Основные правила
| Вид материала | Документы |
СодержаниеП е р е ч е н ь Утверждаю утверждаю Утверждаю утверждаю |
- I. Назначение и область применения, 1415.61kb.
- Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля Общие, 155.62kb.
- Тема: «Правила гигиены», 127.98kb.
- Правила соревнований правила соревнований по дзюдо утверждены с изменениями и дополнениями, 999.18kb.
- Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля, 350.89kb.
- В настоящем кодексе описываются основные правила взаимодействия руководителей и персонала,, 198.8kb.
- Временные правила транспортирования, хранения и применения фейерверочных изделий раздел, 397.25kb.
- | Основные правила построения кривых Adobe Illustrator Алгебра, 127.02kb.
- | Основные правила построения кривых Adobe Illustrator Алгебра, 106.46kb.
- Правила оформления деепричастного оборота. Правила оформления причастного оборота, 28.64kb.
П Е Р Е Ч Е Н Ь
проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым
подлежит передаче на постоянное хранение за ______________ годы.
| №№ пп | Обоз-наче-ние | Наиме-нование научно-технич. разра-боток | Этап (ста-дия) | Годы раа-рабо-тки | Органи-зации, прини-мавшие участие в разра-ботке | Организ-ация-дер-жатель подлин-ника | Кол-во учетных единиц | Обоснова-ние отбо-ра проек-та, проб-лемы (темы) | Приме-чание (срок передачи в архив) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
В перечень включено ________(проектов,комплексов,тем) с N_______ по N _________
(цифрами и прописью)
Председатель экспертной комиссии___________________________________________________________________
должность, подпись, расшифровка подписи
Члены экспертной комиссии___________________________________________________________________
должность, подпись, расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
_______________________________________________________
(Подпись руководителя организации, расшифровка подписи)
Форма перечня проектов, проблем (тем), НТД
по которым подлежит передаче на постоянное хранение
Формат А4 (210х297)
Приложение № 24
к п. 6.6.6.
_______________________________ УТВЕРЖДАЮ
(Название организации) ___________________________
- (Наименование должности
руководителя организации)
АКТ
о необнаружении единиц хранения Подпись Расшифровка подписи
НТД, подлежащих передаче на посто-
янное хранение Дата Печать
от__________________№____________ Фонд №__________
дата (название фонда, коллекции)
__________________________________
/место составления/
При проверке готовности НТД к передаче на постоянное хранение в
_____________________________________________________________было
/название архива/
обнаружено отсутствие нижеперечисленных единиц хранения фонда.
Проверка осуществлялась во всех предполагаемых местах хранения НТД
_______________________________________________________________________
/перечислить/
Были изучены возможные обстоятельства гибели, утраты, передачи иным юридическим и физическим лицам НТД фонда_______________________________
/название фонда, коллекции/
Розыск у заказчика, в эксплуатирующей организации производился
_________________________________________________________________________
/указать время и место поиска/
Заверенные копии, микрофильмы-подлинники и микрофильмы-дубликаты необнаруженных НТД отсутствуют /не составлялись/.
2
Проверку готовности осуществлял /и/ _______________________________________
________________________________________________________________________
/фамилия, имя, отчество, должность представителя организации/
Факт проведения проверки подтверждаю /ем/________________________________
_______________________________________________________________________
/фамилия, имя, отчество, должность представителя архива/
В связи с вышеизложенным считаем необходимым снять с государственного учета следующие единицы хранения, включенные в опись №______________
| №№ пп | Ед.хр № | Заголовок ед.хр. | Край-ние даты | Кол-во лл. ед.хр. и внутрен-ней описи | Сведения о наличии уникаль-ных и особо ценных ед.хр. | Предпола-гаемые при-чины отсут-ствия ед.хр. |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
Всего __________________________________ед.хр.
/цифрами и прописью/
Содержание утраченных НТД:
- может быть частично восполнено следующими ед.хр. /документами/
/номера ед.хр. по описи /описям/, их групповые заголовки; номера листов и
заголовки документов/
- не может быть восполнено документами данного или других фондов
/указать причину/
Представитель организации Подпись Расшифровка подписи
Представитель архива Подпись Расшифровка подписи
Согласовано Одобрено
3
Протокол ЭПК Протокол ЭК
__________________________________ _________________________
/название архивного органа, архива/ /название организации/
__________________№ __________ _______________№______
(дата) (дата)
Изменения в учетные документы организации внесены.
Представитель организации, отвечающий за учет НТД
Дата Подпись Расшифровка подписи
Форма акта о необнаружении единиц хранения НТД,
подлежащих передаче на постоянное хранение.
Формат А4 (210 х297)
Приложение № 25
к п. 3.4.4.3, 4.2.7, 6.6.6.
УТВЕРЖДАЮ
___________________________ _________________________________
Название организации (Наименование должности руководителя
организации)
АКТ
о неисправимых повреждениях Подпись Расшифровка подписи
единиц хранения /документов/
НТД постоянного хранения Дата Печать
от__________________№____________ Фонд №___________________
(дата) /название фонда, коллекции/
__________________________________
/место составления/
При проверке готовности НТД к передаче на постоянное хранение в
_____________________________________________________________были обнаружены
/название архива/
нижеперечисленные неисправимо поврежденные единицы хранения /документы/:
| №№ пп | № ед.хр. | Заголовок ед.хр. | Крайние даты | Номера неисправимо поврежденных листов | Сущность и причины повреждения |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
Всего обнаружено_________________________________________________________
/цифрами и прописью/
полностью поврежденных единиц хранения НТД и ________________________
/цифрами и прописью/
отдельных документов.
Вышеперечисленные единицы хранения НТД подлежат снятию с государственного учета
ввиду_______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Вышеперечисленные документы подлежат изъятию из единиц хранения и выделению к
уничтожению ввиду__________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Заменяющих вышеперечисленные единицы хранения и отдельные документы заверенных
копий, микрофильмов-подлинников и микрофильмов-дубликатов в фонде не обнаружено.
Представитель организации Подпись Расшифровка подписи
/индивидуального предпринимателя/
Представитель архива Подпись Расшифровка подписи
Согласовано Одобрено
Протокол ЭПК Протокол ЭК
__________________________________ _________________________
/название архивного органа, архива/ /название организации/
от__________________№ ___________ от_______________№______
(дата) (дата)
Изменения в учетные документы организации / индивидуального предпринимателя/ внесе-
ны.
Представитель организации /индивидуального предпринимателя/, отвечающий за учет НТД
Дата Подпись Расшифровка подписи
Форма акта о неисправимых повреждениях единиц хранения /документов/ НТД
постоянного хранения.
Формат А4 (210 х297)
Приложение № 26
6.6.6., 6.6.16.
(Название государственного архива)
Ведомость дефектов графической
и текстовой НТД, передаваемой
на постоянное хранение Фонд №___________
При приеме на постоянное хранение единиц хранения НТД по описи _____________________________обнаружено, что они нуждаются:
/название и номер/_____________________________________________________________
| № пп | Виды работ | №№ ед.хр. | №№ листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
1. в реставрации калек
2. в восстановлении
затухающих текстов
3. в составлении (переоформлении) внутренних описей
4. в составлении листа-заверителя дела
5. в переоформлении титульного листа (обложки дела)
6. в перенумерации (донумерации) листов
7. перефальцевании чертежей
8. в шифровке (перешифровке) дел
9 в переплете (подшивке) дел
10 в дооформлении нетекстовых вложений
11 в дезинсекции
12 в дезинфекции
13 в других видах работ _______________________________________________
(указать)
Выявление дефектов графической О необходимости дооформления
и текстовой документации произвел: единиц хранения НТД предупрежден:
Представитель организации
____________________________
Должность Подпись Расшифровка подписи
________________________________________
Должность Подпись Расшифровка подписи
Форма ведомости дефектов графической и текстовой НТД,
передаваемой на постоянное хранение.
Формат А4 (210 х297)
Приложение № 27
к п. 4.2.7, 6.6.9.
_______________________________________
(Название государственного архива)
УТВЕРЖДАЮ
Директор________________
(Название государственного архива)
Подпись Расшифровка подписи
АКТ Дата
об обнаружении единиц хранения
НТД, не относящихся к данному
архиву, фонду или описи
______________№__________
(дата)
_____________________________
/место составления/
При приеме-передаче НТД, относящейся к фонду ___________________________
/название и номер фонда/
на постоянное хранение в_________________________________________________
/название архива/
по описи_________________________________________________________________
/название и номер описи, вид НТД/
обнаружены нижеследующие ошибочно включенные единицы хранения:
_________________________________________________________________________
| № пп | №№ ед.хр. | Заголовок ед.хр. | Крайние даты доку-ментов | К какому фонду описи данного архива относятся | В какой архив следует передать | Приме-чание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
Итого обнаружено_______________________________единиц хранения
/цифрами и прописью/
Наименование должности сотрудника Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы архива внесены__________________________________________________________________
Наименование должности сотрудника Подпись Расшифровка подписи
Форма акта об обнаружении единиц хранения НТД,
не относящихся к данному архиву, фонду или описи.
Формат А4 (210 х297)
Приложение № 28
к пп. 4.2.7, 6.6.14, 6.6.16, .6.7.2
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
________________________________ ________________________________
(наименование должности руководителя (наименование должности руководителя
________________________________ ________________________________
организации-сдатчика) организации-приемщика)
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать Дата Печать
АКТ
___________ № ___________
(дата)
приема-передачи документов на хранение
__________________________________________________________________________________________
(основание передачи)
__________________________________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
__________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________ сдал,
(название организации-сдатчика)
а __________________________________________________________________________________ принял
(название организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
| № пп | Название, номер описи | Количество экземпляров описи | Количество ед. хр. | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
| | | | | |
Итого принято _____________________________________ ед. хр.
Фонду присвоен номер ____________________________________
Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Изменения в учетные документы внесены
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта приема-передачи документов на хранение
Формат А4 (210 297)
Приложение № 29
к п. 6.6.15.
________________________________
(Название организации)
УТВЕРЖДАЮ
________________________________
(наименование должности руководителя
организации )
___________________________________
АКТ Подпись Расшифровка подписи
о невосстановимой утрате информации, Печать
относящейся к электронной НТД Фонд № _____________________
от_______________№ _____________ /название фонда, коллекции/
(дата)
_________________________________
/место составления/
При проверке готовности электронной НТД к передаче на постоянное хранение в_____________________________________________________________
/название архива /
была обнаружена невосстановимая утрата нижеперечисленных файлов и/или отдельных данных.
Были изучены возможные обстоятельства гибели, аннулирования, передачи иным юридическим и физическим лицам электронной НТД__________
_______________________________________________________________________
/перечислить/
Бумажные аналоги утраченных данных отсутствуют.
Проверку готовности осуществлял/и/______________________________________
________________________________________________________________________
/фамилия, имя, отчество, должность представителя организации/
Факт проведения проверки подтверждаю/ем/ _______________________________
________________________________________________________________________
/фамилия, имя, отчество, должность представителя архива/
В связи с вышеизложенным, считаем необходимым снять с государственного учета следующие единицы учета, включенные в опись файлов №_______
_
| № пп | № ед. учета | Заголовок файла, перечень его фрагментов | Характеристика файла, дата его создания | Примененное программное обеспечение | Предполагаеиые причины утраты |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
| | | | | | |
Всего _________________________________________единиц учета
/цифрами и прописью/
Содержание утраченных единиц учета электронной НТД:
- может быть частично восполнено следующими файлами (данными)___________
______________________________________________________________________
/индентификационные коды и описания файлов/
- не может быть восполнено документами данного или других фондов__________
__________________________________________________________________________
/указать причину/
Представитель организации Подпись Расшифровка подписи
Представитель архива Подпись Расшифровка подписи
Согласовано Одобрено
Протокол ЭПК Протокол ЭК
___________________________________ __________________________
/название архивного органа, архива/ /название организации/
от__________________№_____________ от________________№______
Изменения в учетные документы организации внесены.
Представитель организации, отвечающий за учет НТД.
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о невосстановимой утрате информации,
относящейся к электронной НТД.
Формат А4 (210 х297)
Приложение № 30
к п. 6.6.15.
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
(Наименование должности Директор __________________
руководителя организации-сдатчика) (название государственного архива)
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать Дата Печать
АКТ
приема-передачи информационных
массивов и программных средств
на постоянное хранение
________________№____________
(дата)
________________________________
/место составления/
Правовое основание передачи: ___________________________________________
______________________________________________________________________
(указать)
В связи с ______________________________________________________________
/указать причину/
_______________________________________________________________________
/название организации/
передает, а _____________________________________________________________
/название архива/
принимает на постоянное хранение следующие информационные массивы в виде электронной НТД, носители информации и сопроводительную документацию к ним, относящуюся к фонду ____________________________________________________
(наименование и номер фонда)
__________________________________________________________________________
| № пп | Наличие и номер описи файла | Кол-во из описи | Перечень сопро-водитель-ной доку-ментации | Програ-ммы записи инфор-мации | Тип но-сителя, место файла на носителе | Кол-во рабочих копий носи-теля | Даты идентифи-кации номера файлов | Кол-во единиц учета | Приме-чание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
2
Всего принято на постоянное хранение ______________________________
/цифрами и прописью/
единиц учета, записанных на ____________________________
/указать количество/
физически обособленных носителях информации;
_____________________ рабочих /страховых/ копий носителей информации на
/указать количество/
___________________________
/указать вид носителя/
____________________________ единиц хранения программного обеспечения.
/указать количество/
Фонду присвоен №________
Принятая электронная НТД размещена ___________________________________
(указать архивохранилище)
В процессе приема-передачи электронной НТД выявлены, не выявлены (нужное подчеркнуть) недостатки в физическом состоянии и оформлении единиц хранения.
Акт технической проверки информационных массивов и программных средств прилагается.
Передачу произвели: Прием произвели:
Должность подпись расшифровка Должность, подпись, расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Изменения в учетные документы внесены
Должность Подписи Расшифровка подписи
Дата
Форма акта приема-передачи информационных массивов
и программных средств на постоянное хранение.
Формат А4 (210 х297)
Приложение № 31
к п. 6.6.15.
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(Название архива) Директор ____________________
(название государственного архива)
АКТ Подпись Расшифровка подписи
технической проверки
информационных массивов Дата
и программных средств
_________________№_____________
(дата)
__________________________________
/место составления/
Основание: прием-передача электронной НТД_______________________
________________________________________________________________________
/название организации/
на постоянное хранение.
Проверкой установлено:
1. Передается __________________носителей информации, в том числе
/количество/
_____________________ рабочих копий:
/количество/
а) типы носителей, их физико-химическая характеристика____________________
_____________________________________________________________________
/перечислить/
б) имеются следующие размагниченные участки и механические повреждения носителей______________________________________________________________
/перечислить/
в) наличие вируса (вирусов) установлено, не установлено (при наличии - указать его разновидность) _______________________________________________________
Антивирусные мероприятия дали следующие результаты: ___________________
_____________________________________________________________________
/перечислить/
2. Числятся по описям файлов____________________единиц учета.
/количество/
3. Файлы _______________________________________________________________
/имена и идентификационные номера/
не воспроизводятся на компьютерных системах принимающего архива.
4. Не обнаружены файлы _________________________________________________,
/имена и идентификационные номера/
включенные в опись _________________под следующими архивными номерами
/номер описи/
________________________________________________________________________
/перечислить/
5. Передаваемая сопроводительная документация ___________________________
/перечислить/
а) позволяет идентифицировать файлы
б) не позволяет идентифицировать файлы________________________________
/указать причину/
6. Информация записана в следующем формате____________________________
/указать/
использованы операционные системы_____________________________________
/перечислить/
7. Использованное программное обеспечение:
а) совместимо с программными средствами архива;
б) не совместимо с программными средствами архива ______________________________________________________________________
/указать причину/
8. Итого по данной описи__________________________ имеется________________
/номер описи/ /количество/
полностью воспроизводимых файлов.
9. Файлы ________________________ из описи________________________
/архивные номера/ /номер описи/
исключить.
- Предложить сдатчику осуществить следующие мероприятия по реорганизации информационных массивов и очистке (реставрации)____________носителей _____________________________________________________________________
/перечислить/
- Прием-передачу информационных массивов и программных средств:
а) осуществить;
б) отложить до __________________________________________________
/указать необходимые мероприятия/
Проверку произвел:
Должность Подпись Расшифровка подписи
Согласовано
Заведующий архивохранилищем архива
Подпись Расшифровка подписи
Форма акта технической проверки информационных массивов
и программных средств.
Формат А4 (210 х297)
Приложение N 32
к п. 7.6.2.
Карточка учета работы с организацией.
I.Учетные сведения:
Номер списка____________________________________
Порядковый номер по списку______________________
Классификационный индекс по списку_____________
Номер фонда _______________________
- Общие сведения:
Полное название организации /индивидуального предпринимателя/ с указанием организационно-правовой формы ___________________________________________
Официально принятое сокращенное название организации ______________________
Вид собственности ________________________________________________________
Подведомственность _______________________________________________________
Юридический адрес ________________________________________________________
Фактический адрес _________________________________________________________
Должность, Ф.И.О. и контактный телефон руководителя организации __________________________________________________________________________
Должность, Ф.И.О. и контактный телефон председателя ЭК
__________________________________________________________________________
Должности, Ф.И.О. и контактный телефон лиц, ответственных за хранение:
НТД ______________________________________________________________________
УД _______________________________________________________________________
документов по личному составу _______________________________________________
электронных документов ____________________________________________________
медицинских документов ____________________________________________________
Адрес отдельно расположенного архива /архивов/ _______________________________
III. Правовые сведения:
Дата образования организации ________________________________________
Перечень предшественников и крайние даты их существования ___________________
__________________________________________________________________________
Дата и форма приватизации __________________________________________________
Дата национализации _______________________________________________________
Даты и формы других реорганизаций __________________________________________
Дата и основания ликвидации ________________________________________________
- Общеархивные сведения:
Наличие и крайние даты документов государственной собственности
_____________________________________________________________________________
Наличие и крайние даты документов негосударственной собственности
_____________________________________________________________________________
Наличие, дата заключения и срок действия договора о добровольной передаче документов _____________________________________________________________________________
Отметка о временном /депозитарном/ хранении документов в госархиве
_____________________________________________________________________________
- Действующие нормативно-методические документы:
Положение /я/ об архивной службе, виды, даты согласования ________________________
Положение об ЭК, дата согласования ____________________________________________
Инструкция по делопроизводству, дата согласования _______________________________
Стандарт предприятия, дата согласования ________________________________________
Положение о передаче подлинников НТД, дата согласования ________________________
- Организационно-методическое содействие:
Отметки о чрезвычайных происшествиях _________________________________________
Даты комплексных проверок ___________________________________________________
Даты тематических проверок, перечень обследуемых участков ______________________
____________________________________________________________________________
Даты контрольных проверок ___________________________________________________
Даты чрезвычайных инспекций _________________________________________________
Даты целевых проверок уникальной НТД ________________________________________
Даты совещания-семинара, курсов, лекций в госархиве _____________________________
Даты методических занятий в источнике комплектования ___________________________
- Организация хранения и обеспечение сохранности
Помещения и штат архива НТД /или мест хранения НТД/ ___________________________
____________________________________________________________________________
Помещения и штат архива УД /или мест хранения УД/ _____________________________
____________________________________________________________________________
Помещения и штат архива электронных документов /или мест хранения ЭД/ ____________________________________________________________________________
Помещения и штат архива медицинских документов ______________________________
____________________________________________________________________________
Паспортизация /годы проведения/ _______________________________________________
Документы, находящиеся на хранении в организации на соответствующую дату /количество, крайние даты, хранящиеся сверх срока/:
НТД __________________________________________________
УД ___________________________________________________
документы по личному составу _________________________________________________
КФФД _______________________
электронные документы _______________________________________________________
медицинская документация ____________________________________________________
документы иностранного происхождения ________________________________________
Акты об утрате НТД __________________________________________________________
Акты об утрате УД ___________________________________________________________
Акты о неисправимых повреждениях НТД _______________________________________
Акты о неисправимых повреждениях УД ________________________________________
VIII. Упорядочение и передача НТД на госхранение:
____________________________________________________________________________
| Дата и № прото-кола ЭПК или акта приема-передачи дел | Наличие утвержд. Перечня (группа НТД, объем, годы) | Утверждение описей на ЭПК | Согла-сова-ние описей по л/с (кол-во, годы) | Пере-дача лел в Гос-архив (кол-во, годы, группа д-тов) | |||||||||
| НД | КД | ТД | ПД | Патд | УД | ЛД | МД | ЭД | |||||
| (кол-во, годы) № и дата протокола ЭПК | |||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | |
| | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | |
Передача из источника комплектования в другой госархив _______________
____________________________________________________________________
Согласование актов об уничтожении НТД_________________________________
Форма карточки учета работы с организацией.
Формат А4 (210 х297)
Приложение N 33
к п. 8.3.2.