Програма навчального модуля 4 Робоча програма 5

Вид материала

Конспект

Содержание 6.4.Необхідність запровадження системи управління якістю Як вирішувати ці проблеми? Переваги ефективного контролю.

Подобный материал:

• Програма навчального модуля 3 Робоча програма, 2385.1kb.
• Програма навчального модуля 3 робоча програма, 7451.19kb.
• Робоча навчальна програма розглянута І затверджена на засіданні кафедри менеджменту,, 138.81kb.
• Робоча навчальна програма розглянута І затверджена на засіданні кафедри менеджменту,, 239.86kb.
• Робоча навчальна програма кредитного модуля з дисципліни "Цифрова обробка сигналів", 410.54kb.
• Робоча навчальна програма для студентів спеціальності видавнича справа та редагування, 600.72kb.
• Робоча програма ( за кредитно-модульною системою) з дисципліни, 353.69kb.
• Робоча навчальна програма з мікробіології, вірусології та імунології на 2008-2009 навчальний, 741.66kb.
• Навчально-методичний комплекс: Програма, Робоча навчальна програма та практикум з дисципліни, 1247.82kb.
• Навчальна програма Інтелектуальна власність програма та робоча програма, 397.58kb.

6.4.Необхідність запровадження системи управління якістю

Для всіх очевидні системні проблеми всередині центральних органів виконавчої влади, які спричиняють сьогодні негативні наслідки:

• по-перше, недостатню якість документів, які виходять з органу державної влади;
  
• по-друге, значне перевантаження працівників;
  
• по-третє, труднощі у концентрації зусиль на виконанні основного завдання – проведення державної політики у відповідній сфері.
  

Які симптоми цих проблем? Їх відчуває щодня кожен державний службовець:

• конфлікт повноважень при виконанні завдань;
  
• розпорошеність відповідальності за кінцевий результат;
  
• можливість перекладати виконання завдань одним підрозділом на інший;
  
• розпорошеність відповідальності багато співвиконавців і неясно, хто головний;
  
• втрата зайвого часу на багаторазове перероблення документів через відсутність єдиних вимог до форми, структури і змісту типових документів;
  
• труднощі у тому, щоб оперативно знайти потрібну інформацію або документ;
  
• втрата часу на роботу над вторинними документами, які не впливають на якість кінцевого продукту (наприклад, службові записки);
  
• залежність якості роботи організації від плинності кадрів;
  
• розпорошення зусиль по багатьох напрямах, неможливість пріоритезації.
  

У чому полягають ці проблеми?

• нечітке розмежування відповідальності як між структурними підрозділами, так і між різними структурними рівнями (групами посад) всередині органів виконавчої влади
  
• нерівномірний розподіл завдань, який спричиняє конфлікт між кваліфікацією (компетентністю) і завданнями, що ставляться (посадовими обов’язками);
  
• відсутність чіткої структури процесів та її опису у внутрішніх нормативних документах;
  
• відсутність класифікації типових документів і зафіксованих стандартів їх форми, структури і обов’язкового змісту;
  
• неефективне виконання функції контролю за якістю як такої (з точки зору змісту, структури і форми документів) перед тим, як документи підписує керівник органу.
  

Як вирішувати ці проблеми?

За статистикою по організаціях з вини виконавців стається помилок не більше 20 %, а зазвичай – від 5% до 10%. Решта – внаслідок неефективної системи управління якістю.

Очевидно, що боротися з цим шляхом покарань не має сенсу. Люди почнуть ховати помилки, прагнути до формального виконання, не турбуючись про якість.

Потрібно побудувати систему управління якістю, яка стабільно забезпечуватиме якісний результат незалежно від нормативних, кадрових змін, змін на ринку тощо. Це означає, що вона має бути чутливою до змін і вчасно адаптуватися задля забезпечення якості свого продукту.

Для цього треба чітко визначити всі процеси, з яких складається діяльність органів виконавчої влади, детально описати та документально закріпити їх структуру. Це включає:

• чітку регламентацію участі (повноважень) кожного з державних службовців органів виконавчої влади в кожному процесі;
  
• чітке визначення послідовності дій і порядку взаємодії учасників в процесі виконання завдання;
  
• розроблення та нормативне закріплення стандартів усіх документів.
  

6.5.Критерії підвищення ефективності роботи і якості її результату

Зовнішні:

• зменшення кількості скарг клієнтів на якість роботи органів виконавчої влади;
  
• збільшення кількості клієнтів, налаштованих на співпрацю;
  
• підвищення авторитету органів виконавчої влади.
  

Внутрішні:

• зменшення часу перебування на роботі у позаробочий час;
  
• зменшення кількості неякісних документів або послуг, що вийшли назовні;
  
• відсутність ситуацій типу:
  

“Я це не зробив, тому що думав, що зробить інший, але він теж не зробив”,

“Я це зробив, бо не знав що інший уже зробив те саме”,

“Я виконував половину завдання, а другу половину виконував інший. На жаль, звести це неможливо”,

“Я це зробив так, бо не розумів, що від мене вимагається” тощо.

Запровадження СУЯ вигідно кожному державному службовцю тому, що це дасть можливість:

• суттєво заощадити час і використовувати його більш ефективно;
  
• рівномірно розподіляти навантаження;
  

• кожному працівникові чітко розуміти, за що саме він відповідає і за невиконання конкретно яких дій може бути покараний;
  
• начальникам структурних підрозділів розуміти, що є найважливішим і де якість має бути найвищою (мати можливість ранжування завдання за значущістю і термінами виконання);
  
• заступникам керівників органів виконавчої влади більше часу приділяти контролю за якістю документів з точки зору їх змісту.
  

В країнах з командною економічною системою керівна верхівка вимагала від підлеглих беззастережного дотримання інструкцій і вказівок, а не ефективної діяльності. Внаслідок цього службовці орієнтувалися головним чином на виконання завдань, а не на досягнення ефективних результатів.

Керівники повинні чітко довести до відома підлеглих, що визначення пріоритетних завдань і встановлення термінів їх виконання - це ще не кінець роботи: - головне - не просто виконати завдання, а виконати завдання як слід.

Керівникам так часто доводиться залагоджувати якісь справи, що набирають неправильного напрямку, або вже пішли не так, як слід, або ось-ось повернуть на погане, що вони іноді забувають підтримувати повсякденну рутинну діяльність, завдяки якій установа нормально функціонує.

В ідеалі процес контролювання має запобігати виникненню проблем, а не реагувати на них. - Інакше кажучи, він покликаний відвертати небажаний розвиток подій - сприяти успішній діяльності установи, - а не наздоганяти події і розв'язувати проблеми, які вже виникли.

Найбільшою перешкодою є узвичаєна думка, що з першого разу нічого не можна зробити як слід. Таке передбачення обов'язково збувається. Це переконання так міцно вкорінилося, що люди навіть не намагаються докласти зусиль, щоб справи пішли добре з першої спроби.

Слід розробляти стандарти високоякісної діяльності, а не програми, націлені на підвищення якості. Вимога безпомилкової роботи означає: „Виконуй точно так, як задано, і виконуй з першого разу; і не годиться: „Ну, це приблизно те, що треба”.

У ставленні службовців до якості своєї роботи відбивається ставлення до якості з боку керівників.

Переваги ефективного контролю.

Процес контролювання дає можливість отримати важливий зворотний зв'язок, що допомагає визначити, в якому стані перебуває організація і які зміни слід запровадити.

Навчаючись на власних помилках, можна поліпшити своє вміння керувати: інформація, отримана в процесі нагляду й оцінки діяльності службовців, допоможе керівництву вжити коригуючих заходів.

Дуже важливо систематично з'ясовувати не лише те, що йде як слід, але й те, що не спрацьовує.