Организация закупочной деятельности промышленного предприятия (на примере ОАО "ГМС Насосы")
Дипломная работа - Маркетинг
Другие дипломы по предмету Маркетинг
?ных предприятий
Функционально система закупок обычно состоит из трех основных блоков:
закупки - в этот блок входят подразделения, осуществляющие поиск и выбор контрагентов, заключение и ведение договоров, а также распределение ресурсов внутри организации-заказчика.
финансирование - помимо подразделений, обеспечивающих оплату по заключенным договорам и счетам, в этот блок входят также все задействованные в составлении и утверждении сметы расходов и планов заключения договоров.
контроль - эта функция выполняется руководством заказчика, а также возлагается на подразделение, обеспечивающее контроль его хозяйственной деятельности.
Такое распределение ролей присутствует и в закупках коммерческих структур, и государственных заказчиков, действующих на основе российского законодательства. В последнем случае ряд функций выделенных из сферы компетенции заказчика другим органам, например, финансирование осуществляет Казначейство, а контроль - орган исполнительной власти, отвечающий за экономическое развитие, например, Министерство экономического развития Российской Федерации.
Обычно система закупок строится на основе одной из трех моделей:
централизованной;
децентрализованной;
распределенной.
Иногда встречаются комбинированные модели, однако в основе их всегда лежит одна из перечисленных выше.
Ядром централизованной модели, которая показана на рисунке 3, является структурное подразделение (в зависимости от организационной структуры - отдел, служба, управление, департамент), основной задачей функция которого является сбор заявок от подразделений-потребителей продукции (заказчиков), и проведение на их основании всего закупочного цикла, от поиска и выбора контрагентов до контроля выполнения контракта на поставку.
Рисунок 3. - Централизованная модель закупок
В децентрализованной модели, которая приведена на рисунке 4, каждое из профильных подразделений компании (обычно на уровне самостоятельных структурных подразделений) осуществляет закупки в своей сфере компетенции, например, канцелярские товары приобретает хозяйственный отдел, а компьютеры - отдел информатизации технологий.
При этом может существовать и отдел (служба) закупок, поддерживающий и координирующий закупочную деятельность остальных подразделений. Он может, например, выполнять общие методические функции, проводить мониторинг рынка, отслеживать работу разных заказчиком с одним поставщиком, проводить проверки закупочной деятельности заказчиков и т. д.
Рисунок 4. - Децентрализованная модель закупок
При использовании распределенной модели закупок, которая приведена на рисунке 5, каждое подразделение (обычно на уровне самостоятельной хозяйственной единицы, в частности, структуры входящие в состав одного холдинга или филиалы организации) проводит все необходимые для своих нужд закупки самостоятельно.
Для этих целей внутри организаций-заказчиков создаются специализированные закупочные отделы (или иные аналогичные по функциям структурные единицы, вплоть до отдельного специалиста по снабжению - завхоза).
Рисунок 5. - Распределенная модель закупок
В распределенной модели может также существовать отдел (служба) закупок. Его функция - объединять однотипные закупки разных заказчиков в общий заказ, а также методическая и маркетинговая поддержка и контроль. Кроме того, этот отдел может проводить закупки для заказчиков, не имеющих собственных специалистов.
Побудительные мотивы для принятия решения о реорганизации системы закупок на базе конкурентных методов могут быть весьма разнообразными, от экономических расчетов до директивного решения руководства, посетившего конференцию или семинар по организации снабжения. Соответственно, и последующие результаты использования технологии конкурентных закупок могут быть зачастую диаметрально противоположными, вплоть до вредоносных. Без понимания и поддержки реорганизации всеми членами руководства, вероятность достижения успеха весьма невелика.
Далее приводится типовая схема взаимодействия подразделений российского предприятия в ходе закупки, которая наглядно приведена на рисунке 6.
Рисунок 6. - Взаимодействия подразделений российского предприятия
в ходе закупки
От подразделения-потребителя продукции (Заказчика), например, Пресс-службы, заявка на закупку (календарей) направляется в подразделение, ответственное за закупку продукции данной категории (Хозяйственный отдел). В случае, если в компании действует система планирования (а такое уже стало нормой), заявка с самого начала включается в смету расходов (утверждаемую ежеквартально), однако, конечно же, бывают и внеплановые закупки.
На основании утвержденных Руководством смет расходов, составляется план закупок.
Получив заявку на закупку, закупающее подразделение проводит поиск контрагентов, изучая предложения потенциальных поставщиков. С выбранным поставщиком проводятся переговоры, в ходе которых согласуются все детали будущего договора, включая цену, условия поставки и т. д.
Поставщик, с которым ранее работать компании не доводилось, проверяется Службой безопасности, а проект договора согласуется с юристами. После окончательного согласования с поставщиком этот договор подписывается поставщиком и правомочным представителем организации.
Договор обычно ведет за