Исследование и разработка организационного проекта по совершенствованию ДОУ
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
?ными карточками и др. документами.
Электронный архив документов - это информационная система многопользовательского доступа к электронным документам.
Основные функции электронного архива:
?Создание иерархического каталога документов;
?Разделение информации по видам документов;
?Хранение электронных документов(электронных копий документов);
?Поиск необходимых документов как по иерархическому каталогу документации, так и по атрибутам документа;
?Доступ к документам на основе прав пользователей;
?Просмотр документов;
?Работа с копиями документов;
?Печать документов;
?Резервное копирование документов;
?Администрирование системы (заведение новых пользователей, определение прав доступа и контроль).
Стоить также, заметить, что электронный архив не является заменой системы электронного документооборота, он её функционально дополняет. Функции этих систем сродни бумажному документообороту в организации и бумажного архива. Основное отличие этих двух систем, что архив предназначен для структурированного хранения и поиска информации изменение, которой не предусмотрено.
Отсюда и вытекают основные отличия хранения документов в электронном архиве от систем электронного документооборота:
?Большинство пользователей получают доступ к информации, но изменять её не имеют права;
?Документы находятся в одном месте(на центральном сервере), а для работы пользователи используют их электронные копии;
?Особое внимание уделяется вопросам резервирования информации и обеспечения защиты информации.
Актуальность создания электронного архива документов обусловлено следующим:
?Поиск информации в бумажном архиве затруднён, а иногда и не возможен по причине ошибок при пополнении и описании архива;
?С электронной копией документа работать намного удобнее, чем с бумажным оригиналом, её легко копировать, распечатывать, пересылать по электронной почте, её также можно использовать в других документах;
?Информация, хранящаяся в бумажном виде имеет свойства приходить со временем в негодность, электронная копия не меняет свои характеристики со временем;
?Документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян или искажен. В электронном архиве пользователь же не имеет прямой доступ к исходному документу, он работает с копией;
?При создании электронного архива документы систематизируются и структурируются, что способствует стандартизации и унификации процессов работы с документами;
?Ни один носитель информации не даёт 100% гарантию сохранности информацию от таких чрезвычайных ситуаций, как пожар, затопление и прочих чрезвычайных случаев. Только резервирование информации и хранение резервных копий в разных местах значительно снижает риск её потери. Резервирование электронного архива во много раз менее дорогостоящая операция чем, создание резервных бумажных копий обычного архива.
2.3 Анализ и рекомендации по совершенствованию системы автоматизации в ОАО ЧТПЗ
Челябинский трубопрокатный завод является вертикально-интегрированной компанией, объединяющей производственные мощности в Челябинске (ЧТПЗ) и Первоуральске (Первоуральский новотрубный завод, ПНТЗ).
Документационное обеспечение управления в ОАО ЧТПЗ осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется руководителю организации.
В состав службы документационного обеспечения управления (ДОУ) ЮУЖД включаются секретариат (приемная), секретариаты заместителей руководителя (заместителей руководителя ведомства), секретариат коллегии (протокольное бюро), инспекция при руководителе (руководителе ведомства), канцелярия (бюро переписки, бюро учета регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.
Анализ работы ОАО ЧТПЗ показал, что документооборот в организации не автоматизирован в должной степени, что вызывает значительное увеличение затрат труда и времени.
Недостатки существующей системы управления документооборотом:
?большая трудоемкость обработки информации;
?низкая оперативность, снижающая качество предоставления услуг;
?невысокая достоверность результатов решения задачи из-за дублирования потоков информации;
?несовершенство процессов сбора, передачи, обработки и выдачи информации;
?неимение возможности клиенту самостоятельно следить за своим счетом и управлять набором услуг.
Игнорирование существующих недостатков приводит к росту дебиторской задолженности в связи с тем, что абоненты не могут оперативно отслеживать состояние своего счета и погасить долг в установленные сроки.
В условиях возрастающей конкуренции на рынке телекоммуникаций необходимо внедрение новых информационных технологий, целью которых является исправление изложенных недостатков. Это позволит повысить уровень обслуживания существующих клиентов организации и привлечь новых.
ОАО ЧТПЗ в соответствии с Уставом завода общество обязано хранить следующие документы:
устав общества
документы, подтверждающие права общества на имущество
внутренние документы
положение о филиале;
годовые отчеты
документы бухгалтерского уч?/p>