Отчет о научно-исследовательской и опытно-конструкторской работе Разработка методических рекомендаций по оценке эффективности результатов реализации

Вид материала

Отчет

Содержание 4Методики оценки эффективности реализации ИКТ проектов 4.1Методики оценки по нефинансовым показателям 4.2Применение ABC-анализа для оценки эффективности ИКТ-проектов 4.2.2Применение элементов методологии Logframe 4.2.2.1Анализ проблем 4.2.2.2Построение дерева проблем 4.2.2.3Анализ целей 4.2.2.4Построение дерева целей проекта 4.2.2.5Определение результатов проекта 4.2.2.6Определение задач/мероприятий проекта 4.2.3Общий вид методики ФСА для оценки эффективности ИКТ проектов

Подобный материал:

• Отчет о научно-исследовательской и опытно-конструкторской работе Разработка методики, 3034.8kb.
• Отчет о научно-исследовательской и опытно-конструкторской работе, 837.7kb.
• Отчет о научно-исследовательской работе; пояснительная записка к опытно-конструкторской, 14.47kb.
• Отчет о научно-исследовательской и опытно-конструкторской работе по теме, 2858.14kb.
• Отчет о научно-исследовательской и опытно-конструкторской работе по теме, 5626.08kb.
• Отчет о научно-исследовательской и опытно-конструкторской работе, 1700.42kb.
• Отчет о научно-исследовательской и опытно-конструкторской работе, 607.06kb.
• Отчет о выполнении научно-исследовательской, опытно-конструкторской работы, 4422.97kb.
• Отчет о научно-исследовательской работе по теме «Анализ эффективности управления государственной, 921.34kb.
• Отчет о научно-исследовательской работе контракт, 1195.26kb.

4Методики оценки эффективности реализации ИКТ проектов

4.1Методики оценки по нефинансовым показателям

Методики оценки эффективности реализации ИКТ проектов по нефинансовым показателям могут быть использованы, в общем случае, на трех стадиях жизненного цикла любого ИКТ проекта:

• При прогнозировании ожидаемых от реализации проекта результатов и осуществлении отбора тем проектов для разработки;
  
• При мониторинге выполнения работ по проекту – для промежуточной оценки достигнутых результатов относительно ожидаемых и своевременной разработки и реализации, при необходимости, адекватных корректирующих и предупреждающих действий;
  
• В ходе приемки результатов работ по проекту – для оценки достижения ожидаемых результатов работ по проекту, принятия решений о целесообразности продолжения выполнения проектов в выбранном направлении, для формирования новых перспективных тем проектов к реализации с учетом накопленного в ходе реализации завершившихся проектов опыта (как позитивного, так и негативного).
  

Указанные этапы применения системы методик оценки эффективности результатов реализации ИКТ проектов в полной мере относятся и могут быть применены в ходе реализации комплексной системы целевых мероприятий в сфере ИКТ, какой является ФЦП «Электронная Россия». С этой целью была разработана модель оценки эффективности результатов реализации ИКТ проектов, которая рассмотрена в разделе 5 настоящей работы.

Вместе с тем, в качестве особой методики оценки ИКТ проектов может быть рассмотрена адаптированная для целей использования в ходе реализации мероприятий ФЦП «Электронная Россия» методика функционально-стоимостного анализа (ФСА или ABC-анализа).

4.2Применение ABC-анализа для оценки эффективности ИКТ-проектов

4.2.1Объекты и субъекты управления эффективностью ИКТ-проектов. Объект и предмет оценки

Имея в виду специфику цели настоящего исследования, сформулированной как разработка методики оценки воздействия ИКТ-проектов на эффективность функционирования органов государственной власти, необходимо дать ограничивающее определение субъекту и объекту имеющей место в этой сфере управленческой деятельности.

Субъект управления – орган государственной власти (ОГВ). Объект управления – показатели эффективности функционирования ОГВ. С точки зрения ФСА (и ABC-анализа как его составной части), единственным показателем эффективности может выступать уровень затрат на функционирование ОГВ и его изменение в результате реализации ИКТ-проекта. Таким образом для ABC-анализа:

Объект оценки – изменение уровня затрат на реализацию функций органов государственной власти в результате выполнения ИКТ проектов.

Предмет оценки – количественные характеристики эффективности деятельности органов государственной власти и их динамика как результат реализации ИКТ-проектов

Задача применения ФСА – количественная оценка изменений состава и объема затрат на функционирование органов государственной власти в результате внедрения проекта.

По определению, ФСА и ABC-анализ как его наиболее значительная в целях настоящего исследования составная часть, концентрируются на оценке затрат на реализацию функций, управлений и механизмов (ресурсов) деловых процессов ОГВ. При этом следует иметь в виду, что специфика ИКТ-проектов предполагает строгое разделение в рамках анализа основных и вспомогательных деловых процессов ОГВ. Поскольку ИКТ-проекты стремятся к определенной уникальности своего содержания (решаемых проблем), то их воздействие на основные деловые процессы также имеет тенденцию к уникальности, в связи с чем сопоставимые оценки различных проектов могут быть затруднены. Таким образом, оценке методами ABC-анализа поддаются:

• результаты ИКТ-проектов, направленных на изменение структуры (состава) деловых процессов ОГВ (устранение, замена, реструктуризация деловых процессов);
  
• результаты ИКТ-проектов, направленных на снижение затрат на управления и механизмы тех или иных функций деловых процессов ОГВ.
  

Теоретически, ABC-анализ применим на всех стадиях жизненного цикла проекта, в том числе:

• Планирование и предпроектная оценка;
  
• Текущий мониторинг эффективности проекта;
  
• Оценка результатов работ завершенных проектов.
  

Общая последовательность применения ABC-анализа и сопутствующих ему методик в зависимости от стадии жизненного цикла ИКТ-проекта приведена в следующей таблице:

Стадии жизненного цикла проекта	Последовательность применения элементов планирования и функционально-стоимостного анализа
Выбор объекта (проблемы)	определение проблем, которые призван разрешить проект построение дерева проблем
Выбор решения	построение дерева целей проекта предварительное определение ожидаемых результатов проекта в стоимостных терминах
Выбор проекта/ поставщика/ подрядчика	формулировка задач проекта формулировка ожидаемых результатов реализации проекта формулировка критериев оценки результатов проекта формирование целевых показателей проекта в терминах ФСА (снижение затрат за счет реализации проекта, его отдельных задач и планируемых мероприятий)
Реализация проекта	мониторинг достижения целевых показателей
Завершение проекта	оценка конечной эффективности проекта на основании анализа отклонений полученных фактических результатов от целевых

Следует обратить внимание на два существенных обстоятельства. Во-первых, как было показано ранее, применение ABC-анализа практически невозможно вне более широкого контекста использования набора методов планирования и анализа деловых процессов. Во-вторых, оценка эффективности ИКТ-проектов требует применения ABC-анализа уже на ранних стадиях ЖЦ проектов, поскольку в противном случае отсутствует база для измерения динамики стоимостных показателей в зависимости от факта и успеха реализации того или иного проекта.

4.2.2Применение элементов методологии Logframe

В настоящей работе предлагается дополнить описанную ранее общую методику ABC-анализа техниками, разработанными в рамках методологии Logframe Approach (LFA, логической рамки, или логического контекста), что позволяет обеспечить корректность применения ABC-анализа. LFA предоставляет структурную схему для демонстрации результатов анализа и облегчает:

• систематическое и логическое определение уровней целей проекта и взаимосвязь между ними;
  
• понимание того были ли достигнуты цели проекта;
  
• мониторинг внешних факторов, находящихся вне рамок проекта, но которые оказывают воздействие на его успех.
  

Применение этой методологии в целях проведения ФСА позволяет определить эффекты реализации ИКТ-проектов в стоимостных показателях (снижение затрат на выполнение функций ОГВ) путем детального планирования ожидаемых результатов проектов. Для этих целей используются техники выявления проблем, построение дерева проблем, на решение которых направлен проект, построение дерева целей проекта, декомпозиция целей проекта до уровня задач и мероприятий по их выполнению, определение ожидаемых результатов выполнения каждой задачи/ мероприятия на базе модели деловых процессов ОГВ.

Таким образом, должны быть выполнены следующие шаги:

4.2.2.1Анализ проблем

Анализ проблем определяет негативные аспекты существующей ситуации и устанавливает отношения «причина-следствие» между проблемами. Он состоит из трех основных этапов:

• Точное определение рамок и предмета анализа;
  
• Идентификация основных проблем, на решение которых направлен проект;
  
• Построение иерархии (дерева) проблем для установления причинно-следственных отношений между ними.
  

4.2.2.2Построение дерева проблем

• Определить основные проблемы, существующие в рамках заданной ситуации (через мозговой штурм);
  
• Выбрать отдельную стартовую (начальную) проблему;
  
• Определить проблемы, связанные с начальной проблемой;
  
• Установить иерархию проблем и причинно-следственные связи;
  
• Проверить полученную иерархию на полноту и точность.
  

Примечания:

• Проблемы должны быть сформулированы как существующие негативные ситуации;
  
• Проблемы должны быть реально существующими, не будущими и не воображаемыми;
  
• Проблема – это существующая негативная ситуация, а не отсутствие решения.
  

4.2.2.3Анализ целей

Анализ целей – это методология, используемая для:

• Описания ситуации в будущем, когда проблема является решенной;
  
• Проверки иерархии целей;
  
• Иллюстрации причинно-следственных связей.
  

Негативные ситуации на дереве проблем трансформируются в решения, используя позитивные утверждения. Например, утверждение «низкий уровень сельскохозяйственного производства» трансформируется в «уровень сельскохозяйственного производства увеличился». Эти позитивные утверждения являются по существу целями и представлены на диаграмме целей, демонстрирующей иерархию «средства – цели». Такая диаграмма представляет четкое видение желаемой ситуации в будущем. Однако некоторые цели могут быть не реалистичны, поэтому могут потребоваться другие решения или попытки их решения должны быть отложены.

4.2.2.4Построение дерева целей проекта

• Переформулировать все негативные ситуации из анализа проблем в положительные ситуации, которые являются:
  
  • Желаемыми;
    
  • Достижимыми;
    
• Проверить связи средства/цели, чтобы убедиться в полноте иерархии (взаимоотношения причина/следствие преобразуются в связи средства/цели);
  
• Если необходимо:
  
  • пересмотреть формулировки;
    
  • добавить новые цели, если это необходимо для того, чтобы достичь цели верхнего уровня;
    
  • удалить цели, которые не являются необходимыми, не реалистичны, не соответствуют возможностям проекта.
    

4.2.2.5Определение результатов проекта

• Выбрать, используя логику «средства-результат», из дерева целей те цели, которые достигают непосредственной цель проекта и т.о. являются результатами;
  
• Добавить другие результаты, которые также способствуют достижению непосредственной цели проекта. Они могут быть определены через дополнительный анализ возможностей и рисков рассматриваемой ситуации.
  

4.2.2.6Определение задач/мероприятий проекта

• Выбрать, используя логику «средства-результат», из дерева целей те цели, которые находятся на один уровень ниже результатов, и трансформировать их в задачи/мероприятия. Задачи/мероприятия формулируются с глаголом в начале: «Организовать учебные семинары», «Координировать деятельность с основными соисполнителями» и т.п.;
  
• Добавить другие задачи, которые могут быть определены через дополнительный анализ возможностей и рисков рассматриваемой ситуации.
  

Результаты могут быть выделены как для целей, так и для отдельных задач проекта или его мероприятий. С точки зрения ФСА, результаты проекта должны иметь стоимостное выражение. Это означает, что результаты проекта должны определяться на основе детального представления о структуре того или иного делового процесса и содержать количественную оценку влияния выполнения задач проекта на функции деловых процессов ОГВ. Очевидно, что такой подход способен оказать воздействие на формулировку не только результатов, но и самих целей проектов.

В результате такого анализа можно получить систему целевых показателей проекта, характеризующих его влияние на уровень эффективности деятельности ОГВ. Эти показатели должны быть независимыми друг от друга. С другой стороны, часто бывает необходимо установить несколько показателей для одной цели.

Дальнейшее применение излагаемой методики основывается на сопоставлении фактически получаемых показателей плановым в целях текущего мониторинга и оценки конечной эффективности ИКТ-проекта. Очевидно, что в этом аспекте метод представляет собой только основании для организации управления реализацией проекта по отклонениям, что требует привлечения специальных управленческих технологий.

4.2.3Общий вид методики ФСА для оценки эффективности ИКТ проектов

Таким образом, получаемая методология ФСА эффективности ИКТ-проектов (с точки зрения результатов их реализации для ОГВ) имеет следующий вид:

1. Описание деловых процессов ОГВ. Идентификация и декомпозиция до уровня функций:
   

1. Основных процессов;
   
2. Обеспечивающих процессов;
   
3. Процессов управления.
   

2. Определение стоимости механизмов и управлений для каждого процесса.
   
3. Определение стоимости процессов и их результатов.
   
4. ФСА (ABC-анализ) функционирования органов государственной власти:
   

1. Определение переменных затрат, связанных с выполнением каждой функции;
   
2. Определение критериев распределения постоянных затрат каждого вида на выполнение функций;
   
3. Распределение постоянных затрат на выполняемые функции;
   
4. Определение суммарных затрат по функциям подразделений;
   
5. Построение цепочек функций для каждого вида стоимостных объектов (услуг) в соответствии с описаниями деловых процессов;
   
6. Определение критериев переноса стоимости функций на виды стоимостных объектов;
   
7. Определение суммарных объемов работ по всем видам стоимостных объектов;
   
8. Определение тарифа выполнения функции при создании всех видов стоимостных объектов при условии одинаковой трудоемкости единицы работ независимо от вида стоимостных услуг;
   
9. Определение стоимости выполнения функций при создании каждого вида стоимостных объектов;
   
10. Определение суммарных затрат на создание каждого вида стоимостных объектов.
    

5. Планирование результатов реализации ИКТ-проектов (воздействие проектов на затраты, связанные с функционированием ОГВ):
   

1. Анализ проблем;
   
2. Построение дерева проблем;
   
3. Анализ целей;
   
4. Построение дерева целей проекта;
   
5. Определение результатов проекта;
   
6. Определение задач/мероприятий проекта;
   
7. Определение результатов задач/мероприятий и целевых показателей проекта.
   

6. Мониторинг достижения целевых стоимостных показателей деловых процессов ОГВ.
   
7. Оценка конечной эффективности ИКТ-проекта на основе сопоставления целевых и фактически достигнутых стоимостных показателей функционирования ОГВ.
   

На основании изложенного можно сделать вывод, что применение ФСА (ABC-анализа) в сформулированных ранее целях требует:

• Детального описания деловых процессов ОГВ,
  
• Оценки стоимости всех функций деловых процессов ОГВ,
  
• Детального планирования проектов с учетом структуры и стоимости функций деловых процессов ОГВ,
  
• Дополнительного применения специальных методов управления проектами.
  

При этом применимость, актуальность и достоверность получаемого результата в значительной степени зависит от доступности и корректности первичных данных, используемых в анализе, и в целом, от наличия целостной управленческой информационной системы в конкретном органе государственной власти. Таким образом, стоимость реализации метода может оказаться существенным сдерживающим фактором при его применении.

Применение изложенных методических принципов к оценке эффективности ИКТ-проектов будет выполнено на втором этапе НИОКР.