Исследование и разработка организационного проекта по совершенствованию ДОУ

Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит

Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит

°иболее употребительны, над ними можно производить большее количество действий: сложение, умножение.

На основании предварительного перечня документов, необходимых для решения основных функциональных задач, разрабатываются макеты форм рабочих документов. Для разработки форм документов, состава и содержания реквизитов и показателей, содержащихся в документах, предлагается использовать метод матричного проектирования.

Суть этого метода заключается в использовании системы матриц (табл. 1), отражающих функциональные взаимосвязи как самих документов (матрицы Документ - Документ, Документ - Реквизит, Документ - Показатель), так и показателей и реквизитов, в них содержащихся (матрицы Реквизит - Реквизит, Реквизит - Показатель, Показатель - Показатель).

 

Таблица 2.

Система матриц, необходимых для проектирования информационного документационного обеспечения системы управления

ДокументРеквизитПоказательДокументРеквизитПоказатель

Соответственно, в матрице Документ - Документ отражаются взаимосвязи документов. Это своего рода схема документооборота, если в матрице показать последовательность составления документов.

В матрице Документ - Реквизит отражаются взаимосвязи всех документов по источникам их разработки и использования, а также временная (календарная) структура документационного обеспечения.

В матрице Документ - Показатель отражается распределение всех технико-экономических показателей по документам.

В матрице Реквизит - Реквизит отражаются взаимосвязи реквизитов всех подразделений и управленческого персонала в разрезе календарного времени.

В матрице Реквизит - Показатель отражаются взаимосвязи технико-экономических показателей с реквизитами разработчиков и потребителей документов.

В матрице Показатель - Показатель отражаются функциональные формализованные взаимосвязи всех выходных, промежуточных и исходных показателей.

Использование подобного метода позволяет сократить или полностью исключить дублирование информации (за исключением показателей строгой статистической и бухгалтерской отчетности) и тем самым существенно сократить трудоемкость управленческой деятельности и, соответственно, численность управленческого персонала, повысить эффективность управленческих связей за счет оптимизации информационных и документальных потоков. Для этого все матрицы размещают в наиболее экономичной форме матричных взаимосвязей, позволяющей осуществлять итеративные операции по проектированию информационного документированного обеспечения функциональной управленческой деятельности.

Матричная информационная модель отражает процесс преобразования информации в управлении. Она состоит, как правило, из четырех квадратов и вспомогательных подразделов, содержащих основные и дополнительные характеристики объекта. Матрицы, используемые в оргпроектных работах, могут включать меньшее количество квадратов или могут использовать только сам принцип построения матрицы (рис. 1).

Создание матриц - процесс трудоемкий и сложный. Однако это оправдано, когда необходимо отразить объект во всем многообразии его характеристик и взаимосвязей, поскольку матрица наглядно позволяет проследить отношения, выраженные в документах, между отдельными элементами структуры организации. Большим преимуществом матриц является также возможность их обработки с помощью средств вычислительной техники. Использование матриц совместно с графическими моделями дает прекрасный практический результат.

 

Рис. 1. Матричная информационная модель (принципиальная схема)

 

Рациональная структура организации как системы, соподчиненность ее органов, гибкость этой системы, надежность связи и взаимодействия между объектами и субъектами управления, простота и ясность - все это определяет устойчивость всей системы управления. Эта устойчивость достигается совершенствованием информационных связей между элементами системы и выбором оптимальной структуры управления. Работа по проектированию структуры требует умения видеть всю систему и каждый ее элемент, их взаимосвязь, влияние отдельных структурных элементов на систему и влияние системы на каждый элемент.

Модель организационной структуры должна отражать: сколько структурных подразделений и какие из них включает обследуемая или проектируемая организация; иерархию структурных подразделений; наличие и характер связей между отдельными элементами структуры. По методу изображения можно выделить следующие типы графических изображений оргструктуры: вертикальные, горизонтальные, радиальные, плоскостные, матричные.

На практике чаще всего используется вертикальный принцип построения организационных схем. Графические модели, построенные таким образом, обладают большей информативностью и легче воспринимаются читающим. Для описания небольших организаций бывает достаточно одной структурной схемы. Графическая модель крупной управленческой иерархии может включать в себя несколько взаимосвязанных графиков. Общая графическая схема дает представление о составе, принципах построения, основных связях соподчинения в системе, а частные схемы - об организации отдельных структурных частей, характере связей внутри крупных структурных подразделений.

В последнее время находит распространение проектный тип организационной структуры. Этот тип структуры