Повышение эффективности документационного обеспечения лингвистической школы "Success"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
деятельность не относится к предпринимательской.
Основной документооборот составляют приказы, основанные на заключении договорах об оказании платных образовательных услуг(4). Приказы регламентируют:
состав учебных групп;
преподавательский состав;
расписание работы школы;
оплату занятий;
и д.р. организационные вопросы (каникулы и т.п.).
А также имеется журнал учёта посещаемости и успеваемости посредством которого осуществляется контроль за работой образовательного процесса, и табель учёта рабочего времени преподавателя по которому осуществляется оплата сотрудникам.
Табеля и приказы передаются в бухгалтерию, она в свою очередь контролирует работу школы и осуществляет оплату труда персонала школы.
1.4 Возможности применения современных компьютерных технологий в делопроизводстве
Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.
В лингвистической школе Success при КГОУ СПО ХПК компьютерная сеть не охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала, поэтому сложно отслеживать перемещение документов и следить за их исполнением. В основном все документы подготавливаются с помощью текстовых и графических редакторов, возможности которых рассмотрены ниже, и затем уже в печатном варианте передаются исполнителям. Таким образом осуществить контроль за их исполнением становится достаточно сложно. Чтобы упростить задачу контроля, мы разработали систему автоматизированной регистрации и контроля исполнения документов на базе программы -Outlook. Преимущества разработки нашей информационной системы именно в Outlook также подробно рассмотрены ниже. Введение компьютеризированной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение иiерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу. Работа с документами в программе Microsoft Word
Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной техники. Развитие техники и новых информационных технологий позволяет для решения одной из основных задач делопроизводства - создания документов - использовать различные текстовые редакторы. Эта среда дает возможность оперативного редактирования документов, использования готовых форм (шаблонов) при составлении основных видов документов, многократного тиражирования созданных документов и многое другое.
Основными программными продуктами, используемыми для решения данной задачи, являются Microsoft Word, Лексикон for Windows, WordPerfect for Windows. Наиболее оптимальной представляется работа в Microsoft Word.
Текстовый редактор Word - это универсальная программная среда для работы с текстовыми документами, разработанная для упрощения работы с различными видами документов. Он предоставляет разнообразные возможности, как при подготовке текстов, так и при манипулировании с готовыми текстовыми документами, сохраненными на различных носителях. Из фрагментов готовых текстов можно формировать новые тексты; в тексты можно внедрять различные объекты, созданные в других приложениях; текстовые документы можно передавать по линиям связи локальных и глобальных компьютерных сетей.
Для редактора Word можно отметить следующие возможности, как правило, присущие и другим текстовым процессорам:
использование разнообразных шрифтов и их начертаний;
использование в одном документе символов алфавитов разных языков (кириллицы, латиницы, греческого, арабского, еврейского и т.д.);
редактирование текста и проверка правописания (орфографии и грамматики);
автоматическое разбиение документа на страницы, введение заголовков страниц (верхних и нижних колонтитулов), сносок;
встроенный инструментарий деловой графики (позволяющий включать в текст схемы, чертежи, диаграммы);
разнообразные инструменты форматирования готового текста (выравнивания, колонки, нумерация);
ведение ступенчатого многоуровневого оглавления;
поиск и замена фрагмента текста;
работа с несколькими документами одновременно, в том числе с документами разных сред (текстом, электронными таблицами, графикой, базами данных).
Кроме этого, в редакторе Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач:
работа с макропоследовательностями символов;
автозамена опечаток при вводе;
автоматическое форматирование текста при вводе (автоформат);
автоматическое предложение полного варианта даты, а также слова или фразы из списка автотекста после ввода нескольких первых букв {автозавершение);
автоматический анализ документа с целью выделения его ключевых положений, на основании которого составляется автор?/p>