Вооруженных Силах Российской Федерации *(1), обязанности работников делопроизводств по подготовке документов для сдачи в архивы. Архивное дело в Вооруженных Силах организуется в соответствии с Федеральным закон
| Вид материала | Закон |
- Вооруженных Силах Российской Федерации и обязанности работников делопроизводств, 2070.11kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации нигде не отражался. 17 октября 2003 г. Государственная, 105.36kb.
- Приказ Министра обороны Российской Федерации «Об издательской деятельности в Вооруженных, 1486.57kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации, других войсках, воинских формированиях и органах,, 406.79kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации (с изменениями от 27 мая 2004 г.) Утвердить, 910.39kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации Лобода А. Б., адъюнкт кафедры теории и истории, 108.85kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации постановля ю: Утвердить комплексный план, 123.93kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации. Министр обороны Российской Федерации С. Иванов, 1650.36kb.
- Вооруженных Силах Российской Федерации. Министр обороны Российской Федерации С. Иванов, 3213.82kb.
- Частей и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации в судах и мерах по ее совершенствованию, 366.79kb.
Пояснения по ведению книги
1. В книге учета регистрируются описи сов. секретных, секретных и несекретных дел по мере их поступления в архив.
2. В графах 5 и 6 указывается количество экземпляров и листов описи, остающихся в архиве.
3. В окружных и флотских архивах в графе 9 указывается место хранения описей.
Форма N 23
(пп. 156, 160)
СЕКРЕТНО
───────────────
(по заполнении)
СПИСОК ФОНДОВ
┌───────────────────┬──────────────────────────────┬────────────────────┐
│ Номер фонда │Название фонда и крайние даты │ Примечание │
│ │ его существования │ │
├───────────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │
├───────────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────┤
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
└───────────────────┴──────────────────────────────┴────────────────────┘
Пояснения по ведению списка фондов
1. Список фондов является основным учетным документом архивных фондов за архив в целом, а в центральных архивах, кроме того, - и за каждое архивохранилище.
2. В графе 1 указывается номер, присваиваемый данному архивному фонду, который не повторяется и другим фондам не присваивается.
3. В графе 2 указывается полное действительное (без сокращений) наименование воинской части, организации (фондообразователя) и крайние даты их существования.
Если воинская часть (организация) в процессе своей деятельности переименовывалась или преобразовывалась, а документы ее составляют один фонд, то такая воинская часть (организация) вносится в список всего один раз соответственно ее переименованию или преобразованию по алфавиту или в порядке номеров штатного наименования с перечислением всех наименований в хронологическом порядке. Например, 107 мотострелковая дивизия последовательно подвергалась преобразованию и переформированию во 2 гвардейскую мотострелковую, 49 гвардейскую стрелковую, 33 гвардейскую механизированную и 33 гвардейскую мотострелковую дивизии. Документы этих дивизий в соответствии с требованиями к фондированию документов составляют один фонд, которому присваивается один номер.
4. Отметка о выбытии из архива всех документов фонда производится в графе 3, при этом ссылка делается только на последний документ, на основании которого выбыл фонд.
Форма N 24
(пп. 156, 161, 162)
__________________
(гриф секретности)
ЛИСТ ФОНДА N________
Дата первого поступления фонда в архив _______ Категория фонда _____
Дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному органу _______
Местонахождение фонда ___________________________________________
(наименование архива)
┌──────────┬──────────────────────┬───────────────────────┬─────────────┐
│ Крайние │ │ │ │
│ даты │ Наименование фонда │ Место хранения │ Примечание │
│наименова-│ │ документов │ │
│ния фонда │ │ │ │
├──────────┼──────────────────────┼───────────────────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
└──────────┴──────────────────────┴───────────────────────┴─────────────┘
┌─────┬──────┬──────────┬───────────┬──────┬───────┬───────────────────────────┬────────────────────────────┬────────────────────────────┬───────┐
│Дата │Номер │ От кого │Наименова- │ Гриф │Крайние│ Поступило дел │ Выбыло дел │ Имеется на хранении дел │Смикро-│
│запи-│описи │поступили │ ние описи │секре-│ даты ├──────┬────────────────────┼──────┬─────────────────────┼──────┬─────────────────────┤фильми-│
│ си │ дел │ или куда │ или │тности│ дел │всего │ │всего │ │всего │ │ровано │
│ │ │ выбыли │ аннотация │ │ описи │ │ в том числе │ │ в том числе │ │ в том числе │ дел │
│ │ │документы,│документов │ │ │ ├──────┬──────┬──────┤ ├───────┬──────┬──────┤ ├───────┬──────┬──────┤постоя-│
│ │ │наименова-│ (краткая │ │ │ │посто-│време-│ по │ │постоя-│време-│ по │ │постоя-│време-│ по │ нного │
│ │ │ ние и │характерис-│ │ │ │янного│нного │лично-│ │ нного │нного │лично-│ │ нного │нного │лично-│хране- │
│ │ │ номер │ тика │ │ │ │хране-│хране-│ му │ │хране- │хране-│ му │ │хране- │хране-│ му │ ния │
│ │ │документа │документов)│ │ │ │ ния │ ния │соста-│ │ ния │ ния │соста-│ │ ния │ ния │соста-│ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ву │ │ │ │ ву │ │ │ │ ву │ │
├─────┼──────┼──────────┼───────────┼──────┼───────┼──────┼──────┼──────┼──────┼──────┼───────┼──────┼──────┼──────┼───────┼──────┼──────┼───────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │ 16 │ 17 │ 18 │ 19 │
├─────┼──────┼──────────┼───────────┼──────┼───────┼──────┼──────┼──────┼──────┼──────┼───────┼──────┼──────┼──────┼───────┼──────┼──────┼───────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└─────┴──────┴──────────┴───────────┴──────┴───────┴──────┴──────┴──────┴──────┴──────┴───────┴──────┴──────┴──────┴───────┴──────┴──────┴───────┘
Форма N 25
(пп. 156, 159, 163)
_________________
(гриф секретности)
УТВЕРЖДАЮ
________________________
(должность,
________________________
воинское звание,
________________________
подпись, фамилия)
М.П.
"____"________ 200___ г.
ОПИСЬ N_____________
страхового фонда
┌───────┬────────┬────────┬──────────┬─────────────────────────┬────────┐
│ N п/п │ Дата │Количес-│Количество│ Сведения о делах, │Примеча-│
│единиц │копиро- │ тво │ дел, │ входящих в единицу │ ние │
│хране- │ вания │кадров в│включенных│хранения страхового фонда│ │
│ ния │докумен-│единицах│в единицу ├───────┬────────┬────────┤ │
│страхо-│ тов │хранения│ хранения │Номера │ Номера │ Номера │ │
│ вого │ │страхо- │ │фондов │ описей │ дел │ │
│ фонда │ │ вого │ │ │ │ │ │
│ │ │ фонда │ │ │ │ │ │
├───────┼────────┼────────┼──────────┼───────┼────────┼────────┼────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├───────┼────────┼────────┼──────────┼───────┼────────┼────────┼────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└───────┴────────┴────────┴──────────┴───────┴────────┴────────┴────────┘
Всего в опись внесено _______________________________ единиц хранения.
(цифрами, прописью)
______________________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись и фамилия лица, ответственного за
делопроизводство)
"____"___________ 200___ г.
Примечание. Графы бланка формы N 25 должны иметь следующие размеры: графы 1, 2, 4, 5, 7 - по 20 мм, графы 3, 6, 8 - по 30 мм.
Форма N 26
(пп. 156, 284)
Кому представляется _________________________
(наименование и адрес получателя)
Кем представляется __________________________
(наименование и адрес отчитывающегося архива)
_____________________________________________
ПАСПОРТ
_____________________________________________________________________
(полное название архива и его подчиненность на 1 декабря 200___ г.)
1. Общие сведения
┌──────────┬───────────┬──────────────┬──────────────┐
│ │Количество │ Площадь │Загруженность │
│Код строки│ фондов │архивохранилищ│архивохранилищ│
│ │ │ , кв. м │ , проценты │
├──────────┼───────────┼──────────────┼──────────────┤
│ А │ 1 │ 2 │ 3 │
├──────────┼───────────┼──────────────┼──────────────┤
│ 101 │ │ │ │
└──────────┴───────────┴──────────────┴──────────────┘
2. Сведения о документах
┌─────────────┬────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Показатели │ Код │ Количество единиц хранения │
│ │ строки │ │
│ │ ├────────┬─────────────────┬──────────────────────────┬─────────────┬────────────┤
│ │ │ Всего │ Крайние даты │ Из них внесено в описи │ Хранится │Образуется в│
│ │ │ ├────────┬────────┼────────┬─────────────────┤ сверх │ год дел │
│ │ │ │началь- │конечная│ всего │ крайние даты │установленно-│ │
│ │ │ │ ная │ │ │ │ го срока │ │
│ │ │ │ │ │ ├────────┬────────┤ │ │
│ │ │ │ │ │ │началь- │конечная│ │ │
│ │ │ │ │ │ │ ная │ │ │ │
├─────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────────┼────────────┤
│ А │ Б │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├─────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────────┼────────────┤
│ Постоянного │ 201 │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ хранения │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├─────────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼────────┼─────────────┼────────────┤
│ По личному │ 202 │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ составу │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└─────────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴────────┴─────────────┴────────────┘
3. Кадры
┌────────┬──────────────────────┐
│ Код │ Количество штатных │
│ строки │ работников │
├────────┼──────────────────────┤
│ 301 │ │
└────────┴──────────────────────┘
4. Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)
Архивохранилища: есть, нет; сухие, сырые; светлые, темные.
Отопление: центральное, печное; отсутствует.
Стеллажи: металлические, деревянные;
комбинированные; нет.
Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют.
Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.
Читальный зал: есть, нет.
Температурно-влажностный соблюдается, не соблюдается.
режим
Начальник архива ________________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
"____"___________ 200___ г.
По книге учета ф. N _______ Форма N 27
проведено за N _________ (п. 162)
___________________________
(подпись и фамилия)
"____"___________ 200___ г.
НАКЛАДНАЯ N __________
на передачу архивных дел и описей в ___________
архивохранилище ______________ отдела
______________________________________________________________________
(наименование архива, воинской части, организации, сдающих дела)
"____"___________ 200___ г.
┌──────┬───────┬──────┬───────┬───────┬─────────┬───────────────┬───────┐
│N п/п │ Номер │Номер │ Гриф │Количе-│Количест-│Количество дел │Приме- │
│ │ фонда │описи │секрет-│ ство │во листов├───────┬──────┬┘ чание │
│ │ │ │ ности │экземп-│описи во │ сов. │ │ │
│ │ │ │ │ ляров │ всех │секрет-│несек-│ │
│ │ │ │ │ описи │экземпля-│ ных, │ретных│ │
│ │ │ │ │ │ рах │секрет-│ │ │
│ │ │ │ │ │ │ ных │ │ │
├──────┼───────┼──────┼───────┼───────┼─────────┼───────┼──────┼────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │
├──────┼───────┼──────┼───────┼───────┼─────────┼───────┼──────┼────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │Итого дел │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
Всего ____________________________________________ дел и описи на них
(цифрами и прописью)
в ________________________ экземплярах.
Начальник отдела комплектования и использования
__________________________________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
Приняли: начальник ______________ архивохранилища ____________ отдела
_____________________________________________________________________
(подпись, фамилия)
хранитель фондов ____________________________________________________
(подпись, фамилия)