Основные правила
| Вид материала | Документы |
| 5.3. Традиционный НСА к НТД |
- I. Назначение и область применения, 1415.61kb.
- Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля Общие, 155.62kb.
- Тема: «Правила гигиены», 127.98kb.
- Правила соревнований правила соревнований по дзюдо утверждены с изменениями и дополнениями, 999.18kb.
- Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля, 350.89kb.
- В настоящем кодексе описываются основные правила взаимодействия руководителей и персонала,, 198.8kb.
- Временные правила транспортирования, хранения и применения фейерверочных изделий раздел, 397.25kb.
- | Основные правила построения кривых Adobe Illustrator Алгебра, 127.02kb.
- | Основные правила построения кривых Adobe Illustrator Алгебра, 106.46kb.
- Правила оформления деепричастного оборота. Правила оформления причастного оборота, 28.64kb.
Описание НТД архива осуществляется на трех основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения (единица учета), документ. Единицами описания являются фонд, единица хранения (единица учета), документ. Дополнительными объектами описания могут быть: группа фондов, опись, группа документов, часть документа.
5.2.2. Основными принципами многоуровневого описания являются: соответствие информации уровню единицы описания; взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания; неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня.
5.2.3. Элементами описания НТД на всех уровнях являются: информация по идентификации; информация по истории образования и хранения НТД; информация о ее составе и содержании; информация об условиях доступа и использования; дополнительная информация.
Информация по идентификации единицы описания НТД включает следующие элементы: наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учета, документа); справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивного шифра); объема единицы описания; крайних дат (даты создания) документов в единице описания; вида носителя информации.
Информация по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие элементы: сведения о фондообразователе (история фондообразователя); сведения по истории хранения НТД до приема в архив и в архиве (история фонда).
Информация о составе и содержании единицы описания (аннотация) включает на уровне фонда сведения о составе и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учета и документа - сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку.
Информация об условиях доступа и использования единицы описания состоит из следующих элементов: условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования); авторские права; условия репродуцирования и использования; язык документов; физические характеристики, влияющие на возможность использования; наличие фонда пользования; НСА к единице описания; порядок доступа и пользования им; подлинность/копийность; степень сохранности; способ воспроизведения, внешние и другие особенности.
Дополнительная информация содержит сведения о местонахождении подлинников документов, наличии и местонахождении копий документов, наличии документов по данной проблеме (теме, проекту, объекту) в составе других видов НТД или в составе других фондов и других архивов; библиографию.
5.2.4. Элементами описания на уровне фонда являются: название фонда, справочные данные, информация по истории образования и хранения фонда, аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования.
5.2.4.1. В состав справочных данных входят: поисковые данные (номер фонда); объем фонда в единицах хранения и единицах учета по видам НТД; крайние даты документов по каждому виду НТД; указания на наличие внутриархивного научно-справочного аппарата.
5.2.4.2. Информация по истории образования и хранения фонда (историческая справка к фонду) включает историю фондообразователя и историю фонда.
История фондообразователя включает следующие сведения: характеристику исторических условий возникновения организаций; даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-предшественника; название организации-приемника; задачи и функции организации и их изменения; масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций; место организации в системе экономической жизни; изменения в названии и подчиненности организации; структура организации и ее изменения.
История фондообразователя включает также информацию об основных направлениях деятельности организации и научно-технических проблемах, тематике научно-техниче-ских разработок и организации их документирования, значении их в решении задач, стоявших перед отраслью; нормативных документах (ГОСТы, ОСТы, руководящие документы), регламентировавших процессы ведения научно-технических разработок и их документирования (этапность, стадийность разработок, видовой состав документов).
История фонда включает: дату первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты; сведения об изменении в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты); сведения о степени сохранности документов; сведения об особенностях формирования, описания и систематизации документов; сведения о формах приема НТД (НТД, поступившей в архив в необработанном и неописанном виде; НТД, прошедшей научно-технический контроль); сведения о наличии документов фондообразователя, находящихся в составе других фондов или хранилищ, и местах их хранения; сведения о наличии в фонде документов организаций-соразработчиков, участвовавших в проведении научно-технической разработки (фондовые включения); сведения о НСА, поступившем из организации в комплекте с НТД (каталоги, описи, картотеки), и сведениях о дальнейшем приеме НТД.
Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя.
5.2.4.3. Аннотация к документам фонда содержит: краткую обобщенную характеристику состава документов по их видам, содержание документов по темам научных исследований и прикладных разработок (ОКР, ОТР, проектные работы), отражающим основные направления деятельности фондообразователя.
5.2.4.4. Библиография включает список опубликованных справочников и документальных публикаций по фонду.
5.2.4.5. Условия доступа и использования см. п.5.2.3.
5.2.5. Описание на уровне единицы хранения, единицы учета включает элементы: название фонда, вида НТД; заголовок; стадию (этап) разработки; комплектность; справочные данные; вид носителя информации; подлинность, информацию об условиях доступа и использования.
5.2.5.1. Заголовок единицы хранения НТД включает: производственный индекс (шифр) проблемы (темы), проекта (объекта); наименование проблемы (темы), проекта (объекта); наименование документа (документов).
Заголовок кино- видеодокумента содержит: авторское название фильма, его фрагмента, телепередачи, телесюжета или события, отраженного в кинодокументе; фамилию автора (режиссера); наименование организации-производителя (студии, организации); дату съемки; дату производства.
Заголовок фотодокумента включает: аннотацию изображения или название фотоальбома, диафильма; фамилию автора съемки; дату и место съемки.
В заголовок фонодокумента входят: название отраженного в документе события, выступления, интервью; место и дата события; жанр фонодокумента; дата записи и перезаписи, подлинность.
Заголовок документа на машинном носителе (ДМН) включает: вид представления информации (база данных, текстовой файл, оцифрованное изображение и др.) и ее краткое содержание, обозначение и название документа; наименование организации-разработчика; фамилию автора; дату документа.
5.2.5.2. Заголовок единицы хранения может сопровождаться аннотацией отдельных документов или группы документов.
Аннотация составляется на уникальные и особо ценные научные/технические документы, а также кино- фото- фоно- видеодокументы и документы на машинных носителях, входящие в их состав, и является необходимым условием их дальнейшего хранения и использования.
Аннотация к заголовку единицы хранения НТД раскрывает содержание документа.
При аннотировании кино- видеодокументов, отражающих процесс научно-технических разработок, дается содержание отдельных кино- видеодокументов, запечатлевших наиболее важную информацию.
Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице(ах), изображенном(ых) на документах, его содержании; описание изображенных событий, лиц и предметов; дату и место съемки; фамилию автора съемки.
Аннотация фонодокумента включает краткие сведения о содержании документа; дате и месте записи и перезаписи; подлинности.
Аннотация документа на машинном носителе содержит обозначение; краткое содержание; технические характеристики (единицы измерения, объем измерения); сведения о применяемых кодах; состав комплекта; перечень сопроводительных документов.
5.2.5.3. В состав справочных данных единицы хранения НТД входят: поисковые данные (номер фонда; номер описи; учетный номер по описи); крайние даты создания документа; объем единицы описания в соответствии с единицей измерения данного вида документов; вид носителя; сведения о наличии сопроводительной документации.
5.2.6. Описание на уровне документа включает: заголовок документа с производственным индексом (шифром) и наименованием проблемы (темы), проекта (объекта); обозначение; этап разработки; название местности, с которой связано событие; фамилию автора-разработчика; наименование организации-разработчика; содержание (аннотацию); указание на подлинность; справочные данные (в том числе поисковые данные: номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, единицы учета по описи, номера листов, дата создания документа); вид носителя информации; информацию об условиях доступа и использования.
5.3. Традиционный НСА к НТД
5.3.1. Опись - архивный справочник, раскрывающий состав и содержание научных/технических документов по каждому виду НТД (НД, КД, ПД, ТД и т.д.), закрепляющий систематизацию НТД внутри фонда и обеспечивающий учет НТД. Опись НТД является источником информации для создания других справочников СНСА государственного архива - путеводителя, каталога, обзора и др.
Описи составляются отдельно на каждый вид НТД. В зависимости от объема опись может состоять из одного или нескольких томов.
Документы систематизируются в описи по проблемам (темам), объектам, (проектам).
Подготовка описей осуществляется в организации-источнике комплектования, либо в государственном архиве - в процессе описания и экспертизы ценности НТД, поступившей в необработанном виде.
Описи составляются традиционным способом или с применением электронно-вычислительной техники. Каждая опись при новом поступлении получает в государст-венном архиве самостоятельный номер на основании записи в листе фонда.
[Описи научно-исследовательской документации на традиционных носителях информации присваивается индекс N 1, описи конструкторской документации на традиционных носителях информации - N 2, описи технологической документации на традиционных носителях информации - N 3, описи градостроительной и проектной документации на традиционных носителях информации - N 4 , описи патентной документации на традиционных носителях информации - N 5, описи картографических документов - N 6, описи документов на магнитных носителях, созданных средствами ВТ, - N 7, описи НТД на оптических дисках - N 8, описи кинодокументов, входящих в состав НТД, - N 9, описи фотодокументов, входящих в состав НТД, - N 1О, описи фонодокументов, входящих в состав НТД, - N 11, описи видеодокументов, входящих в состав НТД, - N 12 и т.д.]
Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета НТД на бумажном, пленочном, магнитном, оптическом или ином носителе информации.
Составление описей на разные виды НТД, а также их усовершенствование и переработка осуществляются с учетом дифференцированного подхода, заключающегося в установлении очередности работы, отборе сведений, выборе методики описания каждого вида НТД, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата к описи.