Geum.ru

Основные правила

Вид материалаДокументы
организаций НТД постоянного хранения
6.6. Организация приема-передачи НТД на хранение в архив
Подобный материал:
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   18

организаций НТД постоянного хранения




6.4.1. При необнаружении в фондах организаций – источников комплектования от-дельных комплектов или их частей, видов и разновидностей НТД, относящихся к проек-там (объектам), отобранным на постоянное хранение, архив предпринимает меры для восполнения отсутствующей НТД. Процесс восполнения отсутствующей НТД посто-янного хранения предусматривает их целевой поиск и инициативное документирование

Целевой поиск заключается в: выявлении у организаций-заказчиков научно-иссле-довательских, проектно-изыскательских и конструкторско-технологических работ, экс-плуатационных организаций, головных организаций (генпроектировщиков) по научно-

техническим работам, федеральных и региональных органов научно-технической ин-формации соответствующих комплексов НТД; выяснении юридических условий пере-дачи НТД заказчикам (эксплуатационным организациям); подготовке инициативных документов с предложением заказчикам (эксплуатационным организациям) передать в архив подлинные или копийные комплекты НТД.

При обнаружении отсутствующей в документальных фондах организаций – источников комплектования архива НТД постоянного хранения во владении юридических и / или физических лиц, не являющихся заказчиком работ, головной или


эксплуатирующей организацией и не связанных с разработчиком договором об оказании научно-технических услуг, архив предлагает передать её на постоянное хранение. В случае отказа владельца от передачи НТД на постоянное хранение архивом совместно с соответствующим органом управления архивным делом предпринимаются меры по ее изъятию в судебном порядке.

6.4.2. При отсутствии в документальных фондах организаций НТД постоянного хранения, созданной по заказу и/или при участии организаций стран, входящих в СНГ, архив на основе соответствующего межгосударственного соглашения обращается в государственные архивы соответствующих стран СНГ с предложением о передаче копийных комплектов отсутствующей НТД в Российскую Федерацию.

6.4.3. Комплектование архива НТД российского происхождения, находящимися за пределами Российской Федерации, имеющими значение для России осуществляется в соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации».

6.5. Упорядочение научно-технической документации


6.5.1. Упорядочение НТД осуществляется силами и за счет средств организаций – источников комплектования архива. Допускается проведение упорядочения НТД архивом на договорной основе за счет средств сдатчика документов.

6.5.2. В исключительных случаях архив осуществляет упорядочение НТД собст-венными силами и за счет собственных средств и/или средств федерального бюджета (бюджета субъектов Российской Федерации):  при обнаружении НТД ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников и вышестоящих организаций, после прекра-щения деятельности ликвидационных комиссий и отсутствии средств на счетах ликвиди-рованной организации;  при поступлении НТД российского происхождения в порядке реституции в необработанном виде;  при передаче негосударственной организацией права собственности на НТД постоянного хранения, находящейся на временном хранении в архиве, государству и необходимости дополнительной ее экспертизы ценности.

6.5.3. Упорядочение научно-исследовательской (научной), конструкторской, техно-логической, проектной и иной технической документации производится в соответствии с «Основными правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях», утверждаемыми Федеральной архивной службой России. Упорядочение патентной документации (заявочной документации на объекты промышленной собственности и селекционные достижения) осуществляется в соответствии с инструкциями, разрабатываемыми федеральным специализированным архивом НТД.

При упорядочении электронной НТД необходимо следовать требованиям соответ-ствующих государственных стандартов и иных общероссийских нормативных актов по работе с документами на машинных носителях данных.


6.6. Организация приема-передачи НТД на хранение в архив


6.6.1. Архив осуществляет прием НТД на постоянное хранение:  организаций и физических лиц, включенных в списки источников комплектования, на основании годовых планов работы; оперативных планов-графиков упорядочения и подготовки НТД к передаче на постоянное хранение; договоров с негосударственными организациями о передаче НТД на постоянное и временное (депозитарное) хранение; вступивших в законную силу решений о ликвидации (прекращении деятельности) организаций, не имеющих вышестоящих организаций или правопреемников;  организаций и физических лиц, не включенных в списки источников комплектования архива, на основании обращения их ликвидационных комиссий или учредителей, владельцев документов или их наследников после оценки архивом состава и содержания хранящейся НТД.

6.6.2. НТД, относящаяся к составу Архивного фонда Российской Федерации, государственной собственности, принимается на постоянное хранение в виде подлинни-ков, микрофильмов-подлинников или заменяющих их копий.

НТД Архивного фонда Российской Федерации государственной собственности при-нимается в архив на постоянное хранение в сроки, определенные федеральным законодательством по архивному делу, а также соглашениями (договорами) между Федеральной архивной службой России и отдельными федеральными органами исполнительной власти и организациями, для которых установлены депозитарные сроки ведомственного хранения документов.

Примечание. В порядке, определенном «Основными правилами работы государст-венных архивов Российской Федерации», допускается прием НТД, не относящейся к со-ставу Архивного фонда России, на временное хранение до истечения его сроков в случае ликвидации организации любой формы собственности без правопреемника и вышестоя-щего органа управления, наличия в ее документальном фонде документов с неистекшими к моменту ликвидации по типовому и ведомственным перечням сроками хранения.

6.6.3. НТД Архивного фонда Российской Федерации государственной собственности

может быть передана на постоянное хранение в архив досрочно, по договоренности организации-сдатчика и принимающего архива, а также в случаях ликвидации или приватизации организации при отсутствии правопреемника и вышестоящего органа, нахождения документов в бесхозяйственном состоянии, отсутствия возможностей дальнейшего хранения НТД в источнике комплектования вследствие чрезвычайного происшествия.

6.6.4. Сроки временного хранения НТД Архивного фонда Российской Федерации государственной собственности в организациях-источниках комплектования архива могут быть продлены. Продление сроков осуществляется по мотивированной просьбе администрации и ЭК организаций, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации государственной собственности, связанной с необходимостью длительного практического использования НТД.

Федеральные архивы и специализированные государственные архивы НТД субъек-тов Российской Федерации при обоснованности этих просьб самостоятельно дают разрешение источникам комплектования на продление сроков временного хранения НТД.

Государственные архивы субъектов Российской Федерации общего профиля подготавливают предложения о продлении сроков временного хранения НТД источников комплектования на рассмотрение соответствующего органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

Максимальный срок продления, как правило, не должен превышать 10 лет.

6.6.5. От организаций частных и иных форм собственности НТД может принимать-ся в архив на постоянное хранение в сроки, установленные соглашениями (договорами), актами дарения, завещаниями и иными правовыми документами с передачей права собст-венности государству, а также на временное (депозитарное) хранение без передачи прав собственности.

Не допускаются любые формы приема НТД, приводящие к раздроблению единого архивного фонда и передаче НТД, создающейся в деятельности одного и того же юриди-ческого или физического лица, если это не обусловлено договором, актом дарения, заве-щанием и иными законными волеизъявлениями собственников НТД, в разные архивы.

6.6.6. НТД организаций-источников комплектования принимается в архив в упоря-доченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на уникальные и особо ценные документы.

Прием НТД на бумажной основе и в виде микрофильмов–подлинников от организа-ций хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации всех форм собствен-ности, на постоянное хранение осуществляется по описям единиц хранения, утвержден-ным ЭПК федерального архива или органа управления архивным делом субъектов Рос-сийской Федерации с предварительной проверкой готовности НТД к передаче на хране-ние в архив.

Примечание. При нахождении архива в ином населенном пункте, чем источник комплектования, проверка готовности не осуществляется.

В процессе проверки готовности НТД, осуществляемой непосредственно в органи-зациях-источниках комплектования, устанавливается: полнота сохранности НТД, вклю-ченной в описи (опись) единиц хранения, ее физическое состояние, качество упорядо-чения и оформления дел, полнота и комплектность учетно-справочных документов.

При отсутствии единиц хранения, включенных в опись (описи) НТД постоянного хранения, организация обязуется составить акт о необнаружении НТД, подлежащей передаче на постоянное хранение (приложение N 24). При выявлении недостатков в физическом состоянии НТД организация обязуется составить акт о неисправимых повреждениях НТД постоянного хранения применительно к документам с нечитаемой и невосстановимой информацией (приложение N 25) и ведомость дефектов НТД, передаваемой на постоянное хранение, включающую список НТД с исправимыми повреждениями текста и основы документа, требующими его реставрации, ремонта и/или санитарно-гигиенической обработки, а также единиц хранения НТД, нуждающихся в техническом переоформлении (приложение N 26).

6.6.7. После проверки готовности НТД к передаче на постоянное хранение органи-зация-сдатчик устраняет выявленные в ее ходе недостатки или по договору эту работу осуществляет архив. Акты о не обнаружении единиц хранения НТД, подлежащих переда-че на постоянное хранение и о неисправимом повреждении единиц хранения НТД (доку-ментов), согласовываются ЭПК федерального архива или органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации и утверждаются руководством (председателем ликвидационной комиссии) передающей организацией или индивидуальным предпри-нимателем.

После утверждения актов о необнаружении или неисправимом повреждении НТД единицы хранения исключаются из описи, а неисправимо поврежденные документы – из единиц хранения. В графе “примечание” описи против заголовка описательной статьи каждой исключенной единицы хранения делается отметка “выбыла” и составляется новая итоговая запись к описи. После изъятия неисправимо поврежденных документов в графу описи “количество листов” вносятся уточненные данные, пересоставляются лист-заверитель и внутренняя опись единицы хранения НТД, содержащей графическую документацию.

6.6.8. Прием НТД осуществляется архивом поединично каждого физически обособленного тома с текстовой документацией и полистно, в соответствии с внутренней описью, единиц хранения, содержащих непереплетенную графическую документацию.

В процессе приема НТД представитель архива проверяет соответствие описательных статей описей элементам описания единицы хранения на обложке тома и листу-заверителю единицы хранения; наличие и полноту оформления внутренних описей единиц хранения НТД, содержащей непереплетенную графическую документацию; физическое состояние НТД; скрепление и размещение документов внутри единиц хранения (переплет, правильность расположения калек в соответствии с внутренней описью, описью чертежей или спецификацией; наличие конвертов с документами, прикрепленных к внутренней обложке единиц хранения); полноту наличия единиц хранения и учетно - справочных документов (исторических справок, описей единиц хранения, перечней проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит постоянному хранению); комплектность микрофильмов и аудиовизуальных документов, относящихся к научно-техническим разработкам.

Если определение готовности НТД к передаче непосредственно в организации-источнике комплектования не производилось, то виды работ, указанные в п.п. 6.6.6 и 6.6.7 настоящих правил, осуществляются в процессе их приема представителем передающей стороны или по договору с ней архивом.

Примечание. Проведение этих работ на безвозмездной основе производится архивом при приеме НТД ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников и/или вышестоящего органа управления, при условии окончания работы и прекращения финансирования деятельности ликвидационной комиссии.

6.6.9. При обнаружении в процессе приема НТД единиц хранения, не относящихся (ошибочно включенных) к составу данного фонда или к профилю комплектования данного архива, составляется акт, утверждаемый директором архива (приложение N 27). Единицы хранения, включенные в акт исключаются из описи, итоговая запись к описи пересоставляется.

6.6.10. Прием на постоянное хранение НТД в виде микрофильмов – подлинников осуществляется поединично каждого обособленного рулона после их воспроизводства на аппаратных средствах архива и проверки соответствия описательных статей описи элементам описания единицы хранения в начальном фрагменте микрофильма и листа - заверителя единицы хранения в конечном фрагменте микрофильма, относящегося к данному тому; наличия и полноты оформления внутренних описей единицы хранения НТД, содержащей непереплетенную графическую документацию; наличия всех единиц хранения, включенных в опись и соответствия последовательности расположения отдельных единиц хранения внутри рулона микрофильма порядку их систематизации в описи; наличия учетно - справочного аппарата (перечня проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение; перечня документов-подлинников, подлежащих микрофильмированию для замены микрофильмами-подлинниками НТД; описи единиц хранения НТД в виде микрофильма); наличия установленного количества дубликатов микрофильмов.

6.6.11. Прием на постоянное хранение аудиовизуальных документов, входящих в состав соответствующих комплектов НТД на пленочных носителях, осуществляется в соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов Российской Фе-дерации».

6.6.12. Прием на постоянное хранение уникальной НТД осуществляется с полистной проверкой единиц хранения, документных и недокументных вложений, средств удостоверения (печатей, штампов, скреплений) и оформления НТД, целостности и неповрежденности материального носителя документов, характера ранее проведенного ремонта и/или реставрации вместе со страховыми копиями по соответствующей описи единиц хранения.

6.6.13. Прием на постоянное хранение особо ценной НТД осуществляется с полистной проверкой единиц хранения по описям особо ценных единиц хранения вместе со страховыми копиями дел.

6.6.14. Прием НТД, предусмотренной п. 6.6.6 настоящих правил на постоянное хранение, оформляется актом приема-передачи единиц хранения НТД на постоянное хранение (приложение N 28).

К акту приема-передачи прилагается ведомость дефектов. Акт приема-передачи со-ставляется в двух экземплярах, подписывается представителем архива, принимавшего НТД, и представителем организации ее передававшим. Акт приема-передачи утверж-дается руководителем организации, а затем директором архива. Первый экземпляр акта приема-передачи остается в деле фонда в архиве, второй экземпляр передается орга-низации.

Примечание. При приеме НТД ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, и находящейся в бесхозяйном состоянии, а также созданной архивом в порядке инициативного документирования акт приема-передачи составляется в одном экземпляре и утверждается директором архива.

6.6.15. Прием электронной НТД на постоянное хранение производится только после технической проверки ее состояния в организации и определения степени ее готовности к передаче на постоянное хранение.

При обнаружении в процессе технической проверки фактов утраты части единицы описания электронной НТД или группы НТД, утраты или искажения отдельных элементов записи информации НТД, включенной в описи файлов постоянного хранения, организация обязуется составить акт о невосстановимой утрате информации (приложение N 29). Акт о невосстановимой утрате информации, относящейся к электронной НТД, согласовывается ЭПК федерального архива или органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации и утверждается руководством передающей организации.

Прием на постоянное хранение электронной НТД осуществляется по физически обособленным носителям информации (кассете с магнитной лентой, магнитооптическому диску, оптическому диску и т.п.) после их воспроизводства на компьютерных устройствах архива и проверки соответствия описательных статей описи файлов НТД реальному содержанию записи информации на носителе; полноты наличия записей, составляющих единицы описания электронной НТД; возможности полного ввода-вывода информации с помощью передаваемых сдатчиком программных средств; полноты и комплектности предусмотренными государственными стандартами сопроводительной документации; соответствия распечаток на бумажных носителях характеристик файлов, относящихся к каждой единице описания НТД, фрагментам визуальной информации, выводимым на дисплей компьютера.

Прием электронной НТД на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи информационных массивов и программных средств на постоянное хранение (приложение N 30) , актом технической проверки состояния информационных массивов и программных средств (приложение N 31). Процесс составления и утверждения актов приема-передачи соответствует порядку, изложенному в п. 6.6.14 настоящих правил. Акт технической проверки составляется в трех экземплярах, подписывается сотрудником, осуществлявшим прием электронной НТД, утверждается директором архива и руководителем передающей организации. Один экземпляр акта передается организации-сдатчику, остальные хранятся в архиве (в деле фонда и в службе, эксплуатирующей средства вычислительной техники).

6.6.16. Прием НТД на бумажной основе и в виде микрофильмов-подлинников от организаций частных и иных форм собственности на временный (депозитарный) срок с сохранением права собственности за организацией осуществляется по описям единиц хранения.

Прием НТД производится на основе п.п. 6.6.6 и 6.6.8 настоящих правил, с учетом следующих изменений:  полнота оформления внутренних описей и правильность скреп-ления и размещения документов внутри единиц хранения не проверяется;  в ведомость дефектов включаются только единицы хранения, требующие санитарно-гигиенической обработки;  исторические справки не представляются;  в процессе дооформления дел их переплет не производится; комплектность микрофильмов и аудиовизуальных документов, относящихся к научно-техническим разработкам, не проверяется.

Прием НТД оформляется актом приема-передачи единиц хранения (приложение N 28). К акту приема-передачи прилагается ведомость дефектов (см. приложение N 26). Акт приема-передачи составляется и утверждается в порядке, предусмотренном п. 6.6.14 на-стоящих правил.

6.6.17. Прием НТД, созданной архивом в процессе инициативного документиро-вания осуществляется в соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации».

6.6.18. Прием НТД российского происхождения, поступившей в архивы из-за рубежа, осуществляется по описи или аналогичному ей учетно-справочному документу, составленному архивным учреждением зарубежного государства или самим архивом (для поступившей в необработанном виде), в соответствии с п. 6.6.8 настоящих правил, с учетом следующих изменений:  проверяется наличие в описи аннотационных заголовков (переводов иноязычных заголовков) и их соответствие делопроизводственным заголовкам единиц хранения;  при отсутствии внутренних описей единиц хранения прием графиче-ской НТД осуществляется по описи чертежей, сводной спецификации и аналогичным им документам; при составлении ведомости дефектов отмечаются сформированные не по российским архивным правилам единицы хранения НТД. Прием НТД российского проис-хождения оформляется актом приема-передачи единиц хранения НТД на постоянное хранение (приложение N 28). Акт составляется в трех экземплярах, подписывается ответ-ственным хранителем фондов и утверждается директором архива. Первый экземпляр акта хранится в деле фонда в архиве, второй и третий экземпляры передаются соответст-вующим органам управления архивным делом и культуры, отвечающим за организацию работы по международному обмену культурными ценностями.

6.6.19. При приеме секретной НТД дополнительно к видам работ, предусмотренных п.п. 6.6.1 – 6.6.16 настоящих правил, осуществляется: проверка соответствия грифа сек-ретности и учетно-инвентарного номера единицы хранения НТД в описи грифу сек-ретности и учетно-инвентарному номеру на ее обложке (титульном листе); проверка целостности специальных печатей (пломб), скрепляющих текстовые тома НТД; проверка правильности нумерации листов при наличии в единицах хранения справок – заместителей и отсутствии в них отдельных документов.

6.6.20. При приеме НТД, предусмотренном п.п. 6.6.6, 6.6.10., 6.6.11 – 6.6.14, 6.6.16 настоящих правил, вместе с документами в архив передаются три экземпляра соответ-ствующих описей и один экземпляр перечня проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение.

При приеме НТД, предусмотренном п.6.6.15 настоящих правил, вместе с документа-ми в архив передаются три экземпляра соответствующих описей, два экземпляра (комплекта) сопроводительной документации (основной и страховой) и один экземпляр перечня объектов (проектов), проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение.

При приеме НТД, предусмотренном п. 6.6.19 настоящих правил, вместе с доку-ментами передаются три экземпляра соответствующих описей. При приеме НТД, пре-дусмотренным п. 6.6.20 настоящих правил, вместе с документами передаются три экземп-ляра соответствующих описей или аналогичных им учетно – справочных документов зарубежных государств.