План работы 244 1 Организация работы по проведению административной реформы. 246 1 Организация работы экспертных групп. 249
| Вид материала | Отчет |
- 1. составление плана курсовой работы, 485.55kb.
- Личное и сверхличное, или коллективное бессознательное юнг К. Г. Психология бессознательного., 242.76kb.
- Организация Продолжительность Должность Предыдущее место работы: Организация Продолжительность, 150.78kb.
- Программа дисциплины по кафедре «Эксплуатация автомобильного транспорта» организация, 322.15kb.
- План работы Государственной налоговой администрации в Автономной Республике Крым, 366.17kb.
- Рекомендации по организации и проведению научно-исследовательской работы в рамках учебного, 225.1kb.
- План Актуальность выбора темы. Организация самостоятельной работы учащихся одна, 262.17kb.
- Жера, а именно организация труда менеджера, сравнение работы менеджеров в России, 74.66kb.
- План работы отдела молодёжных проектов аппарата Бюро цс ООО «Союз машиностроителей, 74.16kb.
- Областная программа «Проведение административной реформы в Новгородской области в 2006-2008, 499.04kb.
8.2. Рекомендации по использованию ЕФА для повышения эффективности деятельности органов власти в условиях проведения реформ
8.2.1. Сценарий действий по применению ЕФА для повышения эффективности деятельности органов власти
Целесообразно рассмотреть рекомендации по использованию ЕФА и ее методологии для повышения эффективности органов власти с учетом и в условиях происходящих реформ, в первую очередь - административной реформы.
В основном рассматривается такая область повышения эффективности, которая связана с трансформацией собственно федеральных органов исполнительной власти на основе их уточненных функций. Вместе с тем, при рассмотрении такой отчасти локальной области эффективности необходимо помнить, что:
а) существует объективная и неизбежная связь подобных трансформаций с аспектами модернизации госслужбы;
б) уточнение и совершенствование уже запланированных и даже совершенных преобразований госорганов будет требоваться длительное время (см. раздел 5 отчета), а в принципе, производиться постоянно.
Рекомендации изложены в форме сценария действий, в котором участвуют следующие субъекты или их группы:
- планирующие и проводящие реформы (в частности, комиссия по административной реформе);
- разрабатывающие руководящие и методические материалы по архитектуре ЭП;
- осуществляющие централизованное руководство использованием архитектуры ЭП;
- конкретные организации органов власти (министерства, комитеты, центры и т.д.).
Сценарий опирается на основные свойства, состав и способы использования ЕФА, описанные в предыдущих разделах отчета.
Сценарий показывает, как ЕФА работает в качестве инструмента для:
- общей поддержки политики применения ИКТ с целью обеспечения реформ;
- поддержки плана реформирования каждой конкретной организации в целом;
- поддержки отдельных проектов реинжиниринга деловых процессов и ИКТ-систем в рамках реформирования организаций;
- оценки достигаемого на каждом этапе реализации реформ состояния и выработки планов на следующий период.
В связи с этим сценарий охватывает описанные ниже этапы.
1) Предварительный (текущий) этап.
2) Институализация работ по архитектуре ЭП.
3) Разработка собственно первой версии архитектуры ЭП в варианте ЕФА.
4) Документирование первой версии текущего состояния архитектуры ЭП в терминах ЕФА.
5) Анализ разрыва "ЕФА - текущее состояние".
6) Определение приоритетов и планирование перехода.
7) Осуществление проектов ЭП на основе ЕФА.
8) Документирование нового текущего состояния архитектуры ЭП.
9) Передача нового текущего состояния архитектуры ЭП для разработки новой версии ЕФА.
Схема сценария показана на рисунке 8.1, где использована рекомендуемая общая схема организации архитектурных процессов с отметками номеров этапов данного сценария.
Р
исунок 8.1. Схема этапов сценария использования ЕФА в условиях реформ (на основе общей схемы организации архитектурных процессов).
Комментарии. Этап 4 сценария "Документирование первой версии текущего состояния в терминах ЕФА" включен именно в это место сценария из-за особенностей организации первого цикла всех работ.
Используются следующие принципы:
а) представление правительства как единого надведомственного органа;
б) сочетание реинжиниринга правительства в целом и отдельных организаций.
8.2.2. Этап 1, "Предварительный" (текущий)
На этом этапе выполняются следующие действия.
Органы, планирующие реформы (в частности, комиссия по административной реформе), вырабатывают свои рекомендации и предложения по этапу реформы "Ревизия существующих функций государственного регулирования, выявление избыточных и недостающих функций". Ожидается, что будет выработан рациональный состав функций, для них будут определены уточненные формулировки функций, будет осуществлена их классификация по содержательному признаку и уточнена форма реализации функции.
Органы, разрабатывающие материалы по архитектуре ЭП, и другие субъекты осуществляют:
- разработку рекомендаций и планирование создания руководящих и методических материалов по архитектуре ЭП, ее моделей и репозитория;
- анализ состояния работы и результатов, полученных органами, планирующими и проводящими реформы;
- осуществление публичных действий по пропаганде идей ЭП и его архитектуры.
На этом этапе уже может осуществляться использование ЕФА.
В частности, органам, планирующим реформы, целесообразно формировать такое описание обновленных функций, которое использовало бы системный характер описания деятельности, определяемый в Архитектуре деятельности ЕФА. В этом случае описание каждой функции должно содержать формулировки:
- непосредственных выходов выполнения функции, возможно, в зависимости от ее форм;
- полезных результатов, которые должны наблюдаться вследствие выполнения функции;
- субъектов или ситуаций (событий), которые инициируют выполнение функции;
- заинтересованных лиц, которым передаются выходы функций;
- режима времени, в котором выполняются функции (периодичность и/или наличие ограничения времени).
Целесообразно делать такие описания на основе самых общих характеристик устройства ЕФА ЭП и моделей специализированной Архитектуры деятельности ЭП в составе ЕФА.
Эти описания далее рассматриваются как исходная информация для формирования первой версии Архитектуры деятельности ЭП, в частности, ее справочных моделей: модели функций, модели производительности, модели информационных объектов, модели графиков деятельности.
Вместе с тем, такое описание необходимо и самим органам, планирующим реформы, т.к. оно позволяет качественно выполнять второй этап административной реформы.
Кроме того, в отсутствие такой информации в будущем цикл работ по подготовке ЕФА будет более длительным, потребует повторного сбора информации (что всегда не только затратно, но и болезненно воспринимается людьми) и/или приведет к менее проработанному наполнению моделей ЕФА.
Влияние ЕФА на эффективность органов власти: выработка более полных и качественных описаний функций органов власти, возможность на следующем этапе административной реформы разрабатывать более полные и качественные нормативные акты для закрепления новой структуры ведомств, возможность работать на этом этапе быстрее и с меньшим числом ошибок.
8.2.3. Этап 2, "Институализация работ по архитектуре ЭП"
На этом этапе должно быть осуществлено политическое и организационное закрепление действий в области ЭП и его архитектуры. В частности, производится:
- оформление, кадровое и ресурсное обеспечение органов, осуществляющих работы по архитектуре ЭП (разрабатывающих руководящие и методические материалы по архитектуре ЭП, осуществляющих централизованное руководство использованием архитектуры ЭП);
- запуск работ по разработке первой версии Архитектуры ЭП.
8.2.4. Этап 3, "Разработка первой версии архитектуры ЭП в варианте ЕФА"
Органы, планирующие и проводящие реформы, параллельно с этим этапом и, возможно, с этапом 2 начинают осуществлять второй этап реформы: "Внедрение новой модели государственного управления". Выполняется работа по анализу состояния конкретных ведомств, выработке предложений и планированию действий для конкретных мероприятий по реализации административной реформы, (а также, возможно, связанных мероприятий реформы госслужбы и других реформ).
Предполагается, что в эту работу входит:
- проектирование новой структуры органов государственного управления, с разбиением функций по уполномоченным ведомствам;
- разработка и принятие комплекса соответствующих законодательных актов, внедряющих новую функциональную модель государственного управления, реализованную в новой структуре ведомств;
- собственно формирование обновленной структуры органов власти в соответствии с концепцией административной реформы и принятыми законодательными актами.
Целесообразно, чтобы вырабатываемые в этой работе результаты передавались в органы, осуществляющие работы по архитектуре ЭП, и использовались в разработке первой версии этой Архитектуры. В частности, эти результаты будут формировать Справочную модель организации деятельности и размещения, а также уточнять разрабатываемые модели функций, производительности, информационных объектов, графиков деятельности.
При этом формируемый репозиторий ЕФА уже может служить средством информационной поддержки эффективной работы самих органов, проводящих реформы. Организацию такой поддержки могут обеспечивать органы, осуществляющие централизованное руководство использованием архитектуры ЭП.
Кроме того, предполагается, что работа по реальному осуществлению административной реформы должна завершаться проектированием и внедрением в обновленных государственных структурах реальных управленческих процессов и поддерживающих их информационных технологий. Целесообразно, чтобы эти работы выполнялись уже с непосредственным использованием ЕФА, ее моделей, рекомендаций, информации, накопленной в репозитории архитектуры. Эти работы предусмотрены на следующем этапе данного сценария.
На этом этапе органы, разрабатывающие ЕФА, осуществляют:
- проведение анализа материалов, выработанных субъектами, планирующими и проводящими реформы, других материалов, связанных с социальной политикой, а также с возможностями, которые дают ИКТ в данное время и на перспективу;
- разработку собственно первой версии архитектуры ЭП в варианте ЕФА: основополагающих материалов, первоочередных моделей, методик их применения, публикацию ЕФА.
Органы, разрабатывающие ЕФА, выпускают:
- основополагающие документы ЕФА ("Видение перспектив ЭП и направление движения", "Концепция и принципы архитектуры ЭП", "Общая схема архитектуры ЭП и основных справочных моделей");
- руководящие методические материалы по описанию конкретных моделей всех архитектурных слоев или частных архитектур ЕФА ЭП (в описанной в разделе 7 очередности);
- первые версии справочных моделей (в описанной в разделе 7 очередности);
- руководства по использованию готовых версий моделей.
Разрабатываемые документы и модели помещаются в репозиторий ЕФА по ходу разработки (в его первую, упрощенную версию) и публикуются по мере разработки. До публикации они проходят достаточно широкое обсуждение.
Органы, осуществляющие централизованное руководство использованием архитектуры ЭП производят передачу рабочих версий документов и моделей в некоторые ведомства не только для обсуждения, но и для планирования пилотных работ по использованию, организуют и проводят учебно-методическую поддержку ведомств и организаций. Кроме того, инструментами и информацией репозитория они обеспечивают информационную поддержку эффективной работы органов, проводящих реформы.
Отдельные организации - органы власти на этом этапе:
- выполняют инициативные работы в соответствии с целями и принципами ЭП (например, по раскрытию информации, по внедрению элементов профессиональной культуры, ориентированной не на бюрократические интересы, а на интересы граждан, по инвентаризации существующих деловых процессов и систем);
- участвуют в обсуждении первой версии архитектуры ЭП и ее справочных моделей;
- принимают участие в пилотных проектах по использованию ЕФА.
Влияние ЕФА на эффективность органов власти:
- обоснованное и реалистичное централизованное планирование мероприятий по осуществлению реформирования собственно ведомств и организаций;
- определение с самого начала этих работ общего языка описания архитектуры правительства как целого и составляющих его организаций;
- внедрение единой "федеральной" системы понятий, ценностей и критериев, распространение этой системы понятий, ценностей и критериев как на эффективность госорганов, так и на обобщенное устройство их структуры (без навязывания специфических решений).
8.2.5. Этап 4, “Документирование первой версии текущего состояния в терминах ЕФА”
На этом этапе значительная работа должна выполняться отдельными организациями - органами власти, в первую очередь, трансформируемыми на этом этапе в соответствии с реализацией реформ.
Эти организации:
- получают в качестве исходных оснований для реформирования официальные документы, в частности, законодательные акты, определяющие внедрение новой функциональной модели государственного управления, реализованной в новой структуре ведомств;
- формулируют миссию и главные, стратегические цели организации;
- формируют и структурируют области и функции деятельности (от "как есть" к "как должно быть в ближайшей перспективе" и, возможно в более обобщенном виде, "как должно быть в среднесрочной и дальней перспективе");
- проектируют и начинают внедрять в обновленных структурах реальные управленческие процессы и поддерживающие их ИТ-системы "как надо сегодня";
- в ходе последней работы используют документы и модели первой версии ЕФА, планируют и выполняют работы по описанию текущего состояния (кратко) и целевого состояния своей архитектуры в терминах и по правилам ЕФА.
Органы, осуществляющие централизованное руководство использованием архитектуры ЭП
- помогают организациям в освоении ЕФА и описании их архитектур (обучение, методическая поддержка);
- получают от этих организаций описания текущего состояния и целевого состояния архитектуры организаций в терминах и по правилам ЕФА;
- производят документирование текущего состояния (в том числе - помещая его в репозиторий ЕФА).
Целесообразно на этом этапе получить (от органов, планирующих и проводящих реформы и от организаций) максимум сведений о наблюдаемых межведомственных деловых процессах, начиная с общего определения процесса вплоть до его "макросценария" (см. также описание требований к организации ЭАР).
Влияние ЕФА на эффективность органов власти:
- концептуально и архитектурно согласованное планирование ведомствами и организациями мероприятий по осуществлению своего реформирования;
- использование с самого начала этих работ общего языка описания архитектуры своей организации как части целого правительства;
- ведение в каждой организации единой "федеральной" системы понятий, ценностей и критериев, ориентирующих на главные цели и на выполнение главных принципов построения организации и ее деловых процессов;
- разработка собственных показателей эффективности, ориентированных на отражение специфики деятельности;
- введение культуры деятельности, ориентированной на принципы реформы и на внешних пользователей услуг организации - граждан, их предприятия;
- ориентация организаций на выбор типовых или унифицированных деловых ИКТ-решений, прикладных компонентов, передовых технических стандартов;
- снижение за счет этого затрат благодаря координации в поиске компонентов многократного применения, исключения дублирования затрат, обеспечения сохранности инвестиций в перспективные ИКТ-средства, обеспечения большего уровня совместимости планируемых систем;
- определения деловых процессов в терминах и структуре ЭАР-ов с возможностями их анализа и последующего сопровождения, описанными далее в этом разделе;
- определение ответственности за ведение и предоставление собственных информационных ресурсов, а также потребностей в других информационных ресурсах, для планирования компонентов среды интеграции федеральной информации (создания ОГИР).
8.2.6. Этап 5, "Анализ разрыва "ЕФА - текущее состояние"
Органы, осуществляющие централизованное руководство использованием архитектуры ЭП (с привлечением независимых экспертов и разработчиков ЕФА) производят анализ разрыва между первой версией ЕФА и реальным состоянием.
Указанный разрыв описывается в терминах ЕФА по всем основным справочным моделям, с указанием существенных и иных несоответствий, например, несоответствие:
- сформулированного назначения (миссии) организации целевому (включая отсутствие или неудовлетворительную формулировку миссии);
- текущих областей и функций деятельности целевым;
- существующих показателей производительности / эффективности необходимым показателям (включая отсутствие показателей);
- наличных информационных ресурсов необходимым и др.
(В том числе проводится анализ ситуаций, подобный проведенному в разделе 3 отчета, для показа характера соответствий и возможных проблем архитектуры деятельности агентства DOI в США и ЕФА в США).
Описание этих несоответствий используется на следующем этапе сценария.
Отдельные организации, параллельно с работой по осуществлению трансформации должны планировать и осуществлять (по своим проектам и шагам, но с учетом концепции ЭП и описаний ЕФА) инициативные действия по реализации основных свойств ЭП:
- решение задач присутствия в Интернет;
- систематическое и полное публикование открытой информации (своей, включая документы и их подготовительные версии, оргструктуру, функции и контакты);
- включение в среду Интернет справочных служб, мажорируемых форумов, прием писем граждан, и др.
- выведение в среду Интернет первых, наиболее массовых услуг;
- инвентаризацию своих информационных ресурсов и требований к необходимым, предоставление доступа к открытой информации общего пользования (природные ресурсы и карты, культурные, учебные и рекреационные ресурсы, программы поддержки гражданских инициатив, социальные программы, программы подготовки трудовых ресурсов и найма на работы в государственные программы и организации, и др.).
Влияние ЕФА на эффективность органов власти: аналогично предыдущему пункту сценария.
8.2.7. Этап 6, "Определение приоритетов и планирование перехода"
Определение приоритетов на основе наибольших разрывов, наиболее критичных потребностей и существующих возможностей. Планирование перехода к желаемой архитектуре в рамках общих и специфических проектов организаций.
Органы, осуществляющие централизованное руководство использованием архитектуры ЭП производят следующее.
Выделяются те функции, которые требуют наибольшего и первоочередного внимания. К ним могут быть отнесены функции, обладающие следующими свойствами:
- для выполнения которых в уполномоченных ведомствах требуется произвести наибольшую трансформацию;
- которые наименее обеспечены поддержкой ИТ-систем и для успешного выполнения которых такая поддержка критична;
- затруднение в выполнении которых приведет к наибольшим ущербам.
Одновременно с этим целесообразно выделить те функции и ведомства, на примере которых можно быстро и с наименьшим риском получить положительные примеры использования ЕФА для поддержки трансформаций ("быстрые победы"). К таким функциям можно отнести те, которые:
- планируются как первоочередные органами, осуществляющими реализацию административной реформы;
- выполняются ведомствами, наиболее подготовленными к использованию архитектурного подхода в своем ведомстве и к использованию ЕФА.
Планируются правила перехода к желаемой архитектуре в рамках выбора и поддержки общих и специфических проектов организаций.
Отдельные организации производят подготовку к наиболее крупным проектам реинжиниринга процессов в сочетании с установлением их связи с единой архитектурой ЕФА, в частности:
- обучение основным понятиям и принципам реинжиниринга процессов;
- формирование миссии отдельных деловых процессов и их главных параметров;
- формирование и структуризация сценариев выполнения этих процессов (в смысле п. 8.3);
- выделение выходов, результатов и воздействий выполнения функций и процессов;
- определение основных условий и параметров предоставления выходов (где/каналы предоставления, кому, когда/график, зачем/критерий успешности, и др.) - в соответствии с рекомендациями ЕФА;
- формирование ключевых факторов успеха получения результатов, конкретных показателей производительности, описание наиболее острых несоответствиях в показателях и/или условиях получения результатов определенным целям и КФУ (т.к. нельзя планировать реинжиниринг в условиях невозможности реально получать результаты вообще);
- публикация созданного (верхней части деловой архитектуры организации) в доступной форме;
- самостоятельное определение соответствий с Архитектурой деятельности ЭП в ЕФА;
- выделение кандидатов на сквозные межведомственные процессы или/и заявок на перераспределение функций для концентрации процесса в ведомстве (обратная связь с органами реализации административной реформы);
- передача описания соответствий и несоответствий в офис ЕФА.
На основе проделанного организации производят формирование и подачу заявок на целевое финансирование проектов трансформации (реинжиниринга) деловых процессов на основе ИКТ и проектов инфраструктурного значения.
Влияние ЕФА на эффективность органов власти: аналогично предыдущему пункту сценария, но более конкретно и предметно, с ориентацией на первоочередные проекты. Кроме того, используется построение эффективных планов переходов по принципам и правилам ЕФА, формирование критериев отбора проектов для финансирования.
8.2.8. Этап 7, "Осуществление проектов ЭП на основе ЕФА"
Органами управления использованием ЕФА с привлечением независимых экспертов организуется и производится отбор, запуск и контроль проектов реинжиниринга на основе ИКТ в конкретных организациях.
Производится помощь организациям в определении критериев эффективности, в использовании общих решений и перспективных стандартов.
По ходу выполнения проектов, в особенности - крупных и межведомственных, призводится периодический аудит хода проекта. Проекты, ход и промежуточные результаты которых соответствуют целям и критериям (с учетом возможности их изменения), получают дальнейшую поддержку. В остальных случаях проекты приостанавливаются для более детального анализа и принятия решений.
Организации:
- участвуют в рассмотрении своих заявок на проекты (комментируют, предоставляют дополнительные обоснования);
- дорабатывают заявки и планы проектов в соответствии с критериями ЕФА;
- осуществляют выполнение финансируемых проектов в соответствии с ЕФА;
- производят документирование результатов, в том числе, документируют новое состояние своей архитектуры и его связь с ЕФА.
- В части проведения своих проектов, организации:
- получают и используют подтверждения или комментарии о соответствии ЕФА или наличии дублирования функций, прикладных систем, информационных ресурсов;
- получают и используют комментарии и рекомендации по установлению соответствия показателей эффективности/производительности намеченным в ЕФА схемам;
- уточняют выбор первых процессов для реинжиниринга;
- фиксируют нормативную базу процессов, формируют гипертекстовую форму ЭАР;
- производят строгое формальное описание процессов и их результатов, формируют модельную форму ЭАР;
- формируют уточненную вертикаль ключевых факторов успеха процесса, показателей производительности и вариантов мероприятий по реинжинирингу;
- производят дальнейшие действия в проектах, например, определение приоритетов в рамках реинжиниринга процесса, детальная оценка процесса как есть и требований к новому процессу на основе методов функционально-стоимостного анализа, и др.
Аналогично - для межведомственных проектов. (При этом управлять проектом может уполномоченное ведомство или специальная организация, созданная заинтересованными ведомствами для управления этим проектом).
Влияние ЕФА на эффективность органов власти: аналогично этапу 5 сценария, но с наибольшим объемом использования всех полезных архитектурных сведений ЕФА, включая сведения о компонентах, стандартах и др.
Используются все источники получения преимуществ организациями, указанные в п. 8.1 и в разделе 6 отчета.
8.2.9. Этап 8, "Документирование нового текущего состояния архитектуры ЭП"
На новом уровне развития ситуации выполняются действия, описанные для этапа 4 сценария (см. там также о влиянии ЕФА на эффективность).
Производится получение от организаций новых описаний их текущей и желаемой архитектуры. Выполняется документирование нового текущего состояния архитектуры ЭП.
Организации передают описания нового состояния своей архитектуры в органы управления применением ЕФА. Последние предъявляют к этим описаниям существенно более обоснованные требования к полноте и глубине описаний.
Подключаются органы, разрабатывающие методики и модели ЕФА, ранее продолжавшие работать по собственным планам (например, в соответствии с очередностью, рекомендованной в разделе 7 отчета).
По мере получения достаточно полных описаний производятся действия по запуску разработки новой версии ЕФА в целом, начиная с выпуска новых версий основополагающих документов ЕФА (всех или только части - по решению органов, разрабатывающих методики и модели ЕФА).
Цикл замыкается этапом 9, "Передача нового текущего состояния архитектуры ЭП для разработки новой версии ЕФА".