Конспект лекцій для студентів напряму підготовки 0305 "Економіка та підприємництво"
| Вид материала | Конспект |
- Характеристики, робочої програми навчальної дисципліни "Культурологія" підготовки бакалавра, 187.53kb.
- Конспект лекцій для напряму підготовки 0501 "Економіка І підприємництво" для підготовки, 447.69kb.
- Конспект лекцій для напряму підготовки 0501 “Економіка І підприємництво” для підготовки, 3076.79kb.
- Економіка підприємства, 373.46kb.
- "Планування І контроль на підприємстві" для студентів заочної форми навчання фпо, 14kb.
- Навчальна програма з підготовки студентів вищих навчальних закладів освітньо-кваліфікаційного, 173.54kb.
- Бочої програми нормативної навчальної дисципліни "Товарознавство" підготовки бакалавра, 460.19kb.
- Робочої програми нормативної навчальної дисципліни "Політологія" підготовки бакалавра, 348.56kb.
- Методичні рекомендації по виконанню курсових робіт з бухгалтерського обліку для студентів, 441.31kb.
- Рограми навчальної дисципліни "Економіка праці й соціально-трудові відносини" підготовки, 2155.44kb.
2.4 Контроль
Будь-яка зміна прокладає шлях іншим змінам
Н. Макіавеллі
Останньою функцією в одному циклі процесу менеджменту є контроль. Одночасно контроль є необхідним елементом виконання будь-яких завдань в організації, починаючи з планування її діяльності. На етапі контролю відбувається перевірка результатів роботи або поточного стану роботи організації або окремих співробітників. З останнім пов'язаний певний негативний образ контролю як психологічного явища. Проте при правильному підході саме контроль усуває недоліки недостатності мотивації та можливі наслідки конфліктних ситуацій у колективі.
Загалом контроль – це функція (процес) забезпечення досягнення організацією поставлених перед нею цілей.
Чинники, що зумовлюють необхідність контролю як окремої функції менеджменту, можна згрупувати за такими критеріями:
- невизначеність функціонування організації;
- попередження виникнення кризових ситуацій;
- підтримка успіху роботи персоналу;
- широта діапазону діяльності, що пов’язана з контролем. У цьому сенсі контроль – визначення напряму розвитку організації. Велику роль при цьому відіграє зворотний зв'язок – визначальний чинник специфіки менеджменту.
За часом здійснення контроль поділяється на попередній, поточний і завершальний (рис. 21). При цьому об’єктами попереднього контролю є вхідні в організацію ресурси. Основна мета поточного контролю – з’ясування причин відхилень у роботі організації.
Рисунок 21 – Види контролю залежно від часу його здійснення
Процес контролю (рис. 22) складається з трьох основних етапів:
- вироблення стандартів і критеріїв;
- зіставлення з виробленими стандартами і критеріями реальних результатів;
- прийняття необхідних коригувальних дій.
На кожному з цих етапів відбувається реалізація комплексу різних заходів.
На першому етапі простежується тісний взаємозв’язок контролю та попереднього планування. Стандарти – це конкретні цілі, які можна вимірювати.
У процесі вимірювання реального виконання робіт на першому етапі контролю використовують чотири основних методи вимірювання: особисті спостереження (перевага – відсутність фільтрації інформації), статистичні звіти, усні звіти підлеглих, письмові звіти підлеглих (перевага – легка каталогізація інформації).
Другий етап процесу контролю полягає в зіставленні реально досягнутих результатів із установленими стандартами. При цьому важливим є також з’ясування того, наскільки небезпечними є виявлені відхилення між бажаними значеннями згідно зі стандартами і фактичними результатами.
Коригувальні дії на третьому етапі можуть бути пов’язані з такими видами поведінки менеджера:
- нічого не робити;
- усунути відхилення;
- переглянути стандарт.
Рисунок 22 – Контроль як складний процес
У першому випадку йдеться про нормальний хід справ, тобто втручання менеджменту зайве, оскільки відхилення в процесі досягнення поставлених цілей незначні. Проте якщо така ситуація спостерігається в одному циклі управлінського процесу, – це не означає, що в наступних циклах поріг відхилень також буде відповідати нормі. Тобто процес контролю повинен тривати за будь-яких, навіть за відносно стабільних обставин.
У другому випадку йдеться про усунення відхилень до того, як вони переростуть у значні проблеми. При цьому, зрозуміло, що коригування вимагає справжня причина відхилення.
Іноді недоцільно усувати відхилення від стандартів, оскільки справжня причина проблеми приховується в самих стандартах. У цьому випадку слід переглянути власне стандарти.
Досліджуючи складність процесу контролю, що належить і до його поведінкових аспектів, слід звернути увагу на такі чинники ефективного контролю:
- урахування та коригування поведінки, орієнтованої на контроль (згідно з теорією “X” МакГрегора, підлеглі не мають достатньої ініціативної поведінки та спрямовують свою активність на ті аспекти роботи, що контролюються керівництвом);
- стратегічна спрямованість контролю (відображення загальних пріоритетів організації та підтримання їх);
- орієнтація на результати (кінцева мета контролю – не збір інформації, встановлення стандартів і з’ясування проблем, а вирішення завдань, які стоять перед організацією. Контроль ефективний лише тоді, коли організація фактично досягає бажаних цілей і спроможна сформулювати нові цілі, що забезпечать її розвиток у майбутньому);
- відповідність справі (контроль має об’єктивно вимірювати та оцінювати те, що справді важливо);
- своєчасність контролю (часовий інтервал між проведенням вимірів чи оцінок явища, що контролюється, має відповідати особливостям його планування, швидкості вимірів, витратам на проведення вимірів і розповсюдження отриманих результатів);
- гнучкість контролю (властивість самоусунення у випадках можливості прогнозування непередбачуваних явищ і відповідно непотрібності контролю);
- простота контролю (процес контролю є складним, проте зайва складність, у свою чергу, призводить до хаотичності та неконтрольованості ситуації);
- економічність контролю (сумарні витрати на контроль повинні бути нижчими за створювані ним результати).
Поняття контролю тісно пов’язане з так званим “контролінгом”, а також управлінським обліком.
Контролінг – це система елементів обліку, аналізу, контролю та планування, спрямована на регулювання витрат і результатів діяльності підприємства, що забезпечує досягнення його поточних і перспективних цілей. Як система, що охоплює планування і контроль, контролінг сформувався не так давно – у 1990 рр.
Управлінський облік – це процес виявлення, вимірювання, нагромадження, аналізу, підготовки, інтерпретації та передачі інформації, що використовується менеджерами для планування, оцінки та контролю всередині організації.
Взагалі функція контролю не є останньою функцією в процесі менеджменту. Даний процес є замкненим, і кожна управлінська функція в момент її дослідження знаходиться на його початку.
РОЗДІЛ 3 СИНЕРГЕТИЧНІ ПРОЦЕСИ МЕНЕДЖМЕНТУ
Організаційна сума більша за арифметичну суму сил, що її складають
О. Богданов
- 3.1 Управління комунікаціями
Хто володіє інформацією – володіє світом
М. Ротшильд
Процеси (функції) менеджменту, що пов’язують між собою всі управлінські види робіт (діяльність із планування, організації, мотивації та стимулювання, контролю, регулювання та координування), можна назвати синергетичними процесами. До них слід віднести управління комунікаціями, прийняття управлінських рішень і лідерство. Дані три синергетичні управлінські функції спрямовані на отримання та постійне підтримання всього комплексу взаємозв’язків у роботі менеджерів в організації. Кожен менеджер отримує та використовує інформацію в результаті участі в комунікативних процесах; використовуючи комплексні знання з економічного аналізу, приймає управлінські рішення; намагається стати ефективним керівником і лідером в організації. З останнім, зокрема, тісно пов'язаний процес постійного вибору менеджером своїх ідей, дій, вчинків тощо. Йдеться про необхідність ефективного управління кар’єрою в організації.
Розглянемо процес управління комунікаціями.
Комунікація (від лат. communico – спілкуюсь з кимсь) в управлінні – це обмін інформацією, в результаті якого керівник одержує інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень і доводить її до співробітників. Якщо комунікації налагоджені не достатньою мірою, рішення можуть виявитися помилковими, а люди неправильно зрозуміють, чого хоче від них керівник, і, нарешті, можуть погіршитися стосунки між людьми. Ефективність комунікацій часто визначає якість рішень і те, як насправді вони будуть реалізовані.
Комунікація являє собою зв’язок між передавачем і приймачем (відправником і одержувачем) і містить у собі послання. Майже всі сфери людських стосунків ґрунтуються на різних формах комунікації. Все одно, чи йдеться при цьому про мову, символіку (писемність), рухи (жести), чи про спонтанні прояви (міміка, голос). При цьому завжди передаються повідомлення або сигнали.
Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома або більше людьми. Основна мета цього процесу – забезпечення розуміння інформації (тобто повідомлень), що є предметом обміну.
У процесі обміну інформацією виділяють чотири базових елементи (рис. 23):
- відправник – особа, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її;
- повідомлення – власне інформація, закодована за допомогою символів;
- канал – засіб передачі інформації;
- одержувач – особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її.
Рисунок 23 – Процес обміну інформацією (комунікаційний процес)
При обміні інформацією відправник і одержувач проходять декілька взаємозалежних етапів. Їх завдання – скласти повідомлення і використовувати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли і поділяли вихідну ідею. Зазначені етапи такі:
- зародження ідеї;
- кодування і вибір каналу. Відправник повинен за допомогою символів закодувати інформацію, використовуючи слова, інтонації і жести. Кодування перетворює ідею в повідомлення. До загальновідомих каналів належать передача мови і письмових матеріалів, електронні засоби зв’язку, включаючи комп’ютерні мережі, електронну пошту та відеоконференції. Часто для досягнення ефективності повідомлення використовують два або більше засобів комунікацій;
- передача повідомлень;
- декодування – переведення символів відправника у думки одержувача.
Зворотний зв’язок дозволяє з’ясувати, якою мірою повідомлення було сприйняте і зрозуміле, що відбувається внаслідок обміну між відправником і одержувачем комунікативними ролями. Первинний одержувач стає відправником і проходить через всі етапи процесу обміну інформацією для передачі свого відгуку початковому відправнику.
Шум – сукупність чинників, які впливають на нормальний хід проходження комунікаційного процесу в організації. Як наслідок – відбувається викривлення інформації.
В основному між людьми існують дві площини (рівні) комунікації: площина змісту і площина зв’язків (стосунків). Площина змісту належить до послання, яке подає відомості про становище речей або про події. Наприклад, “співробітника тут немає, заняття розпочнуться наступного понеділка” тощо. Зміст може бути важливим або незначним, правильним або неправильним, актуальним або неактуальним і мати різне значення для одержувача і відповідника.
Слід зазначити, що до поняття змісту належить не тільки власне інформація, яка передається від відправника до одержувача у явній формі, а й так звана “метакомунікація”. Поняття метакомунікація означає те, що ми читаємо між рядками і що є істинним змістом комунікації. Такі відомості є часто корисними з погляду їх прихованого змісту. Наприклад, “на нашу пропозицію встановити ділові контакти одержуємо приблизно таку відповідь: ми раді встановити з вами ділові контакти, але наші технічні можливості не дають змоги виконати ваше замовлення”.
Площина зв’язків (стосунків) між людьми охоплює звертання, сприймання або відхилення, симпатію або антипатію, ненависть або любов. Часто стосунки не декларуються і люди надають перевагу площині змісту, тоді послання має завуальований характер. Наприклад, “спортивний одяг, який він носить, тут недоречний”. Висловлювання належить в основному до формальних рамок настанови. Насправді це висловлювання може означати і те, що людина надто товста, щоб одягати спортивний костюм, що вона не має смаку, порушила норми і врешті вам просто несимпатична.
При проведенні переговорів або конференцій потрібно намагатися використовувати змістову площину, щоб виключити вплив симпатій і антипатій, оскільки часто голосують не за ту чи іншу пропозицію, а за того, хто її вносить. У результаті допускають помилки в комунікації, оскільки використовуються різні підходи.