Повышение эффективности документационного обеспечения лингвистической школы "Success"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
вертах, а также обратный адрес. Эту работу можно выполнить автоматически, используя сведения из папки Контакты. Для этого используется режим Слияние в программной среде Word.
Технология работы
. Откроем новый документ Word.
. Выполним команду Сервис - Конверты и наклейки. Откроется окно Конверты и наклейки.
. Перейдем на вкладку Конверты. Мы увидим поля для вставки адреса получателя и обратного адреса. Над каждым полем расположен значок Адресной книги.
. В поле получателя щелкнем на кнопке адресной книги. В открывшемся окне выберем адресата.
Рис. 5
. В поле обратного адреса щелкнем на кнопке адресной книги. В открывшемся окне выберем фамилию директора или другого сотрудника вашего предприятия, от имени кого посылается письмо. Отключим флажок Не печатать.
. Для выбора размера конверта щелкнем на кнопке Параметры. В списке выберем нужный размер конверта.
. Для просмотра надписи на конверте щелкнем на кнопке Добавить в окне Конверты и наклейки.
Рис. 6
Папка, открываемая при запуске Outlook. При запуске среды Outlook автоматически открывается одна из папок, например, Входящие, которая содержит информацию о пришедшей электронной почте. Однако пользователь может самостоятельно указать папку, которая будет открываться при запуске программы, например, Outlook сегодня.
Технология работы
. Запустим программу Outlook.
. В меню Сервис выберем пункт Параметры.
. Перейдем на вкладку Дополнительно и нажмите кнопку Дополнительные параметры.
. В открывшемся окне раскроем список Открыть папку и выберем папку Outlook сегодня, которая будет открываться при запуске Outlook.
. Завершим работу с программой.
. Вновь откроем программу и убедимся, что при запуске открывается заданная вами папка.
Рис. 7
Конфигурация пользователя. Программная среда Outlook позволяет организовать как личную работу каждого сотрудника, так и групповую работу. Групповая работа предполагает возможность работы с одними и теми же документами.
Для организации групповой работы сотрудников необходимо, чтобы на предприятии была организована сеть и установлены общие правила адресации и пересылки файлов по сети от одного сотрудника другим. Этими вопросами занимается специальный сотрудник - администратор сети, который и проинструктирует вас на конкретном рабочееть и установлены общие правила адресации и пересылки файлов по сети от одного сотрудника другим. Этими вопросами занимается специальный сотрудник - администратор сети, который и проинструктирует вас на конкретном рабочем месте.
Программная среда Outlook предлагает три режима работы с почтой:
только Интернет;
корпоративная или для рабочих групп;
нет электронной почты.
В этом разделе мы ознакомимся с возможностью автономной работы, а также с основными возможностями групповой работы с использованием корпоративной электронной почты или Интернета.
Перед началом работы в среде Outlook мы должны определить себя как пользователя данной программы на данном компьютере. Это делается с помощью создания учетной записи пользователя Интернета. Такая запись в дальнейшем будет определять вас по умолчанию как ответственного за выполнение всех задач и поручений в среде Outlook.
Технология работы
. В меню Сервис выберем пункт Параметры.
. Перейдем на вкладку Доставка почты.
. Щелкнем на кнопке Изменить конфигурацию почтовых служб.
. Убедимся, что на нашем компьютере установлен режим работы с почтой Только Интернет. Щелкнем на кнопке Отмена.
. В меню Сервис выберем пункт Учетные записи.
. В диалоговом окне Учетные записи в Интернете выберем вкладку Почта.
Рис. 8
делопроизводство компьютерный технология оutlook
7. Просмотрим имеющиеся учетные записи и щелкнем на кнопке Добавить. Начнет работу Мастер подключения к Интернету. Далее следуем шагам Мастера:
введем имя, например, Анна Ильина или свое имя;
укажем адрес электронной почты, например anil@mail.ru или свой адрес;
укажем сервер входящих сообщений: mail.ru или свой сервер;
укажем сервер исходящих сообщений: mail.ru или свой сервер;
укажем учетную запись (можно оставить предложенную Мастером) и, при необходимости, пароль;
установим переключатель Способ подключения к Интернету вручную;
завершим работу Мастера, нажав кнопку Готово; на экране снова появится диалоговое окно Учетные записи в Интернете, а в нем - созданная учетная запись.
. Выделите сделанную учетную запись. Щелкнем на кнопке Свойства. Просмотрим и, если необходимо, изменим свойства учетной записи.
. Щелкнем на кнопке Использовать по умолчанию. Теперь мы определили Анну Ильину (или себя) как пользователя программы.
. Закроем диалоговое окно.
Работа по планированию рабочего времени. Деятельность секретаря весьма разнообразна. Это и подготовка документов, и телефонные звонки, и организация приема посетителей и многое другое. Эта деятельность, связанная с решением текущих вопросов, незаметна непосвященному человеку. Однако от того, насколько успешно и оперативно она осуществляется, зависит эффективность работы предприятия.
В среде Outlook все мероприятия подразделяются на следующие группы, о которых вы уже знаете: встречи, собрания, события, задачи, а также телефонные звонки.
Встречи. Встреча - это мероприятие, касающееся одного - двух лиц. Время встречи согласовывается между ними и резервируется в календаре. Встреча не т?/p>