Основные правила
| Вид материала | Документы |
- I. Назначение и область применения, 1415.61kb.
- Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля Общие, 155.62kb.
- Тема: «Правила гигиены», 127.98kb.
- Правила соревнований правила соревнований по дзюдо утверждены с изменениями и дополнениями, 999.18kb.
- Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля, 350.89kb.
- В настоящем кодексе описываются основные правила взаимодействия руководителей и персонала,, 198.8kb.
- Временные правила транспортирования, хранения и применения фейерверочных изделий раздел, 397.25kb.
- | Основные правила построения кривых Adobe Illustrator Алгебра, 127.02kb.
- | Основные правила построения кривых Adobe Illustrator Алгебра, 106.46kb.
- Правила оформления деепричастного оборота. Правила оформления причастного оборота, 28.64kb.
Единица хранения НТД – физически обособленный научный, научно-технический и/или технический документ либо совокупность названных документов.
Под учетом НТД понимается определение ее количества и состава в установленных единицах учета, отражение этого количества и состава в учетных документах.
Учет НТД в государственных архивах осуществляется в целях упорядочения и обе-спечения сохранности НТД, контроля за ее наличием и состоянием, организации адрес-ного поиска и использования.
Централизованный государственный учет НТД осуществляется на основании Регла-мента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.1.2. Основными принципами учета НТД являются: централизация, унификация, динамичность, полнота и достоверность учета.
4.1.3. В государственных архивах , имеющих несколько архивохранилищ, кроме централизованного учета НТД, ведется учет документов в каждом архивохранилище. Порядок ведения учета, внесения изменений в учетные документы архива, а также порядок передачи соответствующих учетных документов из архивохранилища в подразделение централизованного учета регламентируется приказом директора архива.
С целью правильной организации учета в архиве составляется схема учета, в которой последовательно (в графической форме) отражаются все этапы работы по учету при приеме (или выбытии) единиц хранения, с указанием по каждому этапу, где, какие документы и кем заполняются; отражается взаимосвязь централизованного учета и учета по архивохранилищам.
4.2. Система основных и вспомогательных документов
по учету НТД в архиве
Учет НТД в архиве осуществляется посредством системы основных и вспомога-тельных учетных документов. Для централизованного государственного учета архивом составляются документы централизованного государственного учета. Учет НТД в основных учетных документах и централизованный государственный учет являются обязательными.
4.2.1. Основные учетные документы: книга учета поступлений документов, фик-сирующая итоги поступлений документов в архив за год по общему количеству единиц хранения и по видам документов, список фондов, лист фонда, опись единиц хранения, научных, научно-технических и технических документов, реестр описей, инвентарная книга учета единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, паспорт архивохранилища, комплекс учетных документов по учету уникальной и особо ценной НТД и отснятых с нее страховых копий (лист учета и описания уникального документа, список фондов, содержащих особо ценные документы, опись единиц хранения и документов или перечень номеров особо ценных единиц хранения и документов (номерник), реестр описей особо ценных единиц хранения и документов (номерников), книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, опись страхового фонда НТД, дело фонда, лист-заверитель).
4.2.1.1. Количественный учет фондов (объединенных архивных фондов, архивных коллекций), присвоение им номеров осуществляется по списку фондов. В список фондов фонд вносится только при первом поступлении его в архив. Каждому поступающему в архив фонду присваивается очередной порядковый номер по списку фондов в валовой последовательности. В случае передачи фонда в другой архив, освободившийся номер другому фонду не присваивается. Название фонда вносится в список на основании исторической справки или титульного листа описи и состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращения названия организации-фондообразователя, его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. Если название орга-низации менялось, то в списке фондов указывается только последнее его название на конечную дату документов, поступивших на постоянное хранение. Все предыдущие названия приводятся только в листе фонда. К списку фондов составляется итоговая за-пись на 01.01. каждого года.
Для объединенных фондов в списке фондов дается обобщенное название объеди-ненного фонда.
4.2.1.2. Лист фонда предназначен для учета количества и состава описей и их нуме-рации; количества, состава и содержания НТД, динамики изменений их объема по каждой описи и фонду в целом; фиксации изменений в названии фонда.
4.2.1.3. Лист фонда составляется на каждый фонд. В нем учитываются все документы фонда, включая неописанные, секретные.
Лист фонда (приложение N 6) заводится при первом поступлении фонда.
В листе фонда указываются крайние даты каждого названия фонда (начальная и конечная даты фактического существования организации-фондообразователя под одним названием); название фонда (перечисляются все названия учреждения-фондо-образователя с момента его возникновения в хронологическом порядке с указанием изменения подчиненности и местонахождения. Для объединенного фонда в графе "Название фонда" сначала приводится обобщенное название, затем названия всех ор-ганизаций, документы которых вошли в состав объединенного фонда, и номер фонда; при поступлении фонда из другого государственного архива - прежний номер фонда; дата записи (учета) документов; номер описи, состоящий из номера описи и буквенного обозначения вида НТД, присваиваемого по листу фонда по мере их поступления в государственный архив; годы документов; учет поступления неописанных документов (осуществляется в графе "Учет неописанных документов" в условных единицах хранения, листах или в документах). После составления на неописанные документы описи и утверждения ее на ЭПК, документы на основании актов описания документов снимаются с учета как неописанные и ставятся на учет как описанные, что отражается в соответствующих графах листа фонда.
Лист фонда может быть пересоставлен после переработки фонда, в случае неис-правимого повреждения листа фонда.
Листы фондов располагаются в порядке номеров фондов в папках с клапанами и в зависимости от количества листов, могут составить один или несколько томов. К каж-дому тому делается лист-заверитель ,в котором указываются конечные и начальные номера фондов, количество фондов, листы которых находятся в папке, листы каждого фонда нумеруются отдельно. По необходимости заводятся "листы-продолжение", ко-торые подкладываются за основными листами.
4.2.1.4. Опись единиц хранения, НТД предназначена для поединичного и суммарного учета единиц хранения НТД, закрепления порядка их систематизации, учета изменений составе и объеме документов, включенных в данную опись.
Опись единиц хранения составляется на каждый вид НТД (научно-исследовательскую, конструкторскую, технологическую, программную, проектную и другие виды НТД), входящий в состав фонда. При составлении описей на уникальные и особо ценные единицы хзранения в них сохраняются их шифры по общим описям. Вместо описей ОЦД могут составляться перечни номеров ОЦД. В описях учитываются и страховые копии.
4.2.1.5. Инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, предназначена для поединичного и суммарного учета количества, состава и состояния таких дел.
4.2.1.6. На каждый фонд (коллекцию), содержащие НТД, ведется дело фонда. Делу фонда присваивается номер фонда, на который оно заведено. В дело фонда (коллекции), содержащих НТД, включаются: историческая справка, акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, акты о рассекречивании документов, копия характеристики фонда, составленной для путеводителя (справочника), рабочие инструкции по усовершенствованию и переработке описей фонда, схемы систематизации документов фонда, Перечни проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение и др. Все листы дела фонда должны быть подшиты и про-нумерованы, на документы дела фонда составляется внутренняя опись.
4.2.2. Централизованный государственный учет НТД осуществляется в следующих учетных документах: паспорт архива, карточка фонда, сведения об изменении в составе и объеме фондов на О1.О1.ОО следующего за отчетным года.
4.2.2.1. Паспорт архива предназначается для отражения состояния архива на О1.О1. каждого года. Паспорт архива раз в три года представляется в вышестоящий архивный орган согласно Регламента государственного учета документов Архивного фонда Рос-сийской Федерации.
4.2.2.2. Карточка фонда составляется для централизованного государственного учета состава, содержания, объема и динамики развития фонда. Карточка фонда (прил. N 7) заводится на каждый впервые поступивший фонд.
4.2.2.3. Сведения об изменении в составе и объеме фонда на О1.О1. каждого года (приложение N 8) отражают изменения в составе и объеме фондов, включая сведения о результатах рассекречивания дел. Раз в год, в установленные сроки "сведения" представляются в архивный орган для внесения изменений в фондовый каталог.
4.2.3. Вспомогательные учетные документы: книги и карточки движения фондов, описей, документов, книги учета текущих изменений в составе и объеме фондов, внут-ренние описи, карточки и книги учета выбытия единиц хранения, паспорта фондов, книги и карточки повидового учета документов и др.
4.2.4. Учет особо ценной и уникальной НТД.
4.2.4.1. Учет особо ценной и уникальной НТД ведется по списку фондов, содержащих особо ценные единицы хранения, в описях особо ценных единиц хранения и в реестрах описей особо ценных единиц храгнения.
4.2.4.2. На уникальную НТД в архиве составляется лист учета и описания уни-кального документа , который представляется в орган управления архивным делом для решения вопроса о включении в Государственный реестр уникальных документов. По-рядок составления и представления их в органы управления архивным делом определен Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Рос-сийской Федерации.
4.2.5. Учет НТД на машинных носителях.
4.2.5.1. Учет НТД на магнитных носителях должен производиться с учетом требова-ний ГОСТ 28388-89; Межгосударственных ГОСТ ЕСКД 2.501-88* (для конструкторских и технологических МНЗ); ГОСТ СТД АСУ 24.4О2-85* (для МНЗ на АС); ГОСТ ЕСПД 19. 602-78*, ГОСТ 19.601-78* и ГОСТ 19.106-78* (для программных МНЗ); ГОСТ СПДС 21.2О3-78 (для проектных МНЗ по строительству); учет НТД на микроформах - с учетом ГОСТ 13.1.205-85, ГОСТ 13.1.101-93.
4.2.5.2. Функции учета НТД на машинных носителях на внутриархивном и межар-хивном уровне могут выполнять автоматизиорованные системы (АС), автоматизи-рованные информационно-поисковые системы (АИПС) и базы данных, в том числе: АСУ архива, с функциями контроля за работой архивов, организацией хранения и размещения документов, их движения, учета документов и их использования; учетно-регистрационные (в т.ч., тематические) межархивные и внутриархивные БД на доку-менты архива (ряда архивов).
Автоматизированный учет документов в архиве осуществляется в целях: информа-ционной поддержки учета; составления в автоматизированном режиме документов централизованного государственного учета; подготовки в автоматизированном режиме статистических сведений о динамике изменений объема, состава и состояния НТД; поиска информации по названиям и переименованиям организаций, номерам фондов; оперативного представления сведений о наличии в архиве документов комплексов НТД по конкретным объектам за определенные периоды времени.
4.2.5.3. Учет единиц хранения и документов на машинных носителях внутри ар-хивного фонда осуществляется согласно их порядкового номера. Единица учета доку-ментов на машинных носителях - комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект.
Единица хранения и НТД на машинных носителях включаются в описи с указанием: их принадлежности к АС (БД), подсистеме, задаче; объема; вида (видов) носителя;
дат разработки; организации-разработчика. В описании должна также указываться взаимосвязь между научными/техническими документами на машинных носителях. Научные/технические документы на машинных носителях могут состоять из одного или нескольких файлов.
4.2.6. Учет секретной и рассекреченной НТД.
4.2.6.1. Учет секретной НТД ведется в соответствии с требованиями специальной
инструкции.
4.2.6.2. Учет рассекреченной НТД аналогичен учету рассекреченной управленческой документации.
4.2.7. Порядок снятия НТД с учета.
НТД может быть снята с учета на основании: акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 9); акта об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д. (приложение N 27); акта о неисправимых повреждениях документов (приложение N 25); акта приема-передачи документов на хранение (приложение N 28); акта описания документов, переработки описей (приложение N 10); акта о технических ошибках в учетных до-кументах (приложение N 11); акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 4), акта возврата документов собственнику (приложение N 12), акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов (приложение N 13).
Учет выбытия НТД из архива осуществляется как традиционно, в описях дел, в листе фондов, в списке фондов, так и в автоматизированном режиме. В описи против каждой выбывшей единицы хранения в графе "Примечание" ставится штамп "Выбыло". В описи делается новая итоговая запись.
В листе фондов в графе "Выбытие" указывается номер акта, на основании которого выбыли документы и количество выбывших документов раздельно по каждой описи. В графе "Наличие" проставляется количество документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.
В случае выбытия всего фонда в списке фонда в графе "Отметка о выбытии" ука-зывается, куда выбыл фонд, и акт, на основании которого он выбыл. При передаче фонда из одного архива в другой передаются 3 экз. описи и дело фонда.
4.3. Учет страхового фонда и фонда пользования
Учет страховых копий НТД и копий фонда пользования НТД на различных носителях информации осуществляется раздельно по технологии, регламентированной "Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации".
5. ОПИСАНИЕ НТД И НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ
К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА
5.1. Понятие описания и научно-справочного аппарата
5.1.1. Основой для подготовки традиционных и автоматизированных справочников всех типов и видов и построения системы НСА к научным/техническим документам архива является описание документов, позволяющее раскрыть их содержание и получить необходимую информацию для дальнейшего поиска и использования.
5.1.2. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к научным/техническим документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников на различных носителях информации (включая базы данных) о составе и содержании НТД, создаваемых на единой научно-методической основе, для поиска находящейся на постоянном хранении НТД и документной информации в целях организации ее эффективного использования.
5.1.3. Состав СНСА НТД.
В зависимости от целевого назначения все архивные справочники делятся на типы: опись, путеводитель, каталог, указатель, обзор. В свою очередь каждый из этих типов имеет виды и разновидности.
Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов могут быть межархивными, межфондовыми и внутрифондовыми.
5.1.4. Обязательными элементами СНСА являются описи, путеводители по фондам архива, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников; допол-нительными - указатели и обзоры документов.
5.1.5. СНСА НТД обеспечивает многоаспектный поиск информации о составе и содержании НТД на всех уровнях ее классификации и реализует преемственность учетно-справочного аппарата СНТД (СТД) и СНСА государственных архивов, основанную на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в архивах организаций описей научных/технических документов.
В комплекте с НТД в архив поступают описи документов, подготовленные по результатам экспертизы ценности, которые становятся частью СНСА архива, а также каталоги и картотеки, которые могут быть использованы при ее построении.
5.1.6. Построение СНСА НТД архива осуществляется с применением дифференцированного подхода, заключающегося в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, определенной методики составления и усовершенствования описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, установлении очередности работ с фондами зависимости от их информационной значимости, характера их документов, состава и состояния имеющегося научно-справочного аппарата к ним, практических потребностей.
5.1.7. В целях дальнейшего совершенствования СНСА НТД государственный архив проводит учет состояния НСА к НТД как традиционным способом в журнале по учету состояния НСА или в картотеке, так и с применением средств электронно-вычислитель-ной техники.
При учете состава и состояния СНСА НТД указываются: номер фонда, номер описи и имеющиеся виды НСА.
5.2. Описание НТД
5.2.1. Под описанием научных/технических документов понимается: создание вторич-ной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в научных/технических документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о научных/технических документах для их дальнейшего поиска и многоаспектного использования; собственно вторичная документная информация о составе и содержании доку-ментов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и т.п.