Организация закупочной деятельности промышленного предприятия (на примере ОАО "ГМС Насосы")
Дипломная работа - Маркетинг
Другие дипломы по предмету Маркетинг
(правила проведения закупок).
Иногда в положение о закупках включается и раздел, регламентирующий деятельность конкурсной комиссии:
8. Конкурсная комиссия (регламент ее работы).
. Заключительные положения (увязка положения о закупках с принятыми ранее документами, процедура вступления его в силу и т. п.).
В Приложении 2 приведен пример подобного документа, предлагаемый для отдела закупок ОАО ГМС Насосы.
Регламент проведения закупок.
Регламент проведения закупок описывает работу и порядок взаимодействия подразделений заказчика, участвующих в закупке, и механизм принятия всех решения.
Образно говоря, если положение о закупках задает стратегию закупок, то регламент отвечает за тактику. Положение описывает, какой способ закупки в каком случае применяется, и как происходит выбор контрагента. Регламент задает порядок взаимодействия подразделений заказчика в ходе закупки, иллюстрация приводится в нижеследующей таблице 3.
Таблица 3. - Сравнительная характеристика предлагаемого положения и регламента закупок для ОАО
ГМС Насосы
Положение о закупках ОАО ГМС НасосыРегламент закупок ОАО ГМС НасосыГлава 4. Способы закупок и условия их использования 4.5. Условия использования закупок из одного источника 4.5.1. Компания может проводить закупки из одного источника, когда: требуемая продукция имеется в наличии только у какого-либо конкретного поставщика, или он обладает исключительными правами в отношении данной продукции, и не существует никакой разумной альтернативы или замены; существует срочная потребность в продукции, и проведение конкурсных процедур или использование любого другого способа закупок было бы нецелесообразным при условии, что обстоятельства, обусловившие срочность, нельзя было предвидеть вследствие чрезвычайного события возникает срочная потребность в данной продукции. Глава 6. Способы закупок отличные от открытого конкурса 6.6. Закупки из одного источника При условиях, изложенных в подразделе 4.5. настоящего Положения, Компания может закупать продукцию путем привлечения предложения или ценовой котировки от одного поставщика.9. Закупка из одного источника 9.1. Закупка из одного источника применяется в исключительных случаях, определенных в п. 4.5.1. "Положения о закупках". 9.2. Для проведения закупки из одного источника подразделение, отвечающее за закупку, готовит обоснование необходимости закупки и, при необходимости, проводит предварительные переговоры с поставщиком. 9.3. Все подготовленные документы направляются в Отдел закупок. 9.4. Отдел закупок проверяет предполагаемую закупку на предмет целесообразности и наличия средств в бюджете. 9.5. Решение о закупке в виде протокола с приложением подготовленных документов представляются Отделом закупок Конкурсной комиссии на утверждение. 9.6. Подразделение, ответственное за закупку, обеспечивает заключение и выполнение договора. Перед подписанием Договор согласуется с Отделом закупок. 9.7. В случае, если поставка осуществляется без заключение договора (по счетам), счета перед передачей на оплату визируются в Отделе закупок.
В Приложении Г приведен пример регламента проведения закупок (не являющийся эталоном, но используемый на практике).
Особую проблему представляют собой договоры, предусматривающие автоматическую пролонгацию при отсутствии возражений договаривающихся сторон. Хотя формально это не относится к закупкам, ревизию подобных соглашений целесообразно проводить регулярно, анализируя не только успешность выполнения их контрагентом, но и текущую рыночную ситуацию. Ведь не смотря на отсутствие нареканий, возможно условия договора (единичные расценки, сроки, качество и т. д.) уже далеки от оптимальных, по сравнению с изменившимися за это время предложениями других фирм.
Конкурсная комиссия.
Для обеспечения объективности, все решения о выборе контрагентов должны приниматься коллегиальным органом - конкурсной комиссией. Эта комиссия обычно формируется из руководящих сотрудников организации, которые в случае необходимости могут привлечь к работе экспертов в той или иной области. Цель работы комиссия двояка: с одной стороны, включение в ее состав руководящих сотрудников ключевых подразделений позволяет сделать выбор контрагента объективным. С другой - контролируется работа организатора закупок и заказчиков на предмет эффективности и целесообразности.
Основными функциями конкурсной комиссии являются:
согласование способа закупки;
согласование закупочной документации (конкурсной и котировочной, запросов предложений и т. д.);
проведение процедур вскрытия заявок (предложений);
оценка заявок;
принятие решения о выборе поставщика;
рассмотрение вопросов участников и обжалований результатов конкурсов в качестве первой инстанции;
принятие иных принципиальных решений по конкурентным закупкам.
Что касается количества членов комиссии, то желательно сохранять численность в рамках 5-7 человек. При дальнейшем увеличении числа членов комиссии ее работоспособность постепенно снижается.
Персональный состав комиссии зависит от функциональной структуры организации, в любом случае желательно ввести в нее представителей основных закупающих подразделений (рангом не ниже заместителя руководителя подразделения), юридической службы, бухгал?/p>