Исследование и разработка организационного проекта по совершенствованию ДОУ
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
µта
протоколы Общих собраний акционеров
бюллетени для голосования
отчеты независимых оценщиков и др.
Таким образом, хранению подлежать большинство документов, создаваемых в организации. Хранение документов в ОАО ЧТПЗ осуществляется по традиционной схеме.
В архив общества передают дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу. Передачу этих дел производят только по описям дел не позже чем через 3 года после завершения их делопроизводством.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, не передаются в архив общества, а хранятся в подразделениях аппарата управления общества и по истечении установленных сроков хранения уничтожаются.
Подразделения аппарата управления общества производят передачу дел в архив общества один раз в год за весь год по графику, составленному отделом архивов, согласованному с руководителями подразделений и утвержденному начальником службы ДОУ.
Если отдельные дела необходимы подразделениям для текущей работы, то отдел архивов оформляет выдачу этих дел во временное пользование и контролирует их состояние и хранение.
В период подготовки подразделением аппарата управления общества дел к передаче в архив общества отдел архивов предварительно проверяет правильность их формирования и оформления, а также соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных согласно номенклатуре дел общества. Все выявленные при проверке недостатки это подразделение обязано устранить.
Прием каждого дела производит работник отдела архивов в присутствии работника службы делопроизводства подразделения аппарата управления общества. При этом на всех экземплярах описи делают отметку о наличии включенного в нее дела. В конце каждого экземпляра описи указывают цифрами и прописью количество фактически принятых дел и дату приема-передачи дел, после чего свои подписи ставят работник отдела архивов и работник службы делопроизводства подразделения, передавшего дела. Один экземпляр описи возвращают этому подразделению.
Вместе с делами в архив общества передают информацию о регистрации передаваемых документов, содержащуюся в электронном виде в базе данных АС "Документооборот". Заголовок базы данных включают в опись.
Передачу дела в архив общества оформляют актом приема-передачи, который подписывают работник службы делопроизводства подразделения аппарата управления общества, передавший дело, и работник отдела архивов, принявший его.
В случае упразднения или реорганизации подразделения аппарата управления общества работник службы делопроизводства этого подразделения формирует в период проведения мероприятий по упразднению или реорганизации подразделения все имеющиеся документы в дела, составляет на них описи, оформляет дела и передает их в архив общества независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел упраздняемого или реорганизуемого подразделения аппарата управления общества.
Работники аппарата управления общества при работе с документами могут пользоваться завершенными делами (документами), хранящимися в подразделении (до сдачи их в архив), и делами (документами), находящимися в архиве общества.
Подразделения аппарата управления общества могут выдавать дела (документы) во временное пользование работнику этого подразделения на срок, как правило, не более одного месяца. На выданные дела (документы) срок, как правило, не более одного месяца. На выданные дела (документы) заполняют карточки-заместители (их ставят на место выданного дела), в которых указываются отдел и подразделение, номер дела (документа), дата его выдачи, лицо, которому выдано, расписка в получении, дата возвращения и расписка о приеме дела (документа).
Дела (документы), хранящиеся в службе ДОУ или архиве общества, могут быть выданы во временное пользование работникам подразделений аппарата управления общества, а также филиалов, иных обособленных структурных подразделений и учреждений общества по письменному обращению их руководителей (с обоснованием необходимости выдачи) только с разрешения начальника этого департамента.
Выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения, находящихся в текущем делопроизводстве в подразделениях аппарата управления общества и архиве общества, сторонним организациям, как правило, не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебных, следственных и налоговых органов) выдачу (изъятие) документов производят с разрешения президента общества или лица, осуществляющего его полномочия, с оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и акта об изъятии.
Работники аппарата управления общества отвечают за сохранность полученных архивных дел (документов) и использование полученной информации.
Одна из самых важных причин создания электронного архива документов на предприятии - значительное сокращение времени на поиск и обработку информации. Пользователю нет необходимости идти в архив, листать огромные каталоги и описи, рыться на стеллажах. Для получения необходимого документа ему необходимо лишь иметь компьютер, включенный в компьютерную сеть предприятия и соответствующие права.
Нужный документ можно найти и распечатать за считанные минуты. Поиск по атрибутам документов позволяет за считанные минуты находить такие подборки документов, на составление которых в обычных бумаж?/p>