Geum.ru

Учебно-методический комплекс по дисциплине «Документоведение»

Вид материалаУчебно-методический комплекс

Содержание


8.1 Развитие УСОРД. ГОСТ Р 6.30–2003: назначение, содержание, область применения (2 часа)
Методические рекомендации по подготовке к занятию
8.2 Требования к оформлению реквизитов
8.3 Требования к текстам служебных документов. Элементы текста (4 часа)
Методические рекомендации по подготовке к занятию
8.4 Оформление отметок на документах (2 часа)
Методические рекомендации по подготовке к занятию
8.5 Требования к оформлению бланков служебных документов (4 часа)
Методические рекомендации по подготовке к занятию
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10
Тема: Формуляр современного управленческого документа


8.1 Развитие УСОРД. ГОСТ Р 6.30–2003: назначение, содержание, область применения (2 часа)


Вопросы для обсуждения:


  1. ГОСТы 1970-х годов, регламентирующие систему организационно-распорядительной документации.
  2. Развитие УСОРД в 1990-е годы.
  3. Состав документов унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
  4. Характеристика ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. УСОРД. Требования к оформлению документов.
  5. Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30–2003 и ГОСТ Р.30–97.
  6. Состав реквизитов служебных документов.


Задания для самостоятельной работы студентов:

  1. Выяснить состав реквизитов организационно-распорядительных документов, закрепленный в ГОСТах 1970-х годов.
  2. Выявить изменения в требованиях к оформлению документов в соответствии с ГОСТ 6.38–90.
  3. Определить значение ГОСТ Р 6.30–97, объяснить проблемы, связанные с его внедрением.
  4. Выяснить область применения, назначение, структуру ГОСТ Р 6.30–2003.
  5. Провести анализ структуры формуляра современного управленческого документа, закрепленного в ГОСТ Р 6.30–2003.
  6. Составить конспект, выписав требования к оформлению реквизитов служебных документов, используя ГОСТ Р 6.30–2003, методические рекомендации ВНИИДАД к данному ГОСТу и типовую инструкцию по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти.


Методические рекомендации по подготовке к занятию


Изучая данную тему, необходимо обратиться к действовавшим в 1970-е годы стандартам на организационно-распорядительную документацию. Определить количество реквизитов и месторасположение каждого из них. Затем важно рассмотреть ГОСТ Р 6.38–90, который регламентировал единый порядок оформления документов. Его сменил новый стандарт с буквой «Р» (российский) ГОСТ Р 6.30–97, который вступил в силу в 1998 г. и действовал до 2001 года. Рассмотрение темы необходимо продолжить анализом ГОСТ Р 6.30–2003. Его следует сравнить с ранее действовавшим ГОСТ Р 6.30–97, подчеркнуть взаимопреемственность нормативных актов. Принципиальное отличие данных ГОСТов заключается в их статусе.


Тематика докладов по теме:

    1. История развития отдельных реквизитов (по выбору).
    2. Формуляр современного документа.
    3. Развитие УСОРД.
    4. Значение опыта советского делопроизводства для современной организации ДОУ.
    5. Роль ВНИИДАД в разработке нормативно-методических документов общегосударственного характера в сфере делопроизводства.


Список источников и литературы


Источники

    1. Основные источники



  1. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003.
  2. ГОСТ 6.38–72. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт СССР, 1972.
  3. ГОСТ 6.39–72. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец. – М.: Госстандарт СССР, 1972.
  4. ГОСТ 6.15.1–75. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения. – М.: Госстандарт СССР, 1975.
  5. ГОСТ 6.30–90. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт, 1990.
  6. ГОСТ Р 6.30–97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 1997.


2. Дополнительные источники


2.1 ГОСТ 116487–83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт СССР, 1983.

2.2 ГОСТ 6.10.2–83. Унифицированные системы документации. Термины и определения. – М.: Госстандарт СССР, 1983.

2.3 ГОСТ 6.10.4–84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М.: Госстандарт СССР, 1984.

Литература

1. Основная литература
      1. Быкова, Т. А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.
      2. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.
      3. Ларин, М. В. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30–2003 / М. В. Ларин, А. Н. Сокова. – 2-е. изд. – М.: МЦФЭР, 2006.
      4. Плешкевич, Е. А. Понятие «реквизит документа» к постановке вопроса / Е. А. Плешкевич // Делопроизводство. – 2005. – №1. – С. 15.
      5. Чуковенков, А. Ю. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.


2. Дополнительная литература


2.1 Кузнецова, Т. В. Делопроизводство как отражение системы и технологии управления / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2003. – №2. – С. 12–13.

2.2 Лившиц, Я. З. Из истории стандартизации и унификации документов в советских учреждениях / Я. З. Лившиц // Вопросы архивоведения. – 1964. – №3. – С. 85–94.

2.3 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 / Сост.: М. Л. Гаврилин, А. С. Красавин, Л. В. Кузнецов и др.; общ. ред. М. В. Ларин, А. Н. Сокова. – М.: Росархив; ВНИИДАД, 2003.

2.4 Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30–97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: «Научная книга», 1998.

2.5 Рогожин, М. Ю. Деловые документы в примерах и образцах / М. Ю. Рогожин. – 2-е изд. – М.: МЦФЭР, 2005.

2.6 Санкина, Л. В. Стандартизация организационно-распорядительной документации: юридический аспект / Л. В. Санкина // Классификаторы и документы. – 1996. – №3–4. – С. 18–23.


8.2 Требования к оформлению реквизитов,

идентифицирующих автора документа (2 часа)


Вопросы для обсуждения:


  1. Требования к оформлению реквизитов: наименование организации, справочные данные об организации.
  2. Идентификация автора документа в электронной форме (код организации, ИНН, ОГРН, идентификатор электронной копии документа).
  3. Изображение гербовой символики на документах, эмблемы.
  4. Реквизит «место составления и издания документа».


Задания для самостоятельной работы студентов:

    1. Определить реквизиты, содержащие сведения об организации – авторе документа.
    2. Провести анализ данных реквизитов по схеме: наименование реквизита, функциональное назначение, место расположения на документе, правила оформления в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30–2003.
    3. Сделать выписки из наиболее интересных статей, посвященных оформлению данной группы реквизитов и опубликованных в специализированных документоведческих периодических изданиях.


Методические рекомендации по подготовке к занятию


Изучая структуру формуляра управленческого документа, следует отметить разделение элементов на группы: реквизиты заголовочной (бланковой), содержательной и оформительской части. Реквизит «наименование организации» может иметь структуру, оформляется в соответствии с учредительными документами. Проанализировать состав обязательной и дополнительной информации в реквизите «справочные данные об организации». Необходимо дать обзор других реквизитов, идентифицирующих автора. Нужно отметить, что авторами могут быть организации, органы государственной власти, их структурные подразделения и должностные лица. Органы государственной власти и учреждения могут на бланках использовать гербовую символику, коммерческие организации часто на документах изображают эмблему.


Тематика докладов по теме:

      1. Изображение гербовой символики на документах.
      2. Требования типовой инструкции по делопроизводству к обозначению автора на документах.
      3. Реквизиты ИНН, ОГРН/КПП в составе справочных данных об организации.
      4. Правила оформления почтового адреса на служебных документах.


Список источников и литературы


Источники


1. Основные источники

  1. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003.
  2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 08.11.2005 №5360 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти – 2006. – №10.
  3. Постановление Правительства Российской Федерации от 07 декабря 1996 г. №1463 «Об использовании в названиях организаций «Россия», «Российская Федерация» (в ред. от 26.07.2004) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1996. – №51. – Ст. 5816.
  4. Правила оказания услуг почтовой связи. Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 №221 // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2005 – №17. – Ст. 1556.



2. Дополнительные источники


2.1 Федеральный конституционный закон Российской Федерации от 25 декабря 2002 г. №2-ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. от 30.06.2003) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2000. – №52 (ч. 1). – Ст. 5021; 2003. – №27 (ч. 1). – Ст. 2696.

2.2 Федеральный закон Российской Федерации от 08 августа 2001 г. №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (в ред. от 02.07.2005) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2001. – №33 (ч. 1). – Ст. 3431; 2005. – №27. – Ст. 2722.

2.3 Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.

Литература

1. Основная литература
  1. Быкова, Т. А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.
  2. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.
  3. Оксюта, А. А. Использование логотипа на фирменном бланке организации / А. А. Оксюта // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. – №10. – С. 7–25.
  4. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003. – М.: Росархив, 2003.
  5. Рогожин, М. Ю. Деловые документы в примерах и образцах / М. Ю. Рогожин. – 2-е изд. – М.: МЦФЭР, 2005.
  6. Чернышева, О. Н. «Простой» путь поиска своей эмблемы / О. Н. Чернышева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. – №11. – С. 37–48.
  7. Чернышева, О. Н. От товарного знака к корпоративному гербу / О. Н. Чернышева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. – №10. – С. 19–32.
  8. Чуковенков, А. Ю. Место составления или издания документа / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2004. – №7. – С. 22–23.
  9. Чуковенков, А. Ю. Наименование организации / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2004. – №1. – С. 22–25.
  10. Чуковенков, А. Ю. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» /А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.
  11. Чуковенков, А. Ю. Реквизиты документа: код организации / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2005. – №1. – С. 17.


2. Дополнительная литература

  1. Ермолаева, А. В. Изображение символики на правовых актах субъектов Российской Федерации (на примере Саратовской области) /А. В. Ермолаева // Секретарское дело. – 2001. – №2. – С. 14–16.
  2. Ларин, М. В. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30–2003 / М. В. Ларин, А. Н. Сокова. – 2-е. изд. – М.: МЦФЭР, 2006.
  3. Санкина, Л. В. Делопроизводство в коммерческой организации / Л. В. Санкина, Т. А. Быкова. – М.: МЦФЭР, 2005.
  4. Санкина, Л. В. Порядок оформления реквизитов в документах / Л. В. Санкина // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – №11. – С. 14–23; №12. – С. 18–21.
  5. Энциклопедия секретаря / В. И. Андреева, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. – М.: МЦФЭР, 2004.


8.3 Требования к текстам служебных документов. Элементы текста (4 часа)


Вопросы для обсуждения:

  1. Общие требования к текстам документов.
  2. Унификация текстов отдельных видов служебных документов.
  3. Лексические требования к текстам управленческой документации.
  4. Применение общепринятых сокращений слов при создании документа.
  5. Язык и стиль служебных документов.
  6. Элементы текста: наименование вида документа, заголовок к тексту, отметка о наличии приложения.
  7. Требования, предъявляемые к оформлению таблиц.


Задания для самостоятельной работы студентов:

    1. Определить назначение реквизита «текст документа».
    2. Назвать формы унифицированных текстов служебных документов.
    3. Изучить требования к официально-деловому стилю.
    4. Определить алгоритмы составления документов.
    5. Ознакомиться с правилами набора текстов на компьютере.
    6. Проанализировать тексты служебных документов из коллекции преподавателя.
    7. Рассмотреть требования к оформлению текста в табличной форме.
    8. Составить заголовок, аннотацию к тексту, предложенному преподавателем.
    9. Составить конспект по корректурным знакам.
    10. Отредактировать текст документа по индивидуальному заданию преподавателя.
    11. Сделать выписки из ГОСТа, регламентирующего общепринятые сокращения слов.
    12. Оформить текст документа, предложенный преподавателем в виде анкеты, связного текста и таблицы.


Методические рекомендации по подготовке к занятию


Изучение темы следует начать с определения «текст документа». Дать характеристику структурным элементам текста, охарактеризовав реквизиты «заголовок к тексту», «отметка о наличии приложения». Перечислить основные требования к текстам служебных документов. Необходимо дать характеристику официально-деловому стилю. Отметить, что тексты документов составляются на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством.

Рассмотреть формы унифицированного текста: связный текст, текст-трафарет, анкета и таблица. Подчеркнуть цель унификации текстов. Структура текста может быть установлена в унифицированной форме документа или определяться требованиями нормативных актов, регламентирующих создание отдельных видов документов (привести примеры). Проанализировать тексты документов, предложенных преподавателем. Найти ошибки в оформлении реквизитов «заголовок к тексту» и «отметка о наличии приложения».


Тематика докладов по теме:

  1. Официально-деловой стиль служебных документов.
  2. Использование общепринятых сокращений в текстах служебных документов.
  3. Требования к составлению аннотации к документу.
  4. Редактирование текстов служебных документов.


Список источников и литературы


Источники


1. Основные источники

  1. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003.
  2. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.
  3. ГОСТ 7.12–93. Библиографическая запись. Сокращения слов в русском языке. – М.: Госстандарт России, 1995.
  4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 08.11.2005 №5360 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти – 2006. – №10.


2. Дополнительные источники

  1. Федеральный закон Российской Федерации от 01 июня 2005 г. №53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2005. – №23. – Ст. 2199.
  2. Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. №1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002) // Ведомости СНД и ВС РСФСР. – 1991. – №50. – Ст. 1740; 2002. –№50.– Ст. 4926.
  3. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.


Литература


1. Основная литература

  1. Быкова, Т. А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – 2-е изд. перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.
  2. Ларин, М. В. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30–2003 / М. В. Ларин, А. Н. Сокова. – 2-е. изд. – М.: МЦФЭР, 2006.
  3. Янковая, В. Ф. Приложения к документам / В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2006. – №2. – С. 26–27.
  4. Чуковенков, А. Ю. Деление текста документа / А. Ю. Чуковенков // Секретарь-референт. – 2007. – №2. – С. 26–31.
  5. Каменева, Е. М. Некоторые тонкости оформления приложений / Е. М. Каменева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2003. – №11. – С. 26–42.
  6. Чуковенков, А. Ю. Текст документа / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2004. – №6. – С. 17–21.
  7. Чуковенков, А. Ю. Заголовок к тексту / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2004. – №5. – С. 23–24.
  8. Митченко, О. Ю. Требования к рефератам и аннотациям на издание и документы // Секретарское дело. – 2005. – №1. – С. 16–19.


2. Дополнительная литература

  1. Богоутдинова, Ю. И. Об особенностях официально-делового стиля документов / Ю. И. Богоутдинова // Секретарское дело. – 2000. – №3. – С. 19–21.
  2. Власенков, А. И. Русский язык: Грамматика. Текст. Стили речи: Учеб. пособие / А. И. Власенков, Л. М. Рыбченкова. – 5-е изд. – М.: Просвещение, 2000.
  3. Голуб, И. Б. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие / И. Б. Голуб. – М.: Логос, 2002.
  4. Дулина, Н. Н. Варианты клише в текстах деловых писем / Н. Н. Дулина, С. П. Кушнерук // Секретарское дело. – 2003. – №6. – С. 10–30.
  5. Колокольцева, Т. Н. Категория точности в текстах деловых документов (на материале актов о наступлении страхового события) / Т. Н. Кольцова, И. В. Колесова // Секретарское дело. – 2002. – №4(29). – С. 21–22.
  6. Коссов И. А. Юридические термины в служебных документах // Секретарское дело. – 2000. – №1(18). – С. 11–13.
  7. Котенкова, Н. А. Деловой стиль / Н. А. Котенкова // Секретарское дело. – 2001. – №3. – С. 20–22.
  8. Котенкова, Н. А. Категория вежливости в деловом письме / Н. А. Котенкова, Т. Н. Колокольцева // Секретарское дело. – 2002. – №3(28). – С. 20–21.
  9. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.
  10. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. В. А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.
  11. Рахманин, Л. В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие / Л. В. Рахманин. – 4-е изд., испр. – М.: Высш. шк.: ИНФРА-М, 1998.
  12. Розенталь, Д. Э. Справочник по правописанию и литературной правке / Д. Э. Розенталь. М., 1998.
  13. Розенталь, Д. Э. Справочник по пунктуации для работников печати / Д. Э. Розенталь. – М., 1984.
  14. Словарь сочетаемости слов русского языка / Под ред. П. Н. Денисова, В. В. Морковкина. – М., 1983.
  15. Сысоева, Л. А. Эффективная организация работы с документами в текстовом редакторе (использование стилей) / Л. А. Сысоева // Секретарское дело. – 2001. – №1(22). – С. 50–54.
  16. Чуковенков, А. Ю. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.
  17. Чуковенков, А. Ю. Требования к оформлению текста документов / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая // Секретарское дело. – 2000. – №1(18). – С. 6–8.
  18. Энциклопедия секретаря / В. И. Андреева, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. – М.: МЦФЭР, 2004.
  19. Янковая, В. Ф. Деловой стиль (о специфике языка управленческих документов) / В. Ф. Янковая // Секретарское дело. – 2001. – №4(25). – С. 17–19.
  20. Янковая, В. Ф. Числительные в деловой речи / В. Ф. Янковая // Секретарское дело. – 2002. – №3. – С. 23–26.


8.4 Оформление отметок на документах (2 часа)


Вопросы для обсуждения:


  1. Требования к оформлению юридически значимых реквизитов служебных документов.
  2. Оформление делопроизводственных отметок на документах.


Задания для самостоятельной работы студентов:

    1. Изучить требования ГОСТ Р 6.30–2003 к расположению и оформлению реквизитов, придающих юридическую силу документам: дата, регистрационный номер, подпись, виза согласования, гриф согласования, гриф утверждения, резолюция, отметка о заверении копии.
    2. Выяснить порядок оформления отметок, проставляемых в процессе создания документа: ссылка на регистрационный номер и дату документа; отметка об исполнителе; адресат.
    3. Определить состав и изучить требования к оформлению реквизитов, проставляемых в результате обработки и исполнения документа: отметка о поступлении в организацию, отметка о контроле, отметка об исполнении и отправлении в дело.
    4. Рассмотреть порядок оформления отметок, идентифицирующих документ в электронной форме: код формы документа, идентификатор электронной формы документа.
    5. Обсудить проблему регламентации реквизитов организационно-распорядительной документации.
    6. Подготовить творческую работу, посвященную эволюции одного из реквизитов данной категории.
    7. Провести анализ оформления отметок в документах организации.


Методические рекомендации по подготовке к занятию


Следует отметить, что все реквизиты организационно-распорядительной и информационно-справочной документации отражают этапы работы с ними. Часть реквизитов наносится на документ непосредственно в процессе создания, другие содержат информацию о комплектовании информационно-документационного фонда организации. Особое значение имеют отметки, придающие юридическую силу документу. Все реквизиты рассмотреть по схеме: функциональное назначение, расположение, правила и варианты оформления. При этом необходимо изучить рекомендации, закрепленные в ГОСТ Р 6.30–2003, Типовой инструкции по делопроизводству. После рассмотрения реквизитов, определенных в нормативных актах, необходимо дать обзор других отметок, используемых в практике, но непредусмотренных ГОСТ Р 6.30–2003: отметка об ограничении доступа к документу, отметка о государственной регистрации (например, в органах инспекции по труду), виза ознакомления, заверительная подпись и др.

В итоге важно отметить отсутствие законодательного документа, закрепляющего основной состав реквизитов любого документа. Состав элементов официального документа зависит, безусловно, от вида документа, но без некоторых реквизитов не обходится создание любого из них. В практике применяется более пятидесяти реквизитов, а регламентируются нормативными актами только наиболее важные из них.


Тематика докладов по теме:

      1. История развития отметки, проставляемой на служебном документе (по выбору).
      2. Оформление резолюции на документе.
      3. Виды печатей. Оттиск печати на документах.
      4. Придание юридической силы копии документа.
      5. Порядок внутреннего визирования и внешнего согласования документа.


Список источников и литературы


Источники


1. Основные источники

  1. Федеральный закон Российской Федерации от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2002. – №43. – Ст. 4169.
  2. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2003.
  3. ГОСТ Р 51511–2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. – М.: Госстандарт России, 2002.
  4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 08.11.2005 №5360 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти – 2006. – №10.

2. Дополнительные источники
  1. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. №438 «О Едином государственном реестре юридических лиц» (в ред. от 26.02.2004) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2004. – №6. – Ст. 178.
  2. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.
  3. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.
  4. ГОСТ 6.10.4–84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М.: Госстандарт СССР, 1984.
  5. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 001–93 (ОКУД). – М.: Госстандарт России, 1998 (в ред. от 01.05.2005).

Литература

1. Основная литература

  1. Быкова, В. Резолюция на документе как разновидность управленческого решения / В. Быкова // Секретарское дело. – 2006. – №7. – С. 11–15.
  2. Быкова, Т. А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.
  3. Истомина, Е. С. Жизнь с ЭЦП. Проблемы и пути решения // Делопроизводство. – 2004. – №2. – С. 65–67.
  4. Каменева, Е. М. Реквизиты, отражающие этапы обработки документов и ход их исполнения / Е. М. Каменева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. – №1. – С. 42–50.
  5. Камполе, Н. Оформление реквизита «адресат» / Н. Камполе // Секретарское дело. – 2007. – №7. – С. 14–18.
  6. Католиков, М. Г. Появление и развитие состава удостоверения документа (подпись и печать) / М. Г. Католиков // Секретарское дело. – 2004. – №4. – С. 18–22.
  7. Краснов, В. В. Копии, выписки, дубликаты документов // В. В. Краснов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2005. – №11. – С. 14–17.
  8. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.
  9. Ларин, М. В. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30–2003 / М. В. Ларин, А. Н. Сокова. – 2-е. изд. – М.: МЦФЭР, 2006.
  10. Рогожин, М. Ю. Деловые документы в примерах и образцах / М. Ю. Рогожин. – 2-е изд. – М.: МЦФЭР, 2005.
  11. Чуковенков, А. Ю. Отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении в организацию / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2004. – №12. – С. 20–21.
  12. Чуковенков, А. Ю. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.
  13. Янковая, В. Ф. Подпись на документе / В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2007. – №5. – С. 17–23.
  14. Янковая, В. Ф. Резолюция на документе / В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2006. – С. 30–32.
  15. Янковая, В. Ф. Согласование и рассылка / В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2007. – С. 20–23
  16. Янковая, В. Ф. Утверждение документов / В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2006. – №3. – С. 28–31.

2. Дополнительная литература
  1. Брызгалова, К. М. Инициалы и фамилия: что писать в начале? / К. М. Брызгалова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2004. – №9. – С. 27–33.
  2. Гордеева, О. Применение электронной цифровой подписи / О. Гордеева // Секретарское дело. – 2006. – №6. – С. 12–17.
  3. Доронина, Л. Реквизит «Адресат» / Л. Доронина // Служба кадров. – 2004. – №3. – С. 81–84.
  4. Илюшенко, М. Регистрация документов и их индексация. Что общего в этих понятиях? / М. Илюшенко // Секретарское дело. – 2007. – №7. – С. 15–21.
  5. Крестникова, О. Н. Адресат: оформляем правильно / О. Н.Крестникова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. – №2. – С. 8-12.
  6. Пащенко, В. Г. Автограф на документе. Как проверить его подлинность? / В. Г. Пащенко. – Секретарское дело. – №2. – С. 25–27.
  7. Санкина, Л. В. Визирование и согласование / Л. В. Санкина // Секретарское дело. – 1997. – №1. – С. 17–19.
  8. Сокова, А. Реквизит «Оттиск печати» / А. Сокова // Служба кадров. – 2004. – №4. – С. 81–84.
  9. Чуковенков, А. Ю. Реквизиты документа: регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер документа / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2004. – С. 17–19.
  10. Чуковенков, А. Ю. Реквизиты документа: справочные данные об организации / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2004. – №2. – С. 19–20.
  11. Энциклопедия секретаря / В. И. Андреева, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. – М.: МЦФЭР, 2004.
  12. Янковая, В. Ф. Подлинник, копия, дубликат / В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2005. – №11. – С. 21–24.
  13. Янковая, В. Ф. Реквизиты обработки документов / В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2005. – №10. – С. 81–87.



8.5 Требования к оформлению бланков служебных документов (4 часа)


Вопросы для обсуждения:


  1. Виды и состав реквизитов бланков служебных документов.
  2. Особенности бланков с изображением гербовой символики.


Задания для самостоятельной работы студентов:

    1. Дать понятие «бланк документа».
    2. Изучив раздел IV ГОСТ Р 6.30–2003, назвать виды бланков и способы расположения реквизитов бланков.
  1. Перечислить состав реквизитов разных видов бланков.
  2. Определить особенности оформления бланков организаций различных форм собственности.
  3. Изучить законодательное регулирование изображения гербовой символики на бланках (Государственного герба Российской Федерации и герба субъекта Российской Федерации).
  4. Составить различные виды бланков для конкретной организации.
  5. Провести анализ бланков из коллекции.


Методические рекомендации по подготовке к занятию


Необходимо рассмотреть назначение бланков, порядок их унификации в организации. Следует изучить требования к размещению реквизитов в бланке, к выбору шрифта. Особое внимание уделить правилам оформления бланков на двух языках, на государственном языке субъекта Российской Федерации. Рассмотреть бланки структурных подразделений организаций, органов государственной власти.

При изучении темы студенты должны знать порядок размещения реквизитов «Государственный герб», «герб субъекта Российской Федерации», «эмблема организации». Студентам важно понять разницу между бланком организации и бланком должностного лица, усвоить порядок их применения.

Необходимо рассмотреть копии бланков организаций, определить ошибки. Анализ провести по схеме:

а) определить вид бланка;

б) корректно описать ошибки: в каком реквизите, что неверно оформлено, как нужно правильно оформить;

в) оформить бланк без ошибок на основе информации анализируемого бланка.

Если каких-либо сведений не хватает, использовать вымышленную информацию. Для организации своего населенного пункта напечатать все виды бланков.

Тематика докладов по теме:

      1. Применение бланков для составления документов в советский период.
      2. Использование и учет бланков с изображением Государственного герба РФ.
      3. Ответственность должностных лиц за создание, учет, хранение официальных бланков.



Список источников и литературы

Источники

1. Основные источники
  1. Федеральный конституционный закон Российской Федерации от 25 декабря 2002 г. №2-ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2000. – №52 (ч. 1). – Ст. 5021; 2003. – №27 (ч. 1). – Ст. 2696.
  2. Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. №3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания, наименованиях мест происхождения товаров» (в ред. от 11.12.2002) // Ведомости СНД Российской Федерации и ВС Российской Федерации. – 1992. – №42. – Ст. 2322; 2002 – №50. – Ст. 4927.
  3. Федеральный закон Российской Федерации от 18 декабря 1997 г. №152-ФЗ «О наименованиях географических объектов» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1997. – №51. – Ст. 5718.
  4. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2005. – №17. – Ст. 1556.


2. Дополнительные источники


2.1 Постановление Правительства Российской Федерации от 07 декабря 1996 г. №1463 «Об использовании в названиях организаций «Россия», «Российская Федерация» (в ред. от 26.07.2004) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1996. – №51. – Ст. 5816.

2.2 Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изм. от 08.06.2001) // Собрание законодательства Российской Федерации. –1996.– №2. – Ст. 123; 2001. – №24. – Ст. 2461.

2.3 ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.


Литература


1. Основная литература

  1. Быкова, Т. А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.
  2. Ларин, М. В. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30–2003 / М. В. Ларин, А. Н. Сокова. – 2-е. изд. – М.: МЦФЭР, 2006.
  3. Оксюта, А. А. Использование логотипа на фирменном бланке организации / А. А. Оксюта // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. – №10. – С. 7–25.
  4. Топчиева, И. В. Правила составления и оформления бланков писем организаций на двух языках // Секретарское дело. – 2006. – №1. – №10–13.
  5. Чернышева, О. Н. «Простой» путь поиска своей эмблемы / О. Н. Чернышева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. – №11. – С. 37–48.
  6. Чернышева, О. Н. От товарного знака к корпоративному гербу / О. Н. Чернышева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. – №10. – С. 19–32.
  7. Чернышева, О. Н. Реквизит №1, или геральдика в делопроизводстве / О. Н. Чернышева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. – №8. – С. 6–19.
  8. Чуковенков, А. Ю. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.
  9. Энциклопедия секретаря / В. И. Андреева, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова и др. – М.: МЦФЭР, 2004.


2. Дополнительная литература

  1. Демушкин, А. С. Требования к бланкам документов / А. С. Демушкин // Справочник кадровика. – 2001. – №8. – С. 71–81.
  2. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.
  3. Янковая, В. Ф. Требования к бланкам документов // Служба кадров и персонал. – 2005. – №5. – С. 80–87.


Контрольные мероприятия по темам модуля 3:
    1. Тестирование.
    2. Сдача зачета по терминологии.
    3. Выполнение и защита контрольной работы.
    4. Подготовка и защита реферата.

Часть 3


Модуль 1


Практическое занятие №9 (30 часов)