Основные правила
| Вид материала | Документы |
- I. Назначение и область применения, 1415.61kb.
- Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля Общие, 155.62kb.
- Тема: «Правила гигиены», 127.98kb.
- Правила соревнований правила соревнований по дзюдо утверждены с изменениями и дополнениями, 999.18kb.
- Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля, 350.89kb.
- В настоящем кодексе описываются основные правила взаимодействия руководителей и персонала,, 198.8kb.
- Временные правила транспортирования, хранения и применения фейерверочных изделий раздел, 397.25kb.
- | Основные правила построения кривых Adobe Illustrator Алгебра, 127.02kb.
- | Основные правила построения кривых Adobe Illustrator Алгебра, 106.46kb.
- Правила оформления деепричастного оборота. Правила оформления причастного оборота, 28.64kb.
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
2.1. Организация НТД в пределах Архивного фонда
Российской Федерации
Под организацией НТД понимается совокупность административно-правовых и научно- методических решений и технических операций, применяемых к этой доку-ментации с учетом ее принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов.
2.1.1. Организация НТД по формам собственности
2.1.1.1. НТД, отнесенная к государственной собственности Архивного фонда Российской Федерации подлежит хранению в государственных архивах, в соответствии с профилем архива, в государственных библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии наук, других государственных хранилищах.
2.1.1.2. НТД, отнесенная к федеральной собственности и находящаяся в исключи-тельном ведении Российской Федерации, хранится в специализированных и общих федеральных архивах, в федеральных библиотеках и музеях, архивах Российской Ака-демии наук и других федеральных организаций.
2.1.1.3. НТД, отнесенная к государственной собственности субъекта Российской Федерации, а также к федеральной собственности (за исключением указанных в п.2.1.1.2),
хранится в специализированных и общих государственных архивах, в государственных библиотеках и музеях, а также в архивах соответствующих государственных организаций субъекта Российской Федерации.
2.1.1.4. Специализированные и общие федеральные архивы и государственные архивы субъектов Российской Федерации хранят НТД вне зависимости от времени соз-дания НТД, способа и техники закрепления информации.
2.1.1.5. НТД частной и иных форм собственности, передаваемая их собственниками в государственную собственность в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации, подлежит обязательному приему на постоянное хранение.
НТД частной и иных форм собственности, остающаяся в собственности ее владель-цев, может поступать от их собственников в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации на временное, в том числе депозитарное хранение.
2.1.1.6. НТД частной и иных форм собственности хранится у собственников в определяемом ими порядке, обеспечивающем сохранность НТД.
2.1.2. Организация НТД в государственных архивах
по видам носителей, способам, технике закрепления, степени ценности
и категории доступа к информации
2.1.2.1. В архивах письменная и графическая НТД государственной собственности на бумажных носителях входит в состав исторически и/или логически связанных сово-купностей – архивных фондов и коллекций юридических и физических лиц.
2.1.2.2. Машиночитаемая (электронная) НТД государственной собственности вклю-чается в состав документов фондов организаций-фондообразователей и организуется по видам носителей информации (магнитные, оптические), внутри видов - по форматам представления и характеру зафиксированной информации.
2.1.2.3. Уникальная НТД государственной собственности в установленном порядке включается в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Рос-сийской Федерации. На особо ценную НТД создаются в установленном порядке стра-ховой фонд и фонд пользования.
2.1.2.4. НТД государственной собственности, не отнесенная в установленном зако-нодательством порядке к документам ограниченного доступа, является открытой документацией. Организация хранения и пользование НТД ограниченного доступа до утраты ею секретности или конфиденциальности осуществляется в установленном законом порядке. Порядок организации временного, в т.ч. депозитарного хранения в государственном архиве НТД иных собственников, условий доступа к ним и пользования ними определяется соответствующими договорами.
2.1.2.5. НТД, не подлежащая постоянному хранению, имеющаяся в составе архивных фондов, принятых на постоянное хранение, в том числе от ликвидированных орга-низаций, или поступивших в государственные архивы вследствие чрезвычайных обсто-ятельств, выделяется к уничтожению в установленном порядке.
2.2. Фондирование НТД
2.2.1. Фондирование НТД состоит из определения или уточнения фондовой при-надлежности НТД и хронологических границ архивных фондов с целью формирования архивных фондов, объединенных архивных фондов, архивных коллекций, в состав которых входит НТД.
2.2.2. Работа по фондированию НТД государственнй собственности, находящейся на хранении в организациях - источниках комплектования федеральных и государ-ственных архивов субъектов Российской Федерации, осуществляется в службах научно-технической (технической) документации (СНТД/СТД) организаций в процессе отбора НТД для передачи на постоянное хранение в федеральный или государственный архив субъекта Российской Федерации, а также в федеральном или государственном архиве субъекта Российской Федерации - при описании принятой необработанной НТД, создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.
2.2.3. Архивный фонд организаций-источников комплектования федеральных и государственных архивов субъектов Российской Федерации научно-технической документацией, как правило, имеет поливидовой характер. В состав архивного фонда, в соответствии с профилем деятельности организации, могут входить управленческие, научно-исследовательские, конструкторские, технологические, производственнотех-нические, патентные, программные, телеметрические, изыскательские, картографиче-ские, учетно-технические, градостроительные, архитектурные, землеустроительные, лесоустроительные, проектные для строительства и иные документы на различных носителях информации, рентгенограммы, кино
фото- фоно- видеодокументы и другие.
2.2.4. Определение фондовой принадлежности НТД заключается в отнесении ее к фонду соответствующего юридического или физического лица.
Фондовая принадлежность НТД определяется на основе изучения истории фондо-образователя, фонда и состава документов. В составе НТД фонда организации может быть: НТД, созданная в организации; НТД, полученная от других отечественных и зарубежных организаций, в том числе: во исполнение договоров на разработку НТД, от организаций - соразработчиков, от организаций-инвесторов, от частных лиц.
Фондовая принадлежность НТД на бумажном носителе и микроформе, созданной в организации, определяется (кроме обычных требований - учета названия организации, подписей, содержания): для научно-исследовательской, технологической, программной, текстовой градостроительной, землеустроительной, лесоустроительной, инвестиционной, проектной и учетно-технической документации - по названию организации-разработчика, взятому с титульного/заглавного листа; для технической графической документации - по угловому штампу на чертежах, штампу применения, спецификациям и составу проекта; НТД на магнитном носителе - по информационно-поисковым характеристикам, листам удостоверения и утверждения документов, электронной цифровой подписи.
Фондовая принадлежность НТД организации-фондообразователю, полученной от сторонних организаций и физических лиц, определяется по адресату, регистрацион-ному штампу, резолюции и отметке о направлении НТД в структурные подразделения организации, по содержанию НТД.
2.2.5. Архивная коллекция НТД представляет собой совокупность документов, об-разовавшихся: в деятельности одного или нескольких фондообразователей, при раз-работке одной или нескольких проблем (тем), одного или нескольких проектов и объе-диненных по одному или нескольким признакам. В названии архивных коллекций от-ражается принцип формирования документов (тематический, хронологический, геог-рафический, номинальный) и в случае необходимости - ее составитель (юридическое, физическое лицо).
2.2.6. НТД разных организаций может входить в состав объединенных архивных фондов в случаях формирования этих фондов из фондов однородных по целевому наз-начению, подчиненности организаций, из фондов организаций, объединенных объектом и периодом деятельности, с учетом единства их местонахождения. (Объединенные фонды физических лиц могут формироваться с учетом родственных, профессиональных и/или творческих отношений фондообразователей.
2.2.7. Порядок установления границ архивных фондов, в состав которых входит НТД, аналогичен порядку установления границ архивных фондов, не содержащих НТД.
- Организация НТД в пределах архивного фонда и
автоматизированных баз данных
2.3.1. В пределах архивного фонда, в состав которого входит НТД, учетно-класси-фикационной единицей является единица хранения НТД. Единица хранения НТД – со-вокупность научных, научно-технических и/или технических документов, относящихся к определенному вопросу, (или отдельный текстовой/графический документ, имеющий самостоятельное значение), объединенные в том или помещенные в папку, тубус, отдельную обложку и внесенные в опись под отдельным порядковым номером.
2.3.2. Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно Схемы сис-тематизации. Распределение единиц хранения НТД внутри фонда по делениям Схемы проводится на основе структурного, хронологического, функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного, номинального, корреспондентского, геогра-фического, авторского признаков (возможно применение смешанных - хронологически-структурного, структурно-хронологического и иных сочетаний признаков).
2.3.3. НТД на электронных носителях может подвергаться систематизации либо в составе информационных массивов автоматизированных, в том числе распределенных, баз данных, либо вне них - на выделенных накопителях электронной информации.
2.3.4. Систематизация единиц хранения НТД является основанием для внутренней организации НТД архивного фонда/БД и закрепляется описью (описями) НТД.
3. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ НТД
3.1. Понятие обеспечения сохранности документов
Обеспечение сохранности НТД - комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения НТД на различных носителях, исключающих ее утрату и обеспечивающих поддержание ее в должном физическом состоянии.
Режимы хранения НТД представляют собой совокупность условий ее хранения и подразделяются на: температурно-влажностный (обеспечивает предохранение НТД от повреждающего действия температуры и влаги); световой (обеспечивает предохранение НТД от ненормативного воздействия света); санитарно-гигиенический (обеспечивает предохранение НТД от биоповреждений и загрязнения);охранный (обеспечивает предохранение НТД от хищений, утрат, несанкционированного выноса).
Организация хранения НТД - система мероприятий, включающая рациональное размещение НТД, контроль за ее движением и физическим состоянием, копирование НТД с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.
3.2. Создание оптимальных условий хранения НТД
на разных носителях информации
3.2.1. Создание оптимальных условий хранения НТД на различных носителях инфор-мации обеспечивается раздельным хранением их в соответствии с нормативами режимов хранения данного носителя информации. В одном хранилище могут концентрироваться документы разного вида, но имеющие носитель одной физической природы и требующие одинаковых режимов хранения.
3.2.2. Требования к условиям хранения текстовой и графической НТД на различных носителях информации - к зданиям и помещениям архивохранилищ НТД, их электро-оборудованию, световому режиму, противопожарному оборудованию, температурно-влажностному, санитарно-гигиеническому, охранному режимам хранения, топографи-рованию, транспортировке, страхованию НТД, порядку оформления временного вывоза за рубеж и пределы субъекта Российской Федерации, обеспечению сохранности НТД при чрезвычайных ситуациях - аналогичны требованиям по обеспечению сохранности управленческой документации.
Для хранения подлинников и копий НТД на бумажной, пленочной и другой основе необходимо наличие технических средств, обеспечивающих раздельное ее хранение с соблюдением соответствующих режимов хранения.
3.2.2.1. Графическая НТД на бумажной основе, помещенная в папку, хранится в сфальцованном виде (отдельные листы фальцуются до формата А4). В папку вклю-чается не более 50 листов формата А4. Допускается хранение калек, синек, ватманов в папках, коробках или тубусах. Большеформатные графические документы хранятся в тубусах либо в развернутом виде вертикально или горизонтально в специальных ме-таллических шкафах с выдвижными ящиками.
3.2.2.2. Условия хранения НТД на тканевой основе (на батисте или остралоне) аналогичны условиям хранения документов на бумажной основе. Большеформатные чертежи на тканевой основе хранятся в свернутом виде в тубусах.
3.2.2.3. Хранение кино- фото- фоно- видео- и телеметрических документов, входящих в состав НТД, осуществляется в соответствии с действующими нормативными докумен-тами.
3.2.2.4. Хранение НТД на магнитных носителях организуется в соответствии с ГОСТ 28388-89.
НТД на иных машинных носителях хранится раздельно по видам носителей.
3.2.3. Средства хранения подлинников технических документов на бумажной основе определяются с учетом требований ГОСТ ЕСКД 2.501-88*, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ ЕСПД 19.601-78*, ГОСТ ЕСПД 19.6О2-78*, ГОСТ СТД АСУ 24.4О2-8О*; документов на магнитных носителях - ГОСТ 28388-89; микроформ - ГОСТ 13.1.203-84, ГОСТ 13.1.101-93, ГОСТ 7.65-92.
При определении средств хранения НТД на машинных носителях информации учи-тывается время создания документов, тип носителя (или их совокупность), физическое состояние носителя информации, техническое оснащение организации-источника ком-плектования.
Средства хранения кино- фото- фоно- видео- и телеметрических документов, входящих в состав НТД, определяются в соответствии с действующими отраслевыми нормативными документами.
3.2.3.1. Для обеспечения сохранности НТД на машинных носителях архивом изготавливается комплект документов, состоящий из двух экземпляров дубликатов до-кументов на магнитном или оптическом носителе (один из которых является непри-косновенным эталоном, другой - рабочей копией, хранение которых осуществляется раздельно). В зависимости от состояния НТД на машинном носителе производится пе-резапись ее информации на новый носитель.
3.3. Размещение НТД в хранилищах
3.3.1. Поступающая в федеральный и государственный архив субъекта Российской Федерации НТД размещается в соответствующих хранилищах или отдельных изолиро-ванных частях хранилищ, специализированных на хранении подлинников или копий научных и технических документов на кальке, бумажной, пленочной и другой основе.
3.3.2. Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) разме-щения.
3.4. Контроль наличия, технического и физического
состояния НТД
3.4.1. Проверка наличия и состояния НТД проводится в плановом порядке в целях установления фактического наличия единиц хранения (документов) и соответствия их количеству, числящемуся по описям, в случае чрезвычайных ситуаций и пр. При про-верке наличия и состояния НТД, проводимой в качестве самостоятельного вида работы, составляются акты и листы проверки наличия и состояния
3.4.2. Плановые проверки наличия и состояния дел проводятся:
по фондам особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 1О лет;
по ценным документам на бумажной основе периодичность устанавливается ЭПК архива в зависимости от интенсивности использования, но не реже - одного раза в 2О лет;
по аудиовизуальным и документам на машинных носителях - 1 раз в 5 лет;
по документам на горючей основе - один раз в 2 года;
по уникальным документам - ежегодно.
Единовременные проверки наличия и состояния НТД проводятся в случае нарушения установленного правилами режима хранения документов, влекущих за собой порчу или утрату документов, при обнаружении отсутствия документов, при чрезвычайных ситуациях, при передаче НТД из одного архива в другой, а также при массовых перемещениях фондов. Проверке наличия и состояния НТД подвергаются все фонды или группы фондов, а также отдельные фонды и коллекции НТД.
3.4.3. Проверка наличия и состояния НТД проводится в целях установления соот-ветствия фактического наличия единиц хранения их количеству, числящему по учетным документам, выявления документов, подлежащих различным видам реставрационной и технической обработки.
В ходе проверки наличия и физического состояния НТД осуществляются: уста-новление фактического наличия единиц хранения (документов) в описи, находящихся на хранении; выявление и устранение недостатков в учете документов; выявление отсутствующих документов и организация их розыска; выявление и учет документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обра-ботки; выявление непрофильных документов, литерных и пропущенных номеров единиц хранения; соответствие наличия документов указанным во внутренней описи единиц хранения.
Проверка наличия графической документации осуществляется полистно выборочно по внутренним описям единиц хранения, при этом сверяются наименования реквизитов внутренней описи с наименованием каждого листа чертежа (по штампу чертежа), входящего в единицу хранения. Одновременно проверяется соответствие внутренней описи заверительной надписи. Дела, подлежащие хранению в несброшюрованном виде, проверяются полистно.
При проверке наличия НТД на машинных носителях записи (МНЗ) проверяется соответствие фактического количества НТД на машинных носителях итоговой записи описи; соответствие видов машинных носителей указанным в ведомости МНЗ; соот-ветствие номера тома каждого машинного носителя НТД ведомости МНЗ; соответствие наличия имен файлов каждого машинного носителя НТД ведомости МНЗ.
Проверка наличия и технический контроль кино- фото- фоно- видео- и телеметрических документов, входящих в состав НТД, а также микрофотокопий (негативов и позитивов) осуществляется в соответствии с действующими нормативными документами.
3.4.4. Оформление результатов проверки наличия и состояния НТД.
3.4.4.1. Обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния НТД недостатки фиксируются в листе проверки. Лист проверки заполняется на каждую опись отдельно. При небольших объемах фонда допускается составление единого листа на все описи фонда. Листы проверки нумеруются в валовом порядке и подписываются исполнителями.
3.4.4.2. На основании листа проверки составляется акт проверки наличия и состояния НТД (приложение N 1). Листы проверки прилагаются к акту.
Акт проверки наличия и состояния НТД, подписывается исполнителями и ут-верждается директором архива. В необходимых случаях одновременно с актом проверки наличия и состояния хранения НТД составляются акт о технических ошибках в учетных документах, акты обнаружения единиц хранения, акты о неисправимых повреждениях единиц хранения.
На основании актов и листов проверки принимаются необходимые меры для уст-ранения обнаруженных недостатков. Акты и листы проверки включаются в дело фонда. Физическое состояние документов отражается в соответствующей картотеке, которая ведется в традиционном или автоматизированном режиме.
3.4.4.3. Результаты проверки наличия и состояния документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния документов (приложение N 2) и в акте проверки наличия и состояния документов (приложение N 1). По результатам проверки корректируются учетные документы архива. Внесение изменений в учетные документы осуществляется на основании соответствующих актов (акта о технических ошибках в учетных документах и актов о выделении к уничтожению НТД, актов об обнаружении в фонде непрофильных или неучтенных документов, акта об необнаружении единиц хранения, акта о неисправимом повреждении единиц хранения (приложение N 25).
3.4.5. На все не обнаруженные при проверке наличия единицы хранения со-ставляются карточки учета необнаруженных документов (приложение N 3). Ведение картотеки может осуществляться как традиционным, так и автоматизированным спосо-бом. Допускается ведение книги учета необнаруженных единиц хранения.
3.4.6. Организация розыска не обнаруженных при проверке наличия единиц хра-нения проводится в установленном порядке.
3.4.6.1. При обнаружении единиц хранения в ходе работы по их розыску делается от-метка в картотеке необнаруженных дел .
3.4.6.2. На НТД, не обнаруженную в результате розыска, составляется акт о необна-ружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 4), который служит основанием для снятия необнаруженной НТД с учета, и подробная справка о проведении розыска. Решение о снятии их с учета оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения органа управления архивным делом. В картотеке необнаруженных документов за подписью хранителя фондов делается отметка о снятии документов с учета.
3.4.7. При обнаружении непрофильных для данного архива единиц хранения (доку-ментов) составляется акт об обнаружении непрофильных единиц хранения (докумен-тов), на основании которого документы исключаются из учетных документов, а не-профильные документы передаются по принадлежности в соответствующие архивы.
3.5. Выдача НТД и описей из архивохранилищ
Выдача НТД и описей единиц хранения из архивохранилищ, контроль за сохран-ностью выданных документов, возвращение документов и описей в архивохранилища производится в установленном порядке.
НТД и описи выдаются из хранилища при наличии оформленного в надлежащем порядке требования (или заказа) на документы и описи: пользователям в читальный (просмотровый) зал архива и организациям, физическим лицам-фондообразователям во временное пользование; работникам архива в рабочие помещения; в лабораторию ар-хива, сторонним организациям для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов.
3.5.1. Для работы в читальном зале НТД выдается на основании заказа-требования на выдачу НТД (приложение N 34).
3.5.2. Выдача НТД во временное пользование осуществляется в случае отсутствия в архиве копировального оборудования, на основании официальных запросов организаций и предприятий (на срок до 3 месяцев), договоров о проведении выставок и условиях экспонирования документов (на срок до 6 месяцев), договоров о проведении работ по копированию документов, о проведении реставрационных работ, с разрешения директора архива или его заместителя. Демонстрируемая на выставках НТД должна быть предварительно застрахована. Выдача документов оформляется актом о выдаче документов во временное пользование (Приложение № 35)
3.5.3. Выдача НТД из архивохранилищ для дезинфекции, дезинсекции и реставрации, создания страхового фонда и фонда пользования осуществляется на основании заказа (договора) для проведения выше названных работ. В заказ вносится отдельно каждая единица хранения с указанием номера фонда, описи, количества листов единицы хранения (отдельно текст и графика), общее количество дел и листов. Заказ подписывается директором архива, заведующим архивохранилищем (главным специалистом), хранителем фондов (специалистом).
3.5.4. На место каждой выдаваемой из архивохранилища единицы хранения или до-кумента помещается карта (лист)-заместитель (приложение N 5).
3.5.5. Учет выдачи из архивохранилища НТД на бумажном и пленочном носителе осуществляется в книгах выдачи документов в зависимости от цели выдачи. Выдача НТД может учитываться в автоматизированном режиме в соответствующей базе данных. Выдача НТД из архивохранилищ и прием их обратно производится хранителем фондов (специалистом).
3.5.5.1. Выдача НТД на машинных носителях производится на автоматизированные рабочие места (АРМ) государственного архива. На АРМ производится первичная ре-гистрация пользователя и регистрация дат и сеансов работ пользователя. Работа поль-зователя начинается с ввода регистрационного номера и фамилии. В процессе работы на АРМ пользователю предоставляются услуги: поиск НТД на машинном носителе с помощью НСА (по электронному каталогу и описям НТД на машинных носителях); просмотр НТД на машинном носителе; копирование НТД на машинном носителе.
Доступ к НТД на машинном носителе осуществляется в соответствии с требо-ваниями к защите НТД на машинных носителях. При этом возможны следующие варианты: разрешены все виды работ с НТД на машинных носителях; разрешен только просмотр НТД на машинных носителях; разрешены просмотр и копирование НТД на машинных носителях.
В случае "пофайловой защиты" НТД на машинных носителях устанавливаются сле-дующие виды доступа: разрешены все виды работ с файлами; разрешен только прос-мотр; разрешен просмотр и копирование файла.
Пользователь обеспечивает информационную и физическую сохранность НТД на машинных носителях.
3.6. Выявление уникальной и особо ценной НТД
Для обеспечения сохранности уникальной и особо ценной НТД осуществляется ее выявление и создание страхового фонда особо ценной НТД и фонда пользования НТД.
Выявление уникальных и особо ценных документов производится наиболее квали-фицированными сотрудниками федеральных и государственных архивов субъектов Российской Федерации на основании отраслевых научно-методических разработок и методичесих пособий, разработанных в архиве. Результаты работы по выявлению об-суждаются соответственно на ЭПК федерального архива и органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
Выявление осуществляется как в плановом порядке, так и по заявлениям владельцев (физических и юридических лиц) уникальной и особо ценной НТД.
3.7. Создание страхового фонда НТД и фонда пользования
3.7.1. Страховой фонд НТД представляет собой совокупность страховых копий уникальной и особо ценной НТД. В соответствии с "Положением об Архивном фонде Российской Федерации", НТД передается на постоянное хранение вместе со страховыми копиями на особо ценную и уникальную НТД, подготовка которых осуществляется за счет средств организаций-сдатчиков.
Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения НТД. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от НТД, с которой изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда с регулируемым климатом.
Объектами страхового копирования является особо ценная и уникальная НТД независимо от времени ее создания, материала и техники изготовления, а также описи единиц хранения, в которых учтена особо ценная НТД.
Страховыми копиями НТД на бумажной основе являются негативы микроформ (микрофильмов, микрофиш) I-го поколения; документов в составе НТД: для кинодо-кументов - первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на кинопленке методом контактной печати; для фотодокументов - первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке или фотопластинке методом репродуцирования или контактной печати; для фонодокументов - первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте или металлический граммофонный оригинал; для видеофонограмм - первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной видеозвукозаписи на магнитной ленте шириной 25,4 мм (формат С); для документов на машинных носителях - первая копия оригинала, изготовленная на магнитном или оп-тическом носителе.
3.7.2. Страховое копирование НТД осуществляется в соответствии с типовыми тех-нологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.
3.7.3. Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования. Фонд пользования НТД представляет собой совокупность копий научных и технических документов на различных материальных носителях для использования их вместо подлинников с целью обеспечения сохранности оригиналов НТД.
Фонд пользования НТД Архивного фонда РФ составляют копии: уникальных и особо ценных документов; наиболее часто используемых документов; подлинников, хра-нящихся в других государственных хранилищах.
3.8. Специальная физико-химическая и техническая
обработка НТД
Комплекс работ по специальной физико-химической и технической обработке НТД (обеспыливание, физическая и химическая реставрация, дезинфекция, дезинсекция, фотореставрация и другие виды работ, обеспечивающих сохранность документов), проводят лаборатории, действующие в системе архивных учреждений, или архивы. Эти работы осуществляются в соответствии с "Основными правилами работы государ-ственных архивов Российской Федерации".
4. УЧЕТ НТД ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА
4.1. Учет документов как составная часть работы
по обеспечению их сохранности
4.1.1. НТД государственной собственности, НТД, переданная на временное, в том числе, депозитарное хранение, независимо от вида, носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательному государственному учету.
Основными единицами учета НТД являются архивный фонд (архивная коллекция), единица хранения.