Основные правила

работы с научно-технической документацией

в государственных архивах

Российской Федерации

Одобрены решением Коллегии Росархива

от 26 марта 2003 г

Москва - 2003

«Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации» подготовлены рабочей группой в составе:

Еремченко В.А. (руководитель),

Булавкиной Т.М., Жигунова В.М., Киселева И.Н., Клейна В.Р., Мещериной Т.А., Миша-рова А.С., Новиковой Н.Н., Павловой Т.Ф., Поповой Е.Н., Танонина В.А., Тарунтаевой В.Н., Шабановой Т.Е., Черешни А.Г.;

при участии Волковой И.В., Неждановой О.Ю. (Росархив), Симоновой Е.Р. (ВНИИДАД), Медведевой Г.А. (РГАНТД), Давыдовой И.Н., Максаковой О.С., Фисюк Т.Н. (Филиал РГАНТД), Назарова В.В., Клещевой Н.Б. (ЦАНТД г. Москвы), Фомичевой Н.Ф. (ЦГАНТД г. Санкт-Петербурга).

С О Д Е Р Ж А Н И Е

Стр.

Введение	7
1. Общие положения	10
1.1.. Понятие "научно-техническая документация"	10
1.2. Понятие о НТД государственной, частной и иных форм собственности	11
1.3. Правовые основы деятельности государственного архива, хранящего НТД	12
2. Организация и фондирование НТД Архивного фонда Российской Федерации	12
2.1. Организация НТД в пределах Архивного фонда Российской Федерации	12
2.1.1. Организация НТД по формам собственности	13
. 2.1.2. Организация НТД в государственных архивах по видам носителей, технике закрепления, степени ценности и категории доступа к ин- формации	13
2.2. Фондирование НТД	14
2.3. Организация НТД в пределах архивного фонда и автоматизированных баз данных	16
3. Обеспечение сохранности НТД	17
3.1. Понятие обеспечения сохранности документов	17
3.2. Создание оптимальных условий хранения НТД на разных носителях информации	17
3.3. Размещение НТД в хранилищах	19
3.4. Контроль наличия, технического и физического состояния НТД	19
3.5. Выдача НТД и описей из архивохранилищ	22
3.6. Выявление уникальной и особо ценной НТД	23
3.7. Создание страхового фонда НТД и фонд пользования	24
3.8. Специальная физико-химическая и техническая обработка НТД	25
4. Учет НТД государственного архива	25
4.1. Учет документов как составная часть работы по обеспечению их сохран- ности	25
4.2. Система основных и вспомогательных документов по учету НТД в архиве	26
4.3. Учет страхового фонда и фонда пользования	31
5. Описание НТД и научно-справочный аппарат к документам архива	31
5.1. Понятие описания и научно-справочного аппарата	31
5.2. Описание НТД	33
5.3. Традиционный НСА к НТД	37
5.4. Автоматизированный научно-справочный аппарат	46
6. Комплектование архива научно-технической документацией и экспертиза ценности НТД	48
6.1. Понятие и правовые основы комплектования архива научно-техничес- кой документацией	49
6.2. Определение источников комплектования архива НТД	49
6.3. Экспертиза ценности НТД	52
6.4. Восполнение отсутствующей в документальных фондах организаций НТД постоянного хранения	57
6.5. Упорядочение научно-технической документации	58
6.6. Организация приема-передачи НТД на хранение в архив	59
6.7. Перераспределение НТД между архивами	66
6.8. Целевая экспертиза ценности НТД,хранящейся в архив	67
6.9. Применение автоматизированных архивных технологий при комплекто- вании архива НТД	69
7. Организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью служб НТД и делопроизводственных служб организаций	71
7.1. Понятие и основные виды организационно-методического руководства и контроля	71
7.2. Организационно-методическое руководство деятельностью служб НТД и делопроизводственных служб организаций, хранящих документы госу- дарственной собственности	72
7.3. Контроль за деятельностью служб НТД и делопроизводственных служб организаций, хранящих документы государственной собственности	75
7.4. Порядок взаимодействия архива с негосударственными организациями- венниками документов	77
7.5. Организация государственного учета НТД Архивного фонда Российс- кой Федерации, находящейся на временном хранении в организациях	78
7.6. Порядок учета работы архива с организациями различных форм собствен- ности	78
7.7. Применение автоматизированных технологий в работе со службами НТД и делопроизводственными службами организаций	79
8. Использование научно-технической документации Архивного фонда Россий- ской Федерации	80
8.1. Понятие использования документов	80
8.2. Порядок использования НТД Архивного фонда Российской Федерации	80
8.3. Формы использования НТД	82
8.4. Порядок копирования, оформления и учета копий НТД	88
8.5. Рассекречивание НТД	89
8.6. Публикация НТД	90
8.7. Учет использования НТД	91
Приложения (образцы форм)	91
Приложение N 1. Акт проверки наличия и состояния документов	92
Приложение N 2. Лист проверки наличия и состояния документов	94
Приложение N 3. Карточка учета необнаруженных документов	96
Приложение N 4. Акт о необнаруженных документов, пути розыска кото- рых исчерпаны	97
Приложение N 5. Карта-заместитель	99
Приложение N 6. Лист фонда	100
Приложение N 7. Карточка фонда	101
Приложение N 8. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов	103
Приложение N 9. Акт о выделении к уничтожению документов, не подле- жащих хранению	104
Приложение N 10. Акт описания документов, переработки описей	106
Приложение N 11. Акт о технических ошибках в учетных документах	109
Приложение N 12. Акт возврата документов собственнику	110
Приложение N 13. Акт об изъятии подлинных единиц хранения, документов	111
Приложение N 14. Опись единиц хранения НТД	112
Приложение N 15. Лист-заверитель описи еди.иц хранения НТД	115
Приложение N 16. Каталожная карточка НТД	116
Приложение N 17. Акт о сдаче-приеме тематических карточек	118
Приложение N 18. Карточка учета каталогизации документов фонда	119
Приложение N 19. Книга учета каталогизации документов архива	120
Приложение N 20. Список организаций - источников комплектования госу- дарственного архива	121
Приложение N 21. Список физических лиц (граждан) - источников комплек- тования государственного архива документами личного происхождения	122
Приложение N 22. Карточка учета организации - возможного источника комплектования государственного архива	123
Приложение N 23. Перечень проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение	124
Приложение N 24. Акт о необнаружении единиц хранения НТД, подлежа- щих передаче на постоянное хранение	125
Приложение N 25. Акт о неисправимых повреждениях единиц хранения (документов) НТД постоянного хранения .	128
Приложение N 26. Ведомость дефектов графической и текстовой НТД, передаваемой на постоянное хранение	130
Приложение N 27. Акт об обнаружении единиц хранения НТД, не отно- сящихся к данному архиву, фонду или описи	131
Приложение N 28. Акт приема-передачи документов на хранение	132
Приложение N 29. Акт о невосстановимой утрате информации, относя- щейся к электронной НТД	133
Приложение N 30. Акт приема-передачи информационных массивов и программных средств на постоянное хранение	135
Приложение N 31. Акт технической проверки информационных масси- вов и программных средств	137
Приложение N 32. Карточка учета работы с организацией	139
Приложение N 33. Журнал регистрации требований пользователей на выдачу описей, дел	142
Приложение N 34. Заказ (требование) на выдачу документов, копий фон- да пользования, описей	143
Приложение N 35. Акт о выдаче документов во временное пользование	145
Приложение N 36. Заказ на копирование документов	147
Приложение N 37. Перечень документов при копировании	148
Приложение N 38. Журнал учета заказов на копирование документов	149
Приложение N 39. Журнал регистрации пользователей и их личных дел	151
Приложение N 40. Карточка учета пользователей и тематики исследований	153
Приложение N 41. Карточка регистрации и учета исполнения запроса	155
Приложение N 42. (Справочное). Список законодательных актов, норма- тивных и методических документов	157
Список сокращений	173

ВВЕДЕНИЕ

В соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела, фонды организаций, содержащие научно-техническую документацию (НТД), а также отдельные научные, научно-технические и технические документы, имеющие научно-историческое, историко-техническое и длительное практическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

В своей работе с НТД государственные архивы руководствуются законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, регламентирующим созда-ние, оформление, хранение, обращение и использование НТД, а также ведомственными актами.

"Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации" являются составной частью комплекса нормативных актов, регламентирующих основные направления и технологию работы архивных уч-реждений с НТД, и применяются наряду с "Основными правилами работы государ-ственных архивов Российской Федерации", не повторяя их основных положений.

До последнего времени государственные архивы Российской Федерации руководст-вовались "Основными правилами работы с научно-технической документацией в госу-дарственных архивах СССР", изданными в 1985 г. Социально-экономические и полити-ческие изменения в Российской Федерации, обновленная правовая база России, и воз-никшие в связи с этим противоречия ряда положений действующих Правил вызвали необходимость создания нового нормативного документа, регламентирующего работу государственных архивов Российской Федерации с НТД на современной отечественной и международной правовой основе, с учетом наличия разных форм собственности на НТД, накопленного отечественными и зарубежными архивистами опыта работы с НТД и действующей в России нормативной базы по созданию НТД на различных носителях информации.

В новых "Правилах" регламентированы основные направления работы с НТД в государственных архивах Российской Федерации с учетом современного законода-тельства Российской Федерации, международных, государственных (национальных) российских стандартов и других нормативных актов, регламентирующих создание, хранение и обращение в Российской Федерации разных видов НТД на бумажных, ма-шинных, пленочных и других носителях информации.

В "Правилах" закреплены подтвержденные многолетней практикой государственных архивов технологические решения по работе с такими видами НТД, как научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, изыскательская, градострои-тельная, проектная документация для строительства. Основные положения «Правил» распространены на все названные выше виды документации, а также на программную, землеустроительную, лесоустроительную документацию, учетно-техническую доку-ментацию в области градостроения, землеустройства, лесоустройства и водного хозяй-ства. В «Правилах» по ряду направлений работы с НТД предложены новые приемы и технологии работы, диктуемые необходимостью применения новых технических средств (включая электронную технику) либо связанные с приемом на постоянное хранение НТД на нетрадиционных носителях.

Blog

Основные правила

Содержание