Повышение эффективности документационного обеспечения лингвистической школы "Success"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
Вµферат;
возможность создания стилей;
автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи {помощник);
наличие мастера писем, календарей, повесток, резюме, конвертов, факсов, облегчающих работу по созданию документов.
Перечисленные функции MSWord значительно упрощают работу делопроизводственного персонала при создании и редактировании текстовых документов.
Работа с документами в программе MS EXCEL
Информационная поддержка управленческой деятельности включает в себя технологии подготовки и обработки различных видов документа, в которых значительное место занимает информация в числовой форме (финансовая, бухгалтерская, планово-аналитическая и т.п.), оформляемая в виде разного рода таблиц, бланков ведомостей, форм, списков. В таких случаях весьма полезным является применение электронных таблиц Excel, с помощью которых можно: работать с таблицами и выполнять раiеты, включая и очень сложные; строить графики на основании содержащихся в таблицах данных; создавать базы данных и обрабатывать их.
Описанию возможностей MS Excel посвящены многочисленные издания. Здесь мы приведем лишь некоторые рекомендации, которые могут быть полезны при создании документов и работе с ними в MS Excel.
Создание любого документа в MS Excel, независимо от применяемой версии этой программы, целесообразно начинать с описания общих свойств при помощи команды Файл, Свойства, Заполнение полей, Название, Тема, Автор, Ключевые слова позволяет сэкономить время при поиске разработанных документов.
Табличное представление данных. Основное свойство рабочего листа электронной таблицы Excel -способность хранить в смежных ячейках данные разного типа: текст, числа или формулы. Достаточно сделать ячейку активной и набрать на клавиатуре то, что нужно. Тип введенных данных определяется автоматически.предназначен не.столько для хранения числовых и нечисловых данных, сколько для выполнения всевозможных операций с этими данными. Формулы - это суть Excel. Они могут быть построены различными способами.
Графическое представление статистических данных. В документации, наряду с таблицами широко используются диаграммы. Они являются удобным средством визуального представления данных и удачно дополняют таблицы либо даже заменяют их, помогают при анализе и сравнении данных облегчить их восприятие и интерпретацию.
В Excel есть два различных способа построения диаграмм, отличающиеся по способу хранения их в памяти компьютера: внедренные диаграммы и отдельные диаграммы. Внедренные диаграммы представляют собой графики, наложенные на рабочую страницу и сохраняемые в этом же файле (занимают часть электронной таблицы). Отдельные диаграммы - это самостоятельные графические объекты (занимают весь экран).
Для построения любой диаграммы необходимо указать данные, которые потом будут представлены в графическом виде. Создать внедренную диаграмму проще всего с помощью Мастера диаграмм. После щелчка по кнопке Мастер диаграмм на экране появляется диалоговое окно, где после задания всех данных получаем готовую диаграмму.
Работа с шаблонами пользователя. Для экономии времени, затрачиваемого на создание документов, целесообразно систематически проводить анализ содержания документов и разрабатывать их типовые формы. Основой для создания типового документа является шаблон. Выполнение команды Файл, Создать в Microsoft Excel, вызывает предложение выбрать один из шаблонов для создания нового документа.
Колонтитулы в Excel. Для того чтобы упростить работу с отпечатанными документами целесообразно использовать колонтитулы. Колонтитул - это поле, в которое можно ввести справочный или поясняющий материал, например имя файла, имя рабочего лЃжебная информация. Информация, введенная в колонтитуле всего одной страницы, появляется в колонтитулах всех страниц. Колонтитулы располагаются вверху или внизу страницы. В Excel можно использовать встроенные форматы колонтитулов или создавать свои. Перед началом печати можно задать их расположение относительно края страницы.
Рассмотренные примеры применения текстовых и графических редакторов в основном используют как средства создания документов. Но очень сложно, при большом документообороте в организации, осуществить поиск необходимой информации, проследить взаимосвязь созданного документа с другими связанными с ним документами. Поэтому в настоящее время для информационной поддержки современного учреждения все чаще используют системы управления базами данных (СУБД).ACCESS, как средство создания и эксплуатации базы данных
В настоящее время используются для создания баз данных в небольших организациях несколько наиболее популярных офисных систем управления базами данных (СУБД), но наиболее массовой по многим причинам является СУБД Access фирмы Microsoft (или MS Access). В зависимости от возможностей конкретной ЭВМ и от версии установленной операционной системы (Windows 98, Me, 2000, ХР) используются различные версии СУБД (Access 97, 2000, ХР).
В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он о