Повышение эффективности документационного обеспечения лингвистической школы "Success"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
айдем группы рабочих папок в окне программы.
Рис. 1
Учет сведений о людях в папке Контакты. Папка Контакты организована наподобие базы данных. В ней мы можете сохранить самые разнообразные сведения: адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и некоторые сведения личного характера, относящиеся к контактному лицу, например, день рождения и годовщина какого-либо события. При вводе имени или адреса контактного лица Outlook разделяет эти сведения на компоненты и помещает их в отдельные Поля. Мы можем выполнить сортировку, группировку и фильтрацию контактов по любой части имени или адреса. Достаточно нажать нужную кнопку или выбрать команду меню, чтобы отправить этому контактному лицу приглашение на собрание, сообщение электронной почты или задание. При сохранении сведений о контактном лице в файл в качестве имени этого файла могут использоваться: имя, фамилия, название организации, прозвище контактного лица или любое другое слово, которое поможет быстро находить этот контакт, например, поставщик провизии. Для каждого контактного лица имеется возможность вводить до трех адресов. Один из них может быть указан как почтовый, после чего он может печататься на почтовых наклейках, конвертах и использоваться для создания писем нескольким адресатам.
При создании контактов в календаре на соответствующих страницах автоматически появляется сообщение о событии, связанном с контактом, например о дне рождения указанного лица.
Рис. 2
Технология работы
. Откроем папку Контакты.
. Создадим новый контакт. Для этого щелкнем на кнопке Создать на панели инструментов. Откроется окно контакта
. Введем сведения о контакте в предлагаемые поля на вкладке Общие. Около некоторых полей расположены кнопки, которые позволяют ввести информацию более точно. Например, щелкнем на кнопке Полное имя. Раскроется дополнительное окно ввода имени. Заполним поля, связанные с именем контакта.
. Перейдем на вкладку Подробности. Заполним дополнительные сведения о контакте. Если какие-то сведения нам неизвестны или не нужны, можно оставлять поля незаполненными.
. На вкладке Действия в дальнейшем будут отражаться все действия, связанные с этим контактом: телефонные звонки, отсылка сообщений и другие.
. Сведения о каждом контакте сохраняются в отдельной карточке. Закроем окно контакта и просмотрим, как представлены сведения в папке Контакты.
с этим контактом: телефонные звонки, отсылка сообщений и другие.. Сведения о каждом контакте сохраняются в отдельной карточке. Закроем окно контакта и просмотрим, как представлены сведения в папке Контакты.
. Создадим несколько контактов из разных организаций, с которыми наше предприятие поддерживает деловые отношения.
Рис. 3
8. Создадим несколько контактов с сотрудниками из одного предприятия. Для этого:
щелкнем дважды на имеющемся контакте;
выберем команду из меню Действия - Создать контакт в том же предприятии; откроется окно, в котором некоторые поля, связанные с адресом и телефонами предприятия, будут уже заполнены;
введём недостающие сведения, а также изменим, если это необходимо, имеющиеся.
. Внесем в папку Контакты сведения о сотрудниках нашего предприятия, и, прежде всего, сведения о директоре.
. Изменим текущее представление сведений о контактах в папке, используя команду Вид - Текущее представление и выбрав представление из предложенного списка:
Адресные карточки
Подробные адресные карточки
Список телефонов
По организациям или другие.
Телефонный звонок. Учет деловых телефонных переговоров очень важен. Раньше при хорошей организации работы использовалась специальная книга учета телефонограмм, где отражались сведения: кому или от кого был звонок, дата, время, текст сообщения, кто принял (передал). В среде Outlook можно автоматически создавать запись о произведенных телефонных переговорах.
При наличии модема, Outlook может набирать номера телефонов контактных лиц. При этом в Outlook может фиксироваться время разговора, которое заносится в Дневник. Туда же можно занести заметки о разговоре.
Рис. 4
Технология работы
. Откроем папку Контакты. Выделим контактное лицо, которому нужно позвонить.
. На панели инструментов раскроем список, щелкнув на кнопке Автонабор или выберем в меню Действия команду Позвонить контакту. В списке выберите один из контактных телефонов. Откроется окно Новый звонок.
. Установим флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике.
. Щелкнем на кнопке Позвонить. При наличии модема сразу начнется набор телефонного номера и одновременно откроется окно Телефонный звонок. Когда модем произведет соединение, можно снять телефонную трубку и закрыть окно Новый звонок.
Особенно важно указывать параметры занятости, если мы работаем в группе и сообщаем по сети свои планы другим участникам. Наши параметры занятости помогут им планировать свое рабочее время.
. В окне Телефонный звонок сделаем запись о теме разговора и опишем более подробно содержание разговора. При хорошей квалификации секретарь умеет одновременно и говорить, и фиксировать разговор.
. Закроем окно после записи в нем информации о звонке. На вопрос программы Сохранить сделанные изменения? ответьте утвердительно. После этого сведения о телефонном звонке сохранятся в карточке контакта и в Дневнике.
Слияние папки Контакты с документами Word. При отсылке писем нам приходится надписывать адреса получателей на кон