Основные правила
| Вид материала | Документы |
- I. Назначение и область применения, 1415.61kb.
- Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля Общие, 155.62kb.
- Тема: «Правила гигиены», 127.98kb.
- Правила соревнований правила соревнований по дзюдо утверждены с изменениями и дополнениями, 999.18kb.
- Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля, 350.89kb.
- В настоящем кодексе описываются основные правила взаимодействия руководителей и персонала,, 198.8kb.
- Временные правила транспортирования, хранения и применения фейерверочных изделий раздел, 397.25kb.
- | Основные правила построения кривых Adobe Illustrator Алгебра, 127.02kb.
- | Основные правила построения кривых Adobe Illustrator Алгебра, 106.46kb.
- Правила оформления деепричастного оборота. Правила оформления причастного оборота, 28.64kb.
6.7. Перераспределение НТД между архивами
6.7.1. Перераспределение НТД между архивами является следствием уточнения профиля их комплектования и оптимизации состава архивных фондов. Перераспределение производится: при отнесении организаций-источников комплек-тования одного архива к источникам комплектования другого архива; для воссоздания целостности архивных фондов, части которых хранятся в разных архивах, и/или обнаружения непрофильной НТД, без передачи источников комплектования другому архиву.
6.7.2. Перераспределение НТД при передаче источников комплектования одного архива другому архиву осуществляется: между федеральными архивами по решению Федеральной архивной службы России; между федеральным архивом и государственным архивом субъекта Российской Федерации - по совместному решению Федеральной архивной службы России и органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации; между государственными архивами субъекта Российской Федерации, по решению органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации; между государственным архивом субъекта Российской Федерации и муниципальным архивом по решению органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации и органа местного самоуправления.
При передаче НТД из одного архива в другой составляется акт приема-передачи документов на хранение (см. приложение N 28) в двух экземплярах. Вместе с документами передаются три экземпляра соответствующих описей и один экземпляр перечня проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение. При полной передаче фонда одновременно с этим передаются дело фонда и наблюдательное дело организации –источника комплектования.
6.7.3. В целях воссоздания целостности архивных фондов непрофильные архивы, хранящие отдельные части фонда, включая секретную НТД, передают её в профильный архив, если это не противоречит порядку фондирования архивных документов, установленному «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации».
6.7.4. Обмен копиями НТД между государственными архивами России осущест-вляется на основе двухсторонних соглашений. Обмен копиями НТД с государственны-ми архивами стран-членов СНГ осуществляется на основе межгосударственных и многосторонних соглашений, заключенных в рамках СНГ. Обмен копиями НТД с архивами зарубежных государств, не входящими в СНГ, осуществляется на основе конвенций ЮНЕСКО и межгосударственных соглашений с учетом взаимного интереса сторон в восполнении отсутствующих частей (комплектов) НТД по научным темам, проектам капитального строительства, технологическим процессам, конструкторским разработкам, выполненным российскими организациями для зарубежных заказчиков и иностранными подрядчиками для внутрироссийских объектов.
6.8. Целевая экспертиза ценности НТД, хранящейся в архиве
6.8.1. Целевая экспертиза ценности НТД на стадии её хранения в архиве производится: по фондам, содержащим значительное количество не имеющей ценности НТД или повторяющуюся, дублетную и/или избыточную информацию; в процессе переработки описей; при передаче права собственности на НТД, принятую на временное или депозитарное хранение по условиям договора с негосударственной организацией или индивидуальным предпринимателем, государству.
6.8.2. Проведение целевой экспертизы ценности НТД осуществляется в соответствии с критериями, изложенными в п.6.3.5 правил, с учетом специфики их применения для соответствующих типовых групп НТД.
Экспертиза ценности НТД производится по группе фондов или коллекций конкретного архива, связанных между собой общностью предмета научно-технической деятельности, отраслью народного хозяйства или отраслью (подотраслью) науки и техники.
Экспертиза ценности НТД осуществляется в соответствии с рабочими инструкциями, памятками, руководствами, в которых отображается технология и методика ее проведения. Если целевая экспертиза ценности охватывает не более двух фондов (коллекций), допускается ее проведение без предварительного составления методических документов.
6.8.3. По решению Федеральной архивной службы России и/или архивных органов субъектов Российской Федерации по согласованной программе может проводиться междуархивная комплексная целевая экспертиза ценности НТД, хранящейся в разных государственных и муниципальных архивах, находящихся на территории одного субъекта Российской Федерации или населенного пункта.
6.8.4. По результатам целевой экспертизы ценности документов архив готовит решения: о выделении к уничтожению; о передаче НТД, не относящейся к составу данного фонда, в профильный для неё фонд; о передаче НТД, не относящейся к профилю комплектования данного архива, в другой архив. Эти решения оформляются актами, одновременно внесением необходимых изменений в описи единиц хранения НТД и другие учетные документы архива.
Акт о выделении к уничтожению НТД, не подлежащей хранению, составляется раздельно по каждому фонду (коллекции) и по каждой типовой группе НТД, которая в соответствии с п. 5.3.1 настоящих правил включается в обособленные описи.
В акт о выделении к уничтожению НТД, не подлежащей хранению, обособленно, под отдельным порядковым номером, включается каждая единица хранения научной, патентной и технологической документации. Проектная и конструкторская вносится по однородным группам (комплексам), объединяющим под одним порядковым номером НТД, относящуюся к конкретной части проекта или сборочной единице конструкторского изделия.
Каждая единица хранения секретной НТД, находившейся в организации на инвентарном учете, независимо от группы НТД, включается в акт под отдельным порядковым номером с указанием учетно-инвентарного номера и грифа секретности.
Акт о выделении к уничтожению НТД, не подлежащей хранению, составляется в двух экземплярах, подписывается сотрудниками, производившими экспертизу ценности НТД, рассматривается ЭПК федерального архива или органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации, а в установленных случаях - ЦЭПК при Федеральной архивной службе России. Он утверждается директором архива (в установленных случаях - ЦЭПК при Федеральной архивной службе России) и хранится в деле фонда (приложение N 9).
Акт приема-передачи НТД в другой архив составляется и утверждается в порядке, установленном п.6.1.7.4. «Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации».
Акт приема-передачи НТД из фонда (коллекции) в фонд (коллекцию) составляется и
утверждается в порядке, установленном п.4.4.1.5 «Основных правил работы государствен-ных архивов Российской Федерации».
В описи единиц хранения НТД против каждой выбывшей единицы хранения НТД в графе “Примечание” делается отметка о причинах выбытия дел (выделена к уничтоже-нию; передана в состав другого фонда, коллекции; передана в другой архив), с указанием номера и даты соответствующего акта. Если все единицы хранения исключены из описи на основании одного и того же акта, то ссылка на этот акт приводится в новой итоговой записи.
Прежняя итоговая запись к описи перечеркивается; в новой итоговой записи указывается: количество и порядковые номера выбывших единиц хранения; количество оставшихся в описи единиц хранения с указанием начального и конечного порядкового номера; должность, подпись ответственного за внесение изменений в опись сотрудника архива; дата переоформления описи.
Если из описи единиц хранения выделяется дублетная НТД, подлинник которой остается на хранении в составе другого фонда, вслед за заголовком исключенной единицы хранения делается отсылочная запись с указанием номера фонда, описи и единицы хранения по месту нахождения подлинника НТД.
6.9. Применение автоматизированных архивных технологий при
комплектовании архива НТД
6.9.1. Автоматизированные архивные технологии применяются при ведении списков источников комплектования Архивного фонда Российской Федерации; уточнении состава НТД, подлежащей хранению в архиве; целевой экспертизе ценности НТД на стадии её постоянного хранения в архиве.
6.9.2. В целях применения автоматизированных архивных технологий архив: разрабатывает и заполняет унифицированные формы документов, пригодных для ввода в автоматизированные банки данных (АБД); обеспечивает составление электронных версий описей единиц хранения НТД и актов о выделении НТД к уничтожению, не подлежащих хранению; проводит оперативную замену (обновление) информации в АБД по мере получения уточняющих данных по соответствующим направлениям комплектования НТД.
6.9.3. Архив при наличии технических возможностей ведет списки организаций-источников комплектования и картотеки учета резервных и возможных источников комплектования в электронном виде. В этих целях: разрабатывает предложения по созданию программного обеспечения для автоматизированного ведения списков источников комплектования и картотек; по мере составления дополнений к спискам и исключения организаций из списка оперативно обновляет информацию АБД; при наличии модемных устройств подключается к компьютерным базам соответствующих органов государственного управления для получения оперативной информации об изме-нениях в статусе источников комплектования.
6.9.4. Применение автоматизированных архивных технологий в целях определения и уточнения состава НТД, подлежащей хранению в архиве, производится в соответствии с подразделом 6.3. настоящих правил.
6.9.5. Применение автоматизированных архивных технологий при проведении целевой экспертизы ценности НТД, хранящейся в архиве, предусматривает: использование ведущихся в автоматизированном режиме разделов систематического или объектного каталогов для выявления дублирующихся групп, частей, видов и разновидностей НТД; исключение из описей в автоматизированном режиме и внесение изменений в электронные версии описей единиц хранения НТД, связанных с оформлением результатов целевой экспертизы ценности НТД; разработку предложений по созданию программного обеспечения выявления и группировки единиц хранения, относящихся к одним и тем же частям проекта или технологического процесса, сборочным единицам конструкторского изделия, и составления акта о выделении к уничтожению НТД, не подлежащей хранению, с помощью группового метода описания; ведение электронных картотек единиц хранения НТД, исключенных из описей и переданных в состав других фондов данного архива, в другие архивы, организациям разработчикам и/или заказчикам научно-технических работ, а также эксплуатирующим организациям.
7. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО И
КОНТРОЛЬ ЗА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ СЛУЖБ НТД И ДЕЛОПРОИЗ-ВОДСТВЕННЫХ СЛУЖБ ОРГАНИЗАЦИЙ
- Понятие и основные виды организационно-методического
руководства и контроля
7.1.1. Организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью служб НТД и делопроизводственных служб организаций - это комплекс взаимосвязанных мероприятий архива, направленных на обеспечение государственного учета и сохран-ности НТД, созданной и/или отложившейся в деятельности организаций - источников комплектования архива, и последующее комплектование ею Архивного фонда Россий-ской Федерации.
7.1.2. Архив в пределах предоставленных ему полномочий осуществляет следующие виды работ: оказывает организационно-методическую помощь службам НТД и делопро-изводственным службам организаций по обеспечению сохранности, учету, развитию поисковых систем и информационных технологий, упорядочению, подготовке к передаче на постоянное хранение и использованию НТД, а также по разработке нормативно-методической базы их деятельности; оказывает содействие в создании, развитии, совер-шенствовании деятельности НТД и делопроизводственных служб организаций; изучает и обобщает передовой опыт их работы; взаимодействует с экспертными комиссиями (ЭК) организаций; оказывает методическую помощь организациям при изменении формы их собственности и хозяйствования, правового режима и статуса; содействует повышению квалификации в области архивного дела и делопроизводства работников служб НТД, делопроизводственных служб, а также членов ЭК организаций; осуществляет контроль за соблюдением архивного законодательства, установленных правил учета, хранения, комплектования и использования НТД, а также за организацией работы служб НТД и делопроизводственных служб организаций; ведет государственный учет НТД Архивно-го фонда Российской Федерации, находящейся на временном хранении в организациях, проводит паспортизацию служб НТД; осуществляет учет работы с организациями по всем направлениям их архивной и делопроизводственной деятельности.
7.1.3. Архив может на платной основе оказывать методическое содействие службам хранения НТД и делопроизводственным службам организаций, не являющихся его источниками комплектования.
7.2. Организационно-методическое руководство деятельностью
служб НТД и делопроизводственных служб организаций,
хранящих документы государственной собственности
7.2.1. Организационно-методическая помощь службам НТД и делопроизводствен-ным службам.
Архив в области оказания организационно-методической помощи службам НТД и делопроизводственным службам организаций по обеспечению сохранности,, учету, развитию поисковых систем и информационных технологий, упорядочению, подготовки и передачи на постоянное хранение и использования архивных документов, а также по разработке нормативно-методической базы их деятельности: консультирует службы НТД и делопроизводственные службы организаций по всем вопросам их деятельности; оказывает методическую помощь организациям в подготовке проектов перечней проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит постоянному хранению, описей НТД постоянного хранения, описей особо ценных НТД, актов о выделении к уничтожению НТД, необнаружении или неисправимом повреждении НТД постоянного хранения; перечней НТД, подлежащих микрофильмированию для замены их микрофильмами-подлинниками; оказывает методическую помощь в подготовке положений о порядке передачи комплектов НТД заказчикам научно-технических работ, а также в подготовке нормативных и методических документов по работе с НТД в службах НТД и делопроизводственных службах организаций; содействует внедрению общеотраслевых нормативных и методических документов, межгосударственных и национальных стандар-тов по архивному делу и делопроизводству, а также общепринятых архивных технологий, обеспечивающих преемственность и совместимость государственной и ведомственных архивных служб; оказывает консультативную помощь в разработке планов-графиков упорядочения, описания и приема-передачи НТД на постоянное хранение в архив.
7.2.2. Содействие в создании и совершенствовании деятельности служб НТД и делопроизводственных служб.
Архив в области создания, развития, совершенствования деятельности служб НТД и делопроизводственных служб организаций: оказывает методическую помощь в подготовке проектов положений о службах НТД, службах делопроизводства организаций, положений о порядке архивного хранения НТД при отсутствии соответствующей службы, положения об объединенном архиве, хранящем все группы документов, стандарты предприятий по организации хранения НТД; при наличии в организациях обособленных
архивов для хранения секретной НТД, оказывает содействие в подготовке отдельных разделов положений о режимных органах, в которых отражаются особенности её учета и хранения; обращается к руководству организаций с обоснованиями необходимости создания в организациях служб НТД или объединенных архивов, хранящих все группы документов; оказывает содействие в разработке проектов автоматизированных архивов, автоматизированных служб делопроизводства а или автоматизации отдельных участков деятельности этих архивов и организации документов в делопроизводстве; при попытках ликвидации службы НТД без передачи её функций другим подразделениям организации и назначения ответственных за хранение и учет НТД лиц письменно предупреждает руководство организации о возможной уголовной или административной ответственности за уничтожение и/или повреждение НТД Архивного фонда Российской Федерации, а так-же ее бесхозяйное хранение; архив не реже чем раз в 5 лет проводит комплексный анализ деятельности служб НТД и делопроизводственных служб организаций и представляет соответствующую справку в вышестоящий орган управления архивным делом.
7.2.3. Взаимодействие с экспертными комиссиями организаций.
В процессе взаимодействия с экспертными комиссиями организаций – источников комплектования архив: оказывает методическую помощь в разработке положений об ЭК организаций и других нормативно-методических документов, регламентирующих их деятельность; оказывает методическую помощь в разработке документов, подлежащих рассмотрению ЭК организаций согласно положению о них; взаимодействует с ЭК и техническими специалистами института при выборе наиболее значимых проблем (тем), проектов (объектов), технологических процессов для формирования соответствующих перечней и отборе на постоянное хранение комплексов НТД; содействует повышению квалификации членов ЭК в области архивного дела; предлагает своих сотрудников для включения в состав членов ЭК наиболее значимых источников комплектования; в необходимых случаях проводит совместные заседания с ЭК организаций; периодически заслушивает по согласованию с вышестоящим органом управления архивным делом информации ЭК организаций по основным направлениям архивной и делопроизводственной работы, о ходе выполнения нормативных правовых документов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о совершенствовании работы с НТД, а также планов-графиков упорядочения, описания и приема-передачи НТД в архив.
7.2.4. Методическая помощь организациям при изменениях формы их собствен-ности и правового статуса.
Архив оказывает методическую помощь организациям при их приватизации, банкротстве, ликвидации и иных законодательно регулируемых изменениях формы собственности и хозяйствования, правового режима и статуса.
При приватизации организации архив: подготавливает заключение о документах приватизируемой организации с предложениями о месте их дальнейшего хранения; в случаях, определенных действующим законодательством, обеспечивает их прием на постоянное хранение.
При попытках незаконной приватизации документов государственной собственно-сти, а также рассредоточения (раздела) документального фонда между разными владель-цами (собственниками), незамедлительно информирует вышестоящие органы управления архивным делом.
При начале процедуры банкротства архив: предупреждает арбитражного управляю-щего организации о недопустимости включения в состав продаваемого имущества документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также о необходимости их упорядочения и подготовки к передаче в архив;
консультирует аппарат арбитражного управляющего по всем вопросам, связанным с работой архива организации и ее службы делопроизводства.
При ликвидации организации архив: делегирует своих представителей в состав её ликвидационной комиссии, оказывает методическую и практическую помощь по упорядочению документов и их передаче в вышестоящий орган управления, правопреемнику, а в случаях, определенных действующим законодательством, в архив;
при обнаружении фактов нарушения установленного порядка передачи архивных документов на дальнейшее хранение при ликвидации организации незамедлительно информирует об этом вышестоящий орган управления архивным делом.
7.2.5. Повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб.
Архив в области повышения квалификации работников служб НТД, делопроизводственных служб, а также ЭК организаций: проводит стажировку и/или техническую учебу сотрудников служб хранения НТД и делопроизводственных служб непосредственно в архиве с проведением практических занятий по основным направлениям работы с НТД; проводит лекции и установочные методические занятия в организациях - источниках комплектования с представителями архивных и делопроизводственных служб, режимных органов, справочно-информационных фондов, научно-технических библиотек, проектных кабинетов и иных служб, ответственных за учет, хранение и использование НТД, а также с членами ЭК; организует постоянно или периодически действующие курсы повышения квалификации для представителей организаций или содействует в их направлении в институты (центры) повышения квалификации, архивные школы и курсы; проводит постоянные или периодически действующие совещания - семинары по комплексным или отдельным направлениям деятельности служб хранения НТД, делопроизводственных служб и экспертных комиссий организаций.
7.3. Контроль за деятельностью служб НТД и делопроизводственных
служб организаций, хранящих документы государственной
собственности.
7.3.1. Контроль за деятельностью служб НТД и делопроизводственных служб организаций архивом предусматривает: оценку качества, рецензирование, подготовку к согласованию и утверждению, а также организацию согласования и утверждения в пределах предоставленных ему полномочий документов, подготовленных организациями источниками комплектования; проведение комплексных, тематических и контрольных проверок служб НТД и делопроизводственных служб организаций.
7.3.2. При подготовке к согласованию и утверждению подготовленных организациями документов, указанных в п.п. 7.2.1-7.2.3. настоящих правил архив проверяет их соответствие требованиям нормативных правовых документов Федеральной архивной службы, Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации, настоящих правил, государственных стандартов, положению и регламенту деятельности ЭПК (ЭПМК) архива, рецензирует их и – при необходимости дает указания об их доработке.
Утверждение и согласование подготовленных организациями документов произво-дится в установленном порядке. При необходимости архив может дать указания о повторном рассмотрении представленных документов до выяснения возникших в ходе их утверждения или согласования спорных вопросов.
7.3.3. Архивом проводятся следующие виды проверок: комплексные проверки состояния служб НТД и делопроизводственных служб организаций; тематические проверки отдельных направлений (участков) деятельности служб хранения НТД и делопроизводственных служб организаций; контрольные проверки результатов выполнения рекомендаций архива в области делопроизводства и архивного дела. Указанные виды проверок обязательны как для гражданских научно-технических организаций (включая их режимные органы), так и для организаций оборонного комплекса.
Результаты комплексных, тематических и контрольных проверок оформляются справками. Справки составляются в 2 экземплярах. Первый экземпляр с предложениями и рекомендациями по устранению выявленных недостатков направляется для принятия по ним решений руководству организаций, второй экземпляр хранится в архиве, в наблю-дательном деле организации.
Если в результате вышеуказанных проверок обнаруживаются факты нарушения законодательства Российской Федерации или законодательства субъекта Российской Федерации, а также установленных Федеральной архивной службой России правил хранения, комплектования, учета и использования НТД, об этом незамедлительно извещаются соответствующие должностные лица органов управления архивным делом, уполномоченные составлять протоколы об административных правонарушениях. Им направляются все материалы, связанные с проверками.
Комплексной проверке подвергаются все виды архивной и делопроизводственной работы, осуществляемой в организации – источнике комплектования архива, и все группы документов, образующих документальный фонд организации. Комплексные проверки проводятся не реже одного раза в 5 лет.
При тематической проверке обследуются отдельные направления, стороны и участки деятельности служб НТД и служб делопроизводства. Тематические проверки проводятся по мере необходимости.
В процессе проверки архив также может: принимать участие в оценке ущерба, нане-сенного архивным документам и архивохранилищам организации-источника комплекто-вания, системе учета и НСА, определении возможности дальнейшего хранения НТД в организации и целесообразность ее передислокации; оказывать содействие в восстанов-лении утраченных перечней проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит постоянному хранению, описей дел, паспортов ведомственного архива и других учетно-справочных документов.
Для фиксации обстоятельств и фактов гибели, необнаружения или повреждения НТД составляются соответствующие акты. (см. п. 6.6.6.настоящих правил), а также справка о проведении проверки.
При контрольной проверке осуществляется обследование характера и степени исполнения предложений и рекомендаций архива, данных при проведении целевых, комплексных и тематических проверок.
Контрольная проверка проводится не позже, чем через полгода после истечения последнего по времени срока рекомендаций, данных при предыдущем инспектировании.
7.3.4. Проверки служб НТД и делопроизводственных служб организаций в необходимых случаях проводятся архивом совместно с представителями их вышестоящих ведомств. Результаты совместной проверки оформляются справками. Справки подписыва-ются представителями обеих сторон, составляются в трех экземплярах, один из которых
хранится в наблюдательном деле в архиве, а остальные - в организации-источнике комплектования и в его вышестоящем ведомстве. При отказе вышестоящего ведомства от участия в проверке об этом делается отметка в справке.
7.3.5. При обнаружении в организации – источнике комплектования НТД Архивного фонда Российской Федерации государственной собственности в бесхозяйном состоянии под угрозой гибели или неисправимого повреждения архив предлагает руководству организации предпринять необходимые меры по устранению выявленных недостатков. Если ситуация не изменяется, архив информирует соответствующий орган управления архивным делом для принятия мер в соответствии с действующим законодательством.
7.4. Порядок взаимодействия архива с негосударственными
организациями - собственниками документов
7.4.1. Архив оказывает организационно-методическую помощь службам НТД и делопроизводственным службам негосударственных организаций – источников комплектования архива, хранящим НТД Архивного фонда Российской Федерации частной и иных форм собственности, на основании соглашения (договора), осуществляя виды работ, предусмотренные пп. 7.2.1 – 7.2.5, 7.3.1. настоящих Правил.
По просьбе собственника архив может на платной основе также оказывать методическую помощь по использованию НТД для защиты прав собственников НТД в судах при разделе имущества, смене собственника или владельца и в иных ситуациях, чреватых угрозой целостности и сохранности НТД, а также при охране исключительных прав на результаты научно-технической деятельности (интеллектуальной собственности) источника комплектования.
7.4.2..При передаче собственником НТД постоянного хранения в архив на временный срок с сохранением права собственности на документы за собой архив ведет разъяснительную работу с собственником с целью передачи последним права собственности государству. За месяц до истечения временного срока хранения НТД, переданной собственником в архив, последний предупреждает администрацию источника комплектования об этом. При отказе собственника вернуть НТД в свое распоряжение или при ликвидации собственника как юридического лица до истечения обусловленного договором срока хранения документов архив включает их в состав своих фондов.
7.4.3. Контроль за деятельностью служб НТД и делопроизводственных служб негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации частной и иных форм собственности осуществляется в соответствии с п.п. 7.3.2 – 7.3.5. настоящих Правил. Периодичность комплексных, тематических и контрольных проверок устанавливается по согласованию с собственником. Объектом проверок служит только НТД, отнесенная по согласованию с собственником к составу Архивного фонда Российской Федерации частной и иных форм собственности..
7.5. Организация государственного учета НТД Архивного фонда Российской Федерации, находящейся на временном хранении в организациях
Ведение государственного учета НТД Архивного фонда Российской Федерации, хранящейся в архивах организаций – источниках комплектования архива и проведение паспортизации служб НТД осуществляется в соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации».
7.6. Порядок учета работы архива с организациями
различных форм собственности
7.6.1. Для учета работы со службами хранения НТД и делопроизводственными службами организаций – источников комплектования архива ведутся: сводные картотеки учета работы с организациями; наблюдательные дела организаций.
7.6.2. Сводная картотека учета работы с организациями составляется на основе списка источников комплектования государственного и муниципального архива; паспор-тов организаций, справок проверок и инспекций, актов приема-передачи дел, истори-ческих справок организаций, целевых запросов о составе документов, условиях хранения и видах работ служб хранения НТД.
В учетную карточку по каждой организации вносятся и периодически обновляются сведения, характеризующие основные виды и формы методической помощи архиву организации, состояние всех групп документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, а также по личному составу долговременного хранения, процесс передачи документов на постоянное хранение, основные параметры государственного учета документов. Учетная карточка ведется по установленной форме в традиционном формате (приложение N 32), а при наличии у архива технических возможностей – также в виде электронной версии.(п. 7.8.1.).
7.6.3. На каждую организацию – источник комплектования архива ведется наблюдательное дело. В нем концентрируется вся необходимая учетно-справочную документация об организации, её архивной и делопроизводственной службе (копии уставов и положений, учредительных договоров, приказов, распоряжений о создании, реорганизации, изменении формы собственности, переименовании, ликвидации организации, решений арбитражных судов о ее банкротстве, решений общих собраний о приватизации организации, копии свидетельств о государственной регистрации, и лицензировании; исторические справки, перечни проектов (объектов), НТД по которым подлежит постоянному хранению, описи дел постоянного и долговременного хранения, сводные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения о ведомственном архиве и ЭК, справки проверок и обследований, инспекций, паспорта ведомственного архива, планы-графики упорядочения и передачи документов на постоянное хранение, акты различных форм об необнаружении, повреждении и выделении к уничтожению документов, копии протоколов ЭК организаций).
В наблюдательные дела организаций, хранящих НТД негосударственной собст-венности, дополнительно включаются договоры с организациями об отнесении их документов к составу Архивного фонда России; описи дел временного (депозитарного) хранения; копии заключений и предупреждений различных форм, связанных с изме-нением форм собственности и хозяйствования организаций, акты о передаче (переус-тупке) негосударственной организацией права собственности государству на документы постоянного хранения, первоначально поступившие в архив на временное (депозитарное) хранение, и аналогичные им правовые документы. Документы, включенные в наблюда-тельное дело, фиксируются во внутренней описи.
Наблюдательные дела группируются и хранятся в соответствии с присвоенными им в списке организаций-источников комплектования архива индексами. Наблюдательные дела ликвидированных или переданных другому архиву организаций хранятся обособленно от наблюдательных дел действующих организаций.
7.7. Применение автоматизированных технологий в работе со службами
НТД и делопроизводственными службами организаций
7.7.1. Архив использует автоматизированные архивные технологии при создании электронных версий картотек учета работы с организациями. В процессе этих работ архив: разрабатывает и заполняет унифицированные формы документов, пригодные для ввода в автоматизированные банки данных (АБД); подготавливает перечни исходной информации, обязательной для характеристики состояния работы ведомственных архивов и вводят ее в АБД; подготавливает предложения по созданию программного обес-печения для автоматизированного ведения картотеки учета организаций; обеспечивает оперативную замену информации в АБД по мере получения уточняющих сведений о процессе ведомственного хранения документов в организациях.
7.7.2. При наличии технических возможностей архив подключается к компьютерным базам организаций-источников комплектования для получения оперативной информации о состоянии ведомственного хранения документов в реальном режиме времени.
8. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
8.1. Понятие использования документов
Использование НТД – применение пользвателями НТД и/или информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства, а также в целях развития науки, техники, культуры. Использование НТД осуществляется российскими и зарубежными организациями с государственной, муниципальной, частной и другими формами собственности, а также юридическими и физическими лицами (далее - пользователи).
Основными принципами использования НТД Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность поиска, получения и использования НТД.
Организация, формы, порядок, а также учет использования НТД в основном аналогичны организации, формам, порядку и учету использования управленческой документации и осуществляются в соответствии с "Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации" и данными Правилами.
8.2. Порядок использования НТД Архивного фонда
Российской Федерации
Порядок использования НТД устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, относящимися к информации, информационному обеспечению и обмену, а также законами и нормативными актами субъектов Российской Федерации.
Архив предоставляет всем пользователям открытую НТД и справочники к ней.
Архив обеспечивает в установленном порядке доступ пользователей к секретной и конфиденциальной НТД, базам и банкам данных с учетом ограничений, установленных законодательными и нормативными актами Российской Федерации и собственниками НТД.
Архив допускает пользователей к НТД с пометками "Для служебного пользования" (ДСП), “Коммерческая тайна”, "Конфиденциально" и т.п. в порядке, установленном для документов ограниченного доступа, если при передаче НТД в архив фондообразователь или ликвидационная комиссия не оговорили особые требования по доступу к данной категории документов.
По запросам правоохранительных, антимонопольных органов, органов арбитража, судов, прокуратуры, налоговых служб по делам, находящимся в их производстве, архив предоставляет для пользования НТД, содержащую коммерческую тайну, хранящуюся в фондах организаций, независимо от их организационно-правовой формы. Научно-техническую документацию, содержащую коммерческую тайну, архив может также предоставлять иным пользователям при условии письменного разрешения фондообразователя или его правопреемника.
Доступ и использование НТД, на которую распространяется Закон Российской Федерации "Об авторском праве и смежных правах", Патентный закон Российской Федерации и срок действия авторского и смежных прав на которые не истёк, осуществляется с разрешения правообладателя. Доступ и использование НТД, не подпадающей под действие этих законов, осуществляется с разрешения организации-разработчика или его правопреемников. Проектно-планировочная документация на объекты капитального строительства выдается с письменного разрешения владельца объекта независимо от формы собственности (исключение – правоохранительные органы).
Подлинники особо ценной и уникальной НТД государственной собственности, как правило, для использования не выдаются. В целях обеспечения сохранности этой категории НТД исследователи получают НТД из фонда пользования.
Архив наряду с бесплатными услугами в целях привлечения внебюджетных средств оказывает пользователям платные услуги. Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Архив, исходя из состава и содержания хранящейся НТД, круга потребителей, технических возможностей, разрабатывает прейскурант цен, который утверждается директором.
Использование НТД частной и иных форм собственности Архивного фонда Российской Федерации производится в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации с учётом ограничений, установленных собственниками документов.
8.2.1. Научно-техническая документация используется архивом в целях информационного обеспечения пользователей в инициативном и плановом порядке, а также по запросам. НТД может использоваться в коммерческих целях, в этом случае архив заключает договор. Оплата услуг, предоставляемых пользователям, осуществляется по счету, выставленному архивом.
8.2.2. Архив осуществляет маркетинг, изучает и прогнозирует спрос потребителей на ретроспективную информацию, содержащуюся в НТД, и рекламирует информацию и услуги.
Осуществление маркетинговой деятельности возлагается на соответствующее структурное подразделение архивов.
8.3. Формы использования документов
Основными формами использования НТД в архиве являются: информационное обеспечение пользователей в инициативном порядке, а также в соответствии с их запросами; представление документов для работы в читальных залах; организация и проведение выставок НТД; использование НТД в средствах массовой информации; организация и проведение научно-информационных и информационных мероприятий с использованием НТД (семинары, конференции, «дни открытых дверей», встречи с общественностью и др.); выдача НТД во временное пользование; публикация НТД в различных формах.
8.3.1. Информационное обеспечение пользователей НТД.
Информационное обеспечение пользователей НТД предусматривает выявление архивом информации по документам, подготовку и предоставление пользователям соответствующих информационных документов; оно проводится в инициативном или плановом порядке на основании запросов.
8.3.1.1. Исполнение тематических запросов.
Информационное обеспечение пользователей предусматривает исполнение тематических запросов, в которых излагается обоснованная просьба о предоставлении архивной информации по определенной теме. В запросе обязательно указываются данные, содержащие полное название организации (для граждан - фамилия, имя, отчество), почтовый адрес, тема интересующей информации, хронологические и географические рамки запрашиваемой информации, по возможности поисковые данные.
Сроки и порядок исполнения запросов регламентируются действующим законодательством и нормативными документами.
Запросы пользователей рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по НТД, хранящейся в архиве. Запросы пользователей могут быть направлены по электронной почте.
В зависимости от характера тематического запроса и его цели архив предоставляет информацию в виде: архивной справки; архивных выписок; архивных копий или информационного письма; тематических: перечня, подборки или обзора документов. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма, подписанные руководством архива.
8.3.1.2. Инициативное информирование пользователей НТД.
Инициативное информирование органов государственной власти, местного самоуправления, организаций с различными формами собственности, общественных организаций, объединений осуществляется путем направления потенциальным пользователям информационных сообщений, писем, других информационных документов о наличии в архиве НТД, а также об информационных услугах, оказываемых архивом, и их стоимости.
Информационные документы подписываются руководством архива. Формы и тематика инициативных документов архива должны быть ориентированы на обеспечение приоритетных направлений государственного и местного самоуправления, развития экономической и социально-культурной сфер, соответствовать профилю деятельности организации - потенциального заказчика НТД.
8.3.2. Работа с НТД в читальном зале.
Порядок работы пользователей с НТД и научно-справочным аппаратом
в читальном зале архива определяется “Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации”. Архив предоставляет пользователям описи, другие справочники и справочно-информационные материалы к ним, документы по заявленной тематике, копии фонда пользования, обеспечивает консультирование по составу и содержанию документов и научно-справочного аппарата архива по теме исследования.
Заказы на выдачу описей и НТД для работы в читальном зале оформляется пользователем на специальных бланках.
Заказы оформляются сотрудниками читального зала и фиксируются в журнале регистрации заказов пользователей на выдачу описей, дел (приложения NN 33, 34). Каждая единица хранения или отдельный документ выдается пользователю под расписку (в соответствующей графе заказа).
Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов устанавливаются руководством архива, но не должны превышать 3 рабочих дня со дня оформления заказа. Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальных залах, выдаются пользователям в день обращения.
Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 дней, уникальная НТД и документы на машинных носителях по разрешению руководства архива - на 1 день, дела и микрокопии, печатные издания - на 1 месяц.
Продление сроков хранения и использования в читальных залах описей, НТД, других материалов согласуется с сотрудниками читальных залов (кроме уникальных документов), продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласуется с руководством архива, при необходимости оформляется новый заказ. Сроки повторной выдачи НТД устанавливаются руководством архива.
Пользователям предоставляются тематические, межархивные базы данных НТД, созданные архивом или при его участии.
Архив имеет право устанавливать условия доступа и использования баз данных НТД, созданных архивом или при его участии на основе договоров с другими разработчиками.
Кино- фото- фонодокументы в составе НТД предоставляются пользователям в виде копий.
8.3.3. Организация и проведение выставок НТД.
Одной из форм использования НТД является организация и проведение выставок НТД.
Выставка НТД - это художественно оформленная подборка подлинников или копий документов на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации.
Выставки НТД организуются архивами самостоятельно или совместно с другими организациями. Архивы могут предоставлять НТД для выставок, проводимых другими организациями, в соответствии с договором с организаторами выставок.
Выставки документов могут быть стационарными и передвижными; по времени функционирования выставки документов бывают постоянно действующие, временные (от 2-х недель до нескольких месяцев), краткосрочные (до 10 дней).
Выставки НТД проводятся архивами как на бесплатной, так и на коммерческой основе.
В целях рекламы выставок архив использует средства массовой информации, распространяет рекламно-издательскую продукцию. Для презентации выставок готовятся пресс-релизы. Желательно издание каталога или буклета выставки.
Разрешение на выдачу за пределы архива во временное пользование НТД, представляемой для экспонирования, оформляется приказом директора архива.
Организация или предоставление НТД для экспонирования на в международных выставках федеральными архивами проводится на основании договора (соглашения) архива с зарубежной организацией, согласованного с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела, в установленном порядке.
При участии архива в межархивных и межотраслевых выставках создается организационный комитет из представителей архивных учреждений, других организаций и участников выставок.
При организации выставок НТД разрабатываются тематические и тематико-экспозиционные планы. В тематических планах определяется структура выставок, содержание и состав разделов. Проводится выявление и отбор НТД, иллюстративного или другого материала. Тематические планы обсуждаются методической комиссией или научным советом архива (при необходимости согласуются с организациями-участниками) и утверждаются руководством архива.
Подготовка выставок предусматривает разработку тематико-экспозиционных планов, которые содержат названия разделов выставки, аннотированные перечни отобранной для экспонирования НТД, систематизированной в соответствии с разделами выставки, а также иллюстративных и других информационных материалов. НТД и другие экспонаты перечисляется с указаниями размеров и порядка размещения на стендах или в витринах.
Подлинная НТД передается организациям-устроителям выставок в соответствии с установленным порядком передачи архивных документов во временное пользование. При экспонировании подлинной НТД архивом проводится страховая оценка. В обязательном порядке производится страховая оценка и оформление разрешения на временный вывоз за пределы Российской Федерации подлинной НТД, экспонирующейся за рубежом.
Экспонирование подлинной НТД, находящейся в плохом физическом состоянии, не допускается. При экспонировании подлинных документов обязательно соблюдение правил обеспечения сохранности документов.
Ответственность за сохранность документов несут организации-устроители выставок. Архив, предоставивший НТД для выставок, обеспечивает контроль за соблюдением ими требований обеспечения сохранности документов при транспортировке, монтаже (демонтаже) и экспонировании.
Во время работы выставок организуются экскурсии, лекции, просмотры кинофильмов и др. На базе выставок могут проводится конференции, семинары, "Круглые столы", "Дни открытых дверей", презентации и др.
Все основные документы по организации и проведению выставок формируются в специальное дело, которое вносится в номенклатуру дел архива.
8.3.4. Использование НТД в средствах массовой информации.
Использование НТД архива в средствах массовой информации (СМИ) представляет собой подготовку информационных материалов и подборок архивных документов для публикации в периодической печати (в том числе графических, текстовых и других документов), радио и телевизионных передач, кинофильмов.
Для периодической печати архив готовит тематические, научные, научно-популярные, рекламно-информационные статьи, подборки документов, документальные очерки, тематические газетные полосы, корреспонденции, информации, посвященные отдельным объектам капитального строительства, открытиям, изобретениям, ученым и деятелям науки и техники, вопросам использования НТД в новых инженерных решениях.
Архив организует использование НТД в теле- и радиопередачах в форме: тематических бесед, хроник, информации, интервью, репортажей, пресс-конференций, круглых столов, цикловых передач, рекламы, посвященных выдающимся учёным и деятелям науки и техники, истории различных предприятий, научных центров. При подготовке теле- и радиопередач НТД используется самостоятельно и в сочетании с другими видами документов.
Научно-техническая документация может быть использована по инициативе архива или в связи с обращением теле-, радиостудий, компаний при создании документальных, научно-популярных, учебных программ и фильмов.
Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов для СМИ согласовываются с редакциями газет, журналов, радио и телепрограмм, киностудиями и включаются в план работы архива.
- Использование НТД при проведении информационных мероприятий.
НТД используется при проведении информационных мероприятий, представляющих общественный интерес, а также посвященных выдающимся деятелям науки и техники, ученым, строительству уникальных и особо важных объектов капитального строительства, памятникам архитектуры. Мероприятия проводятся в плановом порядке, в том числе на основании предварительной договоренности с заинтересованными организациями в виде: конференций; встреч с общественностью; экскурсий в архивы; презентаций,"Дней открытых дверей"; Круглых столов; устных журналов; лекций, докладов; уроков для студентов и школьников.
Информационные мероприятия с использованием НТД сопровождаются выступлениями и сообщениями работников архива; показом кинофильмов, видеофильмов, слайд-фильмов; прослушиванием фонодокументов и др.
При организации мероприятий составляется программа их проведения, в которой определяется тематика докладов, выступлений; состав НТД, предназначенной для демонстрации и продолжительность их проведения.
8.3.6. Выдача НТД во временное пользование.
НТД выдается во временное пользование организациям-разработчикам или их правопреемникам, а также для экспонирования на выставках. Выдача НТД во временное пользование осуществляется в случае отсутствия в архиве копировального оборудования.
В запросе, являющемся основанием для выдачи НТД во временное пользование, указываются по возможности поисковые данные, цель ее использования, срок, на который затребуется НТД. Запрос подписывается руководителем организации, обратившейся в архив, и должен содержать обязательство обеспечения полной сохранности полученных дел и документов. Составляется акт о выдаче НТД во временное пользование (приложение N 35) и регистрируется в книге выдачи НТД во временное пользование.
Решение о выдаче НТД организациям во временное пользование в зависимости от целей использования принимается при наличии: гарантийного письма; договора о проведении выставки и условиях экспонирования НТД. Разрешение на выдачу во временное пользование документов, представляемых для экспонирования, оформляется приказом директора архива.
Срок выдачи НТД во временное пользование: 3 месяца - организациям, физическим лицам – фондообразователям; 6 месяцев - для экспонирования НТД. Продление установленных сроков выдачи НТД допускается в особых случаях с разрешения руководства архива и по письменному подтверждению организации наличия и нормативных условия хранения НТД.
Выдача всех видов НТД во временное пользование осуществляется при наличии доверенности у фондообразователя, или правопреемника, или уполномоченного лица.
8.4. Порядок копирования, оформления и учета копий НТД
Заказы на копирование НТД принимаются архивом от юридических и физических лиц.
По заказам пользователей изготавливаются ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, позитивы кинофотодокументов в составе НТД. Архив обязан обеспечить качество изготавливаемых им копий.
Порядок, объемы, сроки и виды изготавливаемых копий НТД устанавливаются руководством архива в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния НТД. Копирование производится после оплаты заказчиком изготавливаемых копий.
В читальном зале заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотрудникам читального зала (приложение N 36). Архив производит копирование также для потребителей, обращающихся в архив с письменным запросом.
При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию руководства архива дополнительно прилагается их перечень (приложение N 37).
Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Объемы их копирования устанавливаются руководством архива в каждом конкретном случае на основании договора.
Учет заказов на копирование ведется в журнале или в автоматизированном режиме
(приложение N 38).
При отсутствии у архива технических возможностей допускается копирование НТД техническими средствами заказчика, а также специально приглашенными специалистами. Копирование производится с разрешения руководства архива в помещении архива и под контролем его сотрудника после оплаты пользователем работ по подготовке документов к копированию.
Ответственность за качество копирования НТД, произведенного пользователем самостоятельно, архив не несет.
Шифровку копий НТД, изготовленных по заказам пользователей, осуществляет архив.
Копии НТД выдаются пользователю или его доверенному лицу под расписку, либо могут быть высланы по указанному адресу.
НТД плохой физической сохранности ксерокопированию не подлежат. С документов плохой физической сохранности разрешается делать машинописные копии из фонда пользования.
Вопрос о копировании уникальной НТД, а также НТД из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае при условии оплаты работ по подшивке и реставрации.
Копирование документов учреждений, организаций и предприятий с негосударственными формами собственности Архивного фонда Российской Федерации, а также НТД в составе личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями, передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение, или их правопреемниками (наследниками), с учетом положений Закона Российской Федерации "Об авторском праве и смежных правах", Патентного закона Российской Федерации в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
Вывоз копий НТД на различных носителях за пределы Российской Федерации осуществляется в порядке, установленном Министерством культуры Российской Федерации.
8.5. Рассекречивание НТД
Рассекречивание НТД, сведений и их носителей - снятие ранее введенных ограничений на распространение сведений, составляющих государственную тайну, и на доступ к их носителям - осуществляется в соответствии с законом Российской Федерации "О государственной тайне", другими нормативными актами Российской Федерации, "Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации".
8.5.1. Директор архива обеспечивает проведение работы по контролю за сроками секретности документов, имеющих грифы секретности, и информирует руководителей органов государственной власти, которые наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, а также организаций о наличии в архивах документов со сроками секретности свыше 30 лет, их составе и объеме.
8.5.2. В случае получения руководителем архива в установленном порядке полномочий по рассекречиванию сведений, составляющих государственную тайну, он организует проведение работ по их рассекречиванию. В этих целях в архиве создается комиссия по рассекречиванию архивных документов.
Комиссия осуществляет работу в плановом порядке и по запросам пользователей.
8.5.3. В годовой план работы комиссии включается рассмотрение вопросов о рассекречивании документов архива в связи с истечением установленного законодательством срока секретности сведений, составляющих государственную тайну; по запросам органов государственной власти, научных и общественных организаций и граждан; в связи с осуществлением архивом публикационных и исследовательских проектов.
8.5.4. При необходимости в организациях, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, создаются экспертные комиссии. Архив предоставляет подлинники НТД, или копии их заменяющие, а также необходимую информацию для изучения членам комиссий или привлеченным экспертам, созданных для организации их рассекречивания.
8.5.5. Рассекречивание НТД, созданных в деятельности ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, осуществляется в порядке, определяемом МВК по защите государственной тайны.
8.5.6. Архив информирует общественность о рассекреченных документах, представляющих общественно значимый интерес.
8.6. Публикация НТД
Порядок подготовки и издания публикаций НТД определяется "Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации" и Правилами издания исторических документов.
Подготовка публикаций НТД осуществляется с научно-исследовательскими и другими организациями, в том числе зарубежными, производится на договорных условиях.
Подготовка публикаций НТД должна проводиться при условии гарантии ее финансирования за счет бюджетных или внебюджетных средств. Работа по подготовке публикации НТД вносится в план работы архива.
8.7. Учет использования НТД
Архив ведет учет использования НТД: подготовленных им информационных документов, исполненных тематических запросов, пользователей и тематики исследований в читальном зале, изготовленных копий по заказам
пользователей, изданных им или с его участием документальных публикаций и рецензий на них, других форм использования документов.
Учет тематики исследований в читальном зале ведется сотрудниками читального зала в традиционной форме или в автоматизированном режиме. Для учета может также использоваться типовая база данных "Читальный зал". Учет пользователей НТД читального зала ведется в журнале регистрации пользователей и их личных дел ( приложение N 39) и карточке учета пользователей и тематики исследований (приложение N 40). Возможно ведение этой формы учета в автоматизированном режиме.
Учет и регистрация поступающих в архив тематических запросов российских и иностранных юридических и физических лиц ведется в традиционной форме или в автоматизированном режиме. При карточной системе регистрации карточка заводится на каждый тематический запрос и помещается в картотеку запросов архива (приложение N 41).
П Р И Л О Ж Е Н И Я
(образцы форм)
Приложение № 1
к пп. 3.4.4.2, 3.4.4.3.
_____________________________________________________
\(название государственного архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Директор ____________________________
(дата) (название государственного архива)
проверки наличия и Подпись Расшифровка
состояния документов подписи
Дата
Фонд № ____________
Название фонда _______________________________________________________
______________________________________________________________________
Проверка проводилась с _____________________ по _____________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям ___________________________________ ед. хр.
(количество)
2. Не оказалось в наличии ________________________________ ед. хр.
(количество)
3. Имеют литерные номера:
а) не учтенные в итоговой записи __________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи _____________________________________ ед. хр.
(количество)
4. Пропущено номеров:
а) не учтенных в итоговой записи ________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленных, но учтенных
в итоговой записи ____________________________________ ед. хр.
(количество)
5. Неправильно подложенных ед. хр.,
относящихся к другим фондам ___________________________ ед. хр.
(количество)
______________________________________________________________________
6. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) ___________________________________ ед. хр.
(количество)
из них:
а) требующих дезинфекции и дезинсекции ________________ ед. хр.
(количество)