Отчет о научно-исследовательской и опытно-конструкторской работе по теме

Вид материала

6.4.Формализация и оптимизация административно-управленческих процессов
6.4.1.Описание административно-управленческого процесса
6.4.2.Построение сетевого графика административно-управленческого процесса
6.4.2.1.Методика оптимизации сетевого графика административно-управленческого процесса
6.4.3.Оценка экономической эффективности перехода к новому регламенту осуществления административно-управленческого процесса
6.4.3.1.Методика оценки
6.4.4.Оценка социальной эффективности перехода к новому регламенту осуществления административно-управленческого процесса
6.4.4.1.Методика оценки
6.4.5.Расчет затрат на реорганизацию

Подобный материал:

1 ... 15 16 17 18 19 20 21 22 ... 41

6.4.Формализация и оптимизация административно-управленческих процессов

Раздел посвящен вопросам формализации процессов взаимодействия органов федеральной исполнительной власти между собой и со своими территориальными органами и подготовки, таким образом, основы для выявления возможности оптимизации указанного взаимодействия.

Организационное взаимодействие в системе федеральной исполнительной власти является составной частью работы всей системы, которая подчиняется, с одной стороны, нормативным предписаниям, с другой — определяется необходимостью и целесообразностью реализации конкретных функций государства.

Нормативные предписания закрепляют модель исполнительной власти в государственном устройстве России (определена и задана в соответствующих подзаконных нормативных актах). Государственный механизм на сегодняшний день проходит этап реорганизации. Административно-управленческие процессы — это работа государственного механизма. В рамках целей настоящего исследования рассматривается только одна ветвь государственной власти — исполнительная власть в части федерального компонента формы государственного устройства. Описание модели исполнительной власти и ее архитектурных принципов, необходимое для целей настоящей работы проведено в разделе «Структура и принципы построения аппарата федеральной исполнительной власти».

Построение регламента административно-управленческого процесса основано на анализе его сетевого графика, в котором находят отражение такие параметры, как продолжительность выполнения элементарных операций, инцидентных процессу, максимально ранние моменты начала выполнения этих операций и необходимые для их выполнения ресурсы, в том числе информационные.

6.4.1.Описание административно-управленческого процесса

При описании регламента исполнения административно-управленческого процесса предлагается использовать те разделы, которые в дальнейшем потребуется заполнять, составляя административный регламент (параграф «О структуре АР и возможности стандартизации процесса создания АР»настоящей главы):

Наименование процесса;
Тип процесса;
Цель процесса;
Исполнители процесса;
Тип ответственного исполнителя;
Тип контролера;
Тип потребителя;
Результат выполнения процесса;
Показатели результативности;
Показатели эффективности;
Условия активации процесса;
Состав операций, выполняемых при осуществлении процесса;
Состав документов, подготавливаемых в ходе выполнения процесса;
Информационная база;
Порядок выполнения процесса;
Порядок контроля выполнения процесса.

Для осуществления полного описания регламента для каждой элементарной операции необходимо указать:

Тип операции (указание на выполнение, запрос на предоставление информации, поиск информации, предоставление информации, согласование и т.д.);
Организационную единицу - исполнителя операции (министерство, служба, агентство, территориальный орган);
Объем необходимых для выполнения операции ресурсов;
Результат выполнения операции (документ, уведомление, директива, подпись и т.д.);
Форму подтверждения результата (документ, уведомление, подпись);
Адресата (получателя результата).

В совокупности с сетевым графиком эти данные позволяют оценить расход времени, кадровых, финансовых и материальных ресурсов, необходимых для реализации административно-управленческого процесса.

Полученные сведения оформить в виде структурной таблицы комплекса работ.

6.4.2.Построение сетевого графика административно-управленческого процесса

Для построения сетевого графика процесса необходимо собрать следующую информацию:

Перечень элементарных операций, осуществляемых в ходе реализации процесса;
Список опорных операций для каждой из элементарных операций, до завершения которых данная операция не может начать выполняться;
Время выполнения каждой из элементарных операций.

Дополнительно могут указываться:

Минимальное время выполнения операции;
Максимальное время выполнения операции;
Среднее время выполнения операции.

На основе этой информации с помощью методов календарно сетевого планирования рассчитываются моменты начала выполнения элементарных операций, полное время реализации административно-управленческого процесса и, как итог, строится сетевой график выполнения необходимых операций.

Дополнительной информацией, которую можно почерпнуть из сетевого графика, является перечень критических операций, задержка в выполнении которых отражается на общем времени реализации процесса, и список некритических операций, для выполнения которых имеется резерв времени, который может быть разными способами использован.

При осуществлении контроля за выполнением процесса на время и порядок выполнения критических операций следует обратить особое внимание.

6.4.2.1.Методика оптимизации сетевого графика административно-управленческого процесса

Для построения сетевого графика строится таблица элементарных операций с указанием опорных операций и времени выполнения.

Операции ранжируются: не имеющим опорных присваивается 0-й ранг, операциям, опирающимся на операции k-го ранга и ниже – (k+1)-й.

На сетевом графике операции представляются в виде векторов с произвольной ординатой и абсциссой, равной времени выполнения.

Построение сетевого графика осуществляется в порядке возрастания ранга операций.

Операции 0-го ранга изображаются векторами, исходящими из начала координат. Операции k-го ранга изображаются векторами, абсцисса начала которых совпадает с абсциссой конца вектора, соответствующего позже других завершающейся операции (k-1)-го ранга.

Абсцисса конца вектора, соответствующего наиболее поздно завершаемой операции есть время выполнения всего процесса. Соответствующая операция является критической. Операция, момент завершения которой совпадает с началом выполнения указанной операции, также является критической.

Выявляя, таким образом, критические операции, можно получить представление о тонких местах процесса. При оптимизации регламента процесса с точки зрения уменьшения времени его выполнения следует приложить усилия для уменьшения времени выполнения критических операций или, по крайней мере, обеспечить их своевременное выполнение.

Расход ресурсов на реализацию процесса может быть рассчитана как сумма расхода ресурсов на выполнение всех инцидентных ему элементарных операций.

При оценке финансовых затрат следует учесть такие данные, как время выполнения операции, количество ее исполнителей и среднюю заработную плату работников организации-исполнителя.

6.4.3.Оценка экономической эффективности перехода к новому регламенту осуществления административно-управленческого процесса

Для оценки экономической эффективности перехода к новому регламенту осуществления административно-управленческого процесса осуществляется сравнение затрат ресурсов на выполнение той или иной функции в соответствии с текущим положением дел и ожидаемым в последствие внедрения административного регламента.

Для сравнения затрат ресурсов на реализацию процесса целесообразно рассматривать следующие их виды:

Необходимое количество исполнителей (по всем органам государственной власти, участвующим в реализации процесса);
Среднее время, затрачиваемое на выполнение операций их исполнителями;
Затраты материальных ресурсов на реализацию процесса;
Затраты на поддержание технических средств в рабочем состоянии;
Стоимость работ по реализации процесса.

Последний показатель рассчитывается исходя из средней заработной платы исполнителей необходимых операций и цен на используемые материальные ресурсы.

6.4.3.1.Методика оценки

Для расчета стоимости работ административно-управленческого процесса, регулируемого регламентом, необходимо взять следующие параметры непосредственно из текста регламента:

N – количество элементарных операций, инцидентных процессу,

M – количество видов используемых ресурсов,

n_k– количество исполнителей k-й операции,

t_k – время выполнения k-й операции,

z_k - средняя заработная плата работников организации, выполняющей k-ю операцию,

- расход r-го ресурса на выполнение k-й операции,

p_r – цена r-го ресурса.

Используя полученные значения необходимо рассчитать число — стоимость S работ по реализации процесса, которое определяется как:

.

Далее следует оценить затраты на текущие затраты на реализацию процесса Sold. Это делается следующим образом. Необходимо запросить у ответственного исполнителя процесса следующую оценочную информацию:

А = Среднее время реализации процесса в целом,

Б = Средняя численность занятых служащих в процессе в день,

С = Средняя заработная плата,

Д = Средние прочие издержки.

Тогда Sold рассчитывается как произведение А * Б * С + Д.

Новый регламент можно считать эффективным в смысле затрат средств, если показатель

<1.

Здесь параметры означают следующее — текущая стоимость работ Sold по реализации процесса и стоимость работ Snew , если их осуществлять по административному регламенту.

6.4.3.2.Риски

Кроме показателей, характеризующих затраты на реализацию процесса, необходимо также учитывать риски, связанные с возможностью аннулирования результата операции или утечкой информации в ходе ее выполнения. Оценка этих рисков производится с учетом экономических потерь, которые могут быть вызваны как утечкой информации и ее несанкционированным использованием, так и затратами на проведение и откат операции.

Особое внимание следует уделить рискам, возникающим в результате использования технологии цифровой подписи. Цифровая подпись позволяет существенно сократить время на установление подлинности документа, однако возможность ее подделки открывает мошенникам доступ к осуществлению целого ряда противоправных действий, могущих повлечь за собой весьма тяжелые последствия для широкого круга лиц.

6.4.4.Оценка социальной эффективности перехода к новому регламенту осуществления административно-управленческого процесса

Оценка социальной эффективности перехода к новому регламенту осуществления административно-управленческого процесса базируется на сравнении потребительских характеристик предоставляемых государством услуг в соответствии с ныне действующим и предлагаемым к использованию регламентом.

Данная оценка применима лишь к процессам, конечным потребителем (адресатом) которых является юридическое или физическое лицо, а также другие представители гражданского общества, не являющиеся органами государственной власти.

Потребительскими характеристиками услуги являются:

Среднее время ожидания выполнения запрошенной услуги;
Стоимость услуги;
Доступность услуги (режим предоставления, близость к клиенту, среднее время ожидания в очереди, удобство предоставления запроса);
Вероятность получения отказа в предоставлении услуги.

6.4.4.1.Методика оценки

Среднее время ожидания выполнения запроса на предоставление услуги T оценивается на основе характеристик территориальных и федеральных органов власти, рассматриваемых как система массового обслуживания:

Среднее число запросов на предоставление услуги, поступающих в территориальный орган власти за единицу времени ;
Среднее время, необходимое органу власти на предоставление услуги ;
Количество запросов, которые могут обслуживаться одновременно n.
Интенсивность потока запросов  оценивается статистически.

Среднее время предоставления услуги  рассчитывается на основе сетевого графика (пункт «Построение сетевого графика административно-управленческого процесса» настоящего раздела).

Количество каналов системы рассчитывается исходя из технологии предоставления услуги и штатного состава территориального органа.

Среднее время ожидания в очереди

t=

, где

.

Соответственно, T=t+.

Стоимость услуги, предоставляемой государством, рассчитывается на основе стоимостей работ, осуществляемых при реализации процессов, необходимых для ее предоставления.

Режим предоставления услуги определяется режимом работы системы исполнительной власти и в случае внедрения автоматизированной информационной технологии может не ограничиваться традиционными рабочими часами.

Аналогично, в случае обеспечения телекоммуникационного доступа к услуге место ее предоставления может не ограничиваться помещениями территориальных органов власти.

Удобство предоставления запроса определяется сложностью действий, предпринимаемых клиентом для получения услуги. Это комплексная характеристика. При ее построении следует учесть объем исходной информации и документации, предоставляемой клиентом, сложность интерфейса (в случае введения автоматизированной системы по предоставлению услуги), среднее количество необходимых обращений до получения ответа, режим и место предоставления услуги.

Отказ в предоставлении услуги может быть вызван следующими причинами:

Неспособность государства предоставить услугу в связи с отсутствием или недостатком необходимого ресурса;
Недостоверность первичной информации, представленной клиентом, не обнаруженная на этапе инициации процесса предоставления услуги;
Ошибка в процессе выполнения одной или нескольких операций, инцидентных соответствующему административно-управленческому процессу.

6.4.5.Расчет затрат на реорганизацию

Переход к новому административному регламенту сопряжен с затратами на разработку, апробацию и внедрение необходимой нормативной и информационной базы, а также приобретение, установку и наладку технических средств.

Кроме того, дополнительные затраты могут быть связаны с обучением персонала территориальных и федеральных органов власти владению новыми технологиями работы.

Наконец, не следует забывать о возможных проблемах, связанных с реорганизацией работы отдельных органов власти, которые могут возникнуть у взаимодействующих с ними субъектов – других органов власти и конечных потребителей услуг государства.

Blog