Word для Windows наиболее популярный в настоящее время текстовый редактор. Он соединяет в себе легкость использования с многообразием возможностей

Вид материала

Реферат

Содержание 6.Практическая работа №6 2.План работы 3.Основные приемы работы Создание стиля Рис. 6. 1 Панель инструментов “Формы” Параметры поля формы Поле со списком Удалить. Элементы в списке можно менять местами. Чтобы передвинуть какой-либо элемент, его нужно выделить и нажать одну из кнопо Защита формы Сервис/Снять защиту

Подобный материал:

• Требования к оформлению текста доклада на второй белорусский космический конгресс, 33.67kb.
• Статьи, 65.84kb.
• Тест (Microsoft Word) 1 вариант Microsoft Word это : графический редактор текстовый, 62.18kb.
• Microsoft Office Word основной, в настоящее время, редактор, применяемый для создания, 157.98kb.
• Алина Владимировна Арбузова, 87.12kb.
• Текстовый редактор. Работа с текстом Текстовый редактор (ТР), 62.2kb.
• Windows xp содержание, 130.95kb.
• Лабораторная работа, 552.43kb.
• Лекция № Современные технические и программные средства информационных технологий, 47.37kb.
• 2. Создание текстовых документов с помощью процессора Microsoft Word, 262.73kb.

6.ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №6

РАБОТА С ТИПОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

1.ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Изучение возможностей Word по созданию документов стандартной структуры. Освоение процедур создания указанных документов.

2.ПЛАН РАБОТЫ

1. Создание шаблона документа.
   
2. Создание документа на базе шаблона.
   
3. Создание формы.
   
4. Создание серийных писем.
   

3.ОСНОВНЫЕ ПРИЕМЫ РАБОТЫ

3.1Использование шаблонов и мастеров

3.1.1Общие сведения о шаблонах

На практике нередко возникает ситуация, когда приходится создавать документы, имеющие стандартную структуру, оформление, а иногда, и текст. Для экономии времени и облегчения процесса создания таких документов в Word существует несколько специальных средств. Одно из них - шаблоны.

Шаблон - это образец типового документа. При создании нового документа на основе некоторого шаблона все элементы шаблона переносятся в новый документ, а сам шаблон остается на диске без изменений.

Шаблоны особенно полезны при подготовке таких документов, как:

1. счета, заказы и любые стандартные формы на бланках;
   
2. планы, отчеты, договора;
   
3. объявления, брошюры;
   
4. деловые письма и факсы.
   

В состав Word включено значительное число встроенных шаблонов для публикаций, писем, факсов, отчетов и других документов. Помимо этого, пользователь может создавать свои собственные шаблоны для документов, с которыми ему приходится работать.

Все шаблоны, и встроенные, и пользовательские, хранятся как файлы с расширением “dot” в папке ШАБЛОНЫ, которая находится в папке MSOffice.

На основе шаблонов создаются все документы Word. По умолчанию любой новый документ основан на шаблоне ОБЫЧНЫЙ.

В шаблоне может храниться следующая информация:

1. обычный текст, колонтитулы, рисунки;
   
2. элементы Автотекста;
   
3. стили;
   
4. параметры страницы.
   

3.1.2Создание шаблонов

Шаблон может создаваться на основе существующего документа и на основе существующего шаблона.

Рассмотрим последовательность создания шаблона на основе существующего шаблона:

1. выбрать команду Файл/Создать;
   
2. выбрать переключатель Шаблон;
   
3. выбрать шаблон Обычный (или тот шаблон, на основе которого нужно создать новый);
   
4. нажать ОК;
   
5. выбрать команду Файл/Сохранить как;
   
6. сохранить файл шаблона под новым именем в папке Шаблоны;
   
7. ввести текст, который должен повторяться в каждом документе данного типа;
   
8. если необходимо, можно также:
   

• вставить рисунки;
  
• создать колонтитулы;
  
• создать стили, которые будут использоваться в оформлении документов данного типа; связать стили с шаблоном;
  
• создать элементы Автотекста; связать элементы с шаблоном;
  
• изменить параметры страницы;
  

9. выполнить команду Файл/Сохранить.
   

Связывание элемента Автотекста с шаблоном:

- при создании элемента Автотекста на вкладке Автотекст раскрыть список Шаблоны и выбрать имя создаваемого шаблона.

Связывание стиля с шаблоном:

- при создании стиля в окне Создание стиля отметить флажок Добавить в шаблон.

3.1.3Создание документов на базе шаблонов

Процесс создания документов на базе шаблонов очень прост и одинаков для всех шаблонов, и встроенных, и пользовательских:

1. выбрать команду Файл/Создать;
   
2. выбрать вкладку, содержащую нужный шаблон;
   
3. выделить значок нужного шаблона;
   
4. нажать ОК;
   
5. ввести и оформить текст документа;
   
6. сохранить документ командой Файл/Сохранить как в личной папке как документ Word (с расширением “doc”).
   

3.1.4Модификация шаблона

Шаблон, также как любой другой файл, можно изменить. Для этого нужно открыть файл, содержащий шаблон, командой Файл/Открыть. При этом не забываем, что все шаблоны хранятся в папке ШАБЛОНЫ. После открытия в шаблон можно внести любые изменения: отредактировать текст, изменить стили, параметры страницы, добавить новые элементы Автотекста и т.д. По окончании работы с шаблоном следует сохранить его обычным образом.

3.2Работа с формами

Формы представляют собой особый тип стандартных документов, напоминающих обычные бумажные бланки. В отличие от всех других документов, пользователю в формах доступны для ввода информации только специально предусмотренные пустые графы. Стандартный текст, включенный в форму, остается фиксированным и не подлежащим модификации. Особые свойства формы становятся возможными за счет включения в нее специальных элементов - полей формы. Поля формы аналогичны полям в любом диалоговом окне Windows.

Поля формы бывают трех типов:

1. текстовые поля;
   
2. флажки;
   
3. раскрывающиеся списки.
   

Процедура создания формы заключается в следующем:

1. создать шаблон, ввести и оформить весь стандартный текст;
   
2. вставить в шаблон поля формы и задать их атрибуты;
   
3. установить защиту шаблона формы;
   
4. сохранить шаблон в папке ШАБЛОНЫ.
   

3.2.1Добавление полей формы

После того, как общая структура формы создана, в нее можно добавлять поля формы. Поля формы можно добавить с помощью кнопок на панели инструментов “Формы”.




Рис. 6. 1 Панель инструментов “Формы”


При работе с панелью инструментов “Формы” для вставки поля формы следует поместить в нужное место курсор, а затем щелкнуть на одной из кнопок “Текстовое поле”, “Поле со списком”, “Вставить флажок”. Для задания параметров поля формы нужно выделить вставленное поле и нажать кнопку “Параметры поля формы”.

Для того, чтобы пользователю в дальнейшем было удобнее заполнять форму, поля формы можно затемнить. Для этого нужно нажать кнопку “Затенение полей формы”.

3.2.2Определение параметров полей формы

После нажатия кнопки “ Параметры поля формы” на панели “Формы” раскрывается окно задания параметров поля формы. Для разных типов полей формы структура окна различна.

а) Тестовое поле

В поле Тип можно выбрать тип вводимой информации (“Число”, “Дата”, “Обычный текст” и т.д.).

В поле “Текст по умолчанию” можно ввести текст, который при заполнении формы будет вводиться в данное поле формы чаще всего. Пользователь в дальнейшем сможет оставить данный текст в поле или ввести любой другой.

В поле “Максимальная длина” можно задать максимальное количество символов, которое разрешается вводить в данное поле формы.

б) Флажок

Флажок предполагает простой ответ пользователя: “Да” или “Нет”.

Для флажка можно определить размер. Вариант “Авто” означает, что флажок будет такого же размера, как и окружающий текст. Если нужно создать флажок большего или меньшего размера, чем окружающий текст, следует воспользоваться вариантом “Точно”.

Можно также задать, в каком состоянии флажок будет находиться по умолчанию, т.е. какой ответ будет встречаться в данном поле формы чаще всего. Вариант “Снят” соответствует ответу “Нет”, вариант “Установлен” ответу “Да”.

в) Поле со списком

Раскрывающийся список может содержать до 25 значений, из которых пользователь при заполнении формы выбирает нужное. Эти значения определяются при задании параметров поля со списком.

Чтобы добавить элемент в список, нужно ввести значение в поле “Элемент списка”, а затем нажать кнопку Добавить.

Чтобы удалить элемент из списка, нужно выделить элемент в перечне “Список” и нажать кнопку Удалить.

Элементы в списке можно менять местами. Чтобы передвинуть какой-либо элемент, его нужно выделить и нажать одну из кнопок Порядок.

Первый элемент списка будет использоваться в качестве значения по умолчанию.

3.2.3Защита формы

Прежде чем сохранять шаблон формы, его необходимо защитить. До тех пор, пока не установлена защита, можно редактировать и поля формы, и сам текст формы. Работу полей до установки защиты проверить нельзя, т.к. поля начинают срабатывать только в защищенной форме. После того, как форма защищена, её текст становится фиксированным, можно только заполнять поля формы.

Чтобы защитить форму, нужно нажать кнопку “ Защита формы” на панели инструментов “Формы”.

3.2.4Использование форм

Чтобы заполнить форму, нужно создать новый документ на базе шаблона формы.

Если требуется внести изменения в текст формы, следует открыть файл, содержащий шаблон формы, и снять с него защиту командой Сервис/Снять защиту. Для снятия защиты можно нажать кнопку “Защита формы” на панели инструментов “Формы”. После внесения изменений в форму не забудьте опять установить защиту и сохранить шаблон формы.