Задачи | Срок | Результат ы |
- Разработка темы и изучение направления/отрасли
| 22.02-1.03 | Выработаны актуальные и интересные тематики для потенциальных делегатов/спонсоров |
- 50 тестовых звонков в крупнейшие/рейтинговые компании/СМИ на предмет актуальности выбранной темы. В процессе переговоров (если тема интересна и актуальна) подтверждение выступлений с докладами
| 3.04-7.04 | Отчет по переговорам с 50 компаниями |
- Составление плана проекта по протестированной выбранной тематике.
| 3.04-7.04 | Готовый мастер-план с отчетом |
- Подготовка драфта программы
| 3.04-10.04 | Драфт программы с потенциальными докладчиками готов к защите Проекта |
- Составление бюджета с учетом выбранного и забронированного отеля, даты (кол-во дней)
| 3.04-10.04 | Готовый бюджет с учётом всех затрат |
- Выбор и аргументирование стоимости мероприятия
(от $400 до $1500) | 3.04-10.04 | К защите проекта определена цена конференции |
- Выбор и аргументирование количества дней конференции. Если РП ориентируется на проведение 3-х дневного мероприятия, это засчитывается как 2 полноценных проекта
| 3.04-10.04 | К защите проекта определено количество дней конференции |
- Защита мастер-плана и бюджета с присутствием руководства компании, руководителя отдела продаж, pr-менеджера , маркетолога, руководителя отдела по работе со спонсорами, руководителя ДМ отдела
| 12.04 | Утвержденный/на доработку мастер план и бюджет |
- После защиты и утверждения мастер-план и бюджет подписывается руководителем проекта, а также всеми участниками встречи
| 12.04 | Подписанный бюджет и мастер план |
- После утвержденного мастер плана
ДМ менеджер готовит базу для почтовой рассылки (8000-12000 тыс.), выборка из имеющейся базы, новые контакты | 6.04-14.04 | Готовая база для рассылки |
- Выбор и бронирование гостиницы
Окончательная бронь после утвержденного мастер плана | 20.04 | Подтверждение от гостиницы бронирования после защиты мастер плана |
- Подготовка письма-анонса для потенциальных спонсоров, орг.партнеров, докладчиков
| 7.04-13.04 | Разосланное письмо |
- Прозвон/Встреча/Подтверждение 5 ключевых докладчиков
| 10.04 | 5 докладчиков подтверждено, получены тезисы и фотографии |
- Изготовление буклета для рассылки
| 26.04 | Готовый напечатанный буклет |
- Рассылка почтовая на 8000-12000 адресов
| 2.05 | Осуществленная рассылка |
- Размещение информации на сайте анонса конференции, контактов, регистрационной формы, программы
| 13.04 | Размещенная информация |
- Рассылка анонса по e-mail
| 13.04 | Разосланное письмо |
- Подготовка полной версии программы
Программа обновляется еженедельно Стандарт - выслано не менее 50 приглашений с докладом | 19.05 | Программа размещена на сайте |
- Подготовка выступлений докладчиками
| 19.05 | Тезисы выступлений получены от всех докладчиков |
- Поиск спонсоров
| 02.06-05.06 | Подтверждение спонсорства (договор, счет и пр.) |
- Подтвержденные спонсоры
За неделю до конференции Менеджер по работе со спонсорами переходит на другой проект, параллельно курируя подтвержденных и оплаченных спонсоров на текущий проект | 29.05 | Оплата |
- Начало телефонного «обзвона» потенциальных участников
| 12.04 | Начало телефонных продаж |
- Получение регистраций от участников
| 12.04 | Заявки (регистрационные формы), счета, оплаты |
- Список делегатов конференции
| 22.05 | Список участников готов, счета оплачены |
- Работа со СМИ
| С 12.04 | Размещенные баннеры, рассылки, реклама в СМИ |
- Подготовка сувенирной продукции (пакеты, ручки, блокноты)
| 22.04 | Готовая сувенирная продукция |
- Подготовка и распечатка информационных материалов для участников
| 31.05 | Распечатанные материалы |
- Проведение конференции
| 5-7 июня 06г. | Проведенная конференция |
- Подготовка отчета и пресс-релиза по проведенному мероприятию
| 8.06-9.06 | Размещенный на сайте пресс-релиз и фото |