Основные правила
| Вид материала | Документы |
- I. Назначение и область применения, 1415.61kb.
- Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля Общие, 155.62kb.
- Тема: «Правила гигиены», 127.98kb.
- Правила соревнований правила соревнований по дзюдо утверждены с изменениями и дополнениями, 999.18kb.
- Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля, 350.89kb.
- В настоящем кодексе описываются основные правила взаимодействия руководителей и персонала,, 198.8kb.
- Временные правила транспортирования, хранения и применения фейерверочных изделий раздел, 397.25kb.
- | Основные правила построения кривых Adobe Illustrator Алгебра, 127.02kb.
- | Основные правила построения кривых Adobe Illustrator Алгебра, 106.46kb.
- Правила оформления деепричастного оборота. Правила оформления причастного оборота, 28.64kb.
Объектом описания в тематическом путеводителе является НТД по видам НТД, по проблеме (теме), объекту (проекту).
Характеристика документов фонда (фондов) в тематическом путеводителе включает: название фонда; крайние даты документов фонда; номера описей; аннотации документов фонда (фондов) по теме. В тематических путеводителях по фондам архивов указывается также название архива.
Информация о составе и содержании научных/технических документов в тематическом путеводителе по фондам архива (архивов) систематизируется в аннотации по стадиям и этапам научно-технической разработки.
5.3.2.4. Краткий справочник по фондам архива (архивов) - вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающих названия архивных фондов и справочные данные о них.
В краткий справочник могут входить сведения обо всех хранящихся фондах или об определенной группе фондов (новых поступлениях, рассекреченных и переданных на открытое хранение и др.).
Краткие справочники подразделяются на анотированные и неаннотированные.
Характеристика фонда в аннотированном кратком справочнике по фондам архива (архивов) состоит из названия фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных и краткой аннотации (с указанием основных проблем, тем, объектов, проектов и видов НТД).
Характеристика фонда в неаннотированном кратком справочнике состоит из названия фонда и справочных данных.
Характеристика фонда может быть дополнена сведениями об условиях доступа и использования, библиографией.
5.3.2.5. Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов и является научно-популярным изданием очеркового типа.
Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом.
Основная часть путеводителя состоит из характеристики состава и содержания документов фондов (соответствующих организации фондов в архиве) и сведений о НСА к документам архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловии.
5.3.2.6. К путеводителю составляется справочный аппарат, в состав которого входят: титульный лист, содержание, предисловие, список сокращений, приложения, указатели, общая библиография.
5.3.3. Каталог НТД - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов сгруппирована по предметам (отраслям, проблемам, темам, объектам, проектам и т.д.), расположенным согласно принятой для соответствующего вида каталога схеме классификации документной информации.
Совокупность различных взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов НТД представляет собой систему каталогов архива.
При определении состава каталогов конкретного архива учитывается: его уровень и профиль, структура, состав и содержание, степень разработанности фондов, интенсивность и задачи использования документов, наличие и качественный уровень других типов архивных справочников.
В зависимости от схемы построения каталогов, в соответствии с которой организуется входящая в них документная информация, каталоги НТД подразделяются на систематические, тематические, предметные (объектные, именные). Каталоги могут быть внутриархивными и межархивными.
5.3.3.1. Объектом описания в каталоге может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета, опись, фонд (группа фондов, содержащих информацию по определенной теме).
5.3.3.2. В архиве основу системы каталогов НТД составляют систематический и именной каталоги.
Систематический каталог НТД создается на весь документальный массив архива. Документная информация систематизируется в нем в соответствии с схемой классификации, определенной данным архивом (по отраслям и др.).
К систематическому каталогу могут быть составлены предметный, именной, гео-графический указатели.
5.3.3.3. В тематическом каталоге документная информация систематизируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам, затем в логической последовательности.
5.3.3.4. В предметных каталогах (объектных и именных) документная информация может группироваться по алфавиту предметных понятий: названий проблем; объектов; проектов; изделий и т.д.); по фамилиям авторов-разработчиков.
5.3.3.5. В основе схемы объектного каталога лежит принцип распределения инфор-мации по объектам, проектам, изделиям; систематизация проводится по видам НТД, далее по этапам и стадиям разработки, по производственным номерам документов. При подготовке объектного каталога применяются также принцип систематизации по шифрам и производственным индексам разработок и хронологический принцип.
5.3.3.6. В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий авторов-разработчиков проблем, объектов, проектов, изделий. Затем систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.
5.3.3.7. Каталогизация НТД - комплекс работ по подготовке, созданию и ведению каталогов.
Каталогизация НТД в государственном архиве проводится как самостоятельный вид работы (целевая каталогизация) или в процессе других видов работ, связанных с выявлением и описанием документов.
Каталогизация НТД проводится с применением дифференцированного подхода, заключающегося в определении очередности выбора архивных фондов, отборе дел, документов и сведений из них, применении соответствующих приемов описания документной информации.
5.3.3.8. В состав описательной статьи каталога НТД входят: название архива; индекс, рубрика, подрубрика, наименование проблемы; наименование проекта (объекта, изделия, АС, БД), проблемы (темы НИР, ОКР); наименование части проекта (узла, марки, сборочной единицы, тома файлов), темы; вид НТД; стадия, этап разработки; дата окончания разработки; местонахождение объекта; фамилия, имя, отчество составителя документа, руководителя темы, ГИП; наименование организации-разработчика, вид носителя информации; поисковые данные: номер фонда, номер описи; номер единицы хранения и номера листов, с которых берутся сведения; фамилия составителя и дата составления описательной статьи (приложение N 16).
5.3.3.9. Ведение каталога НТД - это комплекс работ, обеспечивающий его функцио-нирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы (разработки методических пособий по каталогизации НТД в архиве, с учетом дифференцированного подхода); разработка схемы для каждого вида каталога; индексирование информации, входящей в каталог; выбор проблем (тем), объектов (проектов) для описания НТД; систематизация описаний по индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога; ведение учета работы по каталогизации и использованию каталогов.
Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их групп), рабочих схем классификации каталогов, которые периодически уточняются и дополняются.
Индексирование – выбор или составление того или иного индекса (индексов) по схеме классификации и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки.
Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование схемы классификации; проверку содержания и оформления каталога; проверку описания (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации).
Для пополнения каталогов используется (после частичного редактирования) имеющийся в архиве массив карточек с информацией о содержании НТД, составленных в процессе описания документов, тематического выявления НТД, использования НТД организациями и предприятиями.
Источниками пополнения каталогов архива также могут быть каталоги научных/технических документов, поступившие в архив на хранение из организаций в комплекте с НТД.
5.3.3.10. Государственный архив осуществляет учет работы по каталогизации. Учету подлежит каталогизация научных/технических документов на любом носителе информации. Обязательным условием учета каталогизации является проставление в описи отметок («разработана тематически»).
При завершении тематической разработки всего фонда исполнитель сдает темати-ческие карточки ответственному за каталогизацию НТД по акту (приложение N 17). Акт составляется в одном экземпляре и по завершению работы по учету каталогизации фонда помещается в дело фонда.
Учет каталогизации в пределах фонда осуществляется на карточке учета каталоги-зации НТД фонда (приложение N 18), которая также помещается в дело фонда. Заполняет карточки ответственный за каталогизацию по мере поступления актов о сдаче-приемке тематических карточек.
Для учета каталогизации НТД по архиву ведется книга учета каталогизации доку-ментов архива (приложение N 19).
5.3.4. Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, сис-тематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в научных/технических документах, с указанием поисковых данных этих документов.
Основные виды указателей: предметный (тематический, именной, географический, отраслевой, объектный, по видам НТД); хронологический.
Указатели могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми.
По структуре рубрик указатели делятся на глухие, включающие предметные понятия и их поисковые данные, и аннотированные, где предметные понятия сопровождаются пояснениями.
По признакам систематизации предметных понятий указатели делятся на алфавитные, систематические, хронологические.
Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).
5.3.4.1. Указатели составляются на документы одной описи, нескольких описей од-ного фонда (указатель на документы вида НТД, документы по прикладной разработке или проблеме/теме; фонда или нескольких фондов архива (архивов), когда разработ-чиками являются несколько организаций; отраслевой указатель).
5.3.4.2. Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от назначения указателя рубрика может быть простой, не имеющей подрубрик, или сложной, имеющей одну подрубрику или определение понятия.
5.3.4.3. Поисковыми данными указателя к единицам хранения одной описи являются номера единиц хранения; в указателе к единицам хранения нескольких фондов одного архива эти данные дополняются номерами описей и фондов. Поисковые данные указателя к единицам хранения фондов нескольких архивов дополняются названиями архивов.
Поисковые данные указателя к документам, кроме вышеуказанных реквизитов, содержат номера листов единиц хранения.
Поисковые данные указателя к документам одного фонда включают номера описей, единиц хранения, листов единиц хранения; указателя к документам нескольких фондов дополняются номерами фондов; указателя к документам нескольких архивов - названиями архивов.
5.3.5. Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов с источниковедческим анализом документов.
Видами обзора НТД являются обзор фонда, тематический обзор (отраслевой обзор по видам НТД).
Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным.
Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда.
Объектом описания для тематического обзора по документам архива (архивов) является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива (архивов) по определенной теме.
Объектом описания для тематического обзора по отрасли и по видам НТД является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда или группы фондов.
5.3.5.1. Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.
5.3.5.2. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании НТД по выбранной проблеме (теме), проекту (объекту) одного фонда, группы фондов, одного или нескольких архивов.
5.3.5.3. Составление обзора строится с применением дифференцированного подхода при выборе фондов и документов, подлежащих описанию, при определении тематики обзора, методики и приемов описания НТД и представления информации; при выборе справочного аппарата обзора.
5.3.5.4. Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, документов и справочного аппарата. В аннотации излагается содержание групп единиц хранения, единиц учета, документов с источниковедческим анализом документов, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, их подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единиц хранения; в межархивном и межфондовом тематических обзорах поисковые данные дополняются сокращенными названиями архивов, номерами фондов. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.
В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя (фондообразователей) и истории фонда (фондов), структура обзора, составе справочного аппарата; предисловие к тематическому обзору по документам одного архива может быть дополнено сведениями о наличии документов по данной теме в других архивах.
5.3.5.5. При подготовке обзора применяется отраслевой, предметно-тематический, хронологический и другие принципы систематизации документной информации. Далее информация распределяется по видам НТД, затем по производственным номерам.
5.4. Автоматизированный научно-справочный аппарат
5.4.1. Автоматизированный НСА (АНСА) к НТД архива представляет собой совокупность описаний НТД, помещенной в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. АНСА к НТД реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и/или в виде автономных баз данных об НТД. Информационное наполнение АНСА составляют описания НТД на уровне фонда, единиц хранения и учета НТД, содержащиеся в информационной системе, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы. Разновидностью АНСА являются полнотекстовые БД, содержащие НТД, ее цифровые копии.
АНСА к НТД реализует все функции традиционной системы НСА архива и пре-доставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оператив-ного и многоаспектного поиска НТД, представления его результатов (в том числе в режиме удаленного доступа).
5.4.2. Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной СНСА. Обязательными рекви-зитами баз данных НСА на уровне фонда являются элементы описания фонда, для уровня единицы хранения и - элементы описания единиц хранения и учета, для уровня документа - элементы описания документа. Для заполнения БД НСА к НТД используются: первичная документная информация, основные и вспомогательные учетные документы, информация, имеющаяся в архивных справочниках различных типов и видов.
5.4.3. Обязательным элементом описания для всех трех основных уровней в БД АНСА к НТД являются ключевые слова — термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения и учета, до-кумента). Ключевые слова вводятся в БД в процессе описания конкретного объекта или после его завершения. Ключевое слово может состоять из одного слова или короткого словосочетания и помещается в специальный файл ключевых слов.
Обязательными видами ключевых слов являются:
“тематика” — термины, обозначающие в краткой форме факты, события, явления, виды и объекты деятельности, и т.д., отраженные в документах объекта описания;
“персоналии” — термины, идентифицирующие лица, с которыми связаны единицы описания данного уровня. Терминами могут быть фамилии с именем и отчеством, фа-милии с именем, фамилии без инициалов, с одним или двумя инициалами, псевдонимы, прозвища и т.д.;
“география” — термины, являющиеся географическими или топонимическими наименованиями (названия стран, республик, краев, областей, губерний, уездов, волостей, населенных пунктов, морей, рек и т.д.).
В случае необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов.
5.4.4. Выходными формами АНСА к НТД являются перечни фондов, единиц хра-нения, единиц учета, документов, отвечающие условиям сделанного запроса. На основе информации, содержащейся в АНСА архива, могут формироваться тексты справочников с их внутренним справочным аппаратом (путеводители, краткие справочники, описи). При автоматизированном формировании текста справочника файлы ключевых слов используются для автоматизированного составления указателей к справочнику.
5.4.5. Для каждого уровня описаний в БД АНСА к НТД создаются рубрикаторы (систематические, тематические) для поиска данных, автоматизированного формиро-вания текстов справочников. Для уровня фонда рубрикатором, предназначенным для формирования текста путеводителя по фондам архива, является схема систематизации фондов в путеводителе. Для каждого уровня описания возможно использование нескольких рубрикаторов, что позволяет вести одновременную подготовку различного вида справочников, формировать перечни фондов (НТД) по различной тематике, сохранять результаты рубрицирования.
5.4.6. Для каждого уровня описания в базах данных НСА к НТД архива в обя-зательном порядке предусматривается набор процедур многоаспектного поиска инфор-мации по ключевым словам; по текстам аннотации, исторической справки; по текстам полных и сокращенных названий объекта описания, полных и сокращенных переиме-нований фонда и/или фондообразователя; по хронологической принадлежности объекта описания (по крайним датам НТД, входящей в единицу описания); по любому сочетанию перечисленных реквизитов.
5.4.7. Представление результатов поиска должно производиться в следующих формах: база данных, редуцированная в соответствии с условиями запроса; текстовый файл или распечатка описаний, удовлетворяющих запросу.
5.4.8. Справочный аппарат к базам данных НТД архива реализуется в виде базы данных (метабазы), содержащей описание имеющихся в архиве баз данных. В метабазе содержатся сведения по каждой автономной базе данных — название БД, перечень ее реквизитов, уровень (уровни) единицы (единиц) описания, текущий объем в записях и/или в мегабайтах, указание на СУБД или язык программирования, использованных для создания базы данных.
- КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ НТД
- Понятие и правовые основы комплектования архива
научно-технической документацией
6.1.1. Комплектование архива научно-технической документацией (НТД) – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем.
Комплектование архива НТД включает следующие основные виды работ: опреде-ление источников комплектования архива НТД; определение состава НТД, подлежащей постоянному хранению в архиве; организация приема-передачи НТД в архив.
6.1.2. Правовой основой комплектования архива НТД служат законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, распорядительные и нормативные документы Федеральной архивной службы России, распорядительные и нормативные акты органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, договоры (соглашения) с собственниками архивных документов.
6.1.3. На основе законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации в случаях, определенных Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации и настоящими Правилами, архив может осуществлять отдельные виды работ по комплектованию на платной основе.
6.2. Определение источников комплектования архива НТД
6.2.1. Источниками комплектования архива НТД являются научно-исследователь-ские, проектные, конструкторские, технологические организации, научно-производствен-ные (научно-технические) и производственные объединения, промышленные предприя-тия, учебно-научные комплексы (академии, вузы), научные фонды, а также физические лица (граждане), в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Рос-сийской Федерации.
Организации, хранящие НТД Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к государственной собственности, в соответствии с установленными критериями (см. п. 6.2.2.) относятся к источникам комплектования архива в обязательном порядке.
Организации частной и иных форм собственности, а также физические лица могут стать источниками комплектования архива на добровольной основе после изучения состава и содержания их документального фонда архивом на основании соглашения (договора).
6.2.2. Отнесение организаций всех форм собственности к источникам комплек-тования архива осуществляется на основе следующих основных критериев: роль орга-низации в научно-техническом процессе и общественном разделении труда; масштаб деятельности организации; оригинальность и новизна произведенной научно-технической продукции (услуг); степень разносторонности и/или комплексности научно-технической деятельности; уровень научно-технического влияния организации и степень обществен-ного признания её деятельности; соответствие организации профилю комплектования архива.
Определение состава физических лиц, документы личного происхождения которых могут быть приняты на хранение в архив, осуществляется на основании критериев, изложенных в Основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации.
6.2.3. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками организаций и физических лиц – источников комплектования архива.
Списки составляются на основе упомянутых критериев (см. п. 6.2.2.), а также в соответствии с утверждаемыми Федеральной архивной службой России документами о порядке распределения между государственными архивами организаций – источников комплектования Архивного фонда Российской Федерации (приложения NN 20-21).
Организации частной и иных форм собственности, в деятельности которых создает-ся только НТД Архивного фонда Российской Федерации вносятся в список источников комплектования того архива, с которым у них заключено соответствующее соглашение (договор).
При составлении списка – источников комплектования архива изучаются уставы (положения) организаций, свидетельства об их аттестации и/или аккредитации государст-венными органами управления наукой, нормативные документы об установлении их особого государственного статуса; проводятся первичные обследования организаций. Результаты первичного обследования оформляются справкой, в которой определяется целесообразность или нецелесообразность включения организации (индивидуального предпринимателя) в список источников комплектования архива. Справка составляется в трех экземплярах и представляется на рассмотрение ЭПК федерального архива или органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации. При рассмотрении вопроса о включении в список источников комплектования организаций, хранящих НТД только негосударственной части АФ РФ, к справке прилагаются проекты соглашений (договоров) с ними об их добровольном согласии передавать документы в архив.
6.2.4. При составлении списка физических лиц – источников комплектования архива изучают сведения о жизни и деятельности потенциальных фондообразователей, их роли и месте в той или иной области науки и техники, проводится ознакомление с составом и содержанием документов личного происхождения. Результаты ознакомления оформляются экспертным заключением, в котором определяется целесообразность или нецелесообразность включения физического лица в список источников комплектования архива. Экспертное заключение составляется в двух экземплярах и представляется на рассмотрение ЭПК федерального архива или органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации вместе с проектом соглашения (договора) между фондообразователем (его наследником) и архивом об условиях передачи документов личного происхождения в состав Архивного фонда Российской Федерации. При заключении соглашения (договора) архив должен ограничивать возможность поступления документов, не подлежащих постоянному хранению.
6.2.5. Списки в установленном порядке рассматриваются ЭПК федерального архива и ЭМК государственного архива субъекта Российской Федерации и представляются для согласования в ЦЭПК при Федеральной архивной службе России (для федеральных архивов) и ЭПК органа управления архивным делом соответствующего субъекта Российской Федерации (для остальных архивов). Государственные архивы, чьи источники комплектования расположены на территории двух и более субъектов Российской Федерации, согласовывают списки с архивными органами этих субъектов. После согласования списки утверждаются директором архива.
6.2.6. По мере выявления новых источников комплектования архив составляет дополнение к спискам (по форме основного списка) со ссылкой в графе “примечание” на дату и номер протокола ЭПК соответствующего архивного органа. При исключении организаций и физических лиц из списков источников комплектования в графе “примечание” делается ссылка на решение соответствующей ЭПК с обоснованием принятого решения, порядковый номер и индекс организации по списку остаются свободными. Порядок оформления внесения изменений в список источников комплек-тования аналогичен порядку оформления списков источников комплектования, изложен-ному в п.6.2.5.
Основаниями для исключения организаций и физических лиц из списков источников комплектования являются: ликвидация или преобразование организации, приводящее к утрате ею статуса самостоятельного юридического лица; изменение профиля деятельности организации и прекращение создания ею НТД постоянного хранения; расторжение соглашений (договоров) негосударственными организациями и физическими лицами о передаче документов в состав Архивного фонда Российской Федерации; завершение процесса передачи документов в состав Архивного фонда Российской Федерации государственной собственности из негосударственной организации – правопреемника государственной структуры, не относящейся по совокупности критериев к источникам комплектования Архивного фонда Российской Федерации или не желающей на основе соглашения (договора) стать его источником комплектования; передача организаций под организационно-методический контроль других государственных архивов; изменение административно-территориального устройства Российской Федерации.
Исключение источников комплектования из списков производится только после приема всех созданных в их деятельности и сохранившихся документов постоянного хранения в архив. Предложения об исключении юридических и физических лиц из списка оформляются в виде справки и рассматриваются на заседании соответствующей ЭПК.
6.2.7. Решения о включении в списки новых и исключении из списков действующих источников комплектования доводятся до заинтересованных организаций и лиц в месяч-ный срок. В конце года в случае включения новых или исключения действующих источ-ников комплектования в итоговую запись о количестве внесенных в списки организаций, индивидуальных предпринимателей и физических лиц к 1 января следующего за данным года вносятся необходимые изменения. Пересмотр и переутверждение списков источни-ков комплектования осуществляется в порядке, установленном «Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации».
6.2.8. В целях перспективного комплектования архив ведет картотеки учета возмож-ных источников комплектования (приложение N 22). В картотеку учета возможных источников комплектования вносятся намеченные к изучению, но еще не обследован-ные организации,
физические лица до заключения с ними соглашения (договора) о передаче на
постоянное или временное (депозитарное) хранение в архив.
В эту же картотеку вносятся организации-заказчики, эксплуатационные организации, в документальных фондах которых могут концентрироваться комплекты, виды и разновидности НТД, не сохранившиеся в виде подлинников или юридически заверенных копий у источников комплектования архива.
6.3. Экспертиза ценности НТД
Отнесение НТД государственной собственности к составу Архивного фонда Рос-
сийской Федерации производится на основании экспертизы ее ценности.
Экспертиза ценности НТД - это изучение НТД по научным исследованиям/приклад-ным разработкам, созданной в процессе научной, научно-технической и производствен-ной деятельности организаций, на основании критериев ее ценности. Цель экспертизы ценности НТД - определение состава, сроков хранения и отбора НТД на постоянное хранение в федеральных архивах и государственных архивах субъектов Российской Федерации.
6.3.1. Отнесение НТД государственной собственности к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения общих и специальных критериев выбора тематики научных исследований/прикладных разработок и экспертизы ценности НТД по ним.
6.3.1.1. Принцип историзма предполагает отбор НТД, отражающей объективные за-кономерности развития науки и техники в различные периоды истории общества. При системной и целостной оценке НТД учитывается значение и место каждого научного исследования/прикладной разработки в системе всех научных исследований/разработок по определенной проблематике, а также место и роль каждого документа в составе имеющегося документного комплекса по исследованию/разработке.
При экспертизе НТД на машинных носителях применяется также принцип целесооб-
разности сохранения информации на нетрадиционных носителях в качестве "памятни-ков эпохи".
6.3.1.2. К общим критериям относятся критерии происхождения, содержания и внешних особенностей НТД.
6.3.1.3. Из специальных критериев - для оценки проблематики (тематики) научных исследований и прикладных разработок применяются критерии: значимости проблем (тем), проектов объектов градостроительной деятельности и строительства, изделий (промышленного производства, программных продуктов) и технологий (на момент их разработки) для развития экономики в целом и для конкретной ее отрасли; степени новизны, уникальности и оригинальности решения проблемы в конкретной отрасли науки, техники, строительства, производства; экономической эффективности внедрения результатов исследования, технической идеи; фундаментальности научных ис-следований и прикладных разработок; степени отражения уровня (мирового, отечест-венного) развития науки и техники в исследовании, проекте объекта строительства или изделии промышленного производства, а также в технологии его изготовления (до-полнительно для оценки: работ в области архитектуры и строительства - сочетание индивидуальных и/или типовых решений, общепринятых и национальных подходов, степень реконструкции объектов, специфика геологических и гидрологических условий; для изделий промышленного производства - степень унификации, модификации, массовость, серийность, уникальность производимых изделий, их техническая эстетич-ность и уровень надежности; для технологических проектов и процессов – степень ме-ханизации и автоматизации при изготовлении изделий промышленного производства; для АС/БД - уровень автоматизации технологии функционирования АС/БД, предполагающей сведение до минимума смешанных и традиционных бумажных технологий, оригинальность различных видов обеспечения, в т.ч. программного обеспечения).
С целью формализации работы по оценке результатов научных исследований и при-кладных разработок применяются комплексные критерии общественного и коммерче-ско-технического признания полезности результатов исследований и разработок (при-суждение им международных, государственных, региональных и именных премий и наград; премий международных, государственных, общественных и частных фондов; выдвижение на соискание премий; демонстрация на международных, общегосударст-венных и региональных выставках и ярмарках; выполнение разработок и исследований по международным программам, межгосударственным и совместным корпоративным проектам; их патентно-коммерческая ценность).
6.3.1.4. По результатам работы составляются "Перечни проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение" (приложение N 23). В примечании к Перечню указывается срок передачи НТД на постоянное хранение. (С 1994 г. установлены следующие сроки временного хранения в СТД/СНТД: для научной, технологической и патентной документации - в течение 10 лет; для конструкторской документации - в течение 15 лет; проектной документации по строительству - в течение 25 лет; для документов на машинных носителях и телеметрической документации - в течение 5 лет; для кино- фото- фонодокументов и видеофонограмм, входящих в состав НТД, сроки, определенные для соответствующих видов НТД. По согласованию с гос. архивами названные сроки могут уменьшаться или увеличиваться).
6.3.1.5. Из специальных критериев экспертизы состава НТД по всем видам исследо-ваний и разработок применяются критерии: стадийности (этапности) исследований и разработок и их документирования, соответствия видов и разновидностей документов определенным стадиям (этапам) исследований и разработок, степени их информатив-ности и отражения в них реально существующего явления или объекта; особенностей документирования разработок в зависимости от организации финансирования.
С учетом данных критериев, НТД по международным программам, уникальным яв-лениям, открытиям и проектам, памятникам архитектуры, отечественного градостроения и садово-паркового искусства, индивидуального и массового жилищно-гражданского строительства (ввиду их длительного практического значения), а также по научной тематике, проектам изделий промышленного производства, технологическим процессам и объектам строительства, выполненным для зарубежных стран, отбирается на постоянное хранение в возможно более полно сохранившемся объеме.
НТД по незавершенным (в том числе, прерванным из-за недостатка финансирования) проектам изделий промышленного производства, технологическим процессам и объектам строительства подвергается экспертизе ценности на общих основаниях.
6.3.1.6. По выбранным исследованиям и разработкам НТД отбирается на постоянное хранение в подлинниках (либо - на правах подлинника) на любом носителе информации, в объеме, оптимально отражающем сущность зафиксированных в ней явлений, реальные объекты, изделия и технологические процессы.
6.3.1.7. НТД на бумажном носителе, выполненная с применением ЭВТ, должна соответствовать требованиям ГОСТ 2.ОО4-88*, ГОСТ 7.32-2ОО1 и ГОСТ 6.4.10-84*.. Микрофильмы НТД на правах подлинника и порядок замены ими подлинников НТД на бумажном носителе должны соответствовать требованиям ГОСТ 13.1.1О1-93, а НТД на магнитном носителе - ГОСТ 28388-89 и ГОСТ 6.4.10-84*.
6.3.1.8. При экспертизе ценности электронной НТД (ЭлНТД), а также распределен-ной документированной научной и технической информации (РДНТИ) АС/БД при-меняются критерии: степени ценности, достаточности, однозначности и непротиворе-чивости информации ЭлНТД, электронных программных документов (ЭлПД) и РД-НТИ по научному исследованию или прикладной разработке и отражения в ней сущности открытого явления, спроектированного или реально существующего объекта; способности информационной базы АС/БД к выполнению функций хранения, вос-произведения результирующих (а в случае необходимости - и исходных) данных по выбранной научной тематике или прикладной разработке и взаимодействия с другими подсистемами по обеспечению этой функции; подлинности ( на уровне отбора оригина-лов и подлинников ЭлНТД/ЭлПД и РДНТИ по поколениям записи документированной информации, с учетом: качества, максимальной сохранности информации и ее носителя; возможности защиты информации; авторства, наличия электронной цифровой подписи или/и идентификационных знаков видных ученых и специалистов, сертификатов средств электронной цифровой подписи и ключа подписи, самих ключей подписи); времени, места и адресности создания ЭлНТД/РДНТИ; соответствия информации ЭлНТД/ЭлПД и РДНТИ этапу исследования или стадии прикладной разработки; возможности агрегирования распределенной документированной научной/технической информации при решении конкретных задач автоматизированной обработки информации в гибких производственных системах (ГПС) и интегрированных производственных комплексах (ИПК) или самостоятельно функционирующих АС/БД; комплектности ЭлНТД/РДНТИ и их базового + специального программного обеспечения; обеспечения совместимости программного и технического обеспечения принимаемых на хранение ЭлНТД/РДНТИ; готовности ЭлНТД, ЭлПД и РДНТИ к их трансляции по каналам связи; вариантности решений и записи информации (с отбором утвержденного, соответствующим образом оформленного варианта, и, дополнительно одного или нескольких вариантов, содержащих неповторяющуюся принципиально ценную инфор-мацию об исследовании или разработке); дублетности конкретных видов и разновид-ностей ЭлНТД, а также РДНТИ по АС/БД, принимаемых от разных источников ком-плектования.
НТД в машиночитаемой форме принимается на хранение в федеральные и государ-ственные архивы субъектов Российской Федерации, как правило, в случае, если содер-жащаяся в ней информация имеет научно-историческую значимость и не повторяется в документах на традиционных носителях. Прием НТД в машиночитаемой форме при наличии одноименной документированной информации на иных носителях возможен при условии соответствующей договоренности между федеральным архивом, государ-ственным архивом субъекта Российской Федерации и организацией-источником комплектования.
6.3.1.9. Результаты работы по экспертизе ценности НТД по выбранным научным исследованиям и прикладным разработкам оформляются описями единиц хранения НТД постоянного хранения, описями единиц хранения НТД временного срока хранения и актом о выделении к уничтожению НТД, не подлежащей хранению. Акт и описи представляются на рассмотрение, согласование и утверждение в установленном порядке. НТД, подлежащая уничтожению, передается на переработку и снимается с учета в установленном порядке.
6.3.2. Экспертиза ценности и отбор НТД на постоянное хранение проводится на ос-нове нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, министерств и ведомств, а также настоящих Правил. При экспертизе НТД руководствуются типовыми, примерными и отраслевыми перечнями документов со сроками хранения, а также Федеральными законами и стандартами, регламентирующими стадийность, состав, содержание и оформление технической документации.
В связи с тем, что стадии разработок и состав НТД по ним в различные периоды развития науки и техники менялись, при экспертизе НТД по НИР и НТР применяют, в качестве обязательных, соответствующие нормативные документы: при передаче в государственные архивы НТД, созданной до 1970 г. включительно, применяется "Пе-речень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные ар-хивы СССР" (М., 1969 г.); при проведении экспертизы ценности НТД, созданной в 1970-1997 гг., применяются "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации." (М., 1987г.), Перечень научно - технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР." (М., 1998) и "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности
госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприя-тий, с указанием сроков хранения". (М., 1989). Кроме перечисленных перечней реко-мендуется применение «Перечня документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» (М., 1973) и действующих отраслевых перечней документов.
Сроки хранения отдельных категорий НТД, не вошедших в Перечни, устанавли-ваются в правовых и нормативных актах, согласованных с Федеральной архивной службой России или на основании специального решения ЦЭПК при Росархиве.
6.3.3. Документы, отложившиеся в архивах до 1922 г. включительно, к уничтожению не выделяются. Уничтожение документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осуществляется в установленном порядке с разрешения Федеральной архивной службы России.
6.3.4. Экспертиза ценности НТД проводится: в службах технической (научно-техни-ческой) документации организаций (СТД/СНТД) при подготовке НТД для передачи на постоянное хранение в федеральные и государственные архивы субъектов Российской Федерации - постоянно действующими экспертными комиссиями (ЭК) организаций с привлечением ученых, разработчиков научной и прикладной проблематики и специа-листов федеральных архивных учреждений и архивных учреждений субъектов Россий-ской Федерации; в федеральных и государственных архивах субъектов Российской Федерации - в случаях поступления ее в неупорядоченном состоянии; по фондам содержащим значительное число дублетных и малоценных документов, в процессе переработки описей.
6.4. Восполнение отсутствующей в документальных фондах