А. В. Юрченко исследование систем управления Учебно-методическое пособие

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Тема 6. Планирование, организация, технология и эффективность исследования систем управления. Диагностика систем управления

Программа и план исследования

Планирование исследования необходимо для расчета и определения организационных характеристик его проведения (формирование групп, установление функций, обязанностей, ответственности, взаимодействий и пр.), распределения используемых ресурсов в организационном и временном пространстве, ограничения времени, определения последовательности проведения исследовательских работ (этапов исследования), установления точек и методов контроля.

Любое исследование начинается с составления его программы. Программа исследований — это комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, используемые ресурсы, а также предполагаемый результат.

Программа разрабатывается на основе определения и осознания цели се развития организации (фирмы, корпорации, предприятия, офиса и пр.), определения проблем ее развития, выделения решающих проблем, продвигающих развитие к цели кратчайшим путем. Программа должна давать ясный ответ на вопросы; зачем необходимо проводить исследование, что исследовать и какими средствами и методами. Она должна содержать обоснование актуальности и важности проблемы как предмета исследования, раскрывать ее общее содержание и роль относительно других проблем, необходимые условия для успешного решения проблемы (финансирование, кадровое печение, организационные условия, временные ограничения и пр.).

Программа, как правило, состоит из следующих разделов: 1) цель проведения исследований; 2) содержание проблемы, ее актуальность и важность; 3) рабочая гипотеза решения проблемы в процессе исследования; 4) обеспечение исследования ресурсами (ничего нельзя сделать, не имея ничего) и 5) предполагаемый результат и эффективность исследования.

Очень близким к этому понятию является понятие плана. Иногда их вообще отождествляют. Но часто видят различие в назначении и практическом использовании, как программы, так и плана. Программу рассматривают как средство достижения цели, форму ее конкретизации, а план — как организующий фактор последовательного движения к цели.

План исследования — это комплекс показателей, отражающих связь и последовательность ключевых мероприятий (действий, акций и пр.), ведущих к полной реализации программы и разрешению проблемы.

План представляет собой организационную конкретизацию программы исследования и соединяет содержание проблемы с организационными возможностями и вариантами ее практического решения.

Не всякая проблема исследования может решаться последовательно и успешно этап за этапом. В процессах се решения могут возникать возмущающие факторы, непредвиденные ситуации и обстоятельства. Они влияют на выполнение плана, иногда заставляют оперативно корректировать его, бывают случаи, когда план вообще может быть разрушен. Поэтому по сложным проблемам исследования бывает полезно разрабатывать алгоритм исследования, который позволяет предусматривать возможные возвратные операции при неудачных решениях или непредвиденных трудностях, быстро находить адрес таких возвратов.

Алгоритм — это технология решения проблемы, предусматривающая не только последовательность и параллельность различных операций, но и возможности их неудачи, поиск новых путей решения проблемы в рамках данной программы, корректировку содержательного взаимодействия проблем.

В этом случае составляется гибкий план исследований, учитывающий его алгоритм, в котором, в свою очередь, находит отражение сложность и неординарность проблемы. В плане такого типа указываются не жесткие, а нормативные величины сроков выполнения различных работ, имеются дополнительные пункты согласования и оценки результатов.

В реальной практике не всегда проведению исследования предшествуют разделенные процедуры составления программы, алгоритма и плана исследования, хотя это очень полезно дня обеспечения эффективности исследования.

Но возможно и совмещение этих процедур, оформление их в одном документе. Однако надо стремиться к тому, чтобы требования составления программы, разработки алгоритма и расчета плана исследования были выдержаны и учтены в полной мере.

Основными принципами планирования исследования можно назвать следующие (см. схему 15):

1. Принцип конкретности формулирования заданий. План должен состоять из заданий, которые необходимо формулировать предельно конкретно и ясно. Они не должны требовать дополнительных разъяснений и уточнений. По крайней мере, к этому следует стремиться.

2. Принцип организационной значительности. План должен соответствовать существующей организации деятельности исследовательских групп или вносить заранее разработанные новые организационные формы, необходимые для его успешного выполнения.

3. Принцип соизмеренной и рассчитанной трудоемкости. Исследование — это работа специалистов, которая может быть выполнена успешно только тогда, когда задания соответствуют определенной трудоемкости их выполнения.

4. Принцип интеграции деятельности. План должен учитывать необходимость взаимодействия различных исполнителей и подразделений, стать фактором объединения их работы, исключать, по возможности, дублирование и конфликтные ситуации.

5. Принцип контролируемости. Все задания, показатели плана должны отвечать потребностям контроля его исполнения, и система контроля должна быть заложена в план. Не следует включать в план положения, которые трудно контролировать.

6. Принцип ответственности. Как правило, план включает графу ответственных за выполнение его положений или заданий лиц, подразделений. Не должно быть в плане заданий, не имеющих адреса и исполнителя.

7. Принцип реальности. План не может содержать заданий желательных, но маловероятных для исполнения. Реальность выполнения заданий плана должна оцениваться наличием ресурсов, расчетами времени, квалификацией исследователей, использованием опыта аналогичных работ, возможностями организации деятельности, наличием соответствующей техники и пр.

8. Принцип временной определенности.

Разработка плана исследований является важным фактором успеха. Она требует особого внимания. Управление является сложной областью исследования. Здесь в большей мере, чем где-либо действуют факторы амбициозности, дозирования информации, привычки к власти, круговой поруки.

Организация исследования: условия, требования, виды

Организация исследования — это система регламентов, нормативов, инструкций, определяющих порядок его проведения, т. е. распределяет функций, обязанностей, ответственности и полномочий на выполнение исследовательских работ. Организация исследования определяет дифференциацию и интеграцию деятельности исследователей или отдельных исследовательских групп. В ней находят свое отражение распределение и комбинат ресурсов по времени, видам работ, кадрам, проблемам.

Существуют различные формы организации. В каждом конкретном случае приходится выбирать, какой из видов может оказаться наиболее приемлемым или наиболее эффективным.

1. Увеличение нагрузки персонала дополнительными обязанностями исследовательской работы. Такие исследования возможны в том случае, ли у персонала управления есть резервы времени и его исследовательский потенциал достаточно высок. Тогда необходимо провести соответствующие консультации, организовать систему контроля и мотивации, организовать координацию деятельности по этим заданиям. Можно организовать конкурс проектов и дополнительную оплату труда. Возможна добровольная или обязательная форма.

2. Создание специализированных групп из наиболее творческой и активной части персонала с освобождением участников этих групп на определенное время от основной работы.

3. Приглашение консалтинговых фирм на договорной основе и представление им организационных и информационных возможностей дл проведения исследования и разработки соответствующих рекомендаций.

4. Создание собственных консультационных, а лучше образовательно-исследовательских структур в системе управления, позволяющих, совместить повышение профессионализма персонала с развитием исследований и обеспечением их необходимого качества.

5. Консультирование.

6. Возможна комбинация этих форм, и во многих случаях она оказывается весьма полезной и эффективной. Например, создание творческих коллективов, состоящая как из собственных работников, так и из приглашенных специалистов консультационной фирмы. При этом очень важно учитывать (и здесь часто возникают сложности) социально-психологические моменты формирования таких коллективов.

Вообще в исследовании управления и в управлении такими исследованиями возникает много проблем, к решению которых надо быть готовыми. Это проблемы полномочий на организацию наблюдений, тестирования, социометрического анализа и пр., проблемы предоставления и поиска необходимой информации, которую не всегда работники стремятся открыть и предоставить, проблема обеспечения соответствующих условий, административного вмешательства в рабочий процесс исследуемого объекта, которое должно быть минимальным, проблема доверия и влияния па социально-психологическую атмосферу работы. Исследования управления не должны нарушать порядок и ритм нормального функционирования системы управления.

Все эти вопросы должны быть заранее продуманы при планировании и построении организации исследования.

Технология исследования систем управления

Любое исследование является организованным процессом. В основе его организации лежит определенная технологическая схема, которая отражает последовательность и комбинацию использования методов исследования.

Технология — это вариант рационального построения процесса исследования. Например, строительство дома предполагает сначала возведение фундамента, потом самого здания и на заключительном этапе — крыши. Это процесс строительства, отражающий содержание и особенность этого вида деятельности. Но технология строительства может быть разнообразной в рамках этого процесса. Если дом большой, то можно сделать сначала фундамент его селекции и начать возводить стены, параллельно заготавливать элементы крыши. Все зависит от распределения ресурсов и выбора варианта их использования. Но можно не приступать к возведению стен, пока полностью не закончатся работы с фундаментом.

Процесс всегда отражает объективные этапы выполнения работы, технология — это вариант рационального выполнения работ.

В зависимости от характера исследуемой проблемы, а также конкретных условий, таких как время, ресурсы, квалификация, острота проблемы и технологические схемы могут быть различными. Поэтому важно выбирать эффективные технологические схемы или конструировать их по реальным потребностям и условиям.

Наиболее простой, элементарной технологией является линейная технология. Она заключается в последовательном проведении исследований по этапам постановки проблемы, формулировке задач ее решения, выборе методов исследовании, проведения анализа и поиске позитивных решений, экспериментальной проверке решения, если она возможна, разработке инноваций.

Каждый из этапов характеризуется оригинальным набором методов исследования и временными ограничениями. Это и определяет успех проведения исследования.

Такая технология может быть весьма эффективной в случае решения сравнительно простых исследовательских проблем. В практике не всегда удается построить технологическую схему так прямолинейно и последовательно. На каждом из этапов могут возникнуть новые проблемы или затруднения, которые заставят вернуться к предыдущему этапу и скорректировать его работы. Например, может оказаться, что проблема определена недостаточно глубоко, появилась необходимость рассмотреть ее в новом ракурсе или не полностью выявлены альтернативы использования методов исследования, возникла необходимость привлечения новых ресурсов для обеспечения качества исследования и т. д.

Все это заставляет возвращаться к пройденным этапам, корректировать уже проведенные исследовательские работы. Так возникает новый тип технологии исследования — тип циклического исследования. Он характеризуется возвратами к пройденным этапам, повторению пройденного для обеспечения надежности результатов.

Многие схемы рациональных технологий предполагают возможность параллельного выполнения работ или операций. В технологии исследования такой подход также существует. Например, по сложным, комплексным проблемам можно выполнять отдельные исследовательские работы параллельно. Более того, в некоторых случаях это оказывается просто необходимым. Это экономит время, позволяет более эффективно использовать персонал, повышает компетентность и производительность деятельности.

Это технологии рационального разветвления деятельности. Рациональность ее заключается не только в разделении исследования по аспектам проблемы или функциям ее решения, но и в проведении по некоторым видам проблем одинаковых непараллельных исследований. Ведь исследование — это всегда поиск неизвестного, нового, необычного. В этом поиске возможны разные пути и стратегии и осуществление различных стратегий позволяет найти наилучший результат.

Во многих случаях это может быть не столько разветвление, сколько действительно параллельное исследование. Для сложных проблем это вовсе не является пустой тратой средств и ресурсов.

Бывают проблемы в исследовании, решение которых трудно представить заранее в определенной технологической схеме, трудно предвидеть, какие этапы необходимы для определения окончательного результата и вообще существует ли он по этой проблеме.

В этом случае используются технологии адаптивного типа. Суть их заключается в последовательной корректировке технологической схемы по мере проведения каждого из этапов исследования. Это технология по сопутствующей проблеме: что делать дальше, что можно сделать в этой ситуации? Каждый этап в этой технологической схеме оценивается по его результатам и эта оценка необходима для определения нового этапа.

Технологическая схема исследования не может не учитывать конкретных целей его проведения. Такими целями могут быть пели кардинального решения проблемы (достижение кардинальных изменений) или цели частичного решения проблемы (достижение частичных изменений), цели получения новых знаний и развития образования служащих, повышения их интеллектуального потенциала или цели разработки программы нововведений.

По целям частичных изменений используется технология последовательных изменений качества деятельности. Она построена на оценке существующего качества управления (управленческой деятельности) и поиске непринципиальных, незначительных, но реальных изменений качества. Такая технология позволяет проводить исследования при незначительных ресурсах, избегать рисков инноваций, повысить надежность преобразований.

В области исследования существуют и технологии случайного поиска. На первом этапе такой технологии не предполагается много внимания уделять постановке проблемы, ее выбору, обоснованию. Берется любая проблема и на ее основе проводится исследование по смежным проблемам, устанавливаются связи, заполняется решениями "поле проблем", определяется, таким образом, траектория развития. Она и показывает главную проблему, на которой необходимо сосредоточить внимание.

Наиболее эффективно эта технология реализуются в диверсифицированных методах исследования — мозговой штурм, синектика и др.

Можно назвать и еще одну технологию исследования, это технология критериальной корректировки. Суть ее заключается в том, что при подготовке исследования разрабатывается не сама технологическая схема, а комплекс критериев ее возможной корректировки при проведении исследования.

Если мы получим такой-то результат, тогда будем делать то-то; если не получим, то вернемся к предыдущему этапу или какому-либо другому и продолжим поиск от него. Эта технологическая схема часто называется алгоритмом исследования. Она предполагает оперативное управление технологией и широко используется в автоматизации некоторых расчетных и аналитических работ.

Выбор технологических схем проведения исследования способствует повышению его эффективности. Технология исследования в значительной мере отражает искусство исследователя. Конечно, надо знать, какие схемы существуют и какие из них наиболее приемлемы в тех или иных условиях. Но оценка условий, характера проблемы, возможностей использования ресурс зависит от исследователя, его знаний, опыта и способностей к исследовательской деятельности.

3.1. Консультирование как форма организации исследования систем управления

Одной из форм организации и проведения исследований систем управления является консультационная деятельность.

Консультация — это форма услуги, человеку или фирме (организации), предоставляемой с целью объяснения ситуаций и решения, связанных с ними проблем.

Консультационная деятельность в сфере управления широко распространена во многих зарубежных странах. Это связано с нарастающим усложнением управления, потребностями профессионального решения возникающих проблем, возрастающего количества факторов эффективного управления.

В методологическом отношении консультирование может быть полезным как средство оценки ситуаций при помощи взгляда со стороны, независимых суждений. В научном плане это явление можно назвать известным принципом внешнего дополнения, который позволяет увидеть и оценить то, что невозможно увидеть с внутренних позиций.

Консультации опираются не только па опыт и знания, но и на проведение конкретных и специализированных исследований. Такие исследования, как правило, бывают весьма эффективными, потому что, во-первых, они опираются на богатый, обобщенный и проверенный опыт консультантов; во-вторых, осуществляются специалистами в определенных областях знаний и практических проблем; в-третьих, проводятся по определенным программам, вносящим в эту работу необходимую организационную четкость и ответственность.

Существуют консультационные фирмы, специализирующиеся на определенных видах консультационной деятельности, имеющие в ней авторитет и достижения, располагающие методиками. Они проводят исследование на договорной основе и разрабатывают комплекс рекомендаций.

Технологически эта работа включает следующие этапы: при получении заказа специалисты проводят общее знакомство с фирмой, оценивают ее потребности в консультациях, выбирают форму консультационной работы и заключают договор на ее проведение, осуществляют диагностику управления фирмой, разрабатывают рекомендации и консультационные предложения, проводят мониторинг их реализации.

Консультационная фирма в сотрудничестве с заказчиком формирует исследовательскую группу, с учетом характера исследуемых проблем, организацию проведения исследования, объема работ. Очень часто консультанты выступают в роли экспертов или арбитров. Но главной их задачей является все-таки разработка вариантов совершенствования управления.

Существуют внешние и внутренние консультанты. Нередко возникают такие потребности в консультационной деятельности, которые нерационально реализовывать, привлекая внешних консультантов. Это происходит в случае небольшого объема исследовательской работы, высоких цен использования внешних консультантов, опасения открытия информации о состоянии фирмы, недоверия консультационной фирме и пр. В этих случаях используются внутренние консультанты. Многие фирмы даже организуют подготовку таких консультантов.

Внутренними консультантами могут быть наиболее опытные работники из персонала управления, прошедшие специальную подготовку и способные квалифицированно провести диагностику ситуации, а также разработать практически ценные рекомендации по развитию управления или решению какой-либо проблемы. Как правило, отбор таких консультантов делается на конкурсной основе, с использованием тестирования. Они работают либо по заявкам, либо по специальным заданиям. Главными факторами успеха их деятельности является объективность и профессионализм, опыт и знания, авторитет и независимость.

Практика внутреннего консультирования имеет большое значение в реализации инновационного менеджмента, обучения персонала, распространении позитивного опыта, формирования атмосферы поиска новых подходов к управлению и форм его организации.

Могут быть различные виды консультационно-исследовательской деятельности. Кроме разделения их на внешнее и внутреннее консультирование можно выделить различные его виды по степени и формам вмешательства в процессы управления (см. схему 16).

Можно исследовать управление по поставленной проблеме и, не вмешиваясь в процесс управления, используя только возможности наблюдений, изучения существующих документов, информацию об аналогичных ситуациях в подобных фирмах и условиях. На этой основе разрабатывать рекомендации и в дальнейшем предлагать их для практической реализации персоналом управления.

Но могут быть исследования и с активным вмешательством в процессы управления: проведение экспериментов, социометрических обследований, социологических опросов, тестирований и пр. Такие исследования построены на конструктивном сотрудничестве исследователя и персонала управления. В этом случае исследователь становится как бы руководителем исследовательской группы, в которую входит весь персонал управления. Такое исследование нуждается в специальных и хорошо продуманных организационных формах. Оно имеет, помимо всего прочего, и обучающий эффект.

3.2. Образовательно-исследовательские структуры в системе управления

Организация исследования предполагает не только упорядочение исследовательских групп, но и подготовку исследователей, и корректировку действий менеджеров по исследовательским функциям.

Каждый человек имеет определенные способности к исследовательской работе. Организация управления должна предусматривать раскрытие и реализацию этих способностей, но вместе с тем она должна и мотивировать развитие. Такое мотивирование осуществляется не только через требование к менеджеру, но и через создание, с одной стороны, условий для проявления реализации этих способностей, с другой — развитие их посредством регулярных образовательных программ, программ подготовки исследователей.

Для того чтобы быть хорошим исследователем, недостаточно иметь определенные способности к этому виду деятельности, надо обладать приемами эффективного исследования. Способности должны быть усилены и систематизированы специальным обучением.

Но можно ли научить исследованию? Не является ли оно прерогативой вдохновения, особых качеств человека?

В любом деле необходимо соединение таланта с мастерством его реализации. Первый должен не только быть, но и развиваться соответствующим образом, мастерство должно прийти в процессе обучения, освоения предмета деятельности. Это присуще любой деятельности, в том числе и исследовательской. Вдохновение надо уметь вызывать, но при этом надо и уметь его использовать. Вот почему подготовка исследователей становится важной, актуальной проблемой современного менеджмента. Во многих крупных фирмах за рубежом, а сегодня и в России имеются свои образовательные подразделения, которые предназначены не только для профессиональной подготовки менеджеров, но и для развития в них исследовательских способностей, для превращения их в творческих личностей.

Такие задачи должны согласовываться и с программами обучения. Это должны быть особые программы, ориентированные не столько на получение знаний и навыков, сколько на мотивировании поиска решений по наиболее сложным проблемам, развитие гибкого, вариативного мышления, формирование установок на факторы развития, с какими бы проблемами не приходилось сталкиваться.

В современной практике управления часто подготовка исследователей совмещается с профессиональной исследовательской деятельностью. Можно ее осуществлять в отрыве от практической управленческой деятельности, но можно ее соединить с практическим управлением, "вмонтировать" в действующую организацию управления. Это очень хорошо вписывается в идеи и практику стратегического и инновационного менеджмента. Так формируется новый тип менеджмента — обучающий менеджмент. Его особенность заключается в том, что он преследует цели не только принятия эффективных решений в реальной практике управления, но и использования всех процессов разработки решений для образования и целенаправленной подготовки менеджеров. Это новые технологии управления, которые должны в будущем получить большое развитие.

Сегодня можно сказать, что не каждый менеджер учится на ошибках и промахах и уже тем более не каждый учиться на успехах и достижениях. Многие полагают, что успех — это естественный результат их профессиональной работы. Но и при успехах может быть анализ упущенных возможностей, факторов их достижения, возникавших барьеров. Все это можно использовать как материал для образования и исследовательской подготовки. Надо учить исследовать не только ситуации-проблемы, требующие управленческих решений, но и ситуации — последствия, требующие осмысления управленческих решений. Так возникают представления о тенденциях развития — реальных, возможных и объективных.

Эффективность исследования систем управления: факторы и принципы обеспечения

Эффективность исследования одна из его основных характеристик. Эффективность исследования — это определение или нахождение такого варианта проведения исследования, который кратчайшим путем ведет к успеху. Но это определение можно дополнить более точным. Эффективность исследования — это одна из его характеристик, которая показывает как соотносятся затраты усилий (или ресурсов) на его проведение и результат (или степень достижения цели).

Все факторы, определяющие эффективность исследования, можно рассмотреть в двух группах: факторы исследовательского потенциала управления и принципы его использования (см. схему 17).

Понятие исследовательского потенциала управления отражает возможности использования ресурсов и достижения поставленных целей. Ведь наличие необходимых ресурсов еще не ведет автоматически к эффективности. Использование ресурсов зависит и от их структуры, доступности, цели, по которой используются ресурсы, мотивации их рационального использования и пр. Все это в совокупности характеризует понятие исследовательского потенциала. Его величина и качество, его реализация также определяют достижение эффективности.

Все факторы, характеризующие исследовательский потенциал управления, можно представить по трем группам: факторы методологической готовности, факторы наличия и структуры ресурсов и факторы организационных возможностей.

Методологическая готовность проявляется в наличии цели и миссии исследования. Здесь большое значение имеют обоснованность цели, научный подход к ее формулированию и постановке, понимание и приятие цели исследовательской группой или вообще всем коллективом фирмы, интеграционными свойствами цели.

Миссия исследования рассматривается как доминанта его проведения, обеспечивающая последовательное движение к цели. Она помогает выбрать ограничения в движении к цели и приоритеты на каждом из этапов этого движения. Миссия должна отвечать на вопрос: зачем проводиться исследование, позволяет ли реальность достичь цель?

Методологическая готовность определяется также концепцией развития фирмы, разработанной по цели и миссии. Это комплекс положений, отражающих тенденции развития. Концепция теснейшим образом связана с целью и миссией, ибо включает в себя и то и другое, кроме того, характеризует их конкретизацию, определяет ключевые положения программы исследования.

Большое значение имеет также опыт исследования. Систематическое проведение исследовательской работы способствует накоплению такого опыта и повышает потенциал эффективности исследовательской деятельности. Опыт экономит время, оберегает от ошибок и облегчает многие операции.

Многие виды исследования зависят от информационной базы его проведения. Чтобы увидеть динамику процессов развития, проводить сравнительный анализ, определять тенденции, выбирать наиболее удачные решения, надо иметь необходимое количество накопленной информации. Эта потребность стимулирует систематическое проведение исследования.

Невозможно провести исследование, не пользуясь той или иной методикой моделирования и оценок процессов или явлений. Но методики бывают различными. Какими из них обладают и пользуются исследователи или менеджер, как разрабатываются собственные методики — это тоже характеризует методологический потенциал исследования.

Наконец, следует указать и на возможности использования необходимых методов исследования. Эти возможности определяются их доступностью, наличием соответствующих технических средств, квалификацией исследователей.

Факторы методологической готовности действуют не только в определенном наборе и совокупности, но и в их соотношении и системности.

Следующая группа факторов исследовательского потенциала — наличие и использование ресурсов.

Любое исследование нуждается в ресурсах. Необходимы ресурсы персонала, экономические, материально-технические, информационные, ресурсы времени. Можно также говорить и о ресурсах фактологических. Они отражают наличие необходимых фактов, возможностей их систематизации. Информационные и фактологические ресурсы исследования являются взаимодополняющими. В исследовании необходимы различные ресурсы и в определенном их соотношении. Ресурсы могут и должны быть взаимозаменяемыми, но до определенных пределов.

Исследовательский потенциал управления включает в себя и организационные возможности его проведения. Они проявляются в наличии необходимой организационной культуры и типа организации. Важную роль также играет позитивный и негативный организационный опыт, позволяющий успешно выбрать тип организации и организовать исследование.

Всякая организация имеет определенную инфраструктуру, которая также влияет на проведение исследования.

Следует здесь назвать и такой фактор, как интеллектуальный потенциал менеджера или исследователя. Его можно отнести и к ресурсам и к методологической готовности, но он также играет важную роль в реализации организационных возможностей. Организация исследования — это организация интеллектуальной деятельности, и она определяется в значительной мере интеллектуальным потенциалом исследователя.

Эффективность исследования в значительной мере зависит от принципов его построения и осуществления. Определим необходимые понятия. Принцип — это правило, которому следуют при осуществлении той или иной деятельность (см. схему 18).

Среди принципов следует назвать, прежде всего, принцип объективности. Согласно этому принципу, любое исследование должно искать объективные факторы, связи, зависимости. Это определяет успех исследования. Но использование данного принципа вовсе не означает, что надо исключать все субъективное. Многое в исследовании определяется интуицией, ее необъяснимым влиянием на поведение человека, на поиск истины. Принцип объективности это принцип соизмерения, сопоставления факторов с объективной реальностью, это возвращение к объективному в конечном результате размышлений, анализа идей, мыслей и позиций. Объективность — это маяк и критерий исследовательской деятельности, система доказательства и оценок.

Принцип системности — это принцип поиска и определения связей, целостности, сопоставления свойств, нахождения границ внутренней и внешней среды. Почему этот принцип определяет эффективность? Потому что он позволяет концентрировать исследования на сущности, главном, оценивать связи, разграничивать их на внешние и внутренние, понимать свойство, как проявление целого в одном случае и как проявление отдельного — в другом.

Принцип последовательности требует проведения исследования по определенной, заранее разработанной технологии. "Слона можно съесть только по частям" — гласит восточная мудрость, которая образно может характеризовать этот принцип. В использовании этого принципа большое значение имеет ответ на вопрос: с чего начать и как двигаться к результату.

Принцип целеустремленности означает, что любое исследование должно иметь вполне определенную цель. Исследование — это не только разрешение возникшей проблемы, но и определение, к какой цели может вести это разрешение, в какой мере оно способствует достижению цели. Цель определяет выбор решений и последовательность их разработки, цель интегрирует деятельность в самых сложных ее вариантах: многоаспектность, совместное исследование, разветвленность исследования, сложность проблемы и т.д.

Принцип "обгонять, не догоняя". Иной вариант образного представления этого принципа формулируется как "не открывать велосипед". Любое исследование необходимо строить на достигнутом, не тратить время и усилия, на повторные решения, идти вперед, опираясь на известное и проверенное.

Этот принцип может восприниматься неоднозначно. В исследованиях иногда бывает очень полезно усомниться в известном, проверить его новыми способами. Иногда именно это может быть импульсом для возникновения новых подходов, продолжения исследования, мотивации идей. Все зависит от характера проблемы. Поэтому данный принцип надо дополнить принципом исследовательского сомнения. Это не скептицизм, мешающий в поиске нового, это оценка существующего по новым критериям объективности, точности, полезности. Ведь развитие науки — это не только возникновение новых научных положений, но и новых методов анализа, оценки, уточнения, дополнения, конкретизации. Поэтому сомневаться исследователю полезно, но нельзя всю его деятельность свести к сомнениям. Она должна строиться на поиске нового. Сомнения должны сочетаться с движением мысли вперед.

Принцип свободы мышления, который определяет необходимость снятия ограничений в полете мысли, фантазии, воображения, идей.

Принцип управления мышлением. Как и всякий процесс, мышление должно быть не спорадическим и стихийным, а управляемым процессом, в каких бы масштабах и формах оно не осуществлялось. Это может быть управление процессом индивидуального мышления или процессом групповой мыслительной деятельности. Это правило ведет к эффективности исследования.

Конечно, исследовательская деятельность — это творчество, проявление которого зависит не только от хорошо организованной работы, но и от вдохновения, которым, казалось бы, невозможно управлять. Но ведь нельзя исключать мотивирование вдохновения, обеспечение его направленности, создание благоприятной обстановки для его проявления. А это есть уже управление.

Как и всякая деятельность, исследование строится на использовании определенных ресурсов, величина и структура которых в значительной мере определяют его эффективность. Ресурсы нельзя использовать бездумно, но и, стремясь получить необходимый результат, нельзя бездумно ограничивать исследования в необходимых ресурсах. Отсюда возникает важный принцип гибкой экономии ресурсов. Почему гибкой? Потому что в некоторых исследованиях заранее очень трудно предусмотреть и рассчитать достаточно точно, сколько ресурсов понадобится для достижения необходимого результата. Поэтому расчет ресурсов надо делать с запасом, понимая, что и результат исследования не всегда достаточно предсказуем. Иногда он может быть значительнее ожидаемого. Тогда и при перерасходовании ресурсов эффективность исследования будет все равно высокой.

Принцип качественной и количественной определенности исследования. Он заключается в том, что, по возможности, исследования надо проводить, опираясь на количественные измерители параметров, показатели, но при этом не терять качество изучаемых явлений, т. е. совокупность тех свойств, которые определяют их суть и особенности.

Принцип фактологического обеспечения исследования, который заключается в том, что исследование необходимо строить на фактах и отбирать факты соответствующим образом. В этом основа и объективности исследования, и его успешности, а в конечном итоге и эффективности.

Принцип реализации креативного образования менеджера, которое формируется в образовательных процессах, закрепляется и проявляется в практической деятельности и развивается в процессах исследования.

Принцип опоры на исследовательское мышление менеджера, развитие которого должно мотивироваться в практике управления и в проведении исследования. Исследование преследует цель не только найти удачное решений проблемы, но и научить менеджера мыслить эффективно, исследовательски, инновационно.

И еще один принцип следует добавить к этому перечню — принцип трудоемкости. Суть его заключается в том, что всякое исследование должно быть рассчитано по трудоемкости его проведения. От этого зависит и его организация, и рациональное использование всех ресурсов, а, следовательно, и эффективность.

Диагностика системы управления организации

Проблема совершенствования управления предприятиями, их функционирования в настоящее время обусловлена переходом к современной концепции менеджмента. Переход и становление рыночной экономики требует резкого поворота к интенсификации производства, переориентации предприятий на первоочередное и полное использование качественных факторов экономического роста, что может обеспечить рациональная система менеджмента, разрешение накопившихся проблем компании.

Совершенствование деятельности компании (фирмы, предприятия) требует организации специальных исследований, при которых разрабатываются не только методы сбора и обработки информации для подготовки решений, но и способы, процедуры и правила проведения самого исследования. В качестве основы здесь применяется методология системного анализа.

Диагностика существующего положения дел в компании, существующей системы управления, связана со сбором и обработкой информации по различным аспектам менеджмента, таким как организационная структура, управленческие кадры, методы принятия решений и пр., с рассмотрением всех внешних и внутренних связей и процессов компании.

Организационная диагностика рассматривается как исследовательская деятельность, направленная на установление, анализ и оценку проблем развития и повышения эффективности системы менеджмента организации и выявление главных направлений их решений. Диагностика является первым этапом процесса совершенствования управления, в результате которого определяются и формулируются задачи, подлежащие выполнению в ходе разработки и реализации комплекса конкретных мероприятий.

Цель диагностики – формирование общего представления о предприятии и определение направлений углубленных исследований. Методика анализа ориентируется на выявление проблем и узких мест в системе управления. Диагностика дает установление зависимостей между проблемами дает ответ на вопрос: "С чего начать решение проблем?". На основе диагностики консультант дает собственные рекомендации, оказывает методическую помощь сотрудникам организации в решении проблем в виде групповой работы, деловой игры или аналитического семинара.

Своеобразие диагностики состоит в том, что, с одной стороны, уже в начале исследования она позволяет обнаружить проблемы и выбрать основные направления целесообразных углубленных обследований, наметить меры по совершенствованию управления и соответствующую программу действий; с другой стороны, по завершении всего комплекса исследований можно проверить выдвинутую на начальном этапе диагностическую гипотезу, сформировать окончательное мнение об имеющихся проблемах в области менеджмента и конкретизировать пути их решения с учетом особенностей данной организации и ее внешней среды.

Для этого следует получить достаточный объем информации о резервах и возможностях развития фирмы.

Наиболее важная информация может быть получена при обследовании либо производственного процесса (если речь идет о производственном промышленном предприятии), либо делового процесса функционирования компании: так, недостатки могут быть выявлены в виде отклонений от заданного качества, нарушений ритмичности и пр. При этом выделяются наиболее существенные факторы или узкие места системы управления, и оценивается их влияние на конечный результат и главную цель предприятия. Исследуются различные документальные источники, внешняя среда, затем проводится анкетирование и интервьюирование персонала.

На практике используется и такой подход, при котором первоначально организуется коллективная диагностика в форме учебы руководителей предприятия, в ходе которой фиксируются основные проблемы в системе менеджмента, далее исследуются другие источники информации и после этого проводится серия интервью с работниками, тесно связанными с выявленными проблемами. Перечень вопросов, необходимых для диагностики, вытекает из сущности выявленных проблем, внутренних и внешних причин их возникновения.

Методика проведения диагностического обследования предусматривает ряд последовательных процедур, позволяющих получить достоверную информацию о проблемах развития компании. Диагностика затрагивает все подсистемы организации - маркетинг, производства, финансы, реклама, кадры.

Диагностика начинается и проводится в полном объеме как целевая деятельность консультанта, а затем диагностика проводится в режиме постоянного мониторинга, который отслеживает текущие изменения в организации по сравнению с начальным ее положением.

В то же время этап диагностики может быть самодостаточным - в том случае, когда консультант предоставляет клиенту свой взгляд «со стороны» на состояние дел в организации, и клиент дальше самостоятельно использует полученную им информацию.

Диагностика состояния организации включает в себя:

выявление и структуризацию существующих и потенциальных проблем организации;
выявление текущих возможностей и скрытых резервов организации.

К основным диагностируемым аспектам компании относятся:

финансово-экономический (структура финансовых потоков, структура затрат и прибылей, положение на рынке и т.д.);
организационно-производственный (система бизнес-процессов, функционально-организационная структура, структура и состояние технологий производства);
социально-психологический (психологический климат организации, корпоративна культура, система стимулирования и мотивации, степень готовности персонала к проведению преобразований и т.д.).

Диагностика – очень важный этап консалтинговой работы с организацией. В ходе процесса диагностики:

консультант знакомится с организацией, получает информацию, которая в дальнейшем становится отправной точкой для выработки комплекса решений и комплекса мер воздействия на организацию, поэтому диагностика проводится комплексно по всем аспектам;
клиент получает «взгляд со стороны» на собственную организацию, его представления о природе и взаимосвязях организационных проблем углубляются и приобретают систематичность;
идет процесс взаимного знакомства и «притирки» консультанта и клиента;

консультант делает первоначальные «прикидки», какие методы он будет применять в работе с организацией и каким образом;
начинается поиск «агентов преобразования» в организации – факторов, людей – которые максимально влияют на организационные процессы и которые можно использовать для процесса организационных преобразований;
в этот же момент начинает формироваться так называемая «команда проекта» - команда людей, призванных помогать как консультанту в его работе (предоставлять информацию, обсуждать проблемы, согласовывать единую точку зрения и единый подход), так и своей организации – быть «проводниками» нового понимания, новых идей, технологий, взаимоотношений внутри компании; сглаживать возможные возникающие негативные реакции на проводимые преобразования.

Результатом диагностики является:

аналитическое заключение, включающее:

содержательную формулировку и описание (сущность, причины, место возникновения, глубина, актуальность) значимых проблем, иерархию (дерево) проблем, взаимовлияния проблем;
содержательную формулировку и описание возможностей и сильных сторон организации, их влияние и ориентировочные пути использования;
системно-целостную картину состояния организации, которая является основой для разработки вариантов и принятия управленческих решений, с целью комплексного решения проблем и использования возможностей организации.

новое, более глубокое осознание состояния организации ее персоналом, и, в первую очередь, руководящими работниками и командой проекта.

Алгоритм диагностического обследования можно представить в виде следующих этапов:

предварительное интервьюирование руководства фирмы;
подготовка сотрудников к восприятию идей рационализации и участию в работе по разрешению проблемы;
анализ итогов предварительного интервью, подготовка к анкетированию и интервьюированию сотрудников;
анкетирование;
детальное интервьюирование;
предварительный анализ собранной информации и сбор недостающих материалов;
углубленный анализ диагностической информации, выработка и сопоставление предложений по разрешению проблемы.

Выбор метода обследования определяется его целями, а также особенностью объекта изучения и этапа диагностического процесса. Рассмотрим некоторые существующие методы диагностики состояния объекта (фирмы, компании, предприятия), применяемые консультантами в ходе своей работы.

Экспресс-обследование. Основными целями экспресс-обследования являются:

знакомство с предприятием клиента;
точное определение области охвата полномасштабного проекта и выявление его рисков;
согласование проектных стандартов и формирование совместной проектной команды;
разработка плана-графика и точное определение цены проекта.

Когда экспресс-обследование не предусматривается условиями договора, соответствующие работы консультанту все равно приходится выполнять позже, но риски, как для клиента, так и для консультанта возрастают.

Итак, по окончании экспресс-обследования и клиенту и консультанту должны быть полностью ясны цели и задачи проекта, осуществимость проекта должна вытекать из состава проектной команды и плана-графика, должны быть сформулированы риски проекта и предложены конкретные меры по их минимизации.

Теоретически, если на этом этапе выясняется, что продолжение работ потребует чрезмерных затрат (временных или финансовых), проект может быть остановлен, но практически, такая ситуация возникает редко, поскольку удается совместными усилиями так ограничить проблему, чтобы затраты не выходили за допустимые пределы.

В ходе экспресс-обследования консультант должен стремиться к тому, чтобы выйти на уровень первых лиц компании, принимающих решения о продолжении работ. Важно убедить руководство в том, что развитие проекта будет обусловлено только реальными потребностями бизнеса.

Иногда бывает, что постановка задачи подменяется ее решением, причем решение предлагается на чисто техническом уровне. Задача консультанта – вернуться к исходной постановке задачи, которая лежит на бизнес-уровне.

Рассмотрим методику экспресс-диагностики для полномасштабного консультационного проекта. Проект разбивается на три части:

1. Анализ ситуации “как есть”;

2. Построение ситуации “как должно быть”;

3. Разработка “плана перехода” от первой ко второй части.

1. Анализ ситуации “как есть”. Основные цели этапа:

выявление, но не разработка бизнес-целей и стратегий компании;
декомпозиция бизнес-целей;
выявление и декомпозиция критических факторов успеха;
идентификация и описание критических (т.е. реализующих критические факторы успеха) бизнес-процессов;
описание системы показателей эффективности деятельности предприятия и связь их с критическими бизнес-процессами;
анализ практики подготовки управленческой отчетности;
анализ практики выполнения работ по созданию информационных систем (стратегия информатизации);
анализ существующих информационных систем и информационных потоков;
документирование и систематизация требований к информационной системе предприятия;
анализ ограничений на процесс создания информационной системы предприятия;
анализ собственных информационных ресурсов предприятия.

Анализ ситуации “как есть” требует обязательного участия специалистов клиента. Желательно, чтобы соотношение специалистов клиента и консультантов составляло примерно 1:1. Основная трудность на этом этапе – добиться реальной заинтересованности сотрудников клиента в выполнении проекта. Здесь хорошо работают зарубежные консалтинговые методики, предусматривающие специальные средства, позволяющие эффективно организовать совместную работу.

По окончании этого этапа, как правило, заинтересованность клиента в проекте резко возрастает. Причина этого заключается в том, что клиент впервые видит документ, где представлены результаты комплексного анализа его предприятия независимым консультантом. Это заставляет клиента многое переосмыслить и более внимательно прислушаться к тому, что говорит консультант. Вместе с тем, этот этап для консультанта является наиболее трудоемким и ответственным, потому что здесь закладывается фундамент для будущих выводов о его работе, о возможном будущем сотрудничестве.

Зарубежные методики проведения анализа “как есть”, как правило, узкоспециализированы, т.е. ориентированы на совершенно определенный тип проекта. В российских условиях свести всю консалтинговую деятельность к нескольким типовым проектам не удается. Более того, часто приходится включать в проект такие “нестандартные” работы как организация тендера, разработка новых форм документов и т.п., которые в западных методиках вообще не относятся к сфере консалтинга.

2. Построение ситуации “как должно быть”. Задача этого этапа – разработка для клиента целевой ситуации базе требований, собранных на предыдущем этапе. Наиболее трудная проблема здесь - отделить задачи, связанные с непосредственно областью консультирования, от задач, имеющих управленческий характер. Нужно четко дать понять клиенту, что за решение управленческих задач консультант, специализирующийся на конкретной области, браться не может. Клиент не должен думать, что возможно решать сложные управленческие задачи «попутно» с разрешением ситуации в проблемной области.

Но иногда на практике бывают случаи, когда разрешение специализированной проблемы компании рассматривается как средство решения управленческих задач, т.е. решение специализированной проблемы должно принудить людей работать “правильно”. В настоящее время это распространенный подход, который тоже имеет право на существование. При этом ответственность консультанта за результат возрастает – здесь консультанту необходимо строго определить границы своей ответственности, взаимодействуя с топ-менеджментом клиента и, возможно, отказываясь от работ, результат которых труднопредсказуем.

3. Разработка плана перехода. Под планом перехода понимается план, включающий весь комплекс работ по достижению целевого состояния клиента.

Точно определить план перехода можно только по согласованию с клиентом. План перехода может включать и работы чисто управленческого характера: подготовку приказов и распоряжений, организацию у клиента новых подразделений с определенными функциями и т.п. Вообще говоря, консультант не обязательно должен участвовать во всех этих работах, но должен нести свою долю ответственности за выполнение этого плана. План перехода, таким образом, может реализовываться как последовательность проектов, упорядоченных в соответствии с бизнес-целями клиента и увязанных с текущими работами по разрешению проблемы.

Для клиента желательна ситуация, когда есть выбор между несколькими планами перехода, но это увеличивает нагрузку на консультанта и усложняет его задачу; с другой стороны, в том случае, когда консультант не может однозначно выбрать оптимальный план, он имеет возможность предоставить окончательный выбор клиенту.

В идеальном случае в плане перехода должны быть также определены затраты на реализацию каждого проекта; это вносит дополнительные трудности для консультанта, поскольку затраты на решение управленческих задач прогнозировать практически невозможно.

Blog

А. В. Юрченко исследование систем управления Учебно-методическое пособие

Содержание