Организация закупочной деятельности промышленного предприятия (на примере ОАО "ГМС Насосы")
Дипломная работа - Маркетинг
Другие дипломы по предмету Маркетинг
е ресурсов осуществляется на основе годового или (и) квартального планирования. Рассмотрим одну из достаточно часто применяемых схем работы.
Подразделения составляют перечень необходимых для их успешной работы товаров, работ и услуг, на основании которого готовится смета планируемых расходов.
Сметы планируемых расходов подразделений корректируются в соответствии с планируемыми к поступлению финансовыми ресурсами - планом доходов. На их основе готовится план закупок.
Иногда смета не детализируется, а план закупок не составляется. Например, в ней присутствует статья компьютеры, без уточнения сколько, когда и каких планируется закупить, а сами закупки проводятся по возникновению потребности, в рамках устанавливаемых сметой расходов лимитов. Подобный подход делает систему планирования более гибкой, но заметно менее контролируемой.
Как видно из этой схемы, контроль целесообразности закупок в явном виде отсутствует. Можно предположить, что эта функция лежит в первую очередь на органе, отвечающем за корректирование смет расходов и соотнесении их с планом доходов перед представлением окончательного проекта бюджета на утверждение руководства.
При выборе оптимального контрагента лучших результатов удается достичь при использовании методов конкурентных закупок, таких как открытые конкурсы, запрос предложений и т. п. Однако, даже идеально организованного с процедурной точки зрения конкурса не всегда достаточно.
Также важно иметь максимально полную информацию о существующих поставщиках и предлагаемой ими продукции и услугах, а также суметь заинтересовать их в участии в проводимых закупках.
Последнее нередко требует больших усилий, так как, благодаря большому числу нарушений при проведении конкурсов другими заказчиками, недоверия к ним у поставщиков более чем достаточно.
В целом, вопрос эффективности использования ресурсов выходит за пределы закупочной тематики, но недоучет его в планировании закупок приводит к снижению эффективности всей системы обеспечения организации.
Основными принципами прокьюремента являются:
открытость и прозрачность;
подотчетность и ответственность;
конкурентность;
равенство и справедливость;
эффективность;
обоснованность.
Информация о проведении закупок должна быть своевременно и в полном объеме доступной для всех потенциальных поставщиков. Это означает, что поставщики должны иметь достаточно времени на подготовку своих коммерческих предложений и четко представлять процедуру и требования к квалификации и критерии, по которым заказчик выбирает контрагента.
Для информирования поставщиков о проведении закупок заказчик использует средства массовой информации, включая электронные, а также рассылает адресные приглашения интересующим его поставщикам и компаниям, выразившим ранее заинтересованность в работе с заказчиком, квалификация которых отвечает его требованиям.
Все реализуемые процедуры и принимаемые решения должны быть прозрачными для контролирующего органа (подразделения), а следовательно, они должны документироваться, с четким изложением мотивировки выбора и иных действий организатора закупки.
При проведении закупок их организатор должен четко соблюдать установленные правила и процедуры, неся ответственность за проведение закупки. В случае нарушения правил и порядка проведения закупок, сотрудники несут персональную ответственность.
Все ключевые моменты должны фиксироваться в соответствующих документах (протоколы, отчеты и т. п.). При необходимости они представляются уполномоченным на проведение проверок и контроля подразделениям.
Оптимальный результат закупки возможно получить только в условиях свободной конкуренции (за исключением особых случаев). Поэтому выбор контрагента должен проводится на принципах состязательности - поставщики должны конкурировать за получение заказа.
Однако конкуренция не должна быть абсолютной - к участию в закупочных процедурах должны допускаться только поставщики, отвечающие требованиям заказчика в части квалификации и надежности. Количество поставщиков, участвующих в закупке также следует ограничивать квалификационным барьером - иначе затраты на оценку большого числа предложений превысят экономию от выбора оптимального.
Все правила проведения закупок, требования по квалификации и порядок определения победителя должны устанавливаться заранее и быть одинаковыми для всех поставщиков. Никакая дискриминация участников и изменение правили в ходе закупок не допускается. В противном случае выгодные поставщики могут отказаться принять участие в подобных закупках.
Следование принципу равенства и справедливости важно не только с позиции честного ведения бизнеса (тем более что во многих странах это иногда практически невозможно). Гораздо актуальнее то, как поставщики относятся к закупке конкретного заказчика. Если уверенности в честности и объективности заказчика у поставщиков нет, то (в случае заинтересованности) они скорее будут стараться не сделать наиболее выгодное для заказчика.
1.2 Основные способы прокьюремента
закупочный прокьюремент запрос котировка
При крупных закупках лучшие предложения обычно удается получить, проведя открытый конкурс - способ выдачи заказов на поставку товаров, предоставление услуг или проведение подрядных работ по заранее объявленным в конкурсной документации условиям,