Исследование и разработка организационного проекта по совершенствованию ДОУ
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
?ределяются соответствующей инструкцией.
Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ОАО ЧТПЗ разделяют следующим образом:
1.Входящие
2.Исходящие
.Внутренние
Деятельность компании сопряжена с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции. Объем документооборота в ОАО ЧТПЗ представлен в таблице 5.
Данные представлены по аппарату управления ОАО ЧТПЗ.
Таблица 5
Документооборот ОАО ЧТПЗ
Наименование документаКоличество документовАбсол. изм, штТемп роста, 082009Входящие734114040655,3Исходящие1344172938528,6Приказы в том числе - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу2045 842 650 5532173 943 639 591128 101 -11 386,3 12,0 -1,7 6,9Внутренние В том числе - финансовые - служебные3444 1622 18223005 1680 1325-439 58 -497-17,7 3,6 -27,3Итого756780474806,3
Графически данная таблица представлена на рис. 8
Рис. 8. Изменение количества документов ОАО ЧТПЗ по годам
Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов как в 2008 году, так и в 2009 году приходилась на внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось в течение года на 439 штук или 12,7 %. Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети.
Рост количества приказов в течение 2009 года (6,3 %) вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия - это поддержание уже существующего организационного порядка.
Произведем анализ объема документооборота в течение одного года на примере 2009 года (табл. 6).
Таблица 6
Анализ объема документооборота ОАО ЧТПЗ помесячно
МесяцВиды документовВходящиеИсходящиеПриказыВнутренние12345Январь122186226299Февраль118192209274Март9612418423512345Апрель107149211219Май91117107210Июнь94163192308Июль102195168312Август43101185175Сентябрь90109132243Октябрь99136191257Ноябрь93115189251Декабрь85142179222Итого1140172921733005
Наибольший поток входящих документов пришелся на январь, февраль, апрель и июль. Данный факт объясняется в основном следующими причинами. По итогам года Правительство РФ, налоговая инспекция, Комитеты государственной статистики, Комитет по государственному имуществу и многие другие учреждения и организации направляют заявки для предоставления им годовых результатов производственно-хозяйственной деятельности. Кроме того, январь и февраль характеризуются получением ежегодных заявок на участие предприятия в тендерах. В апреле предприятием сдаются годовые статистические отчеты и годовая бухгалтерская отчетность, что в свою очередь, вызывает увеличение входящих документов в соответствующие подразделения. В июле на предприятии, как правило, состоится годовое собрание акционеров, что также приводит к желанию акционеров со стороны получить интересующую их информацию. Снижение активности предприятия, а, следовательно, интенсивности документооборота в августе связано с периодом отпусков.
На увеличение потоков документов по исходящим, внутренним документам, а также приказам в основном повлияли вышеперечисленные факторы.
Кроме электронного документооборота на предприятии создана система, которая позволяет вести электронный документооборот с другими организациями, такими как Южно-Уральская железная дорога.
Долгожданный результат был получен при организации электронного обмена данными с АСУ ЧТПЗ. Специалистам удалось оптимальным образом состыковать системы. Затем работники станции Челябинск-Южный и трубопрокатного завода приступили к отладке взаимодействия при осуществлении перевозки. Сегодня информация о будущей перевозке или заготовка накладной зарождается из заявки на перевозку и дополняется данными непосредственно из цеха предприятия во время загрузки вагона. Затем она передается в АСУ ЧТПЗ и далее - в систему ЭТРАН, минуя бумажный носитель по всей цепочке операций. Агент (товарный кассир) станции, получив такую электронную заготовку накладной, проверяет ее и производит окончательное оформление комплекта перевозочных документов. Сразу после этого сотрудник ЧТПЗ на своем рабочем месте получает готовую электронную квитанцию - подтверждение, что груз принят к перевозке. Так создается предпосылка для исключения бумажного носителя и перехода к электронному документообороту.
При этом происходит значительное сокращение времени, затрачиваемого на подготовку документа в ручном режиме с нуля, исключаются ошибки при набивке данных вручную, а также исчезает необходимость доставки документа по всей технологической цепочке. Это ведет к сокращению простоя вагонов, экономии средств в части платы за пользование вагонами, а также исключению операций по доставке бумажных документов. Иначе говоря, оформление накладных в режиме АСУ-АСУ является взаимовыгодным процессом.
Следующий шаг в развитии электронного документооборота между дорогой и ОАО ЧТПЗ - организация работы с использованием электронной цифровой подписи. Электронная цифровая подпись, являясь сертифицированным программным средством, позволяет осуществлять юридически значимое взаимодействие при обмене сообщениями в электронном виде без предоставления бумажного документа (заверенного подписью должностного лица и печатью). А это означает полный переход на электронный обмен данными, начиная с заявок на перевозку и учетных карточек и заканчивая ведомостями подачи и уборки вагонов, накопител?/p>