Основные правила
| Вид материала | Документы |
| Опись состоит из: описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. |
- I. Назначение и область применения, 1415.61kb.
- Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля Общие, 155.62kb.
- Тема: «Правила гигиены», 127.98kb.
- Правила соревнований правила соревнований по дзюдо утверждены с изменениями и дополнениями, 999.18kb.
- Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля, 350.89kb.
- В настоящем кодексе описываются основные правила взаимодействия руководителей и персонала,, 198.8kb.
- Временные правила транспортирования, хранения и применения фейерверочных изделий раздел, 397.25kb.
- | Основные правила построения кривых Adobe Illustrator Алгебра, 127.02kb.
- | Основные правила построения кривых Adobe Illustrator Алгебра, 106.46kb.
- Правила оформления деепричастного оборота. Правила оформления причастного оборота, 28.64kb.
Опись состоит из: описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
5.3.1.1. Описательная статья описи включает: порядковый номер; архивный номер в организации; производственный индекс (шифр) разработки; заголовок единицы хранения, единицы учета; стадию или этап разработки; фамилию автора-разработчика; наименование организации-разработчика, соразработчиков; крайние даты; количество листов; указание на подлинность; способ воспроизведения; степень сохранности. Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.
5.3.1.2. К описи составляется научно-справочный аппарат, состоящий из титульного листа; перечня переименований названия фондообразователя, относящихся к периоду за который документы включены в опись; содержания (оглавления); предисловия; списка сокращений; списка проблем, тем, объектов, проектов, НТД по которым включена в опись; указателей.
На титульном листе (приложение N 14) указываются: полное название архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись (если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами, то на титульном листе указываются только те годы, за которые имеются документы).
После титульного листа описи помещается перечень переименований организации и ее подчиненности, в котором в хронологической последовательности указываются все названия организации, относящиеся к периоду времени, за который документы включены в опись, начальная и конечная дата существования организации под каждым названием.
В содержании (оглавлении) к описи перечисляются все ее составные части: список сокращений, предисловие, названия всех разделов и подразделов, указатели и т.д.
Предисловие к описи (описям) фонда содержит краткую историю организации фондообразователя и фонда (в основном, на базе исторической справки), данные о целевом назначении научных исследований и прикладных разработок, включенных в опись (с перечнем организаций-соразработчиков); сведения: об авторах и датах начала и завершения НИР; о сдаче промышленных изделий или внедрении технологических процессов в производство, сдаче объектов строительства в эксплуатацию; о принципиальной новизне, социально-экономической значимости результатов исследований и разработок; характеристику включенной в опись НТД: количественный и видовой состав документов, подлинность и виды носителей НТД, в обобщенном виде - содержание и стадийность наиболее типичных по разновидностям документов, техническое состояние документов, наличие ранее составленных описей на части НТД соответствующего комплекса НТД; принципы, систематизации документов в описи, методы описания документов и другие особенности описи; сведения об отсутствующих научных и технических документах, состав научно-справочного аппарата к описи.
К описи составляются указатели: для научно-исследовательской документации – указатель тем (подтем), алфавитный указатель авторов (разработчиков); для конструкторской документации - указатель изделий; для проектной документации – алфавитный (организаций-соразработчиков), указатель проектов и другие.
Итоговая запись закрепляет количество и объем единиц хранения научных/технических документов, включенных в опись, отражает особенности ее нумерации, изменения в количественном составе.
К описи составляется лист-заверитель описи, в котором указывается номер описи, количество пронумерованных листов в описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи (приложение N 15).
5.3.1.3. Для повышения информативности описей, находящихся в государственном архиве, проводится их усовершенствование: уточнение и редактирование заголовков, составление справочного аппарата или отдельных его элементов.
Описи подлежат переработке в случае, если они не отвечают требованиям поиска и учета НТД.
5.3.2. Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения о документах и фондах архива в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
Путеводители подразделяются на архивные и межархивные.
Архивные путеводители подразделяются на путеводители по фондам; тематические путеводители по фондам, краткие справочники по фондам архива, путеводители по архиву; межархивные путеводители - на путеводители по фондам архивов, тематические путеводители по фондам архивов, краткие справочники по фондам архивов.
Подготовка путеводителя осуществляется с применением дифференцированного подхода, заключающегося в отборе фондов, дел и документов, сведения о составе и содержании которых должны войти в справочник, применении различной методики предоставления информации о фонде, группе фондов (для каждого вида НТД), выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата.
5.3.2.1. Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного аппарата.
Схема построения путеводителя определяется составом фондов архива и закрепляет структуру справочника в целом и место каждой описательной статьи.
5.3.2.2. Путеводитель по фондам архива (архивов) – вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов, состоящих из названия фонда, номера фонда, объемов фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам НТД, крайних дат документов по каждому виду документации, исторической справки, аннотации, библиографии по фонду.
Перечень характеристик может быть дополнен списком неаннотируемых фондов, состоящим из названий фондов и справочных данных о них.
Объектом описания в путеводителе по фондам архива (архивов) является фонд.
Информация о составе и содержании научных/технических документов в путеводителе по фондам архива (архивов) систематизируется в аннотации отдельно по каждому виду НТД.
5.3.2.3. Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) – вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень характеристик документов фонда (фондов) по определенной проблеме (теме), проекту (объекту).