Е. Э. Лалаян Главный редактор издательства доктор экономических наук

Вид материала

Документы

Содержание Кадровые записи и статистика 2. Кадровые документы 3. Индивидуальная кадровая справка 4. Ведение кадровых записей вручную 6. Основные положения Закона 248 , i Кадровые записи и статистика 249 7. Работа с кадровыми записями Пересмотр данных. 8. Необходимые статистические данные 9. Необязательные (дополнительные) статистические данные Анализ особенностей работы Непосредственное наблюдение Обсуждение с постоянным работником Обсуждение с руководителем среднего звена — Средства и предметы труда Р мени, руководства по обучению, записи об авариях. вид " сам» — Рабочий ежедневник Квалификационные требования Должностная инструкция Квалификационные требования ... Полное содержание

Подобный материал:

• Сущность человека, 9651.02kb.
• И. Р. Чикалова (главный редактор); доктор исторических наук, профессор, 13361.12kb.
• А. Ф. Кудряшев председатель секции "Онтология" головного совета "Философия" Министерства, 8421.6kb.
• Российская федерация негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального, 1721.27kb.
• Ю. И. Александров психофизиологическое, 3095.91kb.
• Редакционный совет: Репьев С. И. (главный редактор), доктор биологических наук; Гальцев, 1261.01kb.
• Президент России Борис Ельцин подписал закон, 88.22kb.
• Х. М. Бербекова 2005 Вып. 3 Актуальные вопросы современного естествознания, 1178.7kb.
• Ветеринария. – 2011. №1(17). – С. 20-21 Нужен ли нам сегодня новый аграрно-технический, 46.59kb.
• Л. Н. Блинов Главный редактор издательства, 5416.08kb.

11

■•юс

11

_КалРовыезалиси_и статистика

245

КАДРОВЫЕ ЗАПИСИ И СТАТИСТИКА

КАДРОВЫЕ ЗАПИСИ

1. Цель ведения кадровых записей

Кадровые записи обеспечивают:

(а) набор точных и постоянно обновляемых сведений обо всех ра­ботниках компании;

(б) руководство к принятию мер в отношении работника, в частно­сти, путем сопоставления его деятельности с работой других со­трудников;

(в) возможность использования при привлечении на работу нового сотрудника ставки оплаты работников на аналогичных должностях;

(г) архивные записи, отражающие все мероприятия, проведенные компанией в прошлом по отношению к ее персоналу;

(д) материал для статистических исследований, с помощью которых осуществляют кадровую политику;

(е) средство, обеспечивающее соответствие законодательным и ус­тавным требованиям.

Специфическая информация об индивидуальном работнике (т.е. биографические данные, уровень обучения и подготовки, ква­лификация, дисциплинарные записи и т.д.) называется индивидуаль­ными сведениями. Обобщение индивидуальных сведений по группам работников, которые позволяют компании выявить общие характе­ристики различных групп и типов работников (например, возрас­тной и половой состав отдельных подразделений, различия в обра­зовательном уровне работников разных категорий и т.д.), называет­ся группировочными сведениями.

2. Кадровые документы

Первым документом в кадровых записях работника является анке поступающего на работу, которую заполняет работник, претенДУ¹⁰

- _на занятие вакансии. К нему прикладывается копия письма ^Шботодателя, официально приглашающая работника, и документ о Р ии работника занять вакантное место. Эти документы обычно ^с0Г _{тся в} отдельных конвертах или папках и становятся личным лом работника. Постепенно в личное дело подшиваются другие окументы, например отчет об аттестации, заявления о продвиже­нии, больничные листы и т.д.

Обобщение информации, содержащейся в личном деле, оформ­ляется в индивидуальную кадровую справку, которая составляется в форме, позволяющей легко понять основные моменты и сравнить ее с кадровыми записями других работников. Кадровые записи обычно группируются по отделам (подразделениям) компании в отличие от личных дел, которые группируются в алфавитном порядке.

3. Индивидуальная кадровая справка

В индивидуальную кадровую справку включаются следующие ос­новные сведения.

(а) Личные сведения:

• имя, фамилия, адрес и номер телефона;

• табельный номер в компании (при наличии);

• пол;

• дата рождения;

• матримониальный статус;

• номер удостоверения о частичной потере трудоспособности (при наличии).

(б) Сведения работодателя:

• дата поступления на работу;

• даты поступления и ухода из подразделения (отдела);

• название прошлых и нынешней должностей;

• размер прошлой и нынешней заработной платы (оклада);

• причины их изменения;

• табель присутствия и отсутствия на работе;

• сведения о несчастных случаях и авариях;

• часы работы;

право на получение оплачиваемого отпуска; Дата выхода на пенсию и участие в схемах пенсионного обес­печения; Дисциплинарные предупреждения.

246 Практические аспекты управления человеческими ресурса

————------------------------------------------------------------------------------------_——Jh

(в) Квалификация и мастерство:

• официальное образование;

• квалификация;

• сведения об обучении;

• результаты аттестаций.

(г) При увольнении из компании:

247

• дата и причина увольнения;

• название нового работодателя (при наличии);

• приемлемость для повторного найма.

Будучи включенными в индивидуальную кадровую справку, все сведения о работнике должны храниться в течение установленного срока, что является одним из аспектов кадровой работы. Прежде чем добавлять новые сведения, важно установить, насколько часто будет использоваться информация, возможно ли оперативно получить ее из другого источника, насколько просто будет обновить ее и имеется ли достаточно места для внесения новой записи.

4. Ведение кадровых записей вручную

Во многих компаниях кадровые записи ведутся на специальных карточках или в папках со скоросшивателем. Для обеспечения бы­строго поиска сведений о работниках по какому-либо признаку су­ществует много способов, в частности наклейка разноцветных яр­лычков на корешках папок, например для выделения работников-инвалидов. Кроме того, эти способы позволяют отражать все сведе­ния, перечисленные в п. 3 данной главы, на сравнительно неболь­шом поле. Кадровые записи, ведущиеся вручную, вполне эффек­тивны в мелких компаниях; они позволяют проявлять гибкость, быстро обновлять данные; это удобный и недорогой способ.

5. Компьютеризация ведения кадровых записей

Компьютерная память позволяет хранить во много раз больший объем информации, чем может уместиться на карточках или в пап­ках. Компьютерное ведение записей обеспечивает следующие пре­имущества.

(а) Любую информацию можно за секунды вывести на дисплей или распечатать на принтере.

(б) Можно легко составить список сотрудников компании по лк> бому признаку или категории, например, сделать из общего ш^та

списка выборку работников, возраст которых превышает 60° лет, или инвалидов.

, ч можно легко получить сводные данные, например, численность работников определенной категории.

(г) Компания может приобрести готовые компьютерные программы кадрового учета, и сотрудники отдела кадров с легкостью освоят их и смогут оперативно добавлять информацию или группировать дан­ные по заданному признаку.

ЗАКОН 1984 г. О ЗАЩИТЕ ДАННЫХ

6. Основные положения Закона

Он защищает персональную информацию, т.е. информацию лично­го характера об отдельных людях, хранящуюся в компьютерах, от несанкционированного использования. Закон распространяется практически на все виды данных, хранящихся в автоматизирован­ном виде, но особенно на персональную информацию. Все пользо­ватели данных (т.е. сотрудники организаций, ответственные за ве­дение кадровых записей на компьютере) обязаны зарегистрировать свою деятельность в Регистре защиты данных (Data Protection Reg­istrar), заполнив регистрационную форму с указанием персона­льной информации, которую собирают, цели ее хранения, характе­ра использования, источников, из которых получают информацию, перечня лиц, которым собираются раскрыть данные. В задачи Реги­стра входит обеспечение соблюдения пользователями данных вось­ми принципов хранения информации, которые основываются на Европейской конвенции и гласят следующее.

!• Персональная информация может быть получена и использо­вана только честным путем и на законных основаниях.

²- Персональная информация может накапливаться и храниться только в целях специального и законного использования.

• Информация должна использоваться и раскрываться только в порядке, установленном Регистром.

• Информация должна быть надежной и адекватной, т.е. точно соответствовать целям ее использования.

• Информация должна быть точной и в случае необходимости подлежит регулярному обновлению.

Информация не должна подлежать хранению дольше, чем это требуется для достижения цели.

248

, i Кадровые записи и статистика

249

7. Любое лицо имеет право знать, располагает ли пользоватеж работающий с персональной информацией, какими-либо све' дениями о нем, и требовать исправления или стирания нетсщ] ной или ошибочной информации о себе, если это необходимо

8. Должны быть приняты меры безопасности против несанк­ционированного доступа к персональной информации.

Пользователь информацией должен в течение 40 дней ответить на запрос о предоставлении информации. Суд может потребовать от пользователя информацией выплаты компенсации за порчу ин­формации, вызванную ее потерей, уничтожением, или за неточ­ность информации, а также за раскрытие информации лицу или организации, не указанным в регистрации.

Неточность персональной информации может быть проститель-• ной, если пользователь может доказать, что она была получена с разумной осторожностью, или была получена у заинтересованного лица (субъекта данных) или у третьей стороны. Прочие положения Закона, могущие иметь значение для работников отделов кадров, гласят следующее.

(а) Несмотря на то, что сведения, выражающие мнения о работни­ке, предусмотрены Законом, намерения пользователя относительно него — нет.

(б) Закон неприменим к данным, накапливающимся и хранящимся только для целей расчета уровня заработка или размера пенсионно­го содержания.

(в) Сотрудники не имеют права доступа к информации, хранящейся только для целей исследования или статистического учета; в резуль­татах исследований и расчетов не может быть раскрыто ни одно лицо, данные о котором использовались в этих расчетах.

7. Работа с кадровыми записями

Любая компания, независимо от ее размера, должна назначить ко­ординатора, в обязанность которого входит обеспечение соблюди ния требований Закона и работа с запросами работников о раскрЫ' тии данных, содержащихся в кадровых записях. Это могут быть дай' ные о потерпевших неудачу претендентах, бывших работниках ком­пании, если касающаяся их персональная информация хранится компьютере.

(а) Коммуникации. Работников следует проинформировать о их прз вах, предусмотренных Законом и касающихся персональных 0&

них и об ограничениях этих прав. Если у работников имеют-^НЬ1Х °павочники компании, в них следует включить раздел с'разъяс-^СЯ °иями или вставить его в документ, детально описывающий ус-^НеНця найма. Когда работодатель впервые подпадает под действие ч°^Вона последствия действия Закона должны быть разъяснены и бсуждёны представителями работников. Важно установить не-° ожную процедуру пользования работников правами, предусмот­ренными Законом, с участием или координатора, или назначенного лица из числа высшего руководства компании.

(б) Пересмотр данных. Информация, содержащаяся в компьютере должна регулярно проверяться на соответствие принципам хране­ния информации. Следует отметить, что информация, хранящаяся не в компьютере, а занесенная вручную на карточки, не подпадает под действие Закона. В отношении хранящихся в компьютере дан­ных должны соблюдаться следующие правила.

• Мнение о работнике должно отличаться от выражения наме­рения о его будущем в компании. Например, формулировка «готов для продвижения при первой возможности» представ­ляет собой и мнение и намерение, поэтому ее раскрытие мо­жет привести к конфузу и обиде, если по каким-либо объек­тивным причинам немедленное продвижение оказалось не­возможным. Если результаты аттестации заносятся в компью­тер, а не на карточку, используемые выражения и формули­ровки должны четкое указывать, мнение это или намерение.

• Если персональные данные получены от субъекта данных или от третьего лица, это следует указывать. Примером может служить информация, почерпнутая из анкеты поступающего на работу (см. п. 15.7). Эта мера защиты предотвращает воз­можность требования компенсации субъектом данных за УЩерб, причиненный неточностью информации, которую он сам о себе предоставил. Работники должны иметь возмож­ность проверить точность информации, сообщенной о нем третьей стороной, например, бывшим работодателем.

• Важно регулярно обновлять информацию, чтобы соответство­вать пятому принципу хранения информации.

Данные, накапливающиеся в компьютере для исследований и планирования, не должны содержать указаний на конкретных сотрудников, например, должности, возраста, стажа работы в компании, чтобы защитить их от раскрытия. Если результаты аттестации хранятся в компьютере, то работ­ники имеют право требовать ознакомления с этими сведе-

250 Практические аспекты управления человеческими ресурса

ниями. Схемы аттестации, которые ранее были засекречен ными или частично засекреченными, становятся открытым» и теперь менеджеры обязаны обсуждать результаты аттес' ции со своими подчиненными. В этом случае может понадо биться организация подготовки к аттестациям.

СТАТИСТИКА

8. Необходимые статистические данные

Ниже приведены статистические данные, обязательные для пред­ставления.

(а) Статистические данные, которые следует представлять в офици­альные органы, например в Министерство по вопросам занятости, в Министерство здравоохранения и социального обеспечения.

(б) Общая численность занятых по отделам, географическому ме­стоположению предприятий, возрастным группам, полу и другим возможным критериям, показывающая увеличение или сокращение численности персонала за предыдущий период.

(в) Число аварий и несчастных случаев, информация о которых пе­редана инспекторам по охране здоровья и обеспечению безопасности производства, проанализированная по подразделениям и причинам.

(г) Текучесть рабочей силы и коэффициент стабильности рабочей силы.

(д) Потери рабочего времени в результате отсутствия работников (вы­раженные в процентах от общего числа рабочих часов за период) и число заболеваний, представленные с разбивкой по подразделениям.

Эти статистические данные, как правило, рассчитываются на основе ежемесячной периодичности.

9. Необязательные (дополнительные) статистические данные

Следующие статистические данные обеспечивают полезную ин­формацию для руководства, хотя и не являются обязательными, ка* перечисленные выше.

(а) Численность работников по категориям заработной платы и ок ладов. Эти данные не обязательно отслеживать ежемесячно, ^к

251

они составляются ежегодно при рассмотрении вознаграж-^Праия персонала. Статистика оплаты труда иногда требуется для ^де v либо специальных целей, например, если профсоюз требует повышения заработной платы, (б) Текучесть рабочей силы.

/ ) Анализ персонала по квалификации, уровню профессиональной подготовки, местожительству представляет интерес для целей пла­нирования человеческих ресурсов. Если ожидается сокращение штатов, могут понадобиться сводные данные по продолжительности стажа работников.

Вся статистика по персоналу имеет гораздо больший смысл и при­менимость, если статистические выкладки сопровождаются объяс­нительной запиской, которая содержит необходимые разъяснения и, возможно, даже указывает предполагаемые дальнейшие действия.

Контрольные задания к гл. 11

1. Какие документы содержатся в личном деле работника?

2. Перечислите данные, которые обязательно должны быть от­ражены в индивидуальной кадровой справке.

3. Каковы преимущества ведения индивидуальных кадровых справок на компьютере?

4. Каковы основные причины принятия Закона о защите дан­ных?

5. Какую линию защиты может избрать пользователь, против которого возбужден иск о причиненном ущербе в результате использования неточных данных?

6. Почему так важно соблюдать различие между мнением и на­мерением, когда речь идет о компьютерном хранении кадро­вых документов?

'• Перечислите наиболее важные статистические данные, которыми можно пользоваться в процессе кадровой работы.

12

АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ РАБОТЫ j И КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

АНАЛИЗ ОСОБЕННОСТЕЙ РАБОТЫ

1. Методы анализа

В управлении персоналом очень часто возникает необходимость обобщения и описания характера выполняемой работы т.е. состав­ление должностной инструкции. В дальнейшем следует ее периоди­чески обновлять в соответствии с изменениями, которые претерпе­вает организация или технология работы. Анализ особенностей ра­боты заключается в ее составлении. Эта работа сопряжена со мно­жеством трудностей, в том числе практических, а также обуслов­ленных отношением работников. Ниже приводятся наиболее важ­ные методы, которые можно использовать при составлении долж­ностной инструкции.

(а) Непосредственное наблюдение — всегда необходимо, но имеет ряд недостатков:

• квалифицированный работник выполняет свою работу так легко, что со стороны она может показаться очень простой;

• опытный работник может выполнять работу так, что со сто­роны она представляется очень сложной;

• при наблюдении невозможно проследить умственные усилия, затрачиваемые при выполнении работы;

• некоторые рабочие, занятые физическим трудом, работают так быстро или выполняют такие запутанные операции, чт° проследить за ними можно только при помощи видеосъемки или видеокамеры.

(б) Обсуждение с постоянным работником — почти всегда необхо­димо, но часто при этом возникают сложности, в основном из-за того, что работник относится с некоторым недоверием к подобной беседе. Он может намеренно преувеличить важность своей работы

к

ппбенностей работы и квалификационные требования 253 ,|2 AHanHfj2i!i_—------—--------------------------------------------------------------------—

и определенных обстоятельствах, наоборот, попытаться пре-илй ^ПР _{ть ее} основные проблемы, связанные с подобными интер-

2о^НслеДУЮЩие:

на описание работником выполняемых должностных обязан­ностей может оказать влияние его личное отношение к ним; даже если работник во время интервью настроен на сотруд­ничество с интервьюером, он может просто забыть некоторые детали работы, преувеличить значение той части работы, ко­торая выполнялась недавно, и недооценить важность опера­ций, выполненных ранее;

• работник может быть просто не способен четко и логично выражать свои мысли.

(в) Обсуждение с руководителем среднего звена — это также неиз­бежная составляющая при работе над должностной инструкцией, хотя ее ценность определяется следующим:

• руководители среднего звена часто на удивление мало знако­мы с деталями работы, выполняемой их подопечными;

• кроме того, руководители среднего звена часто не имеют практического опыта выполнения работы, исполнение кото­рой они контролируют;

• иногда их описание работы несет на себе отпечаток их лич­ного отношения к работнику, в чьи обязанности входит ее выполнение;

• они могут также преувеличить обязанности и ответственность за описываемую работу с целью преувеличения собственной важности.

(г) Средства и предметы труда — изучение инструментов, рабочих материалов, станков, документов, средств коммуникации дает воз­можность проверить информацию, полученную другими методами,

также может подсказать, какие еще вопросы относительно работы следует задать.

) Материалы прочих исследований — их иногда можно привлечь подкрепления выводов, например, отчеты об анализе рабочего Р мени, руководства по обучению, записи об авариях.

вид ^а" сам» — такой подход уместен при изучении некоторых _Вьщ^ов Работ, в течение некоторого времени исследователь лично _ЭТом^ЛНяет изучаемые им должностные обязанности. Однако при с_Ли ^он Должен следить за тем, чтобы его описание не носило ^вПечя^К°^{М суъективного} характера и не было переполнено личными лениями, например, если исследователь слабоват в математи-

254

ке, он может непреднамеренно преувеличить сложность выполне. ния бухгалтерских расчетов.

(ж) Анкеты используются в некоторых случаях, но они весьма не­надежны. От работника требуются письменные ответы на вопросы анкеты, но он может недоверчиво отнестись к анкете, не понять вопроса и потому дать неполный ответ.

(з) Рабочий ежедневник — используется в основном менеджерами и офисными работниками. Целый месяц исполнитель тщательно за­писывает все свои действия и намеченные в течение дня мероприя­тия. Затем дневник анализируется на предмет составления должно­стных обязанностей исполнителя и регулярности их выполнения. Если ежедневник ведется скрупулезно и аккуратно, он может стать весьма полезным источником; но очень часто исполнитель забывает заполнять его в начале рабочего дня и спохватывается только к обеду, лихорадочно вспоминая, что он делал с утра; в этом случае ежедневник даже может ввести исследователя в заблуждение.

Для того чтобы проанализировать должностные обязанности с достаточной степенью точности, необходимо использовать рассмот­ренные методы в сочетании, при этом каждый метод будет служить проверкой других методов.

КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

2. Определения

Министерство по делам занятости Великобритании недавно опуб­ликовало словарь терминов, относящихся к профессиональной под­готовке, из которого почерпнуты следующие определения.

(а) Должностная инструкция (характер выполняемой работы) — Р⁸³' вернутое описание целей, сути и пределов работы, конкретных обя­занностей по выполнению и границ ответственности исполнителя.

(б) Квалификационные требования — детальное описание физических и интеллектуальных видов деятельности, связанных с выполнением работы, а также, при необходимости, социальных и физических ха­рактеристик среды. Квалификационные требования, как правило, формулируются в виде описания поведения исполнителя, т.е. что оя делает, какие знания использует при выполнении работы, на основа­нии каких факторов дает оценки и суждения и в чем их смысл.

Развернутое описание — это все, что требуется для общего оо-суждения должности (работы). Например, при исследовании коМ-

ации штата в рамках планирования человеческих ресурсов не буется детальное описание всех видов выполняемых работ. Должностная инструкция может включать следующие графы:

• Название должности;

• Пределы выполняемой работы;

• Подотчетность;

• Ответственность.