Учебно-методический комплекс по дисциплине
| Вид материала | Учебно-методический комплекс |
- Л. Л. Гришан Учебно-методический комплекс по дисциплине «Аудит» Ростов-на-Дону, 2010, 483.53kb.
- И. Л. Литвиненко учебно-методический комплекс по дисциплине международный туризм ростов-на-Дону, 398.8kb.
- Учебно-методический комплекс по дисциплине «Юридическая психология специальность «Юриспруденция», 970.99kb.
- Е. М. Левченко учебно-методический комплекс по дисциплине «управленческие решения», 181.01kb.
- О. А. Миронова учебно-методический комплекс по дисциплине «основы таможенного дела», 679.3kb.
- Б. В. Мартынов учебно-методический комплекс по дисциплине «логистика» для студентов, 1097.34kb.
- О. А. Миронова учебно-методический комплекс по дисциплине «Международные валютно-кредитные, 747.07kb.
- Учебно-методический комплекс по дисциплине «Управление рисками» Для специальности:, 1692.15kb.
- О. А. Миронова Учебно-методический комплекс дисциплины «международная торговля» Ростов-на-Дону, 727.71kb.
- Н. В. Брюханова учебно-методический комплекс по дисциплине «История менеджмента», 307.48kb.
Тема 5. Документирование как элемент метода бухгалтерского учета и значение документации в правоприменительной деятельности
Основные понятия и термины
Документация. Реквизиты документа. Распорядительные и оправдательные документы. Документы бухгалтерского оформления. Разовые и накопительные документы. Унификация документов. Стандартизация документов. Документооборот. Стадии документооборота. Учетные регистры.
5.1. Сущность, назначение и обязательные реквизиты документов
Отличительной особенностью бухгалтерского учета является непрерывное и сплошное наблюдение за хозяйственными операциями.
Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в учете без оформления ее соответствующими документами. Согласно ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» одним из элементов метода бухгалтерского учета является документирование. Все хозяйственные операции, как и все объекты бухгалтерского учета, в обязательном порядке должны фиксироваться в документах.
Документация – способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных операциях, а также осуществления последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета и бухгалтерского баланса в целом.
Первичные бухгалтерские документы, являясь основой для бухгалтерских записей, в то же время имеют большое оперативное значение, так как с их помощью осуществляется управление хозяйственной деятельностью. В частности, осуществляется текущий анализ хозяйственной деятельности, выясняются причины имеющихся отклонений, проверяется законность тех или иных хозяйственных операций. В практике это свойство документации принято называть контрольно-аналитической функцией. С помощью документов проверяют обоснованность расходования денежных и тех или иных материальных ценностей, деятельность по правильному учету и хранению этих ценностей со стороны материально ответственных лиц. Документы помогают раскрывать и предупреждать хищения денежных средств и имущества.
В практике расследования и разбирательства уголовных дел о хищениях собственности, должностных и хозяйственных преступлениях следователям и судьям часто приходится сталкиваться с бухгалтерскими документами и записями, отражающими незаконные хозяйственные операции. Такие документы, помогая установить событие преступления и изобличить виновных, являются доказательствами по делу. Поэтому умение разобраться в бухгалтерских документах, не прибегая к помощи специалистов-бухгалтеров, имеет большое значение для сотрудников правоохранительных органов в расследовании преступлений и судебном рассмотрении уголовных дел.
Формы документов могут быть типовыми, межведомственными (например, ТТН) и специализированными. Для этого разработаны и утверждены целые альбомы типовых форм документов, которые должны использовать предприятия в своей работе.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, предложенной в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны иметь следующие обязательные реквизиты, определяемые Законом о бухгалтерском учете:
1) наименование документа;
2) дату составления документа;
3) наименование организации, от имени которой составлен документ;
4) содержание хозяйственной операции;
5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
7) личные подписи указанных лиц.
5.2. Классификация документов
Бухгалтерские документы классифицируются по различным признакам.
По назначению подразделяются на четыре вида:
1) распорядительные документы, которые содержат распоряжения, задания руководителя предприятия или других уполномоченных лиц о совершении хозяйственных операций и другие сведения. Например, доверенность, чек, платежное поручение, наряд на работу и т. д.;
2) оправдательные (исполнительные) документы, которые оформляют уже произведенные хозяйственные операции. Например, приемные акты, квитанции, накладные, ведомости, платежные требования и др.;
3) документы бухгалтерского оформления, которые составляются работниками бухгалтерии. Например, накопительные ведомости, расчет-справки, расчеты, справки и т. д.;
4) комбинированные документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада и др.
По объему отражения хозяйственных операций документы бывают двух видов – первичные и сводные.
В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции. Например, чеки, платежные требования, требования на отпуск материалов со склада предприятия и др.
Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах, они составляются на основании первичных документов. Например, авансовые и товарные отчеты, ведомости, кассовые отчеты и др.
По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций. Например, накладные, требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.
Накопительные документы составляются поэтапно на протяжении определенного периода времени (дня, недели, декады, месяца, года) и служат для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Например, лимитно-заборные карты, ведомости и др.
По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.
Однострочные документы отражают одну операцию. Например, прихода или расхода одного вида материала (накладная, требование).
Многострочные документы содержат несколько позиций видов материальных ценностей. Например, наряды, ведомости и др.
По месту составления различают документы двух видов — внутренние и внешние.
Внутренние документы составляются на данном предприятии; внешние документы – на других предприятиях и поступают на данное предприятие. Например, счета-фактуры, платежные требования, банковские выписки с расчетного счета, платежные поручения и другие.
По степени использования средств компьютеризации и автоматизации документы делятся на документы, заполняемые ручным способом (наряды, акты), частично заполняемые на машинах (дуаль-карты, макетированные карты, перфокарты и т. д.) или полностью заполняемые на машинах (ведомости, расчеты).
5.3. Классификация бухгалтерских документов по качественным
признакам
По качественным признакам все документы подразделяются на два вида (группы) – полноценные и неполноценные.
Полноценные документы должны отвечать следующим требованиям:
1) формальному, в соответствии с которым каждый бухгалтерский документ должен быть составлен по установленной форме, иметь все необходимые реквизиты (дату, подписи, содержание операций и т. д.);
2) законности, т. е. отражать законную по своему содержанию операцию;
3) действительности, т. е. отражать такие хозяйственные операции, которые были на самом деле совершены.
Документы, не отвечающие хотя бы одному из этих требований, являются неполноценными документами. Они, в свою очередь, могут быть отнесены к следующим видам (группам):
1) неправильно оформленные. К ним относятся: документы, в которых отсутствуют необходимые реквизиты, например подписи, даты и т. п., их часто называют неоформленными (или недооформленными) документами; документы, имеющие лишние реквизиты, например, лишние подписи, печати и т. п.; документы с ненадлежащими реквизитами, например с подписью лица, не имеющего на это полномочий, и т. п.;
Неправильно оформленный документ будет признан подлинным, если выяснится, что отраженная в нем операция имела место, например, материалы, перечисленные в закупочном акте, поступили на склад; и наоборот, если выяснится, что неправильно оформленный документ отражает фактически не совершенную операцию, то он должен быть признан подложным;
2) документы, отражающие незаконные по своему содержанию операции, например, документы, составленные с нарушением действующих законов, нормативов и правил (расходный кассовый ордер на выдачу нового аванса лицу, которое не отчиталось за израсходованные ранее полученные под отчет денежные суммы); документы, составленные с нарушением действующих норм и расценок, например наряд с завышенными (заниженными) сдельными расценками и т. д. Документы данной группы не могут быть признаны полноценными даже в случаях, когда они правильно оформлены и отражают действительно совершенные операции;
3) документы, отражающие операции, которые в действительности не были совершены, например документы, отражающие вымышленные (фиктивные) хозяйственные операции. Такие операции называют бестоварными, или безденежными. Например, бестоварной называют накладную, которая содержит все необходимые реквизиты, но по ней фактически никакие товары отпущены не были. Подобные документы оформляются преступниками как для временного сокрытия недостачи, так и для завуалирования хищений.
В зависимости от вида подлога подложные документы подразделяются на фальсифицированные (материальный подлог) и документы, содержащие заведомо для правомочного составителя документа ложные сведения (интеллектуальный подлог). Подложные документы, которыми оформлены хозяйственные операции, бывают бестоварными (если они отражают вымышленные операции) и товарными (документы, содержащие неправильные сведения о содержании, дате или сумме действительно совершенной операции).
Следовательно, каждый бестоварный или безденежный документ является подложным, но не каждый подложный документ может быть признан бестоварным (безденежным). Это обстоятельство имеет большое практическое значение. В ряде случаев для изобличения «расхитителей» необходимо установить не только подложность, но и безтоварность (безденежность) документа.
Подложные бухгалтерские документы подразделяются на следующие виды:
1) фальсифицированные, содержащие материальный подлог, т. е. физическое воздействие на документ путем подчистки, травления, пометки другим числом, внесения неоговоренных исправлений и др.;
2) фиктивные, имеющие интеллектуальный подлог путем указания заведомо ложных сведений о дате, сумме, количестве вывозимого товара либо о несуществовавшей операции;
3) комбинированные, сочетающие в себе как материальный, так и интеллектуальный подлоги.
Исходя из смысла ст. 74 УПК РФ, бухгалтерские документы являются одним из источников доказательств, свидетельствующих о наличии или отсутствии факта преступления.
Поэтому при анализе учетно-отчетной бухгалтерской документации оперативные работники ОБЭП, следователи должны установить:
1) своевременно ли составлялись бухгалтерские документы;
2) достоверно ли отражались хозяйственно-финансовые операции;
3) способы совершения и сокрытия преступлений в учете;
4) факты уклонения от уплаты налогов с доходов в бюджет;
5) как и кем осуществлялся хозяйственно-финансовый контроль;
6) какова общая сумма материального ущерба, причиненного хозяйствующему субъекту злоупотреблениями, хищениями;
7) кто из должностных и материально ответственных лиц должен нести персональную ответственность за присвоение, растрату товарно-материальных ценностей и денежных средств;
8) полно и достоверно ли отражалась информация, обеспечивающая возможность осуществления контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью хозяйствующего субъекта в целях активного воздействия проверяющими органами на результаты его работы.
К числу формальных признаков, по которым оперативные работники ОБЭП, следователи, ревизоры, эксперты-бухгалтеры могут распознать подлоги в бухгалтерских документах, относятся следующие:
1) составление учетно-отчетных бухгалтерских документов с нарушением установленных форм;
2) незаполненные, недооформленные или излишне оформленные первичные учетные или отчетные бухгалтерские документы;
3) взаимное несоответствие отдельных реквизитов в одном или нескольких взаимосвязанных бухгалтерских документах;
4) отсутствие при документах бухгалтерского учета и отчетности необходимых приложений или их несоответствие;
5) подписание бухгалтерских документов должностными, материально ответственными лицами, не имеющими на то права;
6) отсутствие в расчетно-денежных и иных бухгалтерских документах необходимых печатей, штампов, удостоверяющих их принадлежность конкретному хозяйствующему субъекту.
Таким образом, правильная группировка учетных документов по качественным признакам помогает наиболее полно и объективно расследовать хищения и другие злоупотребления, совершенные должностными лицами.
5.4. Требования, предъявляемые к содержанию
и оформлению документов
К оформлению и содержанию документов предъявляются особые требования. В России действуют единые государственные правила, определяющие порядок их составления, хранения, требования, которым они должны отвечать.
Эти правила и требования установлены Законом о бухгалтерском учете и Положением о документах и записях в бухгалтерском учете:
1) документы должны содержать все необходимые показатели – обязательные реквизиты;
2) кроме обязательных реквизитов, документы могут содержать и другие, например, адреса и наименование сторон, участвующих в совершении операции;
3) документы, оформляющие денежные, материальные и расчетно-кредитные операции, должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия. Подписи материально ответственных лиц обязательны;
4) документы должны составляться своевременно, т. е. в момент совершения операции;
5) записи в документах делаются чернилами, шариковой ручкой или химическим карандашом, а также на пишущих машинах (ПЭВМ и других);
6) исправления в документах должны быть сделаны по правилам;
7) в денежных документах сумма указывается и цифрой, и прописью. В них не допускается вообще никаких исправлений, даже оговоренных и подписанных, – документ переписывается заново;
8) во всех документах текст, цифры и подписи должны быть разборчивыми;
9) документы, составленные с нарушением установленных правил и не отвечающие предъявляемым к ним требованиям, юридической силы не имеют;
10) в бухгалтерском учете все шире применяются средства механизации и автоматизации. Поэтому документы, заполняемые с помощью машин, должны отвечать требованиям механизированного их заполнения и дальнейшей обработки;
11) первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями, налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Изъятие документов оформляется актом (протоколом) изъятия. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия;
12) особые требования предъявляются к документам на магнитных носителях (лентах). В таких документах необходимы следующие обязательные реквизиты: наименование и место нахождения организации – создателя документа на магнитном носителе, дата записи, код оператора и др.
Осуществление единого методологического руководства учетом и отчетностью в нашей стране обеспечивает возможность установления единообразных (унифицированных) форм документов.
Унификация документов – это разработка единых документов для учета однородных операций на различных предприятиях и в организациях. Создание унифицированных документов облегчает их составление, разработку типовых проектов механизации и автоматизации учета, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов.
В нашей стране широко применяется также стандартизация документов. Стандартизация документов – это установление одинаковых стандартных размеров бланков для однотипных документов. Стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов, последующее их хранение. Унификация и стандартизация обеспечивают и защитные функции документов. Унификация и стандартизация документов возложены на Государственный статистический комитет России и его органы на местах. Сотрудникам ОБЭП, следователям, специалистам-бухгалтерам из числа ревизоров, экспертов в процессе анализа бухгалтерских документов следует иметь в виду, что хозяйствующим субъектам при организации и осуществлении бухгалтерского учета разрешается:
1) устанавливать формы организации бухгалтерской работы, не противоречащие законодательству;
2) разрабатывать систему внутрипроизводственного бухгалтерского учета и объективного контроля;
3) вводить бухгалтерскую отчетность, необходимую для использования в данном хозяйствовании;
4) предусматривать порядок проведения инвентаризации, методы оценки видов имущества и обязательств;
5) вносить в рекомендуемые регистры бухгалтерского учета и методы его ведения изменения исходя из конкретных условий хозяйственной деятельности и соблюдая общие методологические принципы.
5.5. Документооборот и его организация
Документооборот – это путь движения документов через все стадии обработки, начиная с момента выписки документов и кончая сдачей их на хранение в архив.
Стадии, которые проходят документы, можно условно разделить на следующие этапы:
1) выписка документов;
2) проверка документов;
3) прием документов;
4) обработка документов;
5) отражение операций, оформленных документами на бухгалтерских счетах;
6) сдача на хранение и хранение документов.
На каждом предприятии (в организации, учреждении) к организации документооборота предъявляются требования.
К основным требованиям по организации документооборота относятся:
1) выбор рациональных форм, типов и видов необходимых документов;
2) проверка правильности документов при их составлении и после выписки со стороны бухгалтерии;
3) установление сроков сдачи документов в бухгалтерию всеми подразделениями предприятия, сроков их обработки в бухгалтерии, на ПЭВМ;
4) разработка маршрутов следования (движения) документов с указанием сроков следования по промежуточным пунктам маршрута и сроков прибытия каждого экземпляра документа в свой конечный пункт;
5) установление графиков (очередности) движения документов;
6) разработка схем документооборота;
7) ответственность отдельных оперативных и учетных работников за своевременное движение документов и др.
Документооборот на каждом предприятии определяет главный бухгалтер.
Исходя из перечисленных выше основных требований руководители предприятий, организаций и учреждений должны строить организацию документооборота на принципах правильной (рациональной) организации документооборота:
1) рациональность и своевременность составления документов;
2) последовательность отражения в документах хозяйственных операций;
3) рациональная (быстрая, точная) обработка документов;
4) сокращение пути прохождения документов;
5) систематическое изучение и совершенствование документов;
6) рационализация хранения документов (обеспечение условий, доступности для хранения документов) и др.
Практика показывает, что отсутствие необходимого порядка и строгой дисциплины в оформлении документов, их движении, обработке и хранении – одна из основных причин отставания в учете, получения недоброкачественных учетных данных, совершения разного рода преступлений с использованием документов.
Для сотрудников правоохранительных органов очень важно знать различные виды бухгалтерских документов, их типовые формы, защитные свойства документов, владеть методикой исследования (проверки) документов, представлять последовательность документооборота на предприятии. Все случаи отклонений от установленных форм документов, ошибок в документах должны тщательно проверяться.
5.6. Учетные регистры: понятие и классификация
Промежуточным звеном между первичной учетной документацией и бухгалтерским балансом и отчетностью предприятия являются учетные регистры.
При бухгалтерском анализе всей документации предприятия необходимо выдержать цепочку: учетная первичная документация – учетные регистры и бухгалтерские счета – бухгалтерский баланс и отчетность.
Учетные документы могут фальсифицироваться как на этапе их составления (выписывания), так и в процессе их дальнейшей обработки, т. е. составления учетных регистров. Сотрудники правоохранительных органов (следователи, оперуполномоченные ОБЭП) должны владеть навыками исследования учетных регистров с целью выявления их фальсификации.
Для отражения (накапливания, группировки, регистрации) информации с первичных документов в бухгалтерском учете применяются учетные регистры.
Учетные регистры представляют собой разграфленные листы бумаги, используемые для бухгалтерских записей.
Классифицировать учетные регистры можно по ряду признаков.
1. По внешнему виду:
1) бухгалтерские книги;
2) карточки;
3) свободные листы (ведомости).
2. По объему содержания:
1) синтетические;
2) аналитические;
3) комбинированные.
3. По характеру записей:
1) хронологические;
2) систематические;
3) комбинированные.
4. По законности:
1) законные;
2) незаконные (фальсифицированные).
5. По форме:
1) типовые;
2) нетиповые.
6. По другим критериям.
Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги с соответствующим графлением и нумерацией листов.
В настоящее время бухгалтерские книги применяются для синтетического учета (например, Главная книга), для учета кассовых операций (кассовые книги) и др.
Карточки – это отдельные листы бумаги (тонкого картона) в виде разграфленных таблиц. Они бывают определенных размеров, что позволяет хранить их в картотеке. Карточки ведутся для аналитических счетов. В картотеке карточки размещаются по группам, а внутри групп – по видам.
Например, в картотеке аналитического учета материалов карточки складываются по видам материалов, а внутри их – по сортам, размерам и другим признакам. Карточки регистрируются в специальном реестре, где им присваиваются порядковые номера.
Свободные листы – это разновидности карточек. Но они делаются из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеке, а в специальных папках (регистраторах), откуда они изымаются для записей, подсчета данных. Свободные листы используются для ведения журналов, ведомостей, особенно в условиях механизации учета.
В синтетических учетных регистрах производится группировка бухгалтерских записей в укрупненном виде только в денежном выражении. Примером синтетических (обобщающих) регистров является Главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся на предприятии.
Аналитические регистры – карточки учета основных средств, материалов, товаров и др. В регистрах аналитического учета делаются более подробные записи в натуральном выражении (в качественных и количественных показателях).
Комбинированные регистры – это учетные регистры, соединяющие в себе синтетический и аналитический учеты. Их применение сокращает объем учетных работ, позволяет вести учет отдельных объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показатели синтетического учета.
Контрольные вопросы
- В чем заключается сущность и значение бухгалтерских документов?
- На какие виды делятся бухгалтерские документы?
- Какие требования предъявляются к содержанию и оформлению документов?
- По каким признакам делятся учетные регистры?