Специфика организации и проведения special events базисного PR
Дипломная работа - Маркетинг
Другие дипломы по предмету Маркетинг
?уждение списка сложных вопросов и совместная выработка ответов.
. На мероприятие PR-менеджеры должны прибыть не менее чем за час до начала регистрации. Одежда должна соответствовать стилистике мероприятия. Обязательно должен быть именной нагрудный бедж. Помимо этого менеджеры должны иметь с собой:
Вжсформированные пресс-папки для журналистов;
Вжименные беджи для журналистов с названием изданий;
Вжбеджи для спикеров;
Вжсписки для регистрации и собственные визитки в достаточном количестве;
Вжтаблички, указывающие путь внутри здания к залу, в котором проводится мероприятие;
Вжнастольные таблички с именами спикеров;
Вжтабличку Регистрация на стол регистрации;
Вжэлементы наружной рекламы, необходимые для украшения зала, а также сопутствующую канцелярию.
. Необходимо проверить степень готовности залов для пресс-конференции и фуршета, наличие стола для регистрации, а также украсить (отбрэндить) помещение до начала регистрации, т.е. до прихода первых приглашенных. На столе президиума должна стоять минеральная вода и бокалы. Всем спикерам необходимо раздать программу мероприятия. Заранее, до мероприятия (еще лучше, до появления журналистов), необходимо протестировать оборудование, используемое спикерами.
. На регистрации должно присутствовать не менее двух менеджеров. В больших отелях (помещениях) один из представителей компании должен встречать журналистов у входа. В случае доставки журналистов собственным транспортом представитель должен встречать их у автобуса на месте прибытия.
. Во время регистрации следует зафиксировать в списках посещаемость журналистов, собрать их визитки или (при отсутствии таковых) координаты, предоставить им пресс-папки и дополнительную информацию.
. Во время регистрации всем участникам пресс-конференции желательно предложить чай, кофе или легкие прохладительные напитки.
. PR-менеджер должен следить за регламентом проведения пресс-конференции. Время официальной части не должно превышать 40 минут, не менее 10-15 минут необходимо отвести на вопросы журналистов.
. По окончании официальной части во время фуршета PR-менеджеры должны активно общаться с журналистами для выявления информационных пробелов и их оперативной ликвидации путем организации мини-интервью со спикерами компании. Также следует узнать об их впечатлениях, предложить журналистам выслать дополнительную информацию и фотографии. В это же время организуются эксклюзивные интервью по заранее запланированным темам.
. По окончании пресс-конференции PR-менеджер не должен покидать место проведения мероприятия до ухода последнего журналиста. Следует поблагодарить журналистов за участие в пресс-конференции.
. В тот же день после проведения пресс-конференции необходимо распространить пресс-релиз среди изданий, представители которых не смогли присутствовать на мероприятии.
. В течение 2-3 дней готовятся фотографии по мероприятию, которые могут предоставляться журналистам по их запросу.
. В течение 3-5 дней необходимо провести телефонные беседы с журналистами для уточнения степени их интереса к изложенной теме и необходимости предоставления дополнительной информации для развития темы. По результатам этой работы составляется план выхода публикаций.
. Публикации собираются по мере их выхода.
Итак, Public Relations - это наука об управлении общественным мнением. Она имеет свои цели, задачи и функции. Рассматривая ее с практической точки зрения, можно выделить несколько комплексных направлений деятельности PR. Среди них - специальные мероприятия.
Важность специального мероприятия, в том, что люди больше верят тому, что видят, а не тому, что слышат.
Наибольшей популярностью пользуются круглые столы и семинары, выставки, экспозиции, презентации, церемонии открытия, приемы и дни открытых дверей. Каждое мероприятие отличается как минимум целевой аудиторией, масштабностью проведения и достигаемым эффектом.
Чтобы избежать возможных трудностей и уложиться в срок, специальное мероприятие, начинают готовить за три месяца до начала, уделяя большое внимание мелочам и учитывая специфику выбранного события.
Специальные мероприятия полностью находятся в компетенции специалиста по связям с общественностью. В связи с этим организация и проведение специальных событий является функцией отдела по связям с общественностью.
Таким образом, в настоящее время, специальные мероприятия являются полномочным представителем масштабной группы PR-акций, используемых для поддержания постоянства потока позитивных материалов, касательно коммерческой деятельности компании и реализуемой ею продукции. Специальные мероприятия PR организуются в том случае, если существует долговременный недостаток интересных новостных поводов (что отнюдь не является признаком управленческой запущенности предприятия, а, наоборот, свидетельствует о стабильном и плавном развитии).
В общем случае, проведение специальных мероприятий должно решать две основные задачи: обеспечивать постоянное наличие упоминаний (несомненно, положительных) о деятельности конкретного предприятия в информационных структурах и повышение спроса на продукцию и услуги организации с помощью расширения круга целевой аудитории.
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ КАНЦБЮРО
В данной главе даны общие сведения о деятельности Кампании Канцбюро. Выявлены основные направления деятельности и те