Повышение эффективности документационного обеспечения лингвистической школы "Success"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
может быть, например, чертеж любой сложности или электронная модель узла, изделия или сооружения. Динамическое изображение может представлять собой простейшую рекламную презентацию или даже настоящий видеофильм. Напомним, что корпоративная система документооборота нечувствительна к расстояниям и позволяет в рамках единой системы по единым правилам работать во всех филиалах фирмы (включая, например, австралийское и магаданское отделения) так, как будто все сидят в соседних комнатах. При этом работа будет выполняться в режиме реального времени, т. е. для пересылки документа за тысячи километров достаточны iитанные минуты.
Конечно, корпоративная система документооборота является недешевым удовольствием. Но сколько может в живом деле стоить потерянный или неправильно обработанный документ, сколько может стоить своевременная и точная информация? Иногда это вопрос выживания фирмы. Кроме того, не будем забывать, что снижение стоимости компьютерной обработки данных и хранения информации в памяти компьютера - один из самых динамичных позитивных процессов в истории человечества.
Можно упомянуть несколько заслуживающих внимания видов программного обеспечения корпоративных систем документооборота, но одним из бесспорных лидеров на этом рынке является система Lotus Notes и широкий спектр систем и программных продуктов, построенных на характерных для нее решениях. Это именно спектр программных систем и решений, разбираться в возможностях которых придется с участием дилеров и экспертов с учетом запросов конкретной фирмы. Важно представлять себе, что в настоящее время технологии Lotus Notes включают в себя как средства разработки приложений (программ) для распределенных (многокомпьютерных) вычислительных сред, так и уже готовые программные продукты для управления корпоративным документооборотом. Примером (не единственным) программного продукта, построенного на технологиях Lotus Notes и обеспечивающего поддержку корпоративного документооборота, является система Domino.Doc..Doc имеет очень широкие возможности для создания и управления документами в распределенной вычислительной среде, обеспечивая характерную для современных промышленных решений надежность и включая следующие функции:
разработку документов при помощи любых программных продуктов Windows;
поддержку коллективной работы над документами;
регистрацию входящих и исходящих документов;
поддержку в виде документов любых данных, которые могут быть сохранены в электронной форме;
сохранение версий документов;
полномасштабные средства текстового поиска и получения документов; О создание типовых документов;
поддержку промышленных средств защиты и шифрования документов;
обеспечение идентификации пользователей и рабочих групп пользователей в соответствии с иерархической структурой организации;
поддержку работы с мобильными и отключаемыми пользователями (например, с коммивояжерами, имеющими портативные компьютеры и периодически подключающими их к сети).
Конечно, такая сложная программная система требует квалифицированной настройки и сопровождения специалистами, но ее высокая эффективность и гибкость обеспечат решение многих проблем, которые являются ключевыми для производительной работы. Для тех, кто пытается добиться успеха в современном бизнесе, важно понимать, что в быстро меняющейся среде никакое решение не будет хорошим очень долго. Средства настройки корпоративных систем документооборота (и, конечно, Domino.Doc) позволяют быстро обеспечивать любые маневры фирмы как по своей структуре, так и по специфике предоставляемых услуг при уверенности, что конфиденциальная информация останется конфиденциальной, а точная и полная информация - точной и полной.
Заканчивая краткое описание систем корпоративного документооборота, следует указать, что на этом рынке быстро появляются новые программные продукты и решения, и если вас это заинтересовало, обязательно познакомьтесь со всей гаммой представленных на рынке программных продуктов и услуг перед тем как принять решение.
2.2 Реализация документооборота лингвистической школы Success, как структурного подразделения КГОУ СПО ХПК, в среде MS Outlook
.2.1 Особенности работы системы Microsoft Outlook
Наряду с программой презентации Power Point, коммуникационный менеджер Outlook до сих пор числится в аутсайдерах пакета MS Office. Домашние пользователи практически сразу же вычеркивают ее из списка устанавливаемых программ во время инсталляции офиса. Да и среди сотрудников фирм и предприятий найдётся немного тех, кто в полной мере может воспользоваться возможностями этого прекрасного пакета.
Немалая доля ответственности за этот прискорбный факт лежит на плечах самих разработчиков - вплоть до выхода последней версии Outlook оставался одним из самых громоздких и неудобных модулей MS Office, а дикое количество ошибок в локализованной версии изрядно портило настроение отечественным пользователям. И было это тем досаднее, что, по замыслу создателей, он должен был стать центром офисного пакета и повседневным инструментом любого пользователя. Сегодня для этого есть все основания - ошибки исправлены, а работать с программой стало не в пример удобнее прежнего.
Адресная книга. Менеджер контактов. Если Outlook является сердцем MS Office, то сердцем самого Outlook, вне всякого сомнения, является менеджер контактов. Ведь данными из адресной книге будет пользоваться не только он сам, но и вс?/p>