Исследование и разработка организационного проекта по совершенствованию ДОУ
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
·ации (автора или корреспондента);
-наименование вида документа;
-дата и регистрационный номер документа;
-дата и индекс поступления;
-заголовок к тексту (краткое содержание документа);
-резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
-срок исполнения документа;
-отметка об исполнении документа и направлении его в дело. (3)
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
Оформление управленческих документов В ОАО ЧТПЗ осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 2003 года. ГОСТ Р 6.30. 2003 года Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов устанавливает 30 реквизитов, которые необходимы при оформлении документов.
Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения в ОАО ЧТПЗ, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения.
В целом данные правила являются достаточно эффективными. Это обусловлено тем, что правила оформления всех реквизитов подробно описаны, а при оформлении документов допускается альтернативный выбор того варианта оформления, который более удобен автору. Однако, несмотря на то, что в инструкции по делопроизводству установлены и требования к тексту документа, множество документов составляются с излишними фразами и вводными частями.
Для данного предприятия можно воспользоваться ниже приведенными
рекомендациями по совершенствованию процесса оформления документа.
Имея задачу сокращения расхода бумаги и экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счет: значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул; исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замены ее экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки).
Основные правила изложения текста изложены в разработанной ВНИИДАД Методике унификации текстов управленческих документов. Реальным путем сокращения объемов документации является построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может быть и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное, длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети.
Уменьшение физического размера документов - существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что наверх нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее солиден, чем с продольным расположением, и может, как бы унизить автора и т.п. По современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату. Объем текста может сокращаться за счет применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%.
Как было сказано выше, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества форм документов; организации их доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов; введения строгого контроля исполнения документов.
Документационное обеспечение управления в ОАО ЧТПЗ осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется руководителю организации.
В состав службы документационного обеспечения управления (ДОУ) ЮУЖД включаются секретариат (приемная), секретариаты заместителей руководителя (заместителей руководителя ведомства), секретариат коллегии (протокольное бюро), инспекция при руководителе (руководителе ведомства), канцелярия (бюро переписки, бюро учета регистрации, экспедиция, машино?/p>