Основные правила
| Вид материала | Документы |
- I. Назначение и область применения, 1415.61kb.
- Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля Общие, 155.62kb.
- Тема: «Правила гигиены», 127.98kb.
- Правила соревнований правила соревнований по дзюдо утверждены с изменениями и дополнениями, 999.18kb.
- Правила аттестации и основные требования к лабораториям неразрушающего контроля, 350.89kb.
- В настоящем кодексе описываются основные правила взаимодействия руководителей и персонала,, 198.8kb.
- Временные правила транспортирования, хранения и применения фейерверочных изделий раздел, 397.25kb.
- | Основные правила построения кривых Adobe Illustrator Алгебра, 127.02kb.
- | Основные правила построения кривых Adobe Illustrator Алгебра, 106.46kb.
- Правила оформления деепричастного оборота. Правила оформления причастного оборота, 28.64kb.
Учет неописанных документов
| Дата записи | Поступление | Выбытие | Наличие (остаток) ед. хр. (док-тов, листов) | |||||
| Акт | Кол-во | Основание | Кол-во | |||||
| № | Дата | Ед. хр. (документов, листов) | Название доку-мента | № | Дата | Ед. хр. (док-тов, листов) | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| | | | | | | | | |
Учет описанных документов
| Дата за-писи | Поступление | Выбытие | Наличие (остаток) ед. хр. | ||||||||
| № опи-си | годы доку-мен-тов | Назв. описи | ед. хр. комп-лексов | № опи-си | Основание | ед. хр. комп-лексов | по дан-ной опи-си | по фон-ду в це-лом | |||
| Назва-ние доку-мента | № | Дата | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| | | | | | | | | | | | |
Учет неописанных документов
Примечание: __________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Форма листа фонда
Формат А4 (210 297)
Приложение № 7
к п. 4.2.2.2.
КАРТОЧКА ФОНДА
| Дата перво- го поступле- ния фонда | Дата получения карточки фонда в фондовый каталог | Архивный орган | МЕСТО ХРАНЕНИЯ ФОНДА | № фонда | ||
| форма собст- венности | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
| | | | | ) | ||
| Крайние даты каждого названия фонда | НАЗВАНИЕ ФОНДА | |||||
| | | |||||
| | | |||||
| | | |||||
| объем фонда на 1 ян- варя | Годы | | ||||
| количество ед. хр./документов | | |||||
| в т.ч. неописанных ед. хр./документов/листов | | |||||
| имеющих страховые копии ед. хр. | | |||||
Форма карточки фонда
(лицевая сторона)
Формат А5 (148 210)
2
| Название описи, аннотация документов | Нач. годы | Кон. годы | Название описи, аннотация документов | Нач. годы | Кон. годы |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| | | | | | |
Прежний номер фонда __________________________________________________
Примечание: __________________________________________________________
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма карточки фонда
(оборотная сторона)
Формат А4 (148 х 210)
Приложение № 8
к п. 4.2.2.3.
(название государственного архива)
СВЕДЕНИЯ
об изменениях в составе и объеме фондов
на 01.01. ______ г.
| № пп | Номер фонда | Название фонда | Поступило | Выбыло | Общее колич. Ед.хр. в фонде на 01.01….г. | Имею-щих страховые копии ед.хр. | Приме-чание | |||
| Название описи, аннотация документов | Годы | Название описи, аннотация докумен-тов | Годы | Вне-сен-ных в описи ед.хр. | Не опи-санных ед.хр./доку-ментов | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | |
Итого: За _____________ поступило ____________ фондов, ____________ ед. хр. / документов / листов
выбыло ______________ фондов, ____________ ед. хр. / документов / листов
созданы страховые копии на ___________________________ ед. хр.
На 01.01. _______ г. в архиве по списку фондов числятся с № ...... по № ...... номеров фондов,
в том числе: номеров, числящихся в наличии ______ фондов ______ ед. хр. / документов / листов;
номеров фондов, переданных и объединенных (документы которых использовались и
номер занимать нельзя) ______________________________________________
утраченных _______________ фондов
свободных номеров ________________
Директор Подпись Расшифровка подписи
Дата
В Примечании указывается форма собственности, срок хранения документов (только для негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации), а также количество поступивших или/и выбывших дел по каждому фонду и акт, на основании которого произошло изменение в объеме фонда.
Форма сведений об изменениях в составе и объеме фондов
Формат А3 (420 297)
Приложение № 9
к пп. 4.2 7, 6.8.4.
(название государственного архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Директор ___________________________
(дата) (название государственного архива)
о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка подписи
документов, не подлежащих
хранению Дата
К уничтожению отобраны: документы фонда № ___________________________________________________
(название фонда)
_____________________________________________________________________________________________
на основании: _________________________________________________________________________________
(ссылки на нормативно-методические документы
_____________________________________________________________________________________________
для проведения экспертизы)
_____________________________________________________________________________________________
| № пп | Названия групп документов | Крайние даты | Номера описей | Номера ед. хр.по описям | Количество ед. хр. | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
Итого ______________________________ ед. хр. за ____________________ год(ы)
(цифрами и прописью)
Количество ед. хр., крайние даты и краткая характеристика документов, остающихся на хранении ____________________________________________________________________________________________
Заведующий отделом
(архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Формат А4 (210 297)
2
Документы сданы ____________________________________________________________________________
(название организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной ____________________ № _____________
(дата)
____________________________________________________________________________________________
(подпись хранителя фондов)
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК ____________________ Протокол ЭМК ____________________
(наименование (название
_________________________________ _________________________________
архивного органа, архива) архива)
от ___________ № ______________ от ___________ № ______________
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
(продолжение)
Формат А4 (210 х297)
Приложение № 10
к п. 4.2.7.
(название государственного архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Директор _________________________
(дата) (название государственного архива)
описания документов, Подпись Расшифровка подписи
переработки описей
(нужное подчеркнуть) Дата
Фонд № ______________________________________________________________
(название фонда)
______________________________________________________________________
По состоянию на __________________ в фонде № ________________ по учетным
(дата начала работы)
данным числилось ______________ описей, _________ ед. хр., ___________ документов,
_____________________ листов россыпи за ____________________ годы.
Для работы получено: по описи № __________________________________ ед. хр.
неописанных ___________ ед. хр., ___________ документов, ____________листов.
В результате ____________________________ произошли следующие изменения:
(наименование работы)
- выделено не подлежащих хранению _______________________________ ед. хр.
- возвращено собственнику ________________________________________ ед. хр.
- передано в научно-справочную библиотеку __________________________ ед. хр.
- передано в другие фонды архива __________________________________ ед. хр.
- передано в другие архивы ________________________________________ ед. хр.
- объединено с другими ед. хр. _____________________________________ ед. хр.
- сформировано из россыпи ________________________________________ ед. хр.
- поступило из других фондов ______________________________________ ед. хр.
- включена пересоставленная опись _______________________________________
- ____________________________________________________________________
- ____________________________________________________________________
Форма акта описания документов, переработки описей
Формат А4 (210 297)
2
- ____________________________________________________________________
Вновь составлены описи № ___________________ на ____________________ дел
______________________________________________________________________
По состоянию на ___________________________ в фонде № _________________
(дата завершения работы)
числится ______________ описей, ______________ ед. хр. за ____________ годы.
Проведены следующие виды работ: _______________________________________
______________________________________________________________________
(перечисляются проделанные виды работ)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Составлено для именного каталога _______________________________ карточек
для систематического каталога ________________________ карточек
К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат: ______________
______________________________________________________________________
(перечислить какой именно)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Работу выполняли:
______________________________________________________________________
(наименование должности работника, подпись, расшифровка подписи)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Работу принял заведующий отделом ______________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Дата
Карточки для каталога принял
Заведующий отделом ___________________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Дата
Форма акта описания документов, переработки описей
(продолжение)
Формат А4 (210 х297)
3
Документы фонда и научно-справочный аппарат принял
Хранитель фондов _____________________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК ____________________
наименование архивного
__________________________________
органа, архива)
от ______________ № ______________
Форма акта описания документов, переработки описей
(продолжение)
Формат А4 (210 х297)
Приложение № 11
к п. 4.2.7.
(название государственного архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Директор _____________________________
(дата) (название государственного архива)
о технических ошибках в Подпись Расшифровка
учетных документах подписи
Дата
Фонд № ____________
Название фонда _______________________________________________________
______________________________________________________________________
В ходе выполнения _______________________________ обнаружены технические
ошибки в записях:
| Название документа | Существующая запись | Следует записать |
| 1 | 2 | 3 |
| | | |
В результате количество ед. хр. увеличилось (уменьшилось) на _________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Примечания: __________________________________________________________
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о технических ошибках в учетных документах
Формат А4 (210 297)
Приложение № 12
к п. 4.2.7.
(название государственного архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Директор _________________________
(дата) (название государственного архива)
возврата документов собственнику Подпись Расшифровка подписи
Дата
Мы, нижеподписавшиеся, ______________________________________________________________________
(наименование должностей, Ф.И.О. работников)
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
составили настоящий акт в том, что при описании фонда № _________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
(название фонда)
________________________________ были выделены для возврата собственнику
следующие категории документов:
____________________________________________________________________________________________
(излагается краткая характеристика документов и причин их возврата
____________________________________________________________________________________________
собственнику: дублетные экземпляры, документы, не имеющие
____________________________________________________________________________________________
культурной и исторической ценности и др.)
____________________________________________________________________________________________
Всего: ____________________ ед. хр. ____________________ документов (листов)
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Документы получены
Подпись собственника Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта возврата документов собственнику
Формат А4 (210 297)
Приложение № 13
к п.4.2.7.
(название государственного архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № ___________ Директор _________________________
(дата) (название государственного архива)
об изъятии подлинных единиц Подпись Расшифровка подписи
хранения, документов
Дата
В результате __________________________________________________________
на основании __________________________________________________________
изъято из фонда № _____________________________________________________
(название фонда)
| Номер описи | Номер ед. хр. | Заголовок ед. хр. | Номера изъятых лл. | Название изъятого документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | | | | |
Итого изъято _______________ ед. хр., документов на _________________ листах
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
Взамен изъятых единиц хранения, документов в фонд, дело включены (не включены)
(нужное подчеркнуть)
их копии на ________________________________________________________ лл.
(цифрами и прописью)
Заведующий отделом Подпись Расшифровка подписи
Дата
Заведующий хранилищем Подпись Расшифровка подписи
Дата
Главный хранитель фондов Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов
Формат А4 (210 297)
Приложение N 14
к п. 5.3.1.2.