Комплекс программ Управление персоналом Описание программы АиТ:\кадры версия 8х для Windows

Глава 5. Штатное расписание

5.1. Описание структуры предприятия

Программа поддерживает ведение многоуровневой структуры предприятия, с объединением отдельных подразделений (отделов) в более крупные структурные единицы – филиалы (управления, холдинги, отделения и т.п.).

Окно данных о предприятии вызывается по кнопке «Предприятие» Панели Инструментов либо из пункта «Структура предприятия» раздела «Штатное расписание» Главного Меню. Оно содержит две закладки: «Структура предприятия» и «Реквизиты предприятия».

5.1.1. Структура предприятия

Структура предприятия представляется в виде дерева.

Вершиной дерева структуры служит название предприятия.

Филиалы выделены жирным шрифтом и помечены пиктограммой , названия подразделений написаны стандартным шрифтом и им соответствует пиктограмма . Только подразделения могут содержать в себе сотрудников. Филиал может содержать в своей структуре другой филиал или подразделение; подразделение НЕ МОЖЕТ содержать в себе другие структурные единицы.



Рис. 5.1. Окно «Данные о предприятии».

Подразделения внутри дерева распределены по филиалам. Подразделения, не входящие в структуру ни одного филиала, размещены внизу дерева, непосредственно в его корневом уровне.

Реквизиты подразделения (филиала) можно просмотреть и отредактировать в карточке, которая открывается для текущей в списке структурной единицы по правой кнопке мыши.



Рис. 5.2. Карточка структурной единицы.

Окно содержит наименование и код структурной единицы, даты ее формирования и ликвидации, сведения о подчиненности и некоторую другую информацию. Знаком * отмечены поля, обязательные для заполнения.

Для подразделений указывается признак входимости в структуру штатного расписания и передачи данных для расчета зарплаты. Флаг «данные передаются в Зарплату» снимается в случае, когда с определенной группой физических лиц не ведется расчетов, однако данные об этих людях хранить необходимо (например, претенденты на работу, деловые партнеры, ранее работавшие на этом предприятии сотрудники и т.п.).

Выход из карточки структурной единицы с сохранением внесенных изменений производится по кнопке «ОК», без сохранения – по кнопке «Отмена».

Нажатие кнопки «Добавить» дополнительной Панели Инструментов окна «Данные о предприятии» приводит к созданию нового филиала или подразделения (по выбору сотрудника). Добавление происходит в ту структурную единицу, которая в момент нажатия кнопки была выделена в списке. При этом на экран выводится карточка новой структурной единицы, в которой надо заполнить все необходимые реквизиты (рис. 5.2).

Нажатие кнопки «Удалить» удаляет выбранный филиал или подразделение. Удаление подразделения из списка допускается только в том случае, если в его составе нет сотрудников или штатных единиц. При удалении филиала, содержащего подразделения, эти подразделения перемещаются в группу «Прочие отделы».

Перемещение подразделения из одного филиала в другой производится методом «перетащить-и-уронить», что означает следующую последовательность действий:

1. установить указатель мыши на строку нужного подразделения,
   
2. прижать левую клавишу мыши,
   
3. не отпуская клавиши, перенести строку на нужное место,
   
4. отпустить клавишу мыши.
   

Если структура предприятия слишком сложна и громоздка, чтобы использовать для переподчинения механизм «перетащить-и-уронить», можно проделать это с помощью кнопки «Перенести» дополнительной Панели Инструментов. По нажатию этой кнопки открывается окно, содержащее дерево филиалов предприятия. В нем можно выбрать филиал, в который надо перенести структурную единицу.



Рис. 5.3. Окно для переподчинения структурной единицы.

Дерево структуры предприятия может быть распечатано по кнопке «Экспорт» дополнительной Панели Инструментов в виде текстового файла стандартного вида.

Если в структуре предприятия на каждое подразделение поставить в поле Мнемокод (правая кнопка на подразделении) цифру или букву, то при печати отчетов по штатному расписанию подразделения будут сортироваться по полю МНЕМОКОД

.




В случае, если мнемокод указывается цифрами, то формат чисел должен быть следующим: если количество подразделений до 99, то формат 01, 02,03…, если до 999, то 001, 002, 003…

5.1.2. Реквизиты предприятия

Закладка «Реквизиты предприятия» предназначена для ввода и корректировки значений основных реквизитов предприятия.



Рис. 5.4. Настройка сведений о предприятии.

Данные о предприятии могут быть использованы при формировании выходных документов. То же самое относится к фамилиям ответственных лиц (руководителя, главного бухгалтера, расчетчика, кассира) и должности руководителя предприятия.