Документ: информационный анализ

  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   14

виды документальных материалов — книги, корреспонденция и даже почтовые марки. Прошоз на 2000-й год в области научной информации: 2 млрд. страниц научных изданий (в том числе приблизительно 30 млн. страниц по биологии и почти столько же по химии) [159, 192, 206]; ежегодные ассигнования на научную информацию во всем мире приблизятся к 1 млрд. долл. [210, 241].

Такие перспективы, естлствен-но, не могут не волновать спе­циалистов. По известным словам Дж. Бернала, «во многих об­ластях создается такое положение, когда по сути дела легче от­крыть новый факт или создать новую теорию, чем удостоверить­ся, что они еще не были созданы или выведены» [60]. По мнению экономистов, скоро мы будем тратить еще больше времени на дублирование тех работ, о существовании которых не знали, или же усиленно заниматься поисками информации, не оставляя до­статочно времени на проведение новых исследований. Полага­ют, что из-за дублирования работ тратится впустую до 85% времени ученых и инженеров [189], причем по этой и другим причинам к. п. д. труда инженерных работников вообще не пре­вышает 10% [60]. Многие специалисты стали нелестно называть библиотеки и архивы складами листованного целлюлозного сырья. При этом они считают, что беда состоит не в том, что пи­шется слишком много деловых бумаг и печатается много лите­ратуры, а в том, что людям приходится читать не самое главное, в то время как до них не доходит материал, с которым важно ознакомиться [109].

Обрисованное положение заставляет обратиться к анализу режима работников умственного труда. Было подсчитано, что ученые-химики почти 45% рабочего времени тратят на сбор ин­формации и только 6% —на обдумывание и обработку получае­мых данных [203]; при этом, не удовлетворяясь существующим положением в области документации, они в 40% случаев пред­почитают личные контакты, чем знакомство с литературой [136]. У руководителей научных лабораторий США на информацион­ные процессы тратится в целом 28% рабочего времени, в СССР у начальников отделов НИИ и КБ — 42%, начальников секто­ров— 29%, руководителей групп — 27% [136]. До введения ав­томатизации и механизации в административном управлении в начале 60-х годов в США на бесполезную, «бумажную» работу тратили 600 млн. долл. ежегодно [19]. Во всех высокоразвитых странах угрожающе растут штаты канцелярских служащих (8—10% к занятым в народном хозяйстве [75]) и никакие во­люнтаристские действия не в состоянии приостановить этот процесс.

В связи с этим возникает ряд важных вопросов: каково должно быть оптимальное соотношение между различными ин­формационными процессами (письмо, чтение, разговор, коллек­тивные встречи) у различных категорий работников умственно­го труда, каково значение организации и механизации в их ра­боте и какова во всем этом роль носителей информации— до­кументов?

0.2. Проблема документа

С повышением роли информации стал быстро эволюциониро­вать более старый термин документ. Он возник от латинского слова documentum (доказательство, поучительный пример) и был введен в русский язык Петром I, который перевел это сло­во как «письменное свидетельство» [37]. Таким образом, с са­мого начала документы имели сугубо правовое значение и к ним причислялись разные деловые бумаги, имеющие юридичес­кую силу. В «Энциклопедическом словаре» Ф. Павленко (СПб., 1913) мы читаем: «Документ—1) всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь или выполнение каких-либо обязанностей, 2) вообще всякое письменное доказательство». Постепенно это понятие распространилось на все «важные деловые бумаги» (Толковый словарь живого великорусского языка. М., 1956, т. 1) и приобрело два дополнительных оттенка: узкий, бытовой (пас­порт, удостоверение личности) и широкий, публицистический (исторический документ). В «Малой советской энциклопедии» 1959 г. (т. 3) впервые из документов (в «праве») были выделе­ны «служебные документы» (приказы, инструкции), а в «Боль­шой советской энциклопедии» 1962 г. (т. 15) появился само­стоятельный термин: «Документ счетный — документ, слу­жащий основанием для осуществления хозяйственных дей­ствий... и последующих бухгалтерских записей...» — в отличие от государственно-правовых, административно-правовых, су- дебно-правовых, «земельно-правовых и финансово-правовых до­кументов.

С развитием техники, особенно вычислительной техники и ки­бернетики, появились новые типы материальных носителей ин­формации: перфокарты, перфоленты, магнитные записи, фото­графии, некоторые из которых приняли на себя функции адми­нистративных, финансовых, научных документов. Поэтому поня­тие «документ» стихийно еще более расширилось. При этом de facto стали считать документами и всю печатную информацию (публикации): книги, журналы, брошюры и пр. В 1964 г. в «Терминологическом словаре по теории и практике научной ин­формации» впервые появилось такое определение: «Документ — материальный объект, содержащий информацию в закреплен­ном виде». Дальнейшие толкования и уточнения [37,90,91,113] позволяют дать следующее окончательное определение доку­мента как любого материального носителя с закрепленной ин­формацией на любом языке и любым способом.

¹ Еще в 1951 г. С. Брие на вопрос: можно ли назвать доку­ментом звезду, является л и документом камень в канаве, живой зверь — документ или нет?—отвечала: «Нет. Но докумен­тами являются фотографии и каталоги звезд, образцы в минера­логическом музее и животные, занесенные в реестр и выстав­ленные в зоопарке» [170]. Ее определение документа — это любые зафиксированные знания, которые могут быть использо­ваны для справок, изучения и доказательства. і Такое столь широкое толкование включает в состав документ­ных фондов не только архивы и библиотеки, но также музеи и выставки. Но специалисты в своей работе еще- не могут охва­тить столь широкий диапазон.

Характерным примером при рассмотрении данного вопроса являются машинные перфокарты, которые сначала получили распространение только как удобный способ фиксации проме­жуточных и окончательных результатов в сложных вычислитель­ных процессах. Со временем в вычислительных центрах и на ма­шинно-счетных станциях стали накапливаться огромные архивы таких перфокарт, которые явочным порядком приобрели значе­ние документов, если не штучно, то в совокупностях. Еще позже на перфокарты стали часто наносить многочисленные цифровые данные о тех или иных объектах, подвергая их последующей вы­числительной обработке, и в ряде случаев такие перфокарты ста­ли гыполнять роль не вторичных, а первичных документов — сче­тов, нарядов, ордеров, чеков, учетных карт. Поэтому на вопрос: какую перфокарту не формально, а фактически следует считать документом? — можно ответить: ту, которая является достаточ­но емкой (в информационном отношении), долговечной и ценной, чтобы подвергаться достаточно продолжительным процессам об­работки— хранению, поиску, дублированию, передаче и т. п.

Проблема документа продолжает волновать нас еще в од­ном— юридическом отношении. Существует мого нерешенных вопросов: права первичных документов на новых носителях, права копий документов на новых носителях и связанные с этим вопросы хранения и уничтожения подлинников [249], ответст­венность ЭВМ за правильность автоматически составленной до­кументации [190], а также стандартизация .форм и методов об­работки 'документов в связи с их обращением во многих пере­крывающихся информационных системах [37].

0.3. Науки об информации и документах

Существует много теоретических и прикладных дисциплин, специализирующихся на изучении различных форм информа- 1 ции и документов в том смысле, как это мы понимаем сейчас.

С появлением первых книг произошло разделение сфер до- кументационной деятельности: делопроизводства и архивного

дела, с одной стороны, и издательского и библиотечного дела, с другой. Образовавшаяся брешь впоследствии еще более рас­ширилась, когда публикуемые и непубликуемые источники ин­формации получили разные правовые статуты, а благодаря раз­витию полиграфии резко увеличились тиражи изданий: и книга, и журнал стали практически доступными для всех. Позже на базе названных прикладных дисциплин образовались теорети­ческие дисциплины — документоведение, архивоведение, книго­ведение, библиотековедение, каждая из которых создала свои особые методы, традиции и, если можно так сказать, собствен­ное мировоззрение. Разница между ними еще более усилилась, когда делопроизводство стали рассматривать как отрасль ад­министративного управления [75], архивисты испытали силь­ный крен в сторону исторической науки (в первую очередь нуж­дающейся в архивах) [138], книговеды подчинили свою дея­тельность в основном задачам полиграфии [39], а библиотечные работники занялись просветительской деятельностью, сконцен­трировав свое внимание на массовых библиотеках [20]v

Поэтому, когда после второй мировой войны стали возникать многочисленные органы вторичной научно-технической информа­ции, чтобы перекинуть хотя какой-либо мост между теми, кто издает и собирает литературу, и теми, кто этой литературой пользуется, ни одна из перечисленных дисциплин не претендо­вала на эту новую сферу. Понадобилось создать новую дисци­плину, которую за рубежом стали называть документацией [123, 169, 223], а в нашей стране — научно-технической инфор­мацией и затем — информатикой [91, 136]. Естественно, что ин­формационные работники и документалисты, не отягощенные традициями, охотнее используют достижения науки и техники — автоматики, вычислительной техники и кибернетики — и в этих областях оказываются лучше подготовленными хотя бы мораль­но. чем обычные библиотечные работники.

Разделить сферы влияния библиотек и органов научно-техни­ческой информации оказалось не так-то легко. Эту ситуацию очень хорошо обрисовал Дж. Шира в статье «Библиотекари про­тив машин» [246]: «Библиотекари по традиции имеют гумани­тарное образование, поэтому они отнеслись с недоверием к ав­томатизации и были обеспокоены нашествием документалистов и информаторов. Вначале они сделали вид, что ничего этого не существует, затем выступили с рациональными, логическими опровержениями и, наконец, начали апеллировать к чувствам». Автор следующим образом пытается объяснить их консерва­тизм: «Библиотекари очень хорошо знают, как делать то, что они делают, но они никогда не интересовались тем, почему они делают именно так, а не иначе». «Вот почему резкий рост вы­пуска литературы и трудности, связанные с ее использованием, а также все растущая зависимость прогресса науки от уже на­копленных знаний застали библиотекарей без профессиональной

базы, совершенно не подготовленных к принятию новой техни­ки... несмотря на тот очевидный факт, что хранение и поиск за­регистрированных сведений являлись единственной в своем роде обязанностью библиотекарей на протяжении многих столетий». В другой статье Дж. Шира [152] старается примирить одних и других. Он подчеркивает, что «информационная наука не проти­вопоставлена библиотечному делу, наоборот, она является естественным, союзником, и как библиотекарь не должен отвер­гать нового духовного родственника, так и специалистам по ин­формации не следует питать недоверие к библиотекарям».

В настоящее время происходит оживленная дискуссия отно­сительно значений терминов «документация» и «информация» [228]. Характерно, что основанный в 1895 г. в Брюсселе Между­народный институт библиографии был переименован в 1931 г. в Международный институт документации, Американский инсти­тут документации с 1968 г. стал именоваться Американским обществом научной информации. Дж. Шира считает [261], что документация — теория библиотековедения с более полным ис­пользованием информации, записанной на разных носителях, новых средств анализа, организации и поиска информации. По мнению А. И. Михайлова, А. И. Черного и Р. С. Гиляревского [91], нужно поставить знак равенства между документацией, научной информацией и предложенным ими термином «инфор­матика» Ч При этом Международная федерация документации предполагает, что документация должна охватывать всю теку­щую информацию, тогда как сфера деятельности библиотек — информация ретроспективная [223]. Другое определение, пред­ложенное названной федерацией: «Документация есть собра- •ние, классификация и распространение документов любого характера во всех областях деятельности человека» [228]. Такой широкий взгляд нашел сторонников на Международном симпо­зиуме стран— членов СЭВ по теоретическим основам информа­ции [136], которые считают, что информатика — наука об ин­формации вообще и, поскольку любой документ может стать объ­ектом научного исследования, он попадает тем самым в сферу информатики.

Однако нельзя игнорировать тот факт, что в дискуссии не участвуют документоведы и архивисты, а также специалисты в области кибернетики и вычислительной техники, занимающиеся как документальной, так и недокументальной информацией — биологической, измерительной, вычислительной, научной, куль­турной, экономической.

В связи с последним необходимо, чтобы не только библиоте­кари и научно-технические информаторы, но и работники адми­нистративных органов, архивов и музеев, специалисты по ки-

¹ Во Франции и некоторых других странах информатикой называют отрасль кибернетики, занимающуюся вопросами обработки информации на ЭВМ.

бернетике, вычислительной технике, полиграфии, связи, мате­матике, экономисты, социологи и психологи вместе пришли и общей методологии и общей технической политике при совер­шенствовании государственной системы документации [37].

По-видимому, всем ясно сейчас следующее: науки об общих свойствах информации в самом широком смысле еще не сущест­вует и, может быть, термин «информатика» подходил бы для этой науки больше всего; вполне правомочно говорить о станов­лении научной дисциплины, занимающейся всеми сферами ин­формационной деятельности ученого, в том числе и недокумен­тальными процессами (творчество, информационная гигиена и режим, методология эксперимента, повышение эффективности научных встреч) [21]; и, наконец, в информации существует ещг один — чисто документальный — подход, односторонне захваты­вающий все сферы информационной жизни общества (не только науку) и трактующий понятие «документ» в самом широком смысле.

Уместно сказать, какие идеи и технические возможности пре­доставляет нам кибернетика — наука об оптимальном управле­нии природными, общественными и машинными системами [13, 30, 61, 62]. Благодаря кибернетике понятие «информация» при­обрело более глубокий смысл и возведено в ранг философской категории, как материя, сознание и энергия [15, 41, 147]. При­менительно к процессу передачи по каналам связи К. Шеннон разработал статистическую теорию информации [125], но толь­ко сейчас стала очевидной необходимость создания теории ин­формации в самом широком смысле относительно и других процессов' (хранение, поиск, сбор,'чтение, преобразование, за­пись). Широкое развитие системного подхода связано с кибер­нетикой [101, 158], и новая дисциплина —системотехника, осно­ванная на теории больших систем,— с полным основанием может считаться одним из ответвлений кибернетики.

Структурное изучение информации в кибернетических систе­мах производится на разных уровнях: простейших сигналов, вы­числительных операций, знаков текста (семиотика) и документов Ідокументалистика). Документальный подход в кибернетике начал развиваться относительно недавно [92]. Он возник на ос­нове изучения свойств и областей применения разных типов перфокарт. Несомненная 'заслуга документалистики — доказа­тельство, что значение перфокарт выходит далеко за рамки остроумной запатентованной игрушки и что разные типы перфо­карт вместе с другими подобными носителями информации — перфолентами, фотографическими микрокартами и микрофиль­мами и магнитными формами памяти — представляют в сово­купности новый матричный тип документов, обеспечивающий их автоматическую обработку и многоаспектный поиск. По послед­ним определениям [37], документалистика считается отраслью кибернетики, оптимизирующей документальные системы и тесно взаимодействующей с такими дисциплинами, как документове- дение и научная организация умственного труда [97]. В области науки документалистика кроме научной информации непосред­ственно контактирует с науковедением [33, 95, 102, 145] и воз никшей на базе ее наукометрией [93].

0.4. Новые специальности: информационные работники и документалисты

Постепенно прошло то время, когда считалось, что любой гра­мотный человек может работать в канцелярии, а любой образо­ванный человек — быть библиотекарем. Нужны специалисты и специальное образование, чтобы хорошо организовать на пред­приятии или в учреждении всю информационную и документа- ционную работу [18]. Эта работа может осуществляться в трех взаимосвязанных аспектах: чисто информационном (информа­ционный режим, связь, организация деловых контактов, сбор, обработка и распределение внешней и внутренней информации), чисто документационном (организация всего докуменгационного хозяйства, включая бухгалтерские и административные бумаги, научно-технические планы, отчеты, книги и журналы) и только технико-информационном (ОНТИ плюс научно-техническая библиотека) [239]. Специалистов первого профиля обычно называют информационными работниками в широком смысле, второго — документалистами и третьего-Зтехинформаторами.

Необходимость широкого, документального подхода объяс­няется, в частности, тем, что каждый профессионал Щ ученый, инженер, администратор — в напряженной информационной об­становке современности не в состоянии осуществлять все тре­буемые от него функции. Если обязанности двух' специалистов распределить так, чтобы один выполнял только практическую, а другой — только документационную работу, то в результате производительность их труда резко возрастет.

В обязанности документалиста входит [37]:

1. Изучение и упорядочение документных потоков в админи­стративной системе с точки зрения мощности, возможных пере­крытий, трудоемкости составления и обработки документов.
   
2. В связи с этим внедрение новых, в том числе матрич­ных, форм документов и новых методов их составления и меха-- низированной обработки.
   
3. Разработка и внедрение механизированных и автоматизи­рованных систем поиска и переработки информации.
   
4. Сбор литературы по данной отрасли знания, смежным от­раслям и межотраслевым проблемам, изучение и обработка ее для более удобного использования потребителем.
   
5. Информирование последнего о технических и научных но­винках в его области, при этом не дожидаясь запроса, свое­временно (не раньше и не позже, чем это необходимо) и в наи­более удобной форме.
   
6. Выдача справок научного, технического и методического характера и ведение соответствующих экспертиз.
   
7. Помощь производственникам в оформлении текущей доку­ментации; ответственность за распространение полученной ин­формации вне предприятия.
   

Подбор кадров документалистов и информационных работ­ников производится по следующим направлениям: 1) повышение квалификации работников традиционных специальностей — биб­лиотекарей, архивистов; 2) выдвижение опытных производствен­ников— научных работников и инженеров, которые фактически получают .новую специальность; 3) привлечение из других отрас­лей научных работников и инженеров, имеющих опыт информа­ционной и документационной работы; 4) привлечение высококва­лифицированных мастеров и инженеров по вычислительной технике, связи, копировально-множительным и микрофоторепро- дукционным процессам.

При выполнении этой задачи часто возникают трудности не только организационного плана, ибо в нашей стране фактически не готовят не только документалистов, но даже работников научных библиотек.

Московский историко-архивный институт выпускает специалистов по де­лопроизводству и архивоведению с некоторыми знаниями основ документа­листики, Московский полиграфический институт — редакционных работников и специалистов по книготорговле. Кадры библиотечных работников массового профиля готовят институты культуры, и только Кафедра библиотековедения и научно-технической информации Вильнюсского государственного универси­тета пытается удовлетворить огромные нужды в работниках научных библи­отек. Повышение квалификации- путем организации семинаров по научно-тех­нической информации осуществляет Всесоюзный институт научной и техни­ческой информации, а по документалистике — Научный совет по комплексной проблеме «Кибернетика» АН СССР (Комиссия по документалистике). Дис­сертантам, представляющим свои работы в перечисленные организации, за­прещается преступать рамки данного информационного профиля, а защита диссертационных работ по отраслевому принципу также связана с трудно­стями, так как ученые советы считают себя некомпетентными в информаци­онных проблемах.

Финансовые трудности возникают при установлении для ин­формационной службы статута равноправного производственного или исследовательского подразделения с соответствующим штатным расписанием и фондом заработной платы. Здесь оте­чественный опыт уже существует: в штате информационного центра такого НИИ, во многом выполняющего функции научной библиотеки, имеются старшие и младшие научные сотрудники, инженеры и техники, высококвалифицированные мастера по точ­ным приборам, и лаборанты.

Действенный эффект в научном и промышленном производ­стве информационная (документационная) служба приносит лишь в том случае, если администрация института будет выде­л ять для нее до 10% своего бюджета, или от V20 Jfj V10 ассигно­ваний на заводоуправление, в зависимости от удельного веса проводимых разработок [37].

■Возглавлять такую службу должен опытный документалист в ранге од­ного из заместителей директора или главного инженера [18, 19], который смог бы взять на себя всю долю ответственности, право на определенную ломку традиций и довести начатые преобразования до конца. В одном из руководств дана характеристика такого руководителя; им становится обычно приглашаемый со стороны консультант, либо член ведомственной комиссия, изучающий вопросы совершенствования административно-управленческого аппарата: «Этот человек обладает парадоксальной коллекцией характерных черт, ядро которых составляет небольшой запас лени, заставляющей его вы­думывать самые замысловатые идеи, направленные на то, чтобы избежать работы путем переложения ее на машины. В то же время он должен быть достаточно честолюбивым для того, чтобы усиленно работать самому в целях достижения этой задачи». «Его реакция на любую деятельность и события должна выражаться в большом непосредственном «почему?» Он должен задавать себе вопрос, почему составляется отчет и почему его не получает большее или меньшее количество людей. Он должен интересоваться, почему данная машина используется слишком часто или слишком редко». «Он дол­жен уметь не соглашаться, не будучи неприятным. Он всегда должен быть способным воспринимать новые идеи, но не давать им уводить себя в сто­рону [75]».

Если работа не начинаегся на пустом месте, руководитель сразу должен приступить к главному и самому трудному: объе­динению разрозненных и мало связанных друг с другом служб — библиотеки, БНТИ, канцелярии, архива, машинописного бюро, фотолаборатории и, может быть, телефонного узла и радио­узла— в единую систему под эгидой лаборатории НОТ или одного из названных подразделений, проявившего себя в данной ситуации как менее консервативное.