Вооруженных Силах Российской Федерации *(1), обязанности работников делопроизводств по подготовке документов для сдачи в архивы. Архивное дело в Вооруженных Силах организуется в соответствии с Федеральным закон
| Вид материала | Закон |
| Пояснения по составлению накладных Форма N 28 Форма N 29 Лист проверки Форма N 31 АКТ проверки наличия и состояния документов и описей Учета недостающих архивных Форма N 33 Учета архивных дел |
- Вооруженных Силах Российской Федерации и обязанности работников делопроизводств, 2070.11kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации нигде не отражался. 17 октября 2003 г. Государственная, 105.36kb.
- Приказ Министра обороны Российской Федерации «Об издательской деятельности в Вооруженных, 1486.57kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации, других войсках, воинских формированиях и органах,, 406.79kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации (с изменениями от 27 мая 2004 г.) Утвердить, 910.39kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации Лобода А. Б., адъюнкт кафедры теории и истории, 108.85kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации постановля ю: Утвердить комплексный план, 123.93kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации. Министр обороны Российской Федерации С. Иванов, 1650.36kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации. Министр обороны Российской Федерации С. Иванов, 3213.82kb.
- Частей и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации в судах и мерах по ее совершенствованию, 366.79kb.
Пояснения по составлению накладных
1. В центральных архивах накладная является первичным учетным документом на принятые дела и описи на них.
2. Накладные на сдаваемые дела и описи на них составляются в отделе комплектования и использования в двух экземплярах, учитываются в книге регистрации накладных и передаются в архивохранилища под расписку в этой книге.
3. По окончании приема документов начальник архивохранилища и хранитель фондов расписываются в накладных о приеме дел и описей. Второй экземпляр накладной оставляется в архивохранилище, а первый экземпляр накладной и последние экземпляры описей на принятые дела сдаются в отдел комплектования и использования.
4. На основании накладных принятые дела учитываются в книге учета поступления и выбытия дел, о чем делается отметка в левом верхнем углу накладной.
5. Накладные на принятые дела и описи на них подшиваются в дело с документами на поступившие и выбывшие дела.
Наименование архива Форма N 28
Карточка пофондового (п. 218)
топографического указателя
Фонд N _________________ Корпус ____________________
Наименование фонда______ Этаж ______________________
Архивохранилище ___________
Комната ___________________
┌─────────┬────────────────┬──────────┬───────────┬──────────┬──────────┐
│ Номер │ Дела с N _____ │ Номер │Номер шкафа│ Номер │Примечание│
│ описи │ по N__________ │ стеллажа │ │ полки │ │
├─────────┼────────────────┼──────────┼───────────┼──────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├─────────┼────────────────┼──────────┼───────────┼──────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ - │ │ │ │
└─────────┴────────────────┴──────────┴───────────┴──────────┴──────────┘
Примечание. Графы карточки должны иметь следующие размеры: графы 1, 6 - по 30 мм, графа 2 - 40 мм, графы 3, 4, 5 - по 15 мм.
Наименование архива Форма N 29
Карточка постеллажного (п. 218)
топографического указателя
Фонд N ________________ Корпус ____________________
Наименование фонда ______ Этаж ______________________
________________________ Архивохранилище ___________
Комната ___________________
┌─────────┬──────────┬───────────┬──────────┬────────────────┬──────────┐
│ Номер │ Номер │Номер фонда│ Номер │ Дела с N _____ │Примечание│
│ шкафа │ полки │ │ описи │ по N _________ │ │
├─────────┼──────────┼───────────┼──────────┼────────────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├─────────┼──────────┼───────────┼──────────┼────────────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
└─────────┴──────────┴───────────┴──────────┴────────────────┴──────────┘
Примечание. Графы карточки должны иметь следующие размеры: графы 1, 2, 3 - по 15 мм, графы 4, 6 - по 30 мм, графа 5 - 40 мм.
Форма N 30
(п. 226)
ЛИСТ ПРОВЕРКИ
наличия и состояния документов и описей фонда
__________________________________________________________
(наименование и номер фонда)
┌────────┬─────────┬─────────┬──────────┬─────────┬─────────┬─────────┬──────────┬─────────┬─────────┬──────────┬──────────┬──────────┬──────────┐
│ Номер │Отметка о│Количест-│ Номера │ Номера │ Номера │Литерные │Пропущен- │Количест-│ Номера │ Номера │ Номера │Номера дел│Делопроиз-│
│ описи │ наличии │ во дел, │необнару- │ дел, не │ дел, не │ номера │ ные │ во дел │ дел, │ дел, │ дел, │ с │водствен- │
│ │ описи │числящих-│женных дел│относящи-│относящи-│ дел, не │номера, не│ данной │выданных │требующих │требующих │неисправи-│ные номера│
│ │ │ ся по │ │ хся к │ хся к │оговорен-│оговорен- │ описи, │ во │дезинфек- │реставра- │ мыми │ или │
│ │ │ описи │ │ данному │ данной │ ные в │ ные в │оказавши-│временное│ ции и │ ции и │поврежде- │ индексы │
│ │ │ │ │ фонду │ описи │итоговой │ итоговой │ хся в │пользова-│дезинсек- │переплета │ ниями │ дел, не │
│ │ │ │ │ │ │ записи │ записи │ наличии │ ние │ ции │ │ │внесенных │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ в опись │
├────────┼─────────┼─────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┼──────────┼─────────┼─────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │
├────────┼─────────┼─────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┼──────────┼─────────┼─────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└────────┴─────────┴─────────┴──────────┴─────────┴─────────┴─────────┴──────────┴─────────┴─────────┴──────────┴──────────┴──────────┴──────────┘
Председатель комиссии ____________________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
Члены комиссии: __________________________________________________
(воинские звания, подписи, фамилии)
Форма N 31
(пп. 228, 232)
УТВЕРЖДАЮ
__________________________________
(должность,
__________________________________
воинское звание, подпись, фамилия)
"____"______________ 200 ___ г.
АКТ
проверки наличия и состояния документов и описей
Проверка наличия и состояния документов и описей _____________________
______________________________________________________________________
(номер фонда, наименование фонда или части фонда)
проводилась с "____"_____________ по "____"____________200__ г.
Проверкой установлено:
I. 1. Числится по учету описей _________________________________ шт.
2. Оказалось в наличии описей _______________________________ шт.
3. Недостает описей _________________________________________ шт.
II. 1. Всего числится по описям ________________________________ дел.
2. Не оказалось в наличии __________________________________ дел.
3. Не относится к данному фонду ____________________________ дел.
4. Не относится к данным описям ____________________________ дел.
5. Имеют литерные номера, не оговоренные в итоговой записи,
____________________________________________________________ дел.
6. Пропущено номеров, не оговоренных в итоговой записи, _________
____________________________________________________________ дел.
7. Оказалось в наличии по данному фонду и описям ________________
____________________________________________________________ дел.
Из них:
а) выданных во временное пользование за пределы архива __________
____________________________________________________________ дел;
б) требующих дезинфекции и дезинсекции _____________________ дел;
в) требующих переплета и реставрации _______________________ дел;
г) с неисправимыми повреждениями ___________________________ дел.
III. Имеется не внесенных в описи _______________________________ дел.
IV. Всего дел, относящихся к данному фонду, _________________________
V. Характеристика состояния материалов и отрицательные явления в
условиях их хранения ____________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Проверку производили:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(должности, воинские звания, подписи, фамилии)
Форма N 32
(п. 231)
КНИГА
УЧЕТА НЕДОСТАЮЩИХ АРХИВНЫХ
ДЕЛ И ОПИСЕЙ
Начата "____"___________ 200___ г.
Окончена "____"___________ 200___ г.
На _________________ листах
┌─────┬─────────────────────┬──────────┬───────────┬──────────┬─────────┐
│N п/п│Наименование и номер │ Номер │Номер дела │ За какой │ Для │
│ │ фонда │ описи │ │ год │ отметок │
├─────┼─────────────────────┼──────────┼───────────┼──────────┼─────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├─────┼─────────────────────┼──────────┼───────────┼──────────┼─────────┤
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
└─────┴─────────────────────┴──────────┴───────────┴──────────┴─────────┘
Наименование архива Форма N 33
__________________________ (п. 265)
(почтовый индекс, адрес)
АКТ N _______________
о выдаче дел во временное пользование
______________________________________________________________________
(наименование воинской части, организации, ее почтовый индекс и адрес)
______________________________________________________________________
Основание: ___________________________________________________________
______________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела: ________________________________________
______________________________________________________________________
Выдаются следующие дела из фонда: ____________________________________
______________________________________________________________________
(наименование и номер фонда)
┌──────┬────────┬─────────┬─────────────────┬─────────┬────────┬────────┐
│N п/п │ Номер │ Номер │ Заголовок дела │Дата дела│Количес-│Примеча-│
│ │ описи │ дела │ │ │ тво │ ние │
│ │ │ │ │ │листов в│ │
│ │ │ │ │ │ деле │ │
├──────┼────────┼─────────┼─────────────────┼─────────┼────────┼────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
├──────┼────────┼─────────┼─────────────────┼─────────┼────────┼────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
└──────┴────────┴─────────┴─────────────────┴─────────┴────────┴────────┘
Всего выдается ________________________ дел на срок ___________________
(цифрами и прописью)
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное
пользование, посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и
справок, не публиковать документов без разрешения архива.
Получатель обязуется вернуть дела в архив в указанный срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты
или повреждения выдаваемых дел.
Выдал дела по указанию
_______________________________________________________________________
(должность, воинское звание,
______________________________ начальник архива _______________________
фамилия, инициалы)
_______________________________________________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
"____"___________ 200___ г.
М.П.
Принял дела командир воинской части (начальник организации)
_______________________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись, фамилия)
"____"___________ 200___ г.
М.П.
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал командир воинской части (начальник организации)
_______________________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись, фамилия)
"____"___________ 200___ г.
Принял начальник архива _______________________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
"____"___________ 200___ г.
Форма N 34
(п. 266)
КНИГА
УЧЕТА АРХИВНЫХ ДЕЛ
(ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ), ВЫСЛАННЫХ
ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
ЗА ПРЕДЕЛЫ АРХИВА
Начата "____"___________ 200___ г.
Окончена "____"___________ 200___ г.
На _________________ листах
┌──────┬──────────┬──────────┬─────────┬─────────┬─────────┬─────────┬────────────────┬─────────┬─────────┬──────────┬──────────┬────────────┐
│N п/п │ Дата │ Номер │ Номер │ Номер │Количест-│ Номер │ Наименование │ Кому │На какой │ Дата и │Дата и вх.│ Расписка │
│ │ высылки │(наимено- │ описи │ дела по │во листов│ пленки │ дела │ выслано │ срок │ исх. │N докумен-│ хранителя │
│ │ │ вание) │ │ описи │(количес-│ │ │ дело │ выслано │N докумен-│ та, при │ фондов в │
│ │ │ фонда │ │ │ тво │ │ │ │ дело │ та, при │ котором │приеме дела │
│ │ │ │ │ │ кадров) │ │ │ │ │ котором │возвращено│ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ выслано │ дело │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ дело │ │ │
├──────┼──────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┼─────────┼────────────────┼─────────┼─────────┼──────────┼──────────┼────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │
├──────┼──────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┼─────────┼────────────────┼─────────┼─────────┼──────────┼──────────┼────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└──────┴──────────┴──────────┴─────────┴─────────┴─────────┴─────────┴────────────────┴─────────┴─────────┴──────────┴──────────┴────────────┘