А. В. Строкович управление проектами издательство нуа народная украинская академия а. В. Строкович управление проектами учебное пособие
| Вид материала | Учебное пособие |
- Е. А. Подольская управление социальными процессами издательство нуа народная украинская, 3428.66kb.
- Программа курса «управление проектами» Часть І. Основы управления проектами (8 акад, 1033.59kb.
- И. В. Головнева психологические основы кадрового менеджмента издательство нуа народная, 2824.07kb.
- Календарно-сетевое планирование и управление «Методология» управления проектами Управление, 9.71kb.
- Календарно-сетевое планирование и управление «Методология» управления проектами Управление, 10.14kb.
- Программа дисциплины История и методология управления проектами для направления 080200., 199.5kb.
- Гергерт Дмитрий Владимирович Оценка и управление финансами проекта (на примере конкретной, 40.6kb.
- Гергерт Дмитрий Владимирович Оценка и управление финансами проекта (на примере конкретной, 43.14kb.
- Гергерт Дмитрий Владимирович Оценка и управление финансами проекта (на примере конкретной, 40.51kb.
- Учебно-методический комплекс дисциплины: Управление проектами Специальность, 2083.48kb.
Тема 4. Планирование ресурсов и бюджета
1. Цели, назначение и виды планов.
2. Сетевые модели комплекса работ.
2.1. Метод критического пути.
2.2. Метод оценки и проверки программ.
3. Календарные планы. Потребность в ресурсах.
4. Взаимосвязь сметного и календарного планирования.
5. Порядок планирования затрат и бюджета.
1. Цели, назначение и виды планов
Одной из основных функций менеджмента является планирование. Основная цель планирования – интеграция всех участников проекта для выполнения комплекса работ, обеспечивающих достижение конечных результатов проекта.
Планирование представляет набор действий, предусматривающих определение целей и параметров взаимодействия между работами и организациями-участниками, распределение ресурсов и выбор других организационных, технологических и экономических решений, обеспечивающих достижение поставленных в проекте целей [23].
Традиционно сложилась следующая система планов. На предынвестиционной стадии в составе так называемого обоснования инвестиций и технико-экономического обоснования – укрупненный (предварительный) план реализации проекта, включая потребности в основных видах ресурсов.
В методологии управления проектами сформирована следующая система планов. Проект имеет четыре фундаментальных уровня управления [22, 27]:
– концептуальный;
– стратегический;
– тактический, включающий текущий и оперативный.
Для каждого уровня должен быть разработан соответствующий план.
На концептуальном уровне определяются цели, задачи проекта, рассматриваются альтернативные варианты действий по достижению намеченных результатов с оценкой негативных и позитивных аспектов каждого варианта, устанавливаются концептуальные направления реализации проекта, включая описание предметной области, укрупненной структуры работ и логики их развития, основные этапы, предварительную оценку продолжительности, стоимости и потребности ресурсов.
Стратегический план определяет:
– целевые этапы и основные вехи, характеризующиеся сроками ввода объектов, производственных мощностей, объемами выпуска продукции;
– этапы проекта, характеризующиеся сроками завершения комплексов работ, сроками поставки продукции (оборудования), сроками подготовки фронта работ,
– кооперацию организаций исполнителей;
– потребности в материальных, технических и финансовых ресурсах с распределением по годам, кварталам.
Основное назначение плана на этом уровне показать, как промежуточные этапы реализации логически выстраиваются по направлению к конечным целям проекта. Стратегический план устанавливает стабильное внешнее и внутреннее окружение, фиксированные цели для проектной команды и обеспечивает общее видение проекта.
Проект-менеджер увязывает отдельные вехи в единой стратегии проекта с инвестором и знакомит с этим планом проектную команду. Также на этом уровне фокусируется внимание на промежуточных этапах, которые помогают распределить работу по подразделениям команды. Они знают, что должны выполнить свой этап к определенной дате для того, чтобы обеспечить дальнейшее выполнение проекта.
На тактическом уровне:
– текущий план: уточняет сроки выполнения комплексов работ, потребность в ресурсах, устанавливает четкие границы между участками работ, за выполнение которых отвечают различные организации-исполнители, в разрезе года и квартала;
– оперативный план: детализирует задания участникам на месяц, неделю, сутки по комплексам работ.
Планы могут детализироваться по функциям управления. Функциональный план разрабатывается на каждый комплекс работ или на комплекс работ, выполняемых одной организацией.
Также следует различать планы по степени охвата работ проекта [8]:
– сводный, комплексный, главный (на все работы проекта),
– детальный (частный) по организациям-участникам по видам работ.
Типы календарных планов выбираются в зависимости от целей планирования, особенностей проекта и организации управления.
Основные этапы процесса планирования включают:
– цели, задачи и основные технико-экономические показатели проекта, продолжительность и ресурсы, спецификацию выполняемых работ и этапов проекта;
– структуризацию проекта, организационно-технологические решения;
– сетевые модели пакетов;
– оценку реализуемости, оптимизацию по срокам и критериям качества использования ресурсов и другим критериям;
– потребности в ресурсах;
– документы по пакету планов;
– утверждение планов и бюджета;
– доведение плановых заданий до исполнителей;
– подготовку и утверждение отчетной документации для контроля планов.
На рис. 4.1. представлены основные и вспомогательные процессы планирования.
Рис. 4.1. Процессы планирования [22]
2. Сетевые модели комплекса работ
Сетевой моделью (сеть, граф сети, PERT-диаграмма) называется ориентированный граф, используемый для описания зависимостей между работами и этапами проекта. Сетевые модели целесообразно использовать только для сложных проектов.
Сетевая диаграмма отображает сетевую модель в графическом виде как множество вершин, соответствующих работам, связанных линиями, представляющими взаимосвязи между работами. Этот граф называется сетью типа «вершина–работа» или диаграммой предшествования- следования, является наиболее распространенным представлением сети (см. рис. 4.2.).
Рис. 4.2. Фрагмент сети «вершина-работа» [22]
Существует другой тип сетевой диаграммы, называемый сетью типа «вершина–событие», который на практике используется реже (см. рис. 4.3.). При данном подходе работа представляется в виде линии между двумя событиями (узлами графа), которые, в свою очередь, отображают начало и конец данной работы. PERT-диаграммы являются примерами такого типа диаграмм.
Рис. 4.3. Фрагмент сети «вершина–событие» [22]
Сетевая диаграмма не является блок-схемой в том смысле, в котором это средство используется для моделирования деловых процессов. Принципиальным отличием от блок-схемы является то, что сетевая диаграмма отображает только логические зависимости между работами, а не входы, процессы и выходы, а также не допускает повторяющихся циклов или так называемых петель (см. рис. 4.4.).
Рис. 4.4. Пример петли в сетевой модели [22]
Существуют следующие типы сетей:
– вершины-события;
– вершины-работы;
– смешанные сети.
Все виды сетевых моделей обеспечивают вычисление раннего и позднего начала и окончания, резервов времени для каждой работы проекта, в предположении, что заданы продолжительности работ и логические зависимости между ними.
Основная цель применения методов сетевого планирования – сокращение до минимума продолжительности проекта. Основываются на разработанных практически одновременно и независимо: методе критического пути МКП (CPM – Critical Path Method) и методе оценки и пересмотра планов ПЕРТ (PERT – Program Evaluation and Review Technique).
2.1. Метод критического пути
Критический путь – максимальный по продолжительности полный путь в сети [23]. Информация о работах критического пути позволяет руководителю проекта отслеживать время выполнения проекта. Метод критического пути позволяет рассчитать возможные календарные графики выполнения комплекса работ на основе описания логической структуры сети и оценок продолжительности выполнения каждой работы, определить критический путь для проекта в целом.
Полный резерв времени – это разность между датами позднего и раннего окончаний (начал) работы [23]. Установленный резерв времени позволяет руководителю определить возможный срок задержки выполнения текущих работ без продления всего периода реализации проекта.
Процедура расчета параметров сетевого графика [21].
Операции в сетевом графике располагаются в соответствии с порядком следования работ. Оценка продолжительности операции производится на основе затрат времени, которое требуется для решения всех задач, составляющих набор работ операции. Руководитель проекта может осуществлять как прямой, так и обратный анализ параметров сетевого графика.
В процессе прямого анализа определяют раннее начало операции (ES), раннее окончание (EF), период реализации проекта (TE).
В процессе обратного анализа определяют самые поздние сроки начала операции (LS), поздние сроки завершения операции (LF), критический путь (CP), резерв времени (SL).
В таблице представлена исходная информация для формирования сетевого графика.
Таблица 4.1
Исходная информация для формирования сетевого графика
| Операция | Описание | Предшествующая операция | Время операции |
| A | Утверждение пакета работ | Нет | 5 |
| B | Формирование учебного плана | А | 15 |
| C | Формирование штата преподавателей | В | 30 |
| D | Формирование списка студентов | В | 50 |
| E | Одобрение руководства | С, D | 10 |
| F | Ожидание начала работ | Е | 10 |
На рис.4.5. представлен сетевой график.
| 0 | А | 5 | |
| Утверждение пакета работ | | ||
| | 5 | | |
| 5 | В | 20 |
| Формирование учебного плана | ||
| | 15 | |
| 2  0 | С | 50 |
| Ф ормирование штата преподавателей | ||
| | 30 | |
| 20 | D | |
| Формирование списка студентов | ||
| | | |
| 70 | Е | 80 |
| Одобрение руководства | ||
| | 1  0 | |
| 70 | F | 80 |
| Ожидание начала работ | ||
| | 10 | |
Рис. 4.5. Сетевой график
Отличительные особенности метода «Вершины–события» представлены в таблице 4.2.
Таблица 4.2
Отличительные особенности метода «Вершины–события»[22]
| Преимущества | Недостатки |
| 1. Путь упрощен благодаря схеме- нумерации операция / событие | Использование фактических операций увеличивает потребность в данных |
| 2. Легче начертить график, если зависимости интенсивны | 2. Сосредоточение внимания на событиях может отвлечь от операций. Задержка операций может вызвать задержку событий и проектов |
| 3. Ключевые события можно легко определить | |
Отличительные особенности метода «Вершины-работы» представлены в таблице 4.3.
Таблица 4.3
Отличительные особенности метода «Вершины–работы» [22]
| Преимущества | Недостатки |
| 1. Не используются фиктивные операции | 1. Трудно определить путь по номеру операции. Если график не прилагается, то в компьютерных распечатках должны быть указаны предшествующие и последующие шаги для каждой операции |
| 2. Не используются события | 2. Изображение и понимание сети затрудняется по мере увеличения масштабов графика |
| 3. Легче начертить, если нет интенсивной зависимости между операциями | |
| 4. Значение операций понятно менеджерам первого уровня | |
| 5. Прослеживание пути упрощается за счет схемы-нумерации операция / событие |
Выбор метода построения сетевого графика зависит от того, какое значение имеют для данного проекта преимущества и недостатки каждого из них.
2.2. Метод оценки и проверки программ
Метод оценки и проверки программ был разработан в 1958 году Особым отделом Военно-морского флота и консалтинговой фирмой Booze, Allen and Hamilton для разработки проекта создания подводной лодки «Поларис» с целью решения проблемы неопределенности в расчетах времени выполнения работ [2]. Количество подрядчиков было более 3300.
Данный метод практически полностью совпадает с методом критического пути, за исключением того, что здесь время выполнения каждой операции имеет определенные пределы, которые устанавливаются исходя из статистического распределения.
PERT использует три оценки для расчета времени каждой операции: оптимистическую, наиболее вероятную и пессимистическую [21, 22].
Средневзвешенное время операции рассчитывается по следующей формуле:
, (4.1)где te – средневзвешенное время операции;
a – оптимистическое время операции (1 шанс из 100, что при нормальных условиях операция будет закончена раньше срока);
b – пессимистическое время операции (1 шанс из 100, что при нормальных условиях операция будет закончена позже срока);
m – наиболее вероятное время операции.
Отклонение в оценках времени операции определяется на основе расчета стандартного отклонения для операции (формула 4.2) и для проекта (формула 4.3).
, (4.2) 
, (4.3)где Te – продолжительность проекта, то есть сумма всех средних показателей времени, отведенных на выполнение операций, находящихся на критическом пути.
Вероятность выполнения проекта в указанные сроки рассчитывается как:
, (4.4)где Ts – продолжительность работы по графику.
3. Календарные планы. Потребность в ресурсах.
Важное значение в процессе планирования проекта имеет календарный метод планирования, то есть составление и корректировка расписания, в котором работы, выполненные различными организациями, увязываются во времени между собой и с возможностями их обеспечения различными видами материально-технических и трудовых ресурсов. При увязке должно быть обеспечено соблюдение заданных ограничений (сроки пакетов работ, макеты ресурсов), оптимальное распределение ресурсов.
Методы расчета сетевых моделей позволяют вычислять только ранние и поздние даты. Базовые и текущие плановые даты необходимо выбирать с учетом других факторов. Существует три варианта выбора [22]:
– календарный план по ранним началам (жестко слева), используется для стимулирования исполнителей проекта;
– календарный план по поздним окончаниям (жестко справа), используется для представления выполнения проекта в лучшем свете для потребителей;
– календарный план между ними: делается для сглаживания потребляемых ресурсов или для показа заказчику наиболее вероятного исхода.
Продолжительность – это время выполнения работы. В детерминированных планах продолжительность работы считается неизменной. В действительности она зависит от внешних факторов и является случайной величиной, задается законом распределения.
Критический путь это путь в сетевой модели, продолжительность которого равна критической.
Работы, лежащие на критическом пути, называются критическими работами. Как правило, критические работы составляют небольшую часть всех работ сети, но именно они определяют продолжительность выполнения комплекса работ в целом.
Существуют также работы с очень маленькими резервами времени.
Метод критического пути является основным математическим средством для вычисления ранних и поздних начал и окончаний работ и резервов времени.
Календарный план можно более наглядно представить в виде линейных диаграмм.
Календарный план, полученный в результате расчета сетевой модели, проверяется, уточняется, при необходимости детализируется, и когда есть полная уверенность, что в план включены все работы, имеется информация о наличных и требуемых ресурсах, переходят к анализу реализуемости. Различают четыре типа оценок реализуемости: интегральная оценка надежности, ресурсная, экономическая и финансовая.
Анализ ресурсной реализуемости проекта осуществляется в две стадии. На первой – анализируется наличие ресурсов по всем работам. На второй – проводится сглаживание эпюры использования рабочей силы, что обеспечивает меньшую стоимость и более эффективную работу.
После построения оптимального плана можно подготовить расписание использования трудовых ресурсов и материалов, для случая, когда проект должен обеспечиваться собственным персоналом, а определенные материалы должны поставляться заказчиком.
В процессе календарного планирования необходимо:
– определить ресурсы, требующихся для выполнения проекта и распределить их во времени (денежных средств, строительных материалов, технологического оборудования, средств вычислительной и организационной техники, энергетических ресурсов, трудовых ресурсов, машин, механизмов, транспортных средств, производственных площадей);
– оптимизировать суммарные графики потребности в ресурсах, определить поставщиков ресурсов по проекту;
– учесть факторы, влияющие на обеспеченность проекта ресурсами;
– сформировать графики поставки ресурсов.
Координация и контроль работ по проекту осуществляется на базе иерархического комплекса календарных планов, в которых на верхнем уровне отображены сроки и последовательность достижения конечных целей проекта, на среднем – установлены сроки окончания и стоимость работ субподрядных организаций, а на нижнем – определены конкретные исполнители и графики выполнения отдельных элементов работ.
Каждый последующий уровень иерархии добавляет более детальные элементы, связанные с более общей работой, расположенной на уровень выше. Это обеспечивает корректность суммирования стоимостей вывода объединенных календарных графиков и обобщения информации о работах при переходе с одного уровня на другой.
Одним из первых известных приемов описания последовательности работ по поиску являются графики Ганта, которые отражают временные оценки сроков выполнения элементов и задач, легко воспринимаются и достаточно просто рисуются. На рисунке 4.6 представлен образец графика Ганта [22].
На графике по вертикали идет перечень необходимых по проекту работ, а горизонтальные полосы, нарисованные вдоль линии времени показывают их длительность. Буквы во второй колонке указывают планировщику то, что другие работы должны быть завершены прежде, чем начнется данная работа.
Выполнение работ отмечается по мере выполнения проекта путем затушевывания горизонтальных полос полностью, если работа завершена, или частично – в соответствии с объемом ее выполнения.
Графики расписаний, аналогичные рассмотренному, используются в простых проектах, так как наглядно позволяют менеджерам оценивать состояние каждой работы, чтобы отмечать и устранять возникающие проблемы, однако неадекватно, отражают взаимосвязи между работами и ресурсами и плохо поддаются математической обработке.
| Наименование работ | Апрель | Май | Июнь | Июль | Август | Сен-тябрь |
| a. Строительство внутренних стен |  | | | | | |
| b. Реконструкция крыши и крыльца | | | | | | |
| c. Строительство беседки | a | | | | | |
| d. Заливка бассейна | b | | | | | |
| e. Строительство котельной | c | | | | | |
| f. Установка контролирующей системы | е | | |  | | |
| g. Установка воздухоочиститель-ного устройства | е | | | | | |
| h. Проверка и испытание | f, g | | | | | |
Рис. 4.6. Образец графика Ганта
- Взаимосвязь сметного и календарного планирования
Государство регулирует инвестиционную деятельность в сфере строительства с целью защиты общественных интересов. Одной из наиболее важных форм государственного регулирования является обеспечение правового режима инвестиционных проектов строительства. Правовой режим инвестиционных проектов строительства обеспечен правом порядок создания и применения инвестиционных проектов строительства, которые включают предпроектные документы и проектно-сметную документацию.
Согласно Закону Украины «Об инвестиционной деятельности» [2], инвестиционные проекты строительства подлежат обязательной государственной экспертизе. Порядок осуществления государственной экспертизы инвестиционных проектов строительства регулируется постановлениями Кабинета Министров Украины «Об утверждении инвестиционных программ и проектов, а также проведении государственной экспертизы инвестиций», «О порядке утверждения инвестиционных программ и проектов строительства и проведения комплексной государственной экспертизы».
Государственная экспертиза инвестиционного проекта строительства это официальная оценка компетентным органом государства основных данных инвестиционного проекта строительства и его соответствия обязательным требованиям. Различают обязательную и необязательную экспертизу инвестиционных проектов. Порядок осуществления обязательной государственной экспертизы определяется законом, а необязательной инвестором.
Утверждение инвестиционного проекта предусматривает разработку и подписание предпроектных документов (технико-экономическое обоснование, технико-экономические расчеты инвестиций и эскизные проекты) и проектно-сметной документации (проектов, рабочих проектов, рабочей документации для нового строительства, реконструкции, реставрации, капитального ремонта строений, расширения и переоснащения предприятий). Утверждение инвестиционного проекта осуществляется инвестором или уполномоченным им органом.
Смета – документ, отражающий обоснование и расчет стоимости проекта (контракта), обычно на основе объемов работ проекта, требуемых ресурсов и цен [23]. После согласования с заказчиком смета становится бюджетом. На основе сметы не только определяется стоимость проекта, но и организуется контроль и анализ расхода денежных средств на проект.
Основными этапами разработки проектно-сметной документации являются:
– обоснование инвестиций;
– задание на проектирование;
– конкурс проектных организаций;
– договор подряда с победителем конкурса;
– ТЭО объекта, разделы ТЭО, выполняемые специализированными организациями;
– выбор площадки, акт выбора площадки;
– проектная документация.
Немаловажное значение имеют мероприятия по разработке проектно-сметной документации:
– организация и проведение торгов;
– задание на проектирование;
– разработка ТЭО объекта;
– согласование и экспертиза ТЭО;
– утверждение ТЭО (эскизного проекта), принятие инвестиционного решения;
– выдача лицензии на природопользование;
– ходатайство и решение об изъятии (выкупе) участка и условиях его предоставления;
– рабочая документация;
– ходатайство и разрешение на выполнение работ.
Взаимосвязь календарно-сетевого планирования и разработки сметной документации представлена на рис. 4.7.
Рис. 4.7. Взаимосвязь календарно-сетевого планирования и разработки сметной документации [22]
5. Порядок планирования затрат и бюджет
Для определения затрат на осуществление проекта составляется смета. Она является инструментом управления, который используется менеджером в процессе реализации проекта. Поэтому смета имеет двойное значение. Во-первых, это документ, определяющий стоимость проекта, во-вторых, это инструмент для контроля и анализа денежных средств на проект.
На основании сметы определяется объем капитальных вложений, включающих затраты на строительные работы, приобретение технологического, энергетического и иного оборудования, приспособ-лений, инструментов и производственного инвентаря, необходимого для функционирования предприятия, разработка проектной документации и т. д.
Правильное определение сметной стоимости имеет весьма важное значение. От того, насколько точно смета отражает уровень необходимых затрат, зависит оценка экономичности проекта, планирование капитальных вложений и финансирование. Смета будет настолько точна, насколько точно определен комплекс работ и правильность выдвинутых предложений.
Сметная стоимость проектируемых предприятий, сооружений, объектов и их частей и видов работ определяется при проектировании в составе проектов (эскизных проектов) и рабочей документации. Для этого составляется сводный сметный расчет стоимости строительства, объектные (разрабатываются на строительство каждого отдельного здания и сооружения на основе локальных смет на отдельные конструктивные элементы и виды работ) и локальные (составляются по рабочим чертежам на каждый вид работ) сметы, локальные ресурсные сметные расчеты (трудоемкость работ в чел.-час. для определения основной заработной платы и рабочих, время использования оборудования, расход сырья), сметы на проектные и изыскательские работы.
Методы определения сметной стоимости [22]:
- базисно-компенсационный – определяется стоимость, исходя из сметной документации с использованием имеющихся сметных норм;
- ресурсный – калькулирование в текущих (прогнозируемых ценах и тарифах элементов затрат (ресурсов), необходимых для реализации проекта;
- ресурсно-индексный – это сочетание ресурсного метода с системой индексов на ресурсы (материальные, технические и др.). Индексы – это отношение стоимости продукции, работ или ресурсов в текущем (прогнозном) периоде к их стоимости в базовом периоде.
Бюджет проекта – это план, выраженный в количественных показателях и отражающий затраты, необходимые для достижения поставленной цели. В бюджете представлены оценочные результаты откорректированного календарного плана и стратегии осуществления проекта.
Задачи бюджетирования [22]:
– обеспечение такой динамики инвестиций, которая позволила бы выполнить проект в соответствии с временными и финансовыми ограничениями;
– снижение объема затрат и риска проекта за счет соответствующей структуры инвестиций и максимальных налоговых льгот.
На различных фазах реализации инвестиционных проектов формируются определенные виды бюджетов (см. табл. 4.4.).
Таблица 4.4
Классификация бюджетов [6]
| Стадии проекта | Виды бюджетов | Назначение бюджетов |
| Концепция проекта | Бюджетные ожидания | Предварительное планирование платежей и потреб-ности в финансах |
| Обоснование инвестиций | Предварительный бюджет | Обоснование статей затрат, обоснование и планирование привлечения и исполь-зования финансовых средств |
| ТЭО | ||
| Тендеры, переговоры | Уточненный бюджет | Планирование расчетов с подряд-чиками и постав-щиками |
| Разработка рабочей документации | Окончательный бюджет | Директивное ограничение использования ресурсов |
| Реализация проекта | Фактический бюджет | Управление стоимостью |
| Сдача в эксплуатацию | ||
| Эксплуатация | ||
| Завершение проекта |