Специфика организации и проведения special events базисного PR
Дипломная работа - Маркетинг
Другие дипломы по предмету Маркетинг
ен и должностей спикеров, а также необходимое для их доклада оборудование (видео, проектор, перевод, лазерная указка, микрофоны в зале для желающих задать вопросы и т.д.).
. Подготовка и согласование iенария проведения пресс-конференции.
Факторы, которые важны:
Вжместо проведения мероприятия;
Вжпродолжительность пресс-конференции;
Вжспикеры, время и темы их выступлений;
Вжналичие информационных материалов и сувенирной продукции;
Вжпривлечение дополнительных вспомогательных лиц/служб (фотограф, оператор, переводчик);
Вжпривлечение других подрядных организаций, в том числе PR-агентства;
Вжоформление зала;
Вжобеспечение транспорта, который привезет журналистов к месту проведения мероприятия;
Вжведущий пресс-конференции.
5. Составление списков СМИ и их утверждение.
. Разрабатывается примерная смета возможных накладных расходов, которая утверждается с руководством компании.
. Пишется текст приглашения, который должен содержать:
Вжинформацию о контактных лицах, у которых можно получить дополнительную информацию о мероприятии и зарегистрироваться;
Вжлоготип компании;
Вждату, время и место проведения пресс-конференции;
Вжтемы выступлений и имена спикеров предстоящего мероприятия;
Вжкраткое описание освещаемой темы;
Вжкраткую информацию о компании (бэкграундер);
Вждля малознакомых помещений желательно приложить схему расположения места проведения пресс-конференции.
8. По списку СМИ проводится предварительный телефонный обзвон журналистов, в ходе которого выясняется их интерес к теме пресс-конференции (первый звонок необходимо сделать не менее чем за неделю до мероприятия). Если журналиста интересует компания, но не интересует данная тематика, то выявляется интересующая тема, и если она не идет вразрез с интересами компании, то до или сразу после пресс-конференции организуется встреча с соответствующими представителями компании. Если журналист не проявляет заинтересованности в теме и компании, то следует поинтересоваться причиной такого равнодушия. В зависимости от приведенных журналистом причин выбирается один из вариантов дальнейших действий:
а) журналисту без нажима приводятся доводы в пользу значимости темы, компании, ее деятельности и задач с точки зрения аудитории его СМИ;
б) в том же СМИ находится другой журналист. Это делается посредством:
Вжнаводящего вопроса первому журналисту;
Вжбеседы с главным редактором или редактором отдела;
Вжустановления отношений с другим журналистом из данного СМИ.
9. После первого звонка и выяснения предварительной заинтересованности журналиста ему отправляется приглашение по факсу или электронной почте (реже с курьером), после чего осуществляется второй звонок, в ходе которого получается подтверждение получения приглашения и его заинтересованности в посещении пресс-конференции.
. В процессе устного приглашения журналистов необходимо фиксировать их комментарии в письменной форме для дальнейшего анализа, оценки ситуации, составления списка возможных вопросов и последующего консультирования спикеров.
. Еще один звонок журналистам делается накануне пресс-конференции, является напоминанием и сопровождается вопросом: Не изменились ли ваши планы посетить пресс-конференцию?
. Пишется пресс-релиз, который должен:
Вжвключать информацию о контактных лицах, у которых можно получить дополнительную информацию;
Вжсодержать логотип компании;
Вжсоответствовать корпоративному стилю оформления подобных документов компании
. Обязательно создается информационная папка для журналистов. Классическая пресс-папка состоит из следующих документов (указаны в том порядке, в котором их должны видеть журналисты):
Вжпрограмма пресс-конференции, включая список спикеров;
Вжпресс-релиз;
Вжбиографии с фотографиями спикеров компании;
Вжкопии презентаций спикеров;
Вжфото и/или слайды;
Вжинформация о рынке, на котором работает компания;
Вжактуальные цветные материалы (о продуктах, услугах компании);
Вжистории успеха;
Вжцифры и факты (факт-лист);
Вжbackground компании;
Вжброшюра (или история компании);
Вжкорпоративный бюллетень или издание;
Вжвизитки контактного лица (PR-менеджера компании или другого менеджера, в обязанности которого входит общение со СМИ). В набор для прессы рекомендуется включать небольшие сувениры с символикой компании;
Вжпапка с логотипом компании (или пакет), в которую упаковывается весь указанный набор материалов.
. Подготавливается презентация для спикеров (при необходимости).
. Заблаговременно, до пресс-конференции, составляется список наиболее трудных вопросов. Вопросы формируются двумя способами:
а) с использованием профессиональной интуиции;
б) в ходе общения с журналистами во время их приглашения и неформального выяснения у них отношения к теме, поднимаемой компанией.
. До пресс-конференции PR-менеджер проводит со спикерами консультационную работу, которая включает:
Вжинформирование о возможных реакциях и откликах прессы на предлагаемую тему мероприятия;
Вжопределение сильных и слабых сторон проводимого мероприятия, внесение предложений по устранению слабых моментов и, совместно с руководством, доработка темы и iенария пресс-конференции;
Вжинформирование об отношении СМИ и настрое журналистов;
Вжнапоминание всем спикерам о нормах и правилах взаимоотношения со СМИ;
Вжоб