдачу промежуточных отчетностей; подготовку творческих заданий и проектов документов; анализ документов; выступление на практических занятиях с докладом; активное участие в обсуждении вопросов, предлагаемых преподавателем; оформление реферата, тестовые испытания, коллоквиум, устный зачет. Преподаватель может использовать систему штрафов, уменьшая набранные баллы. Предусматривается снятие баллов: за пропуск занятий без уважительной причины (минус 5 баллов); за отказ отвечать на вопросы преподавателя (минус 2 балла); за нарушение сроков выполнения учебных заданий (минус 2 балла); за качество оформления реферата, документа (минус 1 балл). Выступления студентов оцениваются по критериям: логика изложения, содержание, выводы. За дополнение и хорошо сформулированный вопрос плюс 1 балл. Возможно также начисление премиальных баллов за работы, выполненные на высоком уровне, особенно творческого характера. Студент, набравший в ходе текущего контроля не менее 35 баллов, допускается к зачету или экзамену. Если студент набрал недостаточно баллов, предусматривается собеседование по курсу в часы консультаций.

Распределение рейтинговых баллов по видам работ и контроля

Вид отчетности	Максимальное кол-во баллов
1	2
Анализ оформления бланков служебных документов	до 2 баллов
Анализ оформления документов (реквизитов документов) организации	до 2 баллов
Библиографическое описание работ авторов-специалистов по теме	до 2 баллов
Ведение лекционной тетради студента	до 2 баллов
Ведение тетради студента по практическим занятиям	до 2 баллов
Выполнение и защита контрольной работы	до 2 баллов
Выполнение и защита творческой работы	до 4 баллов
Выполнение практического задания при подготовке к занятию (по каждому виду работ)	до 2 баллов
Выполнение самостоятельной работы по теме	до 2 баллов
Выступление с научным докладом	до 2 баллов
Заполнение рабочей тетради студента	до 2 баллов
Заполнение унифицированных форм документов	до 2 баллов
Историографический анализ литературы по теме (анализ статей по теме, отдельному вопросу)	до 2 баллов
Оформление выписок из правовых актов, словарей, энциклопедий	до 2 баллов
Письменная работа на основе учебной литературы	до 2 баллов
Подготовка и защита реферата	до 2 баллов
Подготовка домашнего задания (за каждый вид работы)	до 2 баллов
Подготовка и ответ по теоретическим вопросам курса	до 4 баллов
Презентация проекта	до 2 баллов
Проектирование бланков документов организаций	до 2 баллов
Проектирование инструкции (положения)	до 2 баллов
Разработка и оформление документа по индивидуальным заданиям на занятиях	до 2 баллов
Регулярное посещение занятий	до 2 баллов
Редактирование текста	до 2 баллов
Сдача зачета по терминологии	до 2 баллов
Сдача коллоквиума	до 4 баллов
Составление (оформление) конспекта	до 2 баллов
Составление аннотации к тексту	до 2 баллов
Составление структуры, оформление текста служебного документа	до 2 баллов
Составление таблицы	до 2 баллов
Тестовые испытания	до 4 баллов
Другие виды работ	до 2 баллов

Форма учета знаний студента преподавателем

Фамилия, имя, отчество студента

Анализ документов (реквизитов, бланков)

Библиографическое описание по теме

Ведение конспекта (составление, оформление)

Ведение лекционной тетради

Ведение тетради по практическим занятиям

Выполнение и защита контрольной работы

Выполнение самостоятельной работы по теме

Выступление с научным докладом

Домашнее задание по теме

Дополнение к ответу, формулировка вопроса

Заполнение рабочей тетради студента

Заполнение унифицированных форм документов

Историографический анализ литературы (анализ статей)

Ответ по теоретическому вопросу

Оформление выписок из правовых актов

Практическое задание по оформлению документов (домашнее задание)

Презентация проекта

Письменная работа на основе учебной литературы

Подготовка и оформление документов на занятии

Подготовка и защита реферата

Посещение занятий

Проектирование бланков документов

Разработка инструкции, положения и др. документов

Редактирование, составление структуры, оформление текста

Сдача коллоквиума

Сдача зачета по терминологии

Составление аннотации к документу

Составление конспекта

Составление таблицы

Творческая работа (защита, оформление)

Тестовое испытание

Другие виды работ

Премиальные баллы (+)

Штрафные баллы (–)

7.2 Тематика курсовых работ для студентов

дневной и заочной форм обучения

1 курс, второй семестр

Берестяные грамоты: появление, использование в славянской письменности.
Сущность информационных и культурно-исторических функций документа, обеспечивающих процесс управления.
Свойства и особенности документной информации.
Классификация документов и информации.
История изображения двуглавого орла в качестве Государственного герба Российской империи.
Становление и современное состояние понятийного аппарата документоведения.
Перфорирование как способ фиксации информации.
Новейшие перспективные носители документированной информации.
Челобитная как особый вид документа.
Методы защиты от фальсификации метрических книг XVIII–XIX веков.
Возникновение и развитие делопроизводства на Руси (VIII–XIV вв.).
Развитие средств документирования.
Документоведение в системе других наук.
Документоведение как теоретическая основа делопроизводства и ДОУ.
Предпосылки зарождения и создание письменности.
Виды и функции информации. Открытая и закрытая информация.
Роль информации в социальных, экономических, управленческих процессах.
Древнейшие природные носители информации.
Развитие формы документа.
Использование печатей на документах в России в дореволюционный период.
Виды копий документов.
Проблемы подлинности и сохранности кинофотофонодокументов.
Правовой, управленческий и исторический аспекты в понятии «документ».
Оригинальность, подлинность и фальсификация документов.
Информационная сущность документа. Управление документацией в современных условиях.
Система технической документации.
Эволюция материальных носителей информации.
Бумажный носитель информации, его виды и применение.
Юридическая сила – основное свойство служебного документа.

2 курс, четвертый семестр

Проблемы и задачи совершенствования ДОУ в современных условиях.
Требования к составлению и оформлению организационно-правовых документов: положений.
Организационные документы акционерных обществ, совместных предприятий.
Приказ по основной деятельности: этапы подготовки, правила оформления.
Требования законодательства к порядку оформления и выдаче доверенностей. Реквизиты доверенности.
Структура, методика составления и особенности оформления должностной инструкции.
Приказ по личному составу: этапы подготовки, правила оформления.
Анализ особенностей языка и стиля служебных документов.
Унификация и стандартизация кадровой документации.
Унификация текста документа (типовые, трафаретные тексты, таблицы, анкеты, графики, диаграммы).
Использование новых, современных технологий в документировании деятельности конкретной организации, предприятия, фирмы.
Текстовые документы: способы создания, придание юридической силы.
Законодательное регулирование употребления гербовой символики на документах. Правила оформления реквизитов «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации».
Практика ведения деловой переписки за рубежом.
Согласование и редактирование – важнейшие этапы работы по созданию документа.
Правовое регулирование в области издания управленческих документов.
Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30–2003 и ранее действовавших нормативных актов в области ОРД.
Регламентация воспроизведения эмблемы на бланках организаций, федеральных ведомств. Требования законодательства к использованию товарного знака (знака обслуживания).
Виды и порядок применения печатей и штампов.
Отметки на документах: требования к их оформлению, значение.
Документы на новейших носителях информации: область применения и придание юридической силы.
Документирование деятельности конкретной организации (мелкой, средней, крупной).
Делопроизводство в структурном подразделении конкретной организации (крупной, средней).
Анализ требований к оформлению различных видов писем в зарубежной практике и отечественном делопроизводстве.
Оформление оттиска печати на документе. Методика проверки подлинности оттиска печати.
Документ как средство реализации функций управления. Значение, составление и оформление резолюции на документе.
Составление, оформление и характеристика особенностей текстов различных видов писем.
Документирование деятельности коллегиального органа.
Фиксация в документах организации проведения проверок, ревизий.
Распорядительная деятельность коллегиального органа и отражение управленческих решений в документах.

7.3 Темы, выносимые для самостоятельного изучения

Тема	Форма контроля (коллоквиум, контрольная работа и др.)
1. Терминология, используемая в области делопроизводства и архивного дела	Кроссворды, тесты
2. Концептуальные подходы специалистов в области ДОУ к понятиям «документ», «объект документоведения»	Коллоквиум
3. Теоретические основы документирования	Контрольная работа
4. Состав реквизитов, расположение, требования к их оформлению	Промежуточный зачет
5. Документирование управленческой деятельности	Практические задания по оформлению документов (по вариантам)

7.4 Контрольные вопросы

Контрольные вопросы к зачету, ч. 1 (2 семестр)

Развитие понятия «документ». Соотношение понятий «документ» и «информация».
Место и роль документов в различных областях деятельности человека.
Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документа.
Документоведение как научная дисциплина и ее связь с другими научными дисциплинами.
Общие функции документа.
Частные (специальные) функции документа.
Способы документирования и их развитие. Общая характеристика.
Материальные носители информации. Классификация материальных носителей.
Текстовое документирование и этапы его развития. Область применения.
Этапы развития письменности. Применение пиктографического письма и использование логограмм сегодня.
Техническое документирование. Виды комплексов технической документации.
Фотодокументирование. Появление, развитие, применение.
Кинодокументирование. Появление, развитие. Видеозапись. Область применения кинодокументов.
Фонодокументирование. Появление, развитие, применение.
Понятия «свойства» и «признаки» документа, соотношение понятий.

Оригинальность документов. Подлинность документов. Фальсификация документов и способы выявления подделок документа.
Копийность документа. Виды копий. Порядок удостоверения копий.
Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец.
Развитие формуляра документа XVI, XVII веков.
Формуляр документа XVIII века.
Формуляр текстового документа XIX – начала XX вв.
Современная структура и управление документацией в России.
Юридическая сила – основное свойство документа.
Документы на перспективных носителях.
Документообразующие признаки.
Электронное документирование. Юридическая сила документа в электронной форме.
Современные проблемы документоведения.
Средства документирования, их классификация, характеристика, применение.
Влияние носителя информации на долговечность документа.
Процедура документирования. Делопроизводственные операции.
Бумажный носитель информации, его появление, развитие, применение.

Контрольные вопросы к экзамену, ч. 1 (3 семестр)

Правовые основы документирования информации.
Классификация документов по признакам. Документы официальные, служебные, личные, личного происхождения.
Процедура документирования. Делопроизводственные операции.
Понятия «унификация» и «стандартизация». Объекты и задачи унификации в сфере ДОУ. Виды стандартов, их статус.
Методы унификации и стандартизации документов. Развитие унификации и стандартизации документов.
Понятия «унифицированная форма документа», «формуляр-образец». Формуляр современного управленческого документа.
Структура документа. Заголовочная, содержательная и оформительская части.
ГОСТ Р 6.30–2003. Его содержание, значение, область применения, статус. Состав и расположение реквизитов документов.
Требования к конструированию бланков. Виды бланков. Бланки предприятий различных форм собственности. Реквизиты, используемые для изготовления бланков.
Реквизит «наименование организации-автора документа», требования к нему. Реквизит «место составления документа».
Реквизит «справочные данные об организации-авторе документа», его состав. Правила оформления почтового адреса.
Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.
Даты в документе. Требования к их оформлению. Дата как составная часть других реквизитов.
Реквизиты «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату документа».
Порядок согласования документов. Внутреннее и внешнее согласование. Оформление реквизита на отдельном листе.
Состав удостоверения документа. Правила оформления реквизитов, удостоверяющих документ.
Отметки на документе, их значение и оформление.
Резолюция, ее значение, требования, предъявляемые к резолюции. Особенности оформления резолюции на отдельном листе.
Унификация текста документа. Структура текста различных служебных документов.
Заголовок к тексту документа, приложения к тексту, требования к их оформлению.
Общие требования к тексту документа.
Требования к оформлению текстов в табличной форме. Трафаретные тексты.
Способы утверждения документов. Правила оформления реквизита «гриф утверждения».
Требования к проставлению реквизита «оттиск печати». Перечень документов, на которых проставляется печать. Оттиск гербовой печати на документах.
Изображение гербовой символики на документах. Реквизит «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», регламентация использования.
Реквизит «место составления или издания документа».
Порядок подписания документов. Способы оформления реквизита «подпись».
Заверение копий документа.
Поисковые признаки документа. Реквизиты, идентифицирующие документ, его автора в электронной форме.

Общие требования к оформлению документов. Форматы бумаги, используемые для изготовления документов. Поля на документах, нумерация страниц и прочее.

Контрольные вопросы к экзамену, ч. 2 (4 семестр)

Виды и значение служебных документов. Операции документирования.
Понятие «системы документации», развитие систем. Классификация систем документации.
Унифицированные системы документации.
Назначение, определение и состав УСОРД. Развитие УСОРД.
Государственные стандарты по оформлению документов, входящих в УСОРД.
Общая характеристика системы организационно-правовой документации.
Требования к составлению и оформлению организационно-правовых документов.
Структура устава юридического лица, общие положения о порядке его составления и оформления.
Структура и оформление положения об организации или о структурном подразделении.
Оформление доверенностей. Виды доверенностей.
Структура и особенности оформления регламента коллегиального органа.
Правила оформления инструкций.
Структура должностной инструкции, методика составления.
Система плановой документации. Назначение и состав плановой документации.
Виды планов. Составление и оформление плановых документов.
Общая характеристика системы распорядительной документации.
Состав информации, особенности оформления и процедура удостоверения организационных документов – структура и штатная численность, штатное расписание.
Требования к составлению и оформлению распорядительных документов.
Требования к составлению и оформлению постановлений, решений.
Этапы подготовки распорядительного документа.
Требования к составлению и оформлению приказов по личному составу.
Оформление приказов, распоряжений по основной деятельности.
Состав и общая характеристика документов системы информационно-справочной документации.
Требования к составлению и оформлению служебных, объяснительных и докладных записок. Внутренние и внешние документы.
Требования к составлению и оформлению справок. Виды справок. Справки внутренние и внешние.
Требования к составлению и оформлению акта. Виды актов. Особенности удостоверения.
Переписка как вид делового общения.
Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем. Особенности оформления гарантийного письма. Использование стандартных выражений в деловых письмах.

Документирование коллегиальной деятельности организации, структурного подразделения, советов комиссий и т. д. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания.
Требования к составлению и оформлению протокола. Краткие и полные протоколы. Особенности протоколов заседаний федеральных органов исполнительной власти. Протоколы акционерных обществ.
Требования к составлению и оформлению телеграмм, телефонограмм. Структура факсимильного сообщения, особенности оформления.
Правила составления и оформления рецензий, отзывов и заключений.
Этикет служебного письма.
Язык и стиль служебных документов.
Правила оформления проектов законодательных и нормативных актов, принятых в федеральных органах исполнительной власти.
Понятие «комплексы документов». Первичные комплексы текстовых документов. Сложные комплексы.
Понятия «объединенный архив», «ценность документа», «экспертиза ценности». Принципы, критерии экспертизы ценности документа.
Проблема правового режима электронного документа.
Совершенствование документационных процессов.
Управление документацией.

7.5 Тематика докладов

Blog

Учебно-методический комплекс по дисциплине «Документоведение»

Содержание