Східноукраїнський національний університет

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Тема 10. Комунікації в управлінні

10.1. Комунікація як засіб інформаційного забезпечення процесу управління

10.2. Види комунікацій в організації

10.3. Комунікаційний процес, його елементи та етапи

10.4. Способи комунікацій в організації

Робота менеджера потребує ефективного обміну інформацією, який здійснюється під час комунікацій. Комунікації — це складні процеси, що охоплюють кілька взаємозалежних етапів, кожен з яких є важливим для розуміння адресатом суті надісланого йому повідомлення. Якщо знехтувати певними правилами передавання інформації, її зміст може бути спотворено чи навіть утрачено. Тому слід обирати такий метод комунікації та комунікаційний канал, які б сприяли забезпеченню найефективнішого і найбезпечнішого обміну інформацією в кожній конкретній управлінській ситуації.

10. 1. Комунікація як засіб інформаційного забезпечення процесу управління

У сучасних умовах найважливішим ресурсом, який дає змогу організаціям успішно функціонувати, розвиватися, є інформація. Без неї менеджер не може вірно оцінити ситуацію, виявити проблеми, підготувати і прийняти рішення, проконтролювати його виконання, тобто належним чином здійснювати управлінські функції.

В обсязі робіт менеджера робота з інформацією займає 50—90%. Це опрацювання документів, заплановані та незаплановані зустрічі, телефонні розмови, участь у нарадах та засіданнях тощо. Всі ці дії пов'язані з комунікаціями.

Комунікація (лат. соmmипісаtion — зв'язок, повідомлення; спілкування) — передавання інформації від однієї особи до іншої (інших).

Метою комунікацій є розуміння та осмислення переданої інформації. Часто інформація при передаванні може бути спотворена, що спричиняє неправильне розуміння її і, як наслідок, прийняття неправильного рішення. Тому ефективними є такі комунікації, за яких отримане повідомлення якомога ближче за значенням до первинного. Однак це ще не означає, що зміст повідомлення має однакове значення для всіх учасників комунікаційного процесу.

З огляду на це розрізняють поняття «дані» та «інформація».

Дані — неопрацьовані цифри і факти, що відображають окремі аспекти стану керованої та керуючої систем і зовнішнього середовища.

Даними, наприклад, є факти про те, що проектна виробнича потужність цеху становить 50 000 одиниць за зміну; за звітний місяць випущено 35 650 одиниць порівняно з 40 402 у минулому. Ці дані несуть таке смислове навантаження:

виробничого відділу: обсяги виробництва скоротилися; виробничі потужності використовуються недостатньо; собівартість зросла; слід вжити заходів для її зниження; варто оцінити можливість диверсифікації продукції, якщо вона малоперспективна;
для відділу маркетингу: обсяги збуту скоротилися, необхідно з'ясувати причини; можливо, недостатній рівень якості; слід передбачити заходи для стимулювання збуту;
для відділу постачання: обсяги виробництва скорочуються, слід відрегулювати графік замовлень на матеріали;
для фінансового відділу: обсяги виручки скорочуються, фінансовий стан фірми погіршується; будуть проблеми з готівкою; можливий кредит.

Отже, одні й ті ж дані можуть давати різну інформацію для різних користувачів.

Інформація (фр. іпfогmаtіоп від лат. iпfогmо — надаю форму, створюю уявлення про щось) — повідомлення, яке дає змогу усунути невизначеність знань користувача про стан об'єкта та розвиток подій.

Вимоги до інформації неоднакові на різних стадіях процесу управління. Так, при визначенні цілей велике значення мають обсяг інформації, наукова і технічна її новизна, повнота. При оцінюванні ситуації важлива структура інформації, що дає змогу використати системний підхід для аналізу ситуації. При розробленні управлінських рішень — її своєчасність, повнота, можливість автоматизованого оброблення тощо. Однак у всіх випадках інформація має бути достовірною, своєчасною, повною і релевантною (тобто прямо чи опосередковано стосуватися об'єкта управління). її користувачі повинні бути впевнені в тому, що рішення і відповідні дії на основі даної інформації змінять ситуацію на краще.

Комунікаціями пронизана вся система управління організацією (рис. 10.1).

Рис. 10.1. Комунікації в процесі інформації

10. 2. Види комунікацій в організації

Завдяки комунікаціям менеджери своєчасно отримують інформацію про стан об'єкта управління і можуть оперативно втрутитись у розвиток подій, скеровуючи їх у потрібне русло. З огляду на те, що вони стосуються роботи організації, їх називають організаційними комунікаціями.

Організаційні комунікації — комунікації, які виникають між організаціями, а також між підрозділами, рівнями, ланками всередині організації.

Вони з'єднують елементи організації в єдине ціле, даючи змогу координувати їх діяльність, аналізувати успіхи та невдачі, виправляти допущені помилки, ставити нові завдання; вони з'єднують організацію із зовнішнім середовищем, даючи змогу отримувати інформацію про стан ринку та поведінку на ньому суб'єктів господарювання, повідомляти про свої наміри партнерів і споживачів та впливати на їх поведінку тощо.

У менеджменті організаційні комунікації поділяють на декілька видів залежно від визначених завдань, правил і процедур їх здійснення.

Зовнішні комунікації організації. Вони спрямовані на:

— отримання якомога повнішої і достовірнішої інформації про зовнішнє середовище через аналіз даних, опублікованих у засобах масової інформації та офіційних документах, конфіденційні джерела, чутки тощо;

— повідомлення споживачів, партнерів, конкурентів про стан справ на фірмі та формування в них позитивного сприйняття її діяльності засобами public relation, цілеспрямованої реклами товарів, публікації щорічних звітів тощо.

В обох випадках, залежно від обставин, можна використовувати різні методи комунікації — як письмові, так і усні. Інформація, що надходить із зовнішніх джерел, є здебільшого письмовою. Це офіційні матеріали щодо змін у законодавстві, рішення уряду, інформація органів статистики, податкової служби тощо.

Внутрішні комунікації організації. Виникають вони між рівнями, підрозділами та працівниками організації, їх поділяють на формальні і неформальні (рис. 10.2).

Рис.10.2. Внутрішні комунікації

Формальні комунікації — це обмін інформацією за каналами, передбаченими організаційною структурою фірми: вертикальними, горизонтальними та діагональними.

Вертикальні комунікації здійснюються від керівника до підлеглого (низхідні комунікації) і від підлеглого до керівника (висхідні). Низхідні комунікації здебільшого мають форму наказів, розпоряджень, вказівок і використовуються для ознайомлення працівників з цілями, завданнями та політикою фірми, для інструктування щодо роботи, пояснення її важливості та зв'язку з іншими видами робіт тощо. Висхідні комунікації служать засобом зворотного зв'язку між керівництвом фірми та її працівниками. Вони допомагають менеджерам проаналізувати виконання їхніх розпоряджень, наслідки їх реалізації, виявити недоліки, порушення. Найчастіше вони мають форму звітів про результати поточної діяльності, які надсилаються на вищі рівні управління за встановленою періодичністю (фінансова, бухгалтерська інформація). Інколи виникає в них потреба за нестандартної ситуації, коли необхідно отримати певні вказівки керівництва або запропонувати власний варіант вирішення проблеми.

Використання вертикальних комунікацій дає змогу вищому менеджменту своєчасно реагувати на зміну управлінської ситуації і залучати до її вирішення тих працівників, яких вона безпосередньо стосується.

Горизонтальні комунікації виникають між працівниками одного управлінського рівня (один підрозділ або суміжні). Обмін думками різних фахівців, які працюють над однією і тією ж проблемою, сприяє всебічному вивченню її, прийняттю обґрунтованого рішення і узгодженню дій, необхідних для його реалізації. Такі консультації підвищують впевненість працівників у правильності прийнятих рішень.

Діагональні комунікації є різновидом горизонтальних. Існують між різними управлінськими рівнями не у формі прямого підпорядкування, а з метою узгодження дій лінійних і функціональних або штабних керівників. Потреба в них виникає, коли один із функціональних підрозділів призначається відповідальним за реалізацію певного проекту і перебирає на себе функції штабу.

Кожен керівник мусить заохочувати інформаційні потоки в усіх напрямках. Це збільшує кількість залучених до участі в управлінні, поліпшує організаційний клімат, усуває перешкоди в доступі до необхідної інформації. За умови, коли організація розвивається — збільшується у розмірах, розширюється територіально, впроваджує нові технологічні процеси, налагоджує випуск складних продуктів чи збагачує асортимент послуг тощо, особливо важливими є висхідні та горизонтальні комунікації. Проте необхідно стежити за тим, щоб на рівнях управління не було перенасичення інформацією, оскільки її фільтрація займає багато часу.

Процес фільтрації інформації різною мірою, свідомо чи мимоволі здійснюється всіма учасниками комунікаційного процесу. Об'єктивність залежить від досвіду працівника, його особистих якостей, сприйняття ним характеру інформації, а також стимулів. Ці чинники можуть зумовити відсіювання важливої інформації або підтасування фактів. Певними запобіжними заходами щодо цього є встановлення правил, за якими інформацію слід передавати лише у певному напрямку і певній послідовності. Ключові ланки (особи), через які проходить інформація, повинні нести відповідальність за її повноту і достовірність. Так, щоб уникнути будь-якого викривлення інформації, в японській школі для нижчого управлінського рівня вивчають дисципліну під назвою «Позитивне мислення». Зовсім безглуздий текст із 600 слів треба швидко запам'ятати і «випалити» без жодної помилки. Виходить на сотий раз. Слова вилітають із рота бездумно, але голосно, чітко і впевнено. Так само слід передавати підлеглим накази, що надходять від вищого керівництва.

Неформальні комунікації — це обмін інформацією каналами, не передбаченими організаційною структурою. Вони можуть здійснюватися спонтанно, а можуть провокуватися з метою пересвідчитись у достовірності офіційної інформації або визначити реакцію підлеглих на зміни, що відбуваються чи плануються в організації, щоб за необхідності розробити заходи для подолання опору цим змінам.

Інформація, отримана неформальними каналами, цінна для керівника, оскільки надходить значно швидше і доповнює надіслану формальними каналами. Вона є важливим засобом зворотного зв'язку. Однак не можна допускати її домінування у відносинах між керівниками та підлеглими, бо це може спричинити атмосферу «стукацтва» та недовіри.

Неформальні комунікації також можуть бути вертикальними, горизонтальними та діагональними. Але їм не притаманна усталеність, вони виникають спорадично, час від часу і з випадковими особами. Хоча у разі родинних чи дружніх зв'язків можуть бути тривалими і плідними. їх особливість полягає в тому, що на них важко впливати і неможливо їх контролювати. Тому керівникам варто вживати запобіжних заходів щодо витоку конфіденційної інформації. Наприклад, на деяких японських фірмах для попередження «вибовкування» таємниць у нетверезому стані відкрили пивні бари на своїй території. Тепер уже «задушевна компанія» складається тільки з працівників фірми і ніхто сторонній до неї не підсяде, щоб вивідати те, що його цікавить.

Як показує досвід, керівникам фірм доцільно використовувати як формальні, так і неформальні канали надходження інформації, оскільки це дає змогу скласти повне уявлення про стан справ у організації, прийняти виважене рішення для розв'язання проблемних ситуацій.

На формування комунікацій в організації великою мірою впливає стиль керівництва (табл. 10.1).

Таблиця 2.1

Вплив стилю керівництва на систему організаційних комунікацій

Характеристики системи комунікацій	Стилі керівництва
	Демократичний стиль	Бюрократичний стиль
Загальна характеристика	Неформальна, багатоканальна система комунікацій	Чітко визначений ланцюг команд
Напрями комунікацій	Заохочуються комунікації в усіх напрямках	Переважно зверху вниз
Обсяги комунікацій	Необмежена кількість інформаційних контактів	Обмежене коло інформаційних контактів
Якість комунікацій	Адекватна, точна	Потребує додаткових зв'язків для уточнення

Отже, формуючи організаційні комунікації, менеджери повинні забезпечувати їх різноманітність і комплексність, дбати про активне залучення до них усіх працівників організації. Завдяки цьому підвищується інформованість членів організації щодо суті й умов ведення бізнесу, що значно полегшує менеджерам здійснення їх управлінських функцій.

10. 3. Комунікаційний процес, його елементи та етапи

Злагоджену роботу організації забезпечує чітко організований комунікаційний процес.

Комунікаційний процес — процес, у ході якого дві чи більше особи обмінюються й осмислюють отриману інформацію, мета якої полягає в мотивуванні певної поведінки чи впливу на неї.

Елементами комунікаційного процесу є:

відправник (особа, яка збирає і передає інформацію, генерує ідеї);
повідомлення (осмислена ідея, закодована певним чином для адресата);

канал (засіб передавання інформації);

отримувач (особа, група осіб, яким призначена інформація);
зворотний зв'язок (інформація відправнику про те, наскільки правильно інтерпретовано його вихідне послання).

У теорії управління дослідженню комунікаційного процесу приділяється значна увага. Спочатку побутувало уявлення про комунікаційний процес як просте «конвеєрне» передавання інформації. Комунікацію розглядали як односторонню дію (рис. 10.3).

Рис. 10.3. Модель комунікації як дії

Під впливом надбань гуманістичного напряму теорії управління прийшло розуміння того, що на сприйняття інформації отримувачем впливає багато чинників, які залежать від його особистісних характеристик (рівень знань, емоційно-психологічний стан, вік) і від стану середовища передавання інформації (організаційні, технічні перешкоди тощо). Тому відправник мусить впевнитись у тому, що повідомлення сприйнято й осмислено адресатом саме так, як передбачалося. Для цього потрібен зворотний зв'язок, за якого відправник інформації та її отримувач міняються комунікативними ролями. Зворотний зв'язок мінімізує спотворення інформації «шумом» (неуважність співрозмовника, наявність інших джерел інформації, поганий технічний стан каналів зв'язку, специфіка стосунків «керівник—підлеглий» тощо). У даному разі комунікаційний процес розглядається як взаємодія його учасників щодо інформації, якою вони обмінюються.

Комунікаційний процес здійснюється в кілька етапів:

зародження ідеї;
кодування інформації і вибір каналу її передавання;
передавання інформації визначеним способом;
декодування (розшифровування символів відправника мовою отримувача);

здійснення зворотного зв'язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями).

На рис. 10.4. подано модель комунікації як процесу.

Рис. 10.4. Модель комунікації як процесу

Комунікаційний процес починається тоді, коли відправник вирішує повідомити якийсь факт, ідею отримувачу. Ця інформація є важливою для відправника, і він вважає, що її можна використати для досягнення певних цілей, обговоривши це попередньо з іншою зацікавленою людиною. Для цього він так подає інформацію (ідею), щоб вона була своєчасно прийнята отримувачем і дала йому змогу правильно інтерпретувати ситуацію. А це можливо лише в тому разі, коли ідея буде передана у вигляді зручного для сприйняття повідомлення за допомогою такого засобу (каналу), який мінімізує її спотворення, забезпечить потрібну швидкість передавання і дасть змогу без особливих зусиль розкодувати надіслану інформацію.

Комунікаційний процес вважають завершеним, коли отримувач підтвердив своє розуміння інформації відправнику. Для цього здійснюють зворотний зв'язок, у процесі якого з'ясовується, наскільки правильно зрозумів інформацію отримувач..

Комунікація не є одностороннім актом передавання інформації; її мета — розуміння адресатом суті явища, що описується в повідомленні, і спонукання його до певних дій. Тому в організації комунікаційного процесу важливо на кожному його етапі зробити правильний вибір — способу кодування інформації (мова, символ, форма систематизації, звуки, образи тощо), каналу та способу передавання інформації, форми і способів зворотного зв'язку.

10. 4. Способи комунікацій в організації

Комунікації можуть відбуватися різними способами — письмово, усно, невербально. Кожен із них має свої переваги і недоліки, що і зумовлює сфери їх використання.

Письмові комунікації в організації. Це передавання інформації на паперових, магнітних, лазерних носіях. Використовуються за необхідності передати або зафіксувати і зберегти інформацію точно. Найчастіше вдаються до них під час складання планів та звітів, написання доповідей та оформлення оголошень, інформування широкого загалу користувачів інформації, що перебувають поза межами безпосередньої досяжності (довідники, рекламні проспекти, відомчі інформбюлетені, газети тощо). їх перевагами є те, що вони дають змогу ґрунтовно підготувати повідомлення, привести його у відповідність до стандартних вимог (лаконічність, системність викладу, повнота, коректність) і зберігати інформацію протягом тривалого часу. Водночас вони мають суттєві вади: потребують ретельної підготовки і значних витрат часу для написання повідомлення, щоб викладену інформацію адресат сприймав однозначно, саме так, як того хотів відправник; зворотний зв'язок за таких комунікацій уповільнений (якщо в листі є незрозуміла інформація чи помилка, для її з'ясування необхідно кілька днів).

Усні комунікації в організації. Вони передбачають спілкування за допомогою усного мовлення (бесіда зі співрозмовником наодинці, наради, виступи перед аудиторією, телефонні розмови). їх перевагою є економія часу, швидше порозуміння, яке забезпечується інтонацією, гучністю голосу, його емоційним забарвленням.

Інтонація служить індикатором психологічного стану того, хто говорить. Якщо вона повчальна, то в співрозмовника виникає внутрішній протест щодо неї; якщо довірлива — співрозмовник відчуває власну винятковість, що налаштовує його на сприйняття інформації та довіру до неї.

Гучність голосу впливає на увагу слухача. Зокрема, особливий наголос на певному слові означає важливість його для осмислення подальшої інформації.

Емоційне забарвлення голосу свідчить про обурення чи невдоволення людини тим, що відбувається. До цього засобу нерідко вдаються керівники, вказуючи підлеглим на допущені помилки. Однак іноді це спричиняє протилежний бажаному ефект. У деяких випадках підвищення голосу негативно впливає на слухача, погіршуючи взаєморозуміння. На Сході, наприклад, взагалі не прийнято підвищувати голос. Про обурення тут сигналізує перехід на шепіт.

Усні комунікації є доцільними за необхідності швидкого прийняття рішень. Вони забезпечують оперативний зворотний зв'язок. Це зумовлено не лише тим, що усна мова є майже миттєвим перетворенням думок на зрозумілі сигнали, а й тим, що при такій розмові можна уникати зайвих подробиць, особливо коли співрозмовники добре знайомі. У такому разі існує «розуміння з півслова», яке, до того ж, підкріплюється не-вербальними сигналами.

Невербальні (несловесні) комунікації в організації. Це комунікації через міміку, жести, вираз очей тощо, що свідчать про ставлення співрозмовників одне до одного і до інформації, якою вони обмінюються. Вчені встановили, що 55% повідомлень сприймаються через вираз обличчя, пози, жести; 38% — через інтонації голосу і лише 7% — через слова. Невербальні сигнали («мова тіла») можуть багато чого розповісти про внутрішній стан навіть незнайомої людини. Вони посилюють сприйняття співрозмовником почутого, підтверджуючи його достовірність (у разі адекватних символів) або спростовуючи (коли невербальні знаки вказують на обман). Вміле їх використання дає змогу розуміти людей, вести переговори, вирішувати конфлікти, виступати перед аудиторією, викликати довіру тощо.

Так, якщо людина, з якою ви ведете переговори, відхилилась назад, це означає, що рішення її не на вашу користь. Слід терміново задіювати інші аргументи, які підвищили б зацікавленість партнера в позитивному вирішенні питання. Якщо в процесі розмови виникла пауза і співрозмовник кинув погляд на вас — він чекає вашої відповіді. Якщо ж після своєї паузи співрозмовник відвів погляд у бік — це прохання не перебивати його. Погладжування вуха, очей, брів — свідчення напруженого обмірковування отриманої інформації. Отже, знання «мови тіла» необхідне для успішних комунікацій.

Вибираючи спосіб комунікацій, слід зважати на:

— здатність співрозмовника сприймати символи, якими кодується інформація (людина без інженерної підготовки не зрозуміє креслень, їй краще пояснити суть завдання усно);встановлені вимоги до точності відтворення і неоднозначності розуміння інформації (закони, інструкції, правила, накази слід направляти в письмовій формі);

ступінь нагальності ситуації, яка потребує обміну інформацією (якщо інформація потрібна негайно, краще її подавати усно);
здатність вибраного способу у визначений час надати інформацію потрібній кількості адресатів. На п'ятихвилинках, наприклад, керівник усно повідомляє підлеглим, що саме їм потрібно зробити. Якщо йдеться про віддаленість адресатів від джерела інформації, доцільно інформацію надіслати письмово (наприклад, повідомлення акціонерам про час проведення зборів і їх порядок денний);
забезпечення доступності інформації для її сприйняття (доповідь, насичена цифрами, краще сприймається, якщо підсилена допоміжним матеріалом у вигляді графіків, таблиць, плакатів);
дотримання вимог щодо мінімізації витрат на обмін інформацією (якщо всі розпорядження і вказівки будуть оформлені письмово, це спричинить зростання паперових потоків).

Правильний вибір способів комунікації і їх поєднання забезпечує ефективний обмін інформацією, а неправильний — ускладнює спілкування, призводить до непорозумінь, які навіть можуть спричинити конфліктну ситуацію.

10. 5. Комунікаційні канали

Ефективність організаційних комунікацій великою мірою залежить від правильно обраного каналу передавання інформації.

Комунікаційний канал — шлях, яким передається інформація.

Класифікують комунікаційні канали за їх пропускною спроможністю і за придатністю для різних видів повідомлень. За цими ознаками виділяють: фізичну присутність (особистий контакт), інтерактивні канали, особисті статичні канали, знеособлені статичні канали.

Пропускна спроможність каналу — обсяг інформації, який може бути переданий через канал за одну комунікативну сесію (тобто за один прийом).

Вона визначається:

— здатністю опрацьовувати декілька сигналів одночасно;

можливістю здійснювати швидкий двосторонній зв'язок;
здатністю забезпечити особистий підхід до комунікації.

Фізична присутність (особисте спілкування) є найефективнішим каналом, оскільки гарантує пряму взаємодію, передавання багатьох інформаційних сигналів, миттєвий зворотний зв'язок і особистий підхід. Тому переважна більшість керівників надає перевагу особистому спілкуванню під час ділових зустрічей, особливо щодо важливих питань, оскільки обмін думками відбувається не лише на вербальному рівні, а й на емоційному, підсвідомому, що сприяє глибшому і точнішому осмисленню ситуації.

Інтерактивні канали — це спілкування по телефону за допомогою електронних засобів зв'язку. Характеризується прискореним обміном інформацією. Але у цьому разі відсутній особистий контакт, через що з комунікаційного процесу випадає «мова тіла». Тому популярними стають відеоконференції.

Особисті статичні канали — це персональні письмові повідомлення — записки, листи, зауваження. Теж можуть мати особистісну спрямованість, але за їх застосування відсутній швидкий зворотний зв'язок.

До знеособлених комунікаційних каналів належать звіти, бюлетені тощо. Вони мають найменшу пропускну спроможність і не забезпечують ніякого зворотного зв'язку.

О
Найменш місткий канал

тже, кожен комунікаційний канал має свої переваги й недоліки і, залежно від обставин, може бути ефективним або ні (рис. 10.5).

Найбільш місткий канал

Фізична присутність

(контакт ві-на-віч)

Інтерактивні канали

(телефон, електронні засоби інформації)

Особисті стратегічні канали (записки, листи)

Без особисті стратегічні канали (звіти, бюлетні)

Рис. 10.5. Класифікація комунікаційних каналів за пропускною спроможністю і придатністю для різних

Повідомлень

Вибір каналу залежить від того, яким є повідомлення — звичайним, рутинним, чи нестандартним, складним. Звичайні повідомлення містять багато різних даних або просто закріплюють у письмовій формі те, про що вже є усна домовленість. Такі повідомлення можна передавати через менш місткі канали. Письмові комунікації доцільні й тоді, коли інформація є офіційною або коли учасники комунікації віддалені один від одного на значні відстані. Нестандартні повідомлення, як правило, є неоднозначними і можуть бути неправильно сприйняті. Часто їх передають за форс-мажорних обставин, тому слід обирати наймісткіші канали.

10.6. Особливості міжособистісних комунікацій і умови їх ефективного здійснення

Більшість внутрішніх організаційних комунікацій є міжособистісними.

Міжособистісні комунікації — спілкування працівників організації між собою з приводу визначення цілей, розподілу завдань, обговорення способів виконання роботи, розв'язання проблем, коригування дій, призначення винагород тощо.

Міжособистісні комунікації поділяють на комунікації між двома індивідами; комунікації між індивідом і групою; комунікації всередині групи (багатоканальні комунікації).

За комунікацій між двома індивідами обидві сторони виступають відправниками й адресатами інформації. Каналом передавання інформації є голос (звук) чи погляд (жест), а зворотним зв'язком — відповідь кожного з учасників цієї комунікації.

Комунікації між індивідом та групою виникають, коли одна особа (доповідач) доводить певну інформацію до значного кола інших осіб (слухачів). Наприклад, виступ на засіданні, конференції, в лекційній аудиторії. Комунікаційні канали можуть бути ті ж, що й за першого виду, але підвищується гучність голосу, стає активнішою жестикуляція. Можуть використовуватися візуальні засоби (плакати, презентаційна техніка: проектори, комп'ютери, короткі фільми тощо). Особливістю цих комунікацій є поганий зворотний зв'язок, що ускладнює передавання інформації. Велика аудиторія, зазвичай, мало реагує на слова доповідача, сприймаючи їх формально, тому йому треба докладати більше зусиль для доведення змісту інформації до слухачів і одержання їх підтримки.

Цей вид комунікацій потребує попередньої підготовки. Доповідач має дотримуватись певних вимог:

не ховатися за трибуну, налаштуватися на конкретну аудиторію і відразу налагодити з нею контакт;
підготувати короткі тези доповіді й користуватися ними, коли потрібно навести цифри, процитувати чиюсь думку тощо;
вміти користуватися мікрофоном так, щоб він не підсилював огріхи мови;

дивитися на аудиторію;
говорити виразно;
використовувати багату лексику;

зацікавити слухачів через їх мотивацію до інформації, яку повідомляєте;
навчитися тримати паузу, щоб наголосити на важливому, узагальнити, зробити несподівані висновки;

поєднувати слово із жестом;
змінювати темп мовлення;
не бути «педантично-систематично-повчальним»;

пам'ятати, що увагу аудиторії легко тримати тільки перші 15 хвилин; тому необхідно мати в запасі цікаві історії і вміти доречно вклинювати їх у промову;
не розвивати детально другорядних думок, оскільки не вистачить часу для головних;

не зловживати цифрами;
менше говорити про себе.

Комунікації всередині групи виникають, коли невелика кількість осіб збирається разом з певною метою (наприклад, для реалізації якогось проекту створюють групу, в яку відбирають потрібних фахівців з різних функціональних відділів фірми). У невеликій групі (до 10—12 осіб) (такі групи при злагодженій роботі учасників часто називають «командами») кожен її учасник має однакові шанси взяти участь в обговоренні, бути почутим і взаємодіяти з іншими. Тому передавання інформації може здійснюватися одночасно у різних напрямах. Це може ускладнювати її сприйняття і спричиняти непорозуміння. Робота в групі передбачає відповідні навички спілкування — здатність своєчасно зробити паузу, висловлюючи власну точку зору, щоб почути контраргументи опонента; терпимість до недоліків інших лю

дей; вміння підлаштуватися під їх спосіб мислення тощо. Тому для забезпечення ефективної роботи групи слід при її формуванні ретельно проаналізувати здатність людей працювати разом.

Отже, взаємодія працівників організації здійснюється із застосуванням різних видів комунікацій. Вибір менеджером адекватного ситуації виду створює учасникам комунікаційного процесу сприятливі умови для ефективного обміну інформацією.

10.7. Комунікаційні мережі

Інформаційне забезпечення процесу управління повинно здійснюватися за добре налагодженою системою. Тільки за цієї умови менеджери своєчасно отримуватимуть інформацію, необхідну для прийняття управлінських рішень. Залежно від того, які відомості є ключовими для менеджера, як часто і з яких джерел вони йому надходитимуть, а також від того, кому надсилатиметься опрацьована інформація, він створює відповідну комунікаційну мережу.

Комунікаційна мережа — сукупність джерел та каналів надходження і поширення інформації, створеної суб'єктом управління для прийняття обгрунтованих рішень і доведення їх до виконавців.

Учасниками комунікаційної мережі є: особа, яка приймає рішення; виконавці, які беруть участь у його

підготовці та реалізації, надають інформацію про хід реалізації та чинники, що впливають на рішення. Оскільки дії з підготовки, прийняття і реалізації рішення потребують постійних контактів, тобто «командної» роботи, то такі мережі ще називають «командними комунікаціями».

Комунікаційні мережі поділяють на дві групи, які різняться ступенем централізації надходження і поширення інформації:

централізовані мережі (вирішення проблем і прийняття рішень передбачає взаємодію з одним і тим самим співробітником);
децентралізовані мережі (члени команди вільно спілкуються між собою, однаковою мірою опрацьовують інформацію і приймають узгоджені рішення).

Обидві групи командних комунікаційних мереж передбачають передавання інформації за певними комунікативними схемами (рис. 2.7).

Комунікативна схема — усталена послідовність обміну інформацією між членами команди (робочої групи).

У межах централізованої комунікаційної мережі виділяють такі комунікативні схеми (рис. 2.7 (а)):

колесо — всі інформаційні потоки проходять через одну центральну особу (лідера);
«У» — менш централізована; до лідера наближені дві особи, які можуть виконувати роль радників чи джерел інформації.

У межах децентралізованої мережі виокремлюють такі комунікативні схеми (рис. 2.7 (б)):

коло — рівномірний потік інформації між усіма членами команди, лідер відсутній, мережа неорганізована, нестійка, але активна;
«всі канали» — прямий доступ до інформації всіх учасників команди; усі беруть однакову участь в обговоренні; груповий лідер не має надмірної влади.

Ефективність обох груп комунікаційних мереж залежить від того, якого змісту завдання вирішують команди. Зокрема, централізовані мережі ефективні при вирішенні простих завдань: працівники команди просто передають інформацію лідерові, який приймає рішення. Наприклад, при контролі за виконанням виробничої програми цеху інформація від майстрів чи начальників дільниць надходить до начальника цеху, який і приймає рішення щодо коригування календар них планів у разі виникнення «вузьких місць».

а) централізаційні комунікаційні мережі

б) децентралізовані комунікаційні мережі

Рис. 2.7. Схеми комунікаційних мереж робочої групи

Тут комунікації здійснюються за схемою «колесо». За схемою «¥» часто працюють керівники малих підприємств. Наприклад, для прийняття рішення щодо розширення виробництва директору фірми необхідні консультації фінансового менеджера або головного бухгалтера (щодо фінансових можливостей фірми) і комерційного директора (щодо ринкової кон'юнктури).

У децентралізованих мережах інформація «обходить» усіх членів команди доти, доки хтось із працівників не збере її і не знайде рішення. Це уповільнює вирішення простих завдань. А за проблемних ситуацій децентралізовані мережі працюють швидше, ніж централізовані, оскільки інформація доступна всій команді й кожен працівник бере активну участь у прийнятті рішення. Тому, наприклад, мережі типу «всі канали» доцільно використовувати для розроблення стратегічних рішень, коли лідеру необхідні консультації всіх ключових осіб фірми та провідних фахівців. Мережа «коло» придатніша для вирішення взаємопов'язаних завдань, коли інформація, отримана від однієї особи, служить відправною точкою для наступного етапу робіт і завершення інформаційного ланцюжка є підставою для наступного витка робіт, які потребують висновків попередньої роботи (наприклад, при розробленні нового продукту).

Ефективний менеджер має використовувати не лише формальні, а й неформальні канали передавання інформації, які роблять її чіткішою та достовірнішою.

Неформальні комунікаційні мережі також мають певну логічну структуру. Найвідоміші з них — мережі «зустрічі з народом» і «виноградна лоза».

Комунікаційну мережу «зустріч з народом» почали широко застосовувати в колишньому СРСР у 80-ті роки XX ст., коли від усіх керівників вимагали «більше демократії». Хоча ці зустрічі мали явно демонстраційний характер, але поступово увійшли в практику управління, оскільки виявилися корисними. «Зустрічі з народом» доцільно застосовувати, наприклад, перед прийняттям рішення, коли для керівника важливо, як на це рішення відреагують підлеглі. Якщо реакція всіх однозначно негативна, то рішення повертають на доопрацювання.

Ефективними вони є і за умови, коли керівництво відчуває, що йому не надають повної інформації про стан справ у фірмі, відфільтровуючи ту її частину, яка може змінити уявлення вищого менеджменту про реальний стан справ.

Комунікаційна мережа «виноградна лоза» існує в кожній організації і допомагає її працівникам вгамувати інформаційний «голод». Цією мережею спонтанно поширюються чутки щодо стану справ у фірмі. Мережа активізується в період організаційних змін або за умов погіршення економічної ситуації. Як правило, активними у ній є лише декілька осіб. Найпоширеніші її схеми зображено на рис. 2.8.

У простому ланцюжку одна людина повідомляє якісь новини багатьом іншим. У кластерному (лат. сіавзіз — розряд, група) ланцюжку інформацію передають декілька осіб. Чим менша кількість «передавальних ланок», тим точніша інформація.

Простий ланцюжок Кластерний ланцюжок

(один співробітник передає (кілька осіб передають

інформацію багатьом) інформацію кільком іншим)

Рис. 2.8. Різні схеми «виноградної лози»

Часто менеджери негативно ставляться до мереж «виноградної лози», вважаючи, що вони поширюють неправдиві чутки. Але це помилкове уявлення. Чутки поширюються тоді, коли офіційні канали комунікації закриті. Отже, вище керівництво мусить розумно керувати комунікаціями, особливо у кризові періоди, щоб «лозу» не сприймали як єдине джерело достовірної інформації.

Blog

Східноукраїнський національний університет

Содержание